Czy możliwe są efektywne zakupy pod reżimem prawa zamówień publicznych?

Główną wadą ustawy Prawo zamówień publicznych i regulaminów wewnętrznych jakie przyszło mi opiniować jest to, że zakładają one świat idealny, czyli zamawiający zna się na wszystkim i jest w stanie dobrze określić specyfikację. Czy naprawdę tak jest? Postaram się na przykładzie praktycznych studiów przypadków pokazać efektywny proces zakupowy nawet, gdy ogranicza nas prawo zamówień publicznych i nie do końca jesteśmy w stanie stworzyć idealną specyfikację.

Jako zarządzający spółką posiadam również doświadczenie w projektach zakupowych prowadzonych dla biznesu. Dużo mniejsze dla zamówień publicznych, gdyż w biznesie łatwiej jest negocjować. Zacząłem zastanawiać się, czy rzeczywiście musi tak być, aby biznes był efektywniejszy niż podmioty podległe pod ustawę Pzp? Na pewno zamawiający ma trudniej mając ograniczenia w postaci ustawy. Dodatkowo każdy “patrzy mu na ręce”, więc musi szukać zabezpieczenia w postaci dokumentów, tak by w przyszłości nikt nie zarzucił mu niegospodarności. Biznes ma o wiele łatwiej, ponieważ to zarząd lub właściciel ustala reguły. Jeżeli przekonamy zarządzającego to możemy organizować proces dowolnie bez dodatkowych ograniczeń.

To, że zamawiający ma trudniej już wiemy, jednak nie oznacza to, że nie może efektywnie zorganizować procesu zakupowego. Na rysunku 1 przedstawiłem w uproszczeniu ograniczenia jakie nakłada ustawa Pzp tak by pokazać jak w ramach tych ograniczeń można organizować efektywny proces zakupowy.

rysunek-1

Rysunek 1. Ograniczenia ustawowe w zależności od wartości zakupu

Źródło: opracowanie własne

W uproszczeniu zamówienia można podzielić na kilka grup. Podstawowy podział dzieli nam zakupy na te, gdzie należy stosować ustawę Pzp oraz na te gdzie może działać według własnego regulaminu zakupowego. Na wstępie skoncentruję się na regulaminie zakupowym, w którym zamawiający nie ma ograniczeń, jednak często nie mając świadomości jak efektywnie zorganizować procesy zakupowe stosuje wprost zapisy ustawowe i komplikuje sobie proces negocjacji.

Ktoś może zadać pytanie, ale może to dobrze, gdyż stosuje zapisy ustawy także poniżej progu? Niestety według mnie nie jest to dobre rozwiązanie. Jeżeli porównamy zakupy przez pryzmat skuteczności postępowań to jesteśmy w ogonie Europy[1]. Mamy dwie skrajności, albo panuje nastawienie na porównanie wyłącznie ceną i porównuje się przysłowiowego konia z osłem, albo zostaje złożona tylko jedna oferta. W raporcie Stefana Batorego z 2015 roku[2] wynika, że 45% przetargów kończy się złożeniem jednej oferty. Gdybyśmy to zestawili z tym, że wydatki na zamówienia publiczne to ok. 50% rocznych dochodów budżetowych to dojdziemy do wniosku, że tracimy bardzo duży potencjał.

Dlaczego tak jest? Wszyscy winią urzędników, jednak według mnie ma tu zastosowanie powiedzenie, że ryba psuje się od głowy. Mam nieodparte wrażenie, że ustawa Pzp była pisana przez prawników, a nie specjalistów, którzy zarządzali kiedyś procesem zakupowy. Dlatego daleko nam do Irlandii, Wielkiej Brytanii i Szwecji, które w przodują w rankingu, gdzie my jesteśmy outsiderami wraz z Estonią, Cyprem i Słowacją.

