Tworzenie regulaminu w podmiocie podległym pod Pzp

Wprowadzenie w tworzenie regulaminu zakupów w Pzp

Duży, bardzo prestiżowy Klient podległy pod Prawo zamówień publicznych ogłosił postępowanie na zakup platformy zakupowej w modelu SaaS. Zakup odbywał się się poniżej ustawowego progu, dlatego obowiązujący był jego regulamin zakupowy. Po przeczytaniu specyfikacji i odbyciu spotkania nasunęło nam się spostrzeżenie, że próbował porównać usługi nieporównywalne do końca i zestawić je w tabelce. Każde z rozwiązań spełnia podobne funkcje, ale każde też miało swoje wady i zalety. Porównanie cenowe jest w takich sytuacjach mało efektywne i są inne tryby, które można wykorzystać przy zakupie platformy zakupowej.

Przytoczony zakup platformy zakupowej nie jest łatwym zakupem, gdyż zakup ten:

  • nie jest powtarzalny, a gdy kupujemy coś rzadko to zwykle popełniamy błędy,
  • należy do grupy C lub B wydatków oraz jest wielu dostawców, którzy mogą go dostarczyć, dlatego jest zaklasyfikowany jako “Standardowy” na macierzy Kraljica,
  • przez to, że należy najczęściej do grupy C wydatków (nieistotnych) to bardziej od ceny liczy się jak efektywnie wykorzystamy system (stopa zwrotu).

Regulamin zakupowy Klienta paraliżował go w tym procesie zakupowym, co było widać po drugiej stronie barykady jako Wykonawca. Dowód? Postępowanie było prowadzone blisko rok.

Finalnie dobrze się ono dla nas skończyło, gdyż wygraliśmy jednak zdawaliśmy sobie sprawę, że owy regulamin zakupowy da jeszcze o sobie znać i nie ułatwi nam zadania. Klient pół roku zmagał się z wdrożeniem platformy, która stała w sprzeczności z … regulaminem. Traciliśmy już nadzieję, jednak w końcu pojawiło się światełko w tunelu. Klient poprosił nas o zaproponowanie zmian w regulaminie, tak by proces zakupowy można było prowadzić bardziej efektywnie, jednak aby był on możliwie jak najbardziej transparentny.

To człowiek jest najważniejszy w procesie zakupowym, więc zaczęliśmy od spotkania w większym gronie i dyskusji wewnętrznej. Łatwo nie było. Kto był największym buntownikiem? Najczęściej ten, który może najwięcej stracić. W owej firmie duże wpływy na proces zakupowy mieli prawnicy, a nowe regulacje mogły ograniczyć ich pozycję w organizacji.

Wiedzieliśmy jednak co jest ważne przy tego typu zmianach. Naszym celem było uświadomienie pracownikom po co są zmiany. Jeżeli nie będzie poparcia i zrozumienia w całej organizacji to zmian nie będzie lub nic one nie wniosą.

Po odbyciu kilku spotkań z ludźmi zaangażowanymi w proces zakupowy wypracowaliśmy listę zmian, które wypływały od pracowników Klienta. Wydawało się, że jesteśmy na dobrej drodze, jednak zmiany te weszły w życie nieco zniekształcone. Uznaliśmy, że i tak był to krok milowy we właściwą stronę. Większość uczestników procesu zakupowego widziało w zmianach szansę za wyjątkiem prawników, którzy musieli zaakceptować, że:

  • jeżeli zakup jest zgodnie z macierzą Kraljica zakupem Standardowym lub Wąskim gardłem (często 80% zakupów, które generują 20% obrotu zakupowego) to Dział zakupów może skorzystać ze standardowej umowy (szablonu),
  • umowa oparta na standardzie, jeżeli były dodane jedynie założenia merytoryczne związane z zakupem, nie musi być akceptowana przez prawnika,
  • rola prawnika ogranicza się głównie do akceptacji umów typu Dźwignia i Strategiczne oraz do dbania, aby regulamin zakupowy był zgodny z Prawem zamówień publicznych.

To jednak nie koniec tej historii, gdyż po kilku miesiącach pracy na zmodyfikowanym regulaminie Zarząd dojrzał, aby napisać nowy regulamin od podstaw. Z uwagi na to, że nie był to jedyny Klient z którym pracowaliśmy nad ulepszeniem istniejących zapisów, postanowiliśmy tworzenie regulaminu poprowadzić od podstaw, wykorzystując dobre praktyki innych regulaminów, jednak tworząc coś zupełnie nowego. Chcieliśmy by czerpał on dobre praktyki z biznesu.

Główne założenia jakie sobie postawiliśmy pisząc regulamin to:

  • tworzymy metodykę, a nie szablon, co oznacza że kroki będą dla każdego identyczne, ale każdy stworzy inny regulamin w zależności od specyfiki Zamawiającego,
  • podział na role w organizacji wraz z opisem odpowiedzialności,
  • kompleksowość, a więc osoba, która jest nowozatrudniona i przeczyta regulamin będzie w stanie przeprowadzić postępowanie,
  • opisanie w nim to co zazwyczaj odbywa się poza regulaminem (działania nieformalnie np. tworzenie specyfikacji),
  • złożoność, a więc regulamin obejmie zakupy skomplikowane, gdzie ryzyko wyboru dostawcy jest duże, ale i drobne zakupy, których dokonuje się z dużą częstotliwością.

