Przez dziurkę od Klucza – o zamówieniach publicznych oczami zakupowca

Oczami zakupowca: dwa różne obozy?

Panuje powszechne przekonanie, że biznes i prawo zamówień publicznych to dwa różne obozy, dwie strony tej samej monety. Czy możliwe jest ich przenikanie? Czy posiadają wspólne punkty? Poniżej prezentujemy Państwu fragment rozmowy Grzegorza Klimarczyka (CEO Open Nexus Sp. z o.o.) z Andrzejem Zawistowskim (PSML), w trakcie której Panowie poruszają powyższe kwestie. Całość rozmowy zostanie opublikowana na łamach poradnika Klucz do zakupów w zamówieniach publicznych, który niebawem będzie miał premierę w najlepszych księgarniach internetowych w kraju. Zapraszamy do lektury.

Grzegorz Klimarczyk (GK): Andrzeju, masz bogate doświadczenie menedżerskie w zakupach, ale w zamówieniach publicznych już niekoniecznie. Nie obawiasz się zarzutów ze strony zamawiających o braku kompetencji w tym obszarze? Można posłużyć się tu analogią, że osoba, która nigdy nie kopała rowów mówi innym jak trzymać łopatę?

Andrzej Zawistowski (AZ): Oczywiście moje ponad 20 letnie doświadczenie w zakupach opiera się na pracy w sektorze prywatnym. Chciałbym jednak zwrócić uwagę, iż spoglądając na proces zakupowy, możemy mówić o dwóch jego wymiarach. Wymiarze formalno-prawnym oraz wymiarze procesowym.
Każda firma działa w jasno określonych ramach proceduralnych niezależnie czy jest to korporacja międzynarodowa, polska firma rodzinna czy też instytucja państwowa lub samorządowa. Każda firma prywatna ma swoje procedury wewnętrzne (nierzadko bardzo rygorystyczne), natomiast instytucje publiczne działają w ramach Prawa zamówień publicznych. Proces zakupowy jest natomiast ten sam, niezależnie od formy prawnej firmy oraz ram formalno-prawnych w których ona działa. I właśnie doświadczeniem w procesie zakupowym (a nie w interpretacji ustawy Pzp), chciałbym się w tym poradniku podzielić. Nawiązując do Twojej analogii, skupimy się na tym jak efektywnie wykopać ten rów w różnych ograniczeniach proceduralnych. Ja umiem kopać rowy i korzystałem z różnych łopat bardzo długo, chociaż na pewno nie mam takiego doświadczenia np. w procedurach kopania rowów w wojsku. Ale to właśnie są te dwa wymiary – przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zakupowego w danych ramach proceduralnych i sam proces zakupowy.

GK: Panuje przekonanie, że zakupy w Zamówieniach publicznych i biznesie to dwa różne światy. Czy też jesteś tego zdania?

AZ: Tak jak starałem się wyjaśnić to powyżej, odpowiedź brzmi: i tak i nie. Są to różne światy jeśli chodzi o ramy i wymagania formalno-prawne, ale absolutnie jeden świat jeśli chodzi o sam proces zakupowy i stosowane w jego trakcie narzędzia. Koncepcja Macierzy Kraljica i sposób jej stosowania jest takim sam w korporacji międzynarodowej oraz w instytucji publicznej.

GK: Dlaczego uważasz, że należy połączyć te dwa różne obozy?

AZ: Dlatego, że cel zakupu powinien być jeden, niezależnie od tego czy realizujemy go w firmie podlegającej Prawu zamówień publicznych (Pzp), czy też w firmie prywatnej. Powinno nam zależeć na kupieniu optymalnej usługi, roboty budowlanej, czy dostawy w możliwie jak najniższej cenie. Rozdzielenie obu tych środowisk z punktu widzenia najlepszych praktyk zakupowych jest więc sztuczne i warto promować dobre praktyki w zakupach np. przy tworzeniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

GK: Powiedz nam dwa zdania o PSML. Skąd się wzięła ta organizacja?