Na proces zakupowy można również patrzeć w szerszej perspektywie, jako źródła innowacji dla przedsiębiorstwa. Polska zajmuje 45 miejsce w Globalnym Rankingu Innowacyjności[3]. Wyprzedzamy w Europie Mołdawię i Grecję. Od czołówki – Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i Szwecji – dzieli nas przepaść. Na jednej z konferencji miałem wystąpienie poświęcone wynikowi Polski w omawianym rankingu. Doszedłem do trzech wniosków:

  1. Działy zakupów w polskich firmach nie chłoną innowacyjności od dostawców i koncentrują się głównie na cenie, a nie TCO[4],
  2. Jeżeli nawet kupiec zainspiruje się innowacyjnym rozwiązaniem to nie ma komórek w firmie, które podejmą decyzję (innowacje dotyczą często procesów pomiędzy działami funkcjonalnymi),
  3. Jeżeli udało się przekonać osoby decyzyjne zabraknie komórki, która tę innowacyjność skutecznie wdroży.

Problem ten zauważają już duże polskie firmy i coraz częściej powstają w ich strukturach działy zajmujące się usprawnianiem procesów biznesowych. Zaczynają one również ścisłą współpracę z działami zakupów.

Trochę ponarzekałem, ale moim zamierzeniem było pokazanie stanu obecnego i wskazanie kierunku, dlatego w dalszej części skoncentruję się na możliwościach jakie zamawiający mają aby efektywnie zorganizować procesy zakupowe w swoim podmiocie czerpiąc inspirację z najlepszych praktyk biznesowych.

 

Zakupy regulaminowe

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zakupy te były zorganizowane tak efektywnie zorganizowane są zakupy w biznesie. Kluczem jest tu podział zakupów w zależności od ryzyka związanego z zakupem towaru, utworu lub usługi oraz tym czy możemy zadowolić się standardem, czy też nasze potrzeby nie są standardowe. Obrazuje to rysunek 2.

Rysunek 2. Metodyka zakupowa w zależności o ryzyka i potrzeb zakupowych Zamawiającego

Źródło: opracowanie własne

Główny nacisk w regulaminie powinien być kładziony na to jak określić ścieżkę postępowania. Pierwszym więc pytaniem jest określenie ryzyka. Regulamin zakupowy powinien pomagać w określeniu tego ryzyka. Drugim dylematem jest określenie potrzeb. Czy są one standardowe, czy nie? Jeżeli nasze potrzeby są standardowe i nie ma dużego ryzyka związanego z zakupem to głównym kryterium powinna być po prostu cena. Ustawa również nie powinna narzucać wymogu np. 40% innych kryteriów. Moja praktyka zakupowa wskazuje, że im mniejsze mamy doświadczenie w tym co kupujemy (zakupy sporadyczne) tym bardziej wydaje nam się, że nasze potrzeby nie są standardowe. Główną wadą ustawy i regulaminów wewnętrznych jakie przyszło mi opiniować jest to, że zakładają one świat idealny, czyli zamawiający zna się na wszystkim i jest w stanie dobrze określić specyfikację. Pomocnym narzędziem w tym przypadku jest zapytanie o informacje (RFI[5]).

Ważne jest aby odciąć się na tym etapie od pytania o cenę. Poniżej zobrazuję to na przykładzie.

Chcieliśmy nakręcić film rysunkowy pokazujący różnicę pomiędzy standardowym procesem zakupowym, a procesem realizowanym na platformie zakupowej. Dodam, że zupełnie się na tym nie znaliśmy i nie mieliśmy w swoim zespole wiedzy merytorycznej dotyczącej tworzenia filmów rysunkowych. Nasze potrzeby nie do końca były standardowe, gdyż nie kupowaliśmy czegoś z półki, tylko nabywaliśmy usługę stworzenia filmu. Opisaliśmy krótko jaka jest nasza potrzeba i jakie cele musi ten firm realizować. Napisanie RFI zajęło mi ok. 30 minut. W RFI zapytaliśmy oferentów o:

  1. 3 najlepsze realizacje,
  2. co potrzebują, aby wycenić stworzenie filmu rysunkowego,
  3. dlaczego to oni powinni być wybrani.

Poza tym zadaliśmy pytania jak długo trwa projekt stworzenia takiego filmu i jakie są oczekiwanie wobec nas.