Role w procesie zamówień

Współpracując z wieloma klientami w Pzp zaczęliśmy dostrzegać pewne nawyki, które prowadzą do złych praktyk zakupowych. Zatrudniając pracownika do Działu zamówień publicznych (celowo napisałem powyżej, że u Klienta był to Dział zakupów) Zamawiający wysyła swojego pracownika na szkolenia z zamówień publicznych. Te są jednak nastawione na aspekty prawne. Właśnie dlatego na rynku panuje chaos, gdyż wszyscy zaczynają szkolić się z dziedziny, która zawodowo jest im obca. Wg mnie rolą prawnika jest dbanie, aby regulamin zakupowy Zamawiającego był zgodny z prawem, a pracownicy poza regulaminem nie musieli znać ustawy. Drugą jego ważną funkcją, którą pełni to akceptacja umów (tych o dużej wartości nie opartych na wzorcach umów) i ewentualnie kontroli (jeżeli nie pełni jej kontroling).

Ważną rolą w procesie zakupowym pełni wspomniany wyżej kontroling, który przed ogłoszeniem postępowania sprawdza zgodność postępowania z regulaminem (nie z ustawą, gdyż regulamin powinien być zgodny z ustawą). Dodatkowo sprawdza wyrywkowo (statystycznie), czy zakupy są realizowane zgodnie z obowiązującym regulaminem, co może zrobić w łatwy sposób, gdy zinformatyzowaliśmy proces zakupowy wdrażając np. platformę zakupową. Informatyzacja jest nieuchronna, gdyż zgodnie z wymaganiami dyrektyw od października 2018 ma stać się standardem.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie postępowania (w biznesie kupiec) powinna koncentrować się na merytoryce zakupu. To ona odpowiada za to by zakup był efektywny oraz na tym by być wsparciem dla klienta wewnętrznego (zgłaszającego zapotrzebowanie). Kupiec to inaczej Kierownik projektu, który prowadzi postępowanie tak by dbać o interes Zamawiającego, ale jednocześnie o to by klient wewnętrzny otrzymał produkt lub usługę spełniającą jego oczekiwanie (dobry stosunek ceny do jakości). Pomaga mu w tym kategoryzacja zakupów, która jest częścią naszego wzorcowego regulaminu zakupowego. Jest to punkt zwrotny, aby efektywnie prowadzić postępowanie zależnie od tego jaką strategię w polityce zakupowej ma kategoria zakupowa.

Osoby zatwierdzające są kolejnymi, które pełnią ważną rolę. Sprawdzają proces zakupowy pod względem racjonalności wydatku i nie powinni być nadmiernie przeciążone zbyt dużą ilością dokumentów, które podpisują.  We wzorcowym regulaminie zaproponowaliśmy to co jest powszechną praktyką, a więc podział procesu zakupowego w zależności od wartości zakupu, tak aby można było delegować uprawnienia u Zamawiającego. Jest to oczywiście jedynie koncepcja, więc Zamawiający mogą ją dowolnie modyfikować. Celem ograniczenia nadmiernego zatwierdzania rekomendujemy wdrożenie eKatalogów (wewnętrzny sklep). Tworzą one wewnętrzną bazę umów ramowych dla zakupów powtarzalnych, aby sprawnie wywoływać z niej dostawy wynegocjowanych już w przetargu lub postępowaniu podprogowym produktów lub usług.

W procesie zakupowym zadbaliśmy także o Komisję przetargową oraz dysponentów, czyli osoby które odpowiadają za realizację umów (jeżeli taka rola u Zamawiającego występuje).

Metodyka krok po kroku

Proces tworzenia regulaminu zawarliśmy w kilku krokach:

  1. Stwórz kategorie zakupowe w swojej organizacji,
  2. Zdecyduj, które kategorie powinny być lub już są scentralizowane, a które nie,
  3. Wyznacz osoby odpowiedzialne, jeżeli zakupy są scentralizowane,
  4. Osoby odpowiedzialne powinny stworzyć cele dla danych kategorii zakupowych, a dla pozostałych powinna to stworzyć osoba odpowiedzialna za zakupy w organizacji,
  5. Stwórz ścieżki akceptacji w zależności od wagi zakupu,
  6. Opracuj na tej podstawie gotowy regulamin zakupowy.

Założeniem naszym było, aby w organizacji był jeden regulamin zakupowy niezależnie, czy jest to zakup powyżej, czy poniżej progu, a platforma zakupowa dba aby dana kategoria wydatku nie przekroczyła dopuszczalnego progu.

Tych Zamawiających, których zainteresowałem tematem zachęcam do lektury poradnika zakupowego Klucz do zakupów w zamówieniach publicznych, który ukaże się w Empik.com w drugiej połowie roku. Na chwilę obecną robimy pilotażowe wdrożenia z naszymi Klientami, tak byśmy mogli doskonalić to, co udało się stworzyć.

 

Źródło: Numer 24 Dwumiesięcznika Zamawiający, adres: http://zamawiajacy.pl/wnumerze24/


O autorze

Grzegorz Klimarczyk
Grzegorz Klimarczyk

Zdobywał doświadczenie w logistyce i zakupach. Od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych w firmach prywatnych oraz sektorze zamówień publicznych.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*