AZ: PSML (Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów) jest organizacją non profit reprezentującą interesy polskich menedżerów łańcucha dostaw, logistyki i zakupów, działającą na rzecz misji budowania w Polsce centrum kompetencji w obszarze łańcucha dostaw na skalę Europy. Działa od ponad 15 lat i na początku większość członków to byli menedżerowie logistyki. Obecnie przewagę mają przedstawiciele obszaru zakupów. A jest już nas prawie 400 osób. Nasz główny cel realizujemy poprzez wiele różnych inicjatyw takich jak Konkurs „Lider Zakupów”. Od trzech lat podejmujemy wiele działań, aby ten „rów” pomiędzy zakupami „publicznymi” i „prywatnymi” zasypać. Można określić rolę PSML jako krzewiciela przydatnych w zamówieniach publicznych praktycznych rozwiązań, narzędzi czy metodologii zakupowych stosowanych od dawna w przedsiębiorstwach prywatnych, aby wesprzeć tą wiedzą nasze koleżanki i kolegów z sektora publicznego. Zapraszamy na naszą stronę www.psml.pl.

GK: Wśród kupców z biznesu panuje przekonanie, że zamówienia publiczne to “beton”. Czy podzielasz tę opinię?

AZ: Oczywiście nie podzielam i staram się nie używać takich określeń. Jako środowisko zakupowe (publiczne i prywatne) mamy jeden wspólny problem. Nie ma w Polsce odpowiedniego systemu edukacji kształcącego profesjonalistów z obszaru zakupów. A w wielu firmach budżet szkoleniowy dla kupców jest na szarym końcu jeżeli chodzi o jego ważność. W większości jesteśmy samoukami i stąd nasz nacisk jako organizacji środowiskowej na wymianę doświadczeń i podnoszenie wiedzy i kompetencji.

GK: Jak chcesz przekonać zamawiających, że warto więcej uwagi poświęcać zdobywaniu wiedzy w kierunku zakupowym, a nie prawnym?

AZ: Działaniem i pokazaniem wszystkim zamawiającym, że wiele definicji, procesów czy narzędzi jest takich samych lub podobnych i mogą być wykorzystywane w różnych sektorach czy branżach. Oczywiście nie jest to łatwe z powodu tego „rowu”, o którym wspomniałem wcześniej. Sami sobie wmówiliśmy, że są to dwa światy i przez wiele lat żyliśmy i działaliśmy osobno.

GK: A zatem, w czym leży problem?

AZ: Problem polega na tym, iż w sektorze publicznym główny nacisk kładziony jest na aspekty formalno-prawne, a nie na to czy kupujemy efektywnie i czy nasze zakupy są nastawione na np. TCO. Należy pamiętać, iż każda organizacja (prywatna czy publiczna) ma swoje cele i zakupy powinny wspierać ich realizację optymalnymi decyzjami.
W sektorze publicznym zamawiający są rozliczani z kwestii formalno-prawnych. W firmie prywatnej cele dla zakupów wskazuje właściciel lub zarząd. Jakie znaczenie dla efektywności dokonywania zakupów ma wsparcie ze strony osób decyzyjnych w organizacji? I właśnie dlatego w sektorze publicznym najważniejsza jest zgodność proceduralna postępowania z ustawą Pzp, a nie to czy kupiliśmy coś dobrze czy nie. Czy wydaliśmy pieniądze efektywnie czy nie. Najważniejsze, aby nie dać żadnego pretekstu umożliwiającego zaskarżenie naszej decyzji do KIO oraz aby uniknąć uwag pokontrolnych NIK, CBA, RIO, UKS, Prezesa UZP jak i instytucji kontrolujących projekty unijne. Jeżeli tylko z takiej perspektywy jesteśmy oceniani wewnętrznie, ale również przez zewnętrzne organy kontrolne, to tylko na tym się skupiamy i tylko w tym obszarze podnosimy swoją wiedzę i kwalifikacje.

GK: A czy nie uważasz, że nie wyodrębniono ról w procesie zakupowym w zamówieniach publicznych i wszyscy chcą być prawnikami, szkolą się nieustannie, gdyż nieustannie zmienia się prawo?

AZ: Musimy wrócić znowu do tych dwóch wymiarów. I żaden z nich nie jest lepszy lub gorszy, ani mniej lub bardziej ważny. Generalnie musimy mieć wiedzę w obydwu wymiarach. Pytanie czy wszyscy taką samą? W firmie prywatnej za wymiar formalno-prawny odpowiada najczęściej radca prawny i w tym obszarze jego wiedza musi być najlepsza i ciągle aktualizowana. Nie musi on jednak być ekspertem zakupowym, gdyż od tego jest kupiec. I odwrotnie. Warunkiem jest natomiast, żeby oba te ogniwa jak najlepiej ze sobą współpracowały, każdy wnosząc swoją wiedzę ekspercką. Być może tak również powinno być w instytucjach funkcjonujących w ramach Pzp. Są eksperci od ustawy i eksperci od efektywnych zakupów. Dzisiaj nacisk kładziony jest głównie tych pierwszych.

