P R Z E T A R G O W A . P L

Czy elektronizacja zamówień publicznych ma negatywne aspekty? 

Odpowiedź znajdziesz w niniejszym artykule. 


Postanowiliśmy walczyć z malkontentami i pokazywać rekordzistów. Odwiedzamy naszych odważnych Klientów, aby pokazywać dobre przykłady elektronizacji. Odbyliśmy inspirującą wizytę w Dolnośląskim Centrum Onkologii we Wrocławiu, gdzie mieliśmy ogromną przyjemność poznać Pana Andrzeja Wręczyckiego, który w DCO jest Kierownikiem Zamówień Publicznych.

Dolnośląskie Centrum Onkologii we Wrocławiu to wiodący ośrodek onkologiczny na Dolnym Śląsku, który nie tylko z powodzeniem realizuje wielomilionowe inwestycje, ale także znalazł się w finale konkursu Komisji Europejskiej na nowatorską inwestycję z unijnych funduszy.

1. Mówi się, że jak się chce posmakować prawdziwej pracy w Pzp, to należy zacząć od szpitala…

To prawda, mamy taką specyfikę jako szpital, że oprócz bardzo dużej ilości pakietów mamy dużo ofert. Tu duże znaczenie ma ilość pakietów. Jeśli przeliczymy sobie ilość ofert na pakiet, to średnia wynosi kilka ofert na jeden pakiet. W przypadku kilkuset pakietów rachunek jest oczywisty, a praca wymaga skupienia porównywalnego do pracy w księgowości.
Nie jest też tak strasznie, kiedy odpowiednio zorganizuje się pracę.Wszystko zaczyna się od przyzwyczajenia wykonawców do naszej specyfiki naszej pracy.

My staramy się, aby nasi wykonawcy doskonale znali nasze procedury i kulturę pracy. Wiedzieli, jak często przeprowadzamy przetargi, kiedy i gdzie mogą spodziewać się wszystkich informacji. Jeszcze przed elektronizacją otwarcia ofert odbywały się z wykonawcami, a teraz, gdy wykonawcy przyzwyczaili się już do naszej pracy, rzadko się pojawiają. Elektronizacja to dla nich wygoda. To także efekt tego, że staramy się najszybciej jak to możliwe publikować informację z otwarcia na stronie. Wszyscy oszczędzamy nasz cenny czas właśnie dzięki elektronicznej wymianie informacji z przetargu.

2. Mamy rekord na platformie! W jednym postępowaniu na “Sukcesywna dostawa sprzętu medycznego jednorazowego użytku dla Dolnośląskiego Centrum Onkologii we Wrocławiu z podziałem na 190 pakietów (link)” złożono 69 ofert! Wiedział Pan?

Nie miałem świadomości, że to rekord platformy zakupowej 🙂 Cieszy mnie to, choć było to postępowanie jakich wiele.

Komentarz Open Nexus: Odszyfrowanie 69 ofert zajęło…

Nie pamiętam dokładnie, ile trwało odszyfrowanie ofert, ale na pewno nie dłużej niż 15 minut. System odszyfrowuje oferty na jedno kliknięcie, a ja w tym czasie mogę zrobić coś innego, nie muszę każdej oferty osobno odszyfrowywać. Z uwagi na to, że nie było nikogo na otwarciu ofert, kliknąłem i wróciłem za jakiś czas, aby zobaczyć oferty.

3. Jakie widzi Pan minusy i plusy elektronizacji?

Osobiście jestem za, podoba mi się elektronizacja. Ona sprawia, że nie muszę uprawiać tyle papierologii co wcześniej. Ilość segregatorów w biurze potrafi być przytłaczająca.
Niczego nie drukujemy, choć wiem, że jest taka możliwość. Trzymamy oferty w ustawowej formie, czyli elektronicznie. Skoro mowa o archiwum, to muszę przyznać, że nie mam doświadczeń z KIO ad. platforma zakupowa. Nie widziałem jeszcze takiej “elektronicznej” kontroli. Skoro dla ustawodawcy najwłaściwsza jest elektroniczna oferta, nie widzę przeszkód, aby dla KIO lub kontroli przekazać wyłącznie odszyfrowany plik, zamiast drukować tony dokumentów.