Po tym swoją rolę odegrała platforma zakupowa która pozwoliła nam dotrzeć do bazy oferentów i pozyskać 13 ofert. Stworzyłem zespół oceniający, których celem była ocena zebranych ofert (oglądając 3 najlepsze realizacje, a więc w sumie 39 filmów). Wyznaczone osoby otrzymały ode mnie cel, aby odrzucić firmy zajmujące się kinematografią weselną. Mieli pozostawić tylko te, które mają całe zaplecze potrzebne do stworzenia takiego filmu. W biznesie taka forma komunikacji jest akceptowalna, jednak w zamówieniach publicznych zespół ten mógłby ocenić w systemie lub w wersji papierowej wybrane filmy. Można zorganizować jeszcze jeden etap, gdzie kryteriami byłoby doświadczenie firmy, aby ograniczyć ilość filmów do oceny. Inną możliwością jest ocena tylko jednego filmu, a pozostałe byłyby tylko na wypadek wątpliwości nasuwających się po obejrzeniu pierwszego filmu. Wszystko zależy od zamawiającego.

W ten sposób zakwalifikowaliśmy 6 najlepszych firm, którym wysłaliśmy zamknięte zapytanie o cenę (RFQ[6]). Napisaliśmy w zamkniętym zapytaniu o cenę, że do ostatecznego grona firm z którymi się spotkamy zakwalifikujemy 3 najlepsze. Z naszej strony padła też deklaracja, że 1,5h prezentacja będzie czasem w 100% dla oferenta i nie będziemy już negocjować cen przyjmując te z pierwszego etapu. Oznajmiliśmy jednak, że w ostatecznym etapie znajdą się 3 firmy z najniższym budżetem, co zdecydowanie podniosło konkurencję.

Zakwalifikowaliśmy trzy firmy i zaprosiliśmy je na spotkanie. Po każdym spotkaniu przeprowadzaliśmy głosowanie, którego wynik można zapisać w systemie lub na protokole papierowym. Wyłoniliśmy oferenta, który nie miała najniższej ceny, ale który swoją prezentacją przekonała nas, że będzie to najszybsza stopa zwrotu. Film ten miał nam przynieść określone korzyści i wtedy ważniejsza jest stopa zwrotu niż cena zakupu. Ze swojego wyboru byliśmy po realizacji bardzo zadowoleni, dlatego też daliśmy bonus oferentowi zlecając mu mniejsze prace jak wizualizacja wizytówek i folder firmowy, które weszły u nas w tryb uproszczony zaprezentowany na rysunku 1. Uważam bowiem, że za wykonanie zadania powyżej początkowych oczekiwań warto docenić oferenta np. w postaci mniejszych zleceń i dobra polityka zakupowa powinna dopuszczać takie możliwości dając tu swobodę zamawiającemu, który prowadził projekt. Wynik procesu – film animowany możecie Państwo samo ocenić na stronie przetargowa.pl/o-nas.

Kolejnym przykładem procesu negocjacji jest zakup czegoś na czym się zupełnie nie znamy i chcemy skorzystać z wiedzy oferentów. Jest to tzw. zapytanie o propozycje (RFP[7]), a poniżej przykład jego zastosowania.

Chcemy kupić ciągnik do obsługi terenów zielonych i robimy to po raz pierwszy. Na wstępie powinniśmy określić jaki mamy budżet na zakup i tworzymy proste zapytanie z prośbą o propozycje oferentów. Opisujemy jedynie nasze potrzeby i wysyłamy zapytanie do potencjalnych dostawców z użyciem platformy zakupowej lub mailowo, jeżeli nie mamy systemu do obsługi zapytań ofertowych i aukcji.  Takie zapytanie nie wiąże się z koniecznością zakupu i nie trzeba specyfikować produktu, tylko opisać swoje oczekiwania, potrzeby. Rzadko, gdy kupujemy coś po raz pierwszy, jesteśmy w stanie zrobić dobrą specyfikację.