GK: Potrzebne są kolejne zmiany Pzp?

AZ: Planowana jest nowa ustawa Pzp, jednak nie jest to główny problem. Niestety ustawodawcy wydaje się, że jeżeli zapisze w ustawie, że cena nie może być jedynym kryterium wyboru, to natychmiast od dnia jej wejścia w życie wszyscy będziemy budowali profesjonalne mechanizmy wielopłaszczyznowych struktur SIWZ i analizy złożonych ofert. Tylko skąd mamy to wiedzieć, jeżeli nikt nas w tym obszarze nie kształcił i nadal nie kształci? W nowelizacji obecnej ustawy Pzp pojawił się przepis nakładający na zamawiającego podejmowanie decyzji o wyborze dostawcy w oparciu o analizę całkowitego kosztu użytkowania przedmiotu zamówienia. Tylko co to znaczy w praktyce? Jak taki koszt obliczyć np. dla floty samochodowej w leasingu czy sprzętu IT? Jakie elementy kosztowe brać pod uwagę? Bez takiej wiedzy, przepis będzie niestety martwy i będziemy tworzyli np. sztuczne kryteria wyboru, aby tylko pokazać że cena nie jest jedynym kryterium i formalnie wszystko jest zgodne z ustawą. Tylko chyba nie o to chodzi. Metoda analizy całkowitych kosztów użytkowania (TCO) znana jest i stosowana od 30 lat i żadne dotychczasowe przepisy nie zabraniały jej stosowania w sektorze publicznym. Co więc nam przeszkadzało?

GK: Brak wiedzy?

AZ: Dokładnie. I tutaj widzimy właśnie rolę PSML jako krzewiciela praktycznych rozwiązań, narzędzi czy metodologii zakupowych stosowanych od dawna, aby wesprzeć tą wiedzą nasze koleżanki i kolegów z sektora publicznego.

GK: Sygnał do zmian musi jednak iść z góry.

AZ: Oczywiście. Odpowiadając na Twoje wcześniejsze pytanie, w firmach prywatnych też nie mamy tak łatwo, bo niestety jeszcze nie każdy właściciel czy zarząd rozumie nowoczesny proces zakupowy i korzyści, jakie zakupy mogą przynieść dla budowania konkurencyjności i innowacyjności firmy. To od nas – zakupowców – zależy czy potrafimy pokazać zarządowi czy szefowi marketingu lub IT, jaką wartość dodaną mogą im dać zakupy w realizacji ich celów biznesowych.

„Regulacje są i będą, a my musimy działać w ich ramach. Natomiast według mojej opinii nie tylko one decydują czy nasze zakupy są optymalne czy nie. Decyduje o tym profesjonalna wiedza zakupowa.”

Andrzej Zawistowski, PSML

GK: Czy w sektorze prywatnym spotkałeś się z wewnętrznymi regulacjami udzielania zamówień, które hamowały właściwe dokonywanie zakupów dla firmy?

AZ: Przekonanie, że w firmach prywatnych zakupowcy mają nieograniczone możliwości prowadzenia postępowań i nie muszą kierować się żadnymi procedurami formalno-prawnymi to kolejny mit. Spotkałem się wiele razy z przypadkami nadmiernego sformalizowania procesu, które nie miały żadnego wpływu na optymalny wybór, a właściwie go utrudniały.

GK: Możesz podać jakiś przykład?

AZ: Na przykład wymóg posiadania minimum trzech ofert. Nie wiem skąd wszędzie pojawiająca się ta liczba? Dlaczego nie dwie albo cztery? I co z tego wynika? Zapewnialiśmy trzy oferty, aby być w zgodzie z procedurą, chociaż często nie wszystkie miały wartość merytoryczną – ale były trzy, tak jak chciała procedura.

GK: Są to więc niekiedy bardzo podobne problemy co u “zakupowców” w sektorze publicznym.