Komentarz Open Nexus: Nie mieliśmy jeszcze odwołań do KIO z tytułu niedziałającego systemu. A kontrola? W razie potrzeby mogą Państwo na jeden klik wygenerować archiwum z całego postępowania. Nieważne kiedy, gdyż zapewniamy dla Państwa wieloletnie archiwum. Zawsze tłumaczymy, że druk nie ma podstawy prawnej. Można w każdej chwili taki dokument podrobić – np. wprowadzić w nim zmiany za pomocą programu graficznego i wydrukować.

Minusów nie dostrzegam.. Początkowo obawialiśmy się, jak elektronizację przyjmą wykonawcy, ale i oni stanęli na wysokości zadania. Ze swojej strony,jako Dział Zamówień Publicznych staramy się pisać bardzo czytelnie i podawać instrukcje dla wykonawców umożliwiające skuteczne złożenie oferty elektronicznej. Od strony czysto technicznej wystarczające okazało się odesłanie do instrukcji szczegółowych zawartych na platformie zakupowej. Mamy także od tego Was tzn. wsparcie. Wiemy, że wykonawcy zawsze mogą się skontaktować z Centrum Wsparcia Klienta i uzyskać pomoc. Mamy ten spokój, że nie musimy zajmować się tym, co nas tak naprawdę nie dotyczy. My zajmujemy się procedurą, a Wy wsparciem i utrzymaniem systemu i to działa.

Wbrew temu, co powiedziałem powyżej (plus elektronizacji), z natury jestem analogowy, ale przymuszony wolą ustawodawcy stosuję elektronizację i jak się okazuje,  zapewniła ona komfort pracy tak wykonawcy, jak i zamawiającemu.

Liczy się dla nas skuteczność, a nie wielogodzinne klikanie w celu odszyfrowania ofert lub odszukania rozproszonej komunikacji z wykonawcami, nie wspominając o drukowaniu dokumentów i tworzeniu wielotomowych segregatorów.

Komentarz Open Nexus: Komentarz Open Nexus: Zgadzam się, jednak nie jest to podejście aktualnie powszechne. Szpital średzki to drugi klient, który mówi “tak” elektronicznym przetargom” (czytaj więcej).

5. Obawa przed elektronizacją w trybie krajowym?

Podejrzewam, że mogą wystąpić problemy z małymi przetargami, gdzie mniejsi przedsiębiorcy mogą być mniej skłonni do stosowania podpisu kwalifikowanego czy analizy wielu platform zakupowych. Jednak jestem dobrej myśli. Jeśli więksi się nauczyli, to mali się też nauczą, prawda?

Komentarz Open Nexus: Wskazał Pan dobrą praktykę, którą warto od dzisiaj stosować. Mam na myśli edukację mniejszych wykonawców, aby nie bali się elektronizacji i elektronicznego składania ofert. Można to osiągnąć chociażby, kierując się przykładem Miasta Świętochłowice (czytaj więcej), które prowadzi elektronicznie przetargi krajowe. Rekomendowany przez UZP sposób to dopuszczenie dwóch form składania ofert: papierowo lub elektronicznie (czytaj więcej). Niech wykonawca wybiera, która forma jest dla niego przystępniejsza i uczy się stopniowo elektronizacji.

Zgadzam się. Warto przyzwyczajać wykonawców, aby później nie było problemów. Wykonawcy muszą nabrać zaufania do elektronizacji.


Cieszymy się z możliwości spotkania w gronie ekspertów związanych z zamówieniami publicznymi. Takie spotkania są dla nas inspiracją, bardzo dużo nas uczą i pozwalają pozytywnie spoglądać w przyszłość. Obiecujemy, że to nie koniec i będą kolejne!

Życzymy udanych elektronizacji!

Grzegorz Klimarczyk

Grzegorz Klimarczyk

Ekspert w obszarze zakupów biznesowych i elektronizacji zamówień publicznych. Autor licznych poradników dostępnych m. in. na empik.com. W Open Nexus Sp. z o.o. pełni funkcję Prezesa Zarządu od 2009. Sukces nigdy nie jest ostateczny. Porażka nigdy nie jest totalna. Liczy się tylko odwaga.

linkedin strona www

Polecane artykuły

Platforma przetargowa to portal e-usług dla podmiotów publicznych, JST i firm sektorowych do elektronicznej obsługi przetargów i zakupów do 30tys EUR. Elektronizuj przetargi z Liderem!

DANE FIRMY

OPEN NEXUS SP. Z O. O.
ul. 28 Czerwca 1956 Roku 398B
61-441 Poznań
NIP: 7792363577
KRS: 0000335959

 

Copyright © 2020 Przetargowa.pl | Powered by Open Nexus