Warsztaty dla Zamówień publicznych: Metodyka tworzenia regulaminu zakupowego w Pzp (wzorcowy regulamin zakupowy)

Mieliśmy okazję zorganizować wspólnie z PSML pierwsze Warsztaty dla Pzp, które będziemy już organizować cyklicznie. Poniżej krótka relacja z Warsztatów 🙂

Pierwszym prelegentem w tematyce Regulaminu zamówień publicznych był Łukasz Laszczyński. 

Omówił on różnicę między zakupami w biznesie,  a zakupami publicznymi. Główną różnicą jest podejście do wydatkowania środków. Jako definicję celu zakupów postawiono sobie, że jest to dystrybucja dóbr

Na poziomie poszczególnych szczebli JST podział na zadania własne i zlecone, z założenia zadania te mogą nieść ze sobą pewną nieefektywność, niecelowość z czym nie można dyskutować.

Następnie zadano sobie pytanie: Czy istnieje zasada efektywności wydatkowania środków? Wyciągnięto wniosek, że nie gdyż sama ustawa celowością, oszczędnością, maksymalizacją zastosowania odpowiednich środków się nie kieruje!

Z punktu widzenia zamawiającego proces zakupowy jest regulowany na 2 płaszczyznach:

1) Normy powszechnie obowiązujące – Ustawa Prawo zamówień publicznych

2) Regulaminy (te 3 warto mieć:

a) Regulamin udzielania zamówień publicznych

b) Regulamin pracy komisji przetargowej

c) Regulamin udzielania zamówień wyłączonych spod ustawy pzp)

 

Podstawy prawnej do obowiązku posiadania regulaminu nie ma, a prelegent zadał słuchaczom pytanie Czy warto go mieć?

Wnioski jakie wypływały z dyskusji to:

  • Nie warto przepisywać ustawy! Z punktu widzenia czasu pracy osoby przepisującej to strata czasu, gdyż ustawa i tak każdego obowiązuje 🙂
  • Warto pochylić się nad tymi aspektami, które nie są uregulowane przez ustawę, np. szczegółowy podział zadań poszczególnych członków, klucz powołania komisji przetargowych,
  • warto w regulaminie poruszyć tematy takie jak: sposób komunikacji między osobami, które będą korzystały z przedmiotu/usługi po zakończeniu procesu zakupowego.

Jak kontrolować ale nie przeformalizować procesu zakupowego?

  • Przede wszystkim delegowanie zadań i kompetencji! Rozwiązanie ma umożliwić udział w komisji osobom przygotowanym merytorycznie do zakupu
  • Co zabija efektywność? Zbyt duża formalizacja! Nie budujmy drugiej ustawy!
  • Mała elastyczność i kreatywność
  • Poziomy “wolności” zakupów

Założenia dobrych praktyk:

  • otwarcie na rynek wykonawców
  • redefinicja funkcji i znaczenia zakupów
  • elektronizacja procesów zakupowych
  • wsparcie tych etapów procesu zakupowego, o których nic nie mówi Pzp

Kolejnym prelegentem był Grzegorz Klimarczyk, który zaprezentował założenia wzorcowego regulamin dla Pzp

Zaczęło się od tego, co jest ważne przy zmianie regulaminu. Wg prelegenta najważniejsze nie jest zmiana lub wdrożenie regulaminu ale zaangażowanie wszystkich jednostek w jego zmianę lub stworzenie!

Większą wartość ma proces zmian i dyskusji niż sam regulamin (który gdy zostanie narzucony odgórnie nie zostanie pozytywnie przyjęty i nie będzie praktykowany).

Kolejnym wnioskiem wypływającym z dyskusji było, że na proces zakupowy należy spojrzeć wspólnie. Każdy w organizacji musi widzieć to samo!

 

W dalszej części prezentacji wyklarowało się, że nie ma czegoś takiego jak wzorcowy regulamin. Jest natomiast metodyka zakupowa, czyli kroki, które każdy zamawiający powinien przejść, aby stworzyć swój własny regulamin zakupowy.  Zawarte powinny w nim być dobre praktyki, tak aby zamawiający czuł się komfortowo w swojej pracy m.in. w przypadku otrzymania prezentów.

Często praktyką regulaminów, szczególnie gdy chodzi o zakupy niepowtarzalne, jest to, że porównujemy konia z osłem przy wyborze dostawcy, a to do niczego nie prowadzi. Nie jest bowiem prosto wybrać rozwiązanie, gdy nie znamy się na zakupie towaru lub usługi.

Kolejnym ważnym ogniwem dyskusji było ile trybów przyjąć w metodyce. Zdaniem prelegenta wystarczą cztery tryby postępowania: zapytanie o cenę, informację, propozycję i zakup z wolnej ręki.

Padło też pytanie jaki ma być wymarzony regulamin? Wg uczestników warsztatów:

  • Elastyczny
  • “Dobry” formalizm
  • Zrozumiały
  • Prowadzący przez proces
  • Schematyczny

Na końcu poruszono rolę prawnika, którą powinno być dbanie o to aby regulamin był aktualny z obowiązującym prawem oraz opiniowanie umów, które nie są oparte na przyjętym szablonie.

Kolejne warsztaty 28.09.2017 od 10:00 do 13:00. Mamy nadzieję na ciekawą dyskusję, gdyż mowa będzie o sposobach automatyzowania zakupów powtarzalnych. Mamy już kilka ciekawych prelekcji zapowiedzianych w tym temacie.

Już wkrótce w księgarni empik.com ukaże się poradnik „Klucz do zakupów w zamówieniach publicznych„, gdzie będzie zamieszczona metodyka tworzenia regulaminu zakupowego.


O autorze

Grzegorz Klimarczyk
Grzegorz Klimarczyk

Zdobywał doświadczenie w logistyce i zakupach. Od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych w firmach prywatnych oraz sektorze zamówień publicznych.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*