AZ: Tak. Głównym natomiast wyzwaniem w sektorze prywatnym jest przekonanie kierownictwa firm, że zakupy w najlepszych firmach światowych zaczynają odgrywać rolę strategiczną, a nie tylko operacyjną. Mają możliwość analizowania potrzeb biznesowych i wpływania na tworzenie specyfikacji produktu czy usługi. Ale to właśnie będziemy pokazywali w niniejszym poradniku.

GK: Czy widzisz jakieś pozytywne aspekty regulacji procesu zakupowego w zamówieniach publicznych?

AZ: Absolutnie nie lekceważę elementów formalno – prawnych. Regulacje są i będą, a my musimy działać w ich ramach. Natomiast według mojej opinii nie tylko one decydują czy nasze zakupy są optymalne czy nie. Decyduje o tym profesjonalna wiedza zakupowa. Tym niemniej szereg konkretnych regulacji ustawy Pzp osobiście mi się podoba i chętnie chciałbym je widzieć w firmach prywatnych. Na przykład jasna informacja do dostawców w jaki sposób będziemy oceniali ich oferty, czy jakie są nasze kryteria wyboru. Bardzo często zakupowcy „prywatni” przygotowują się do tego profesjonalnie, ale uważają że to jest element ich taktyki negocjacyjnej i nie muszą informować o tym składających oferty. Pytanie skąd oferenci mają wiedzieć jakie elementy są dla nas priorytetowe? Podoba mi się również w ustawie Pzp informacja zwrotna po zakończeniu procesu zakupowego, wyjaśniająca dlaczego wybrana została inna oferta. Więc świat nie jest taki czarno-biały.

GK: Jak wiesz w niniejszym poradniku podjęliśmy się próby stworzenia Wzorcowego regulaminu zakupowego dla Pzp (w zasadzie metodyki jak stworzyć regulamin), który jest zgodny z ustawą, ale jednak główny nacisk kładzie na dobre praktyki zakupowe. Czy uważasz, że taki wzorcowy regulamin zakupowy ma sens?

AZ: Oczywiście ma, ale raczej jako dokument referencyjny. Każda firma, instytucja państwowa czy samorządowa, działająca nawet w podobnych obszarach jest inna i każda dla siebie powinna opracować taki regulamin. Art. 154 ust.10 Pzp zobowiązuje Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych między innymi do przygotowania i upowszechniania wzorów regulaminów zamówień. Są one powszechnie dostępne na stronach internetowych UZP. Nacisk w nim kładzie się głównie na aspekty prawne. Bez dobrego regulaminu nie widzę możliwości sprawnego funkcjonowania procesu zakupowego w całej organizacji, a nie tylko w zakupach. My nie kupujemy dla siebie tylko dla innych i taki regulamin powinien przede wszystkich określać relacje i odpowiedzialności poszczególnych funkcji w firmie. O ile się nie mylę, do tej pory nikt nie opracował takiego wzorcowego dokumentu który stawia nacisk nie tylko na aspekty formalno-prawne, ale także na efektywność zakupów, więc w większości firm po raz kolejny wymyślano koło lub tworzono bardzo formalny i niejasny dokument, którego nikt nie czytał.

GK: Postawiliśmy sobie za cel, aby stworzyć metodykę zakupową, tzn. pokazać kroki jakie trzeba przejść, aby stworzyć swój własny regulamin zakupowy. Każdy zamawiający może mieć inne cele, inną specyfikę zakupów, więc inne wyjdą wyniki (regulamin). O tym jednak w dalszej części poradnika. Dziękuję za rozmowę i mam nadzieję, że wkrótce spotkamy się na konferencji zakupowej, gdzie te “dwa światy” będą siedziały razem i będą z siebie czerpać inspirację.

AZ: To już się dzieje, chociaż oczywiście nie w takiej skali o jakiej marzymy. Zapraszamy kupców z obu naszych „światów” na wszystkie wydarzenia organizowane przez PSML i naszych partnerów członków wspierających. Jesteśmy jednym środowiskiem, chociaż kupujemy w różnych uwarunkowaniach formalno-prawnych.

 


O autorze

Mateusz Bartosiewicz
Mateusz Bartosiewicz

Sprawuję funkcję Marketing Managera oraz Trenera w Open Nexus Sp. z o.o. Słucham, by zrozumieć, zanim zacznę słuchać, by odpowiedzieć. Mówię głośno i wyraźnie. Chętnie częstuję optymizmem. Wierzę, że robiąc to, co podkręca mi tętno, nigdy nie pójdę do pracy.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*