Zamawiający jako Adwokat Dostawcy – #Niedarady cz.1

Nie da rady!

„Szanowny Panie, gdyby Pan pracował w Zamówieniach Publicznych, znał specyfikę… to naprawdę brzmi ciekawie, ale cóż, no #niedarady, nie u Nas!” 

Ile razy słyszeliście, że czegoś się nie da zrobić? Powody mogą być różne: stagnacja, strach przed zmianami, brak wiary we własne możliwości. Wspólnym mianownikiem każdej innowacji jest przekonanie ogółu, że czegoś się nie da zrobić, aż pojawia się ktoś, kto nie jest zarażony takim przekonaniem i po prostu… to robi. Nie inaczej jest w przypadku elektronizacji zamówień. Jako twórcy innowacyjnego rozwiązania, niejednokrotnie spotkaliśmy się z przekonaniem, że zmiany w procesie udzielania zamówień są wręcz niewykonalne. Rozpoczynamy niniejszym serię tekstów traktujących o przeszkodach związanych z wdrożeniem platformazakupowa.pl, które były Nam sygnalizowane przez Zamawiających na spotkaniach handlowych i szkoleniach. Zapraszam do lektury.

Zamawiający jako Adwokat Dostawcy

Niejednokrotnie zdarzało Nam się słyszeć niepewność w głosie Specjalistów ds. Zamówień Publicznych, kiedy zadawali pytania o to, jak system wygląda z perspektywy Wykonawcy. Absolutnie mnie to nie dziwi. Statystyki z UZP (link) są dalekie od zadowalających – ogółem aż 39% zamówień w 2016r. zakończyło się otrzymaniem tylko jednej oferty. Wniosek jest jasny – uproszczenie dostępu do zamówień publicznych szerszemu gronu oferentów, przede wszystkim Małym i Średnim Przedsiębiorcom, jest kluczowym wyzwaniem zmian w organizacji pracy Zamawiających. Nic więc dziwnego, że Zamawiający wchodzą w buty adwokatów swoich dotychczasowych kontrahentów. Obawa o brak ofert po przejściu na elektroniczną formę prowadzenia postępowań podsycana jest faktem, że wielu mniejszych przedsiębiorców składa oferty papierowo – pisane odręcznie. Czy zatem należy bać się elektronizacji?

Strach przed zmianami

Howard Phillips Lovecraft, autor opowiadań grozy, powiedział:

„Najstarszym i najsilniejszym uczuciem znanym ludzkości jest strach, a najstarszym i najsilniejszym rodzajem strachu jest strach przed nieznanym.”

Ciężko się nie zgodzić z powyższym zdaniem. Przenosząc to na grunt zamówień publicznych można by rzec, że nawet jeśli jest byle jak, to jest jakoś. Stan obecny jest znany i Zamawiający się w nim odnajdują. To, co nieznane, budzi obawy. Nie przeczę, w wielu jednostkach spotkałem bardzo dobrych specjalistów ds. zamówień publicznych. Co jednak istotne, nawet w najlepiej zorganizowanych urzędach znaleźliśmy nie jeden obszar, który można usprawnić – poprzez automatyzację i standaryzację. Przeszkoda najczęściej jest jedna…

 

Źródło: http://www.obrazki.jeja.pl/274996,porownanie-smarta-z-maluchem.html

To obawa przed zmianą, przed nowym, która przeradza się w chęć obrony starego porządku za wszelką cenę [patrz: powyższy obrazek]. Stajemy zatem przed wyzwaniem: Jak otworzyć się na innowacje?

„Dostawca nie ma komputera!”

Choć ciężko walczyć z powyższym zdaniem jestem przekonany, że elektroniczny