Po wystawieniu zapytania zbieramy oferty i tu ważne jest, aby z zapytaniem takim wyjść do rynku bardzo szeroko. Na szczęście platformy zakupowe mają gotowe bazy oferentów. Po zebraniu ofert powinny one trafić do osoby, która miała użytkować ciągnik. Ważne aby osoba ta nie znała ceny i niektóre platformy zakupowe mają takie możliwości. Po analizie specyfikacji użytkownik stwierdza, które rozwiązania spełniają jego oczekiwania i dlaczego odrzuca pozostałe (powinniśmy odnosić się do naszych potrzeb wskazanych w zapytaniu, ale może się okazać, że dochodzą nowe, gdyż poznajemy temat). Nie da się stworzyć dobrej specyfikacji nie będąc specjalistą w danej dziedzinie. Często po otrzymaniu pierwszych ofert miałoby się ochotę zmienić specyfikacje i nie raz tak robiłem dokonując zakupu. Ostatecznie powinniśmy dążyć, aby po odrzuceniu ofert niespełniających wymagań, zostały nam przynajmniej 2-3 oferty, które spełniają oczekiwania. Ostatnim etapem jest dogrywka dla najlepszych np. w postaci szybkiej aukcji elektronicznej, negocjacji osobistych lub telefonu do oferenta. Tak przeprowadzony proces gwarantuje konkurencyjność i kupowanie tego co spełnia nasze oczekiwania, a nie tego co jest najtańsze, gdyż te dwie rzeczy nie zawsze idą ze sobą w parze.

Zakupy bez zbierania ofert

Jak już opisałem w tekście powyżej warto dać zamawiającemu swobodę w zakupach do pewnej kwoty, tak by miał dowolność i mógł szybko podejmować decyzję. Świadomy zamawiający nie nadużywa tej furtki i na rysunku 1 przedstawiony został model uwzględniający proces uproszczony bez konieczności zbierania ofert. Osoby zarządzające jednostką mogą śledzić ile jest zakupów w wyłączeniem regulaminu i jeżeli wynik nie będzie ich zadowalał to systemy zakupowe dają możliwość ograniczania nadużyć poprzez np. akceptację rejestru wydatków poza regulaminem. Z mojej praktyki wynika, że i tak zamawiający którzy wdrożyli platformę zakupową chętnie także poniżej tego progu zbierają oferty, gdyż mają świadomość, że podejmują wtedy lepsze decyzje zakupowe. Nie zawsze mogą jednak czekać z zakupem, więc powinni mieć tu swobodę.

Podsumowanie

Tymi powyższymi przykładami omówiliśmy zakupy regulaminowe, co nie oznacza że także powyżej progu nie możemy zastosować tej metodyki. Owszem możemy, jednak nie jest to oczywiste. Jak wspomniałem powyżej ustawa nie jest zbyt dobrze napisana, czego dowodem są przedstawione w tekście statystyki. Podjęliśmy się jednak jako wydawca dwóch pozycji z obszaru zakupów tj. „Zarządzanie zakupami” i „Klucz do zakupów w firmie”, że czas na poradnik dla zamówień publicznych, który chcemy wydać w pierwszym kwartale 2017 roku. Przedstawimy w nim jak efektywnie zorganizować cały proces zakupowy i zarekomendujemy również wzorcowy regulamin dla zamówień publicznych, tak by dobre praktyki które zdobyliśmy w biznesie mogły służyć także podmiotom podległym pod Pzp.

[1] Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 2014-04-24, nr 79, s. B4.

[2] http://tvn24bis.pl/z-kraju,74/przetargi-w-polsce-jeden-oferent-najgorszy-wynik-w-unii,564529.html [dostęp: 30 lipca 2015]

[3] więcej w http://biznes.newsweek.pl/globalny-ranking-innowacyjnosci-polska-jak-moldawia,artykuly,356622,1.html.

[4] z ang. TCO − Total Cost of Ownership − całkowite koszty posiadania

[5] z ang. RFI − Request for Information − zapytanie o informację

[6] z ang. RFQ − Request for Quotation − zapytanie o cenę

[7] z ang. RFP − Request for Proposal − zapytanie o propozycję


O autorze

Grzegorz Klimarczyk
Grzegorz Klimarczyk

Zdobywał doświadczenie w logistyce i zakupach. Od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych w firmach prywatnych oraz sektorze zamówień publicznych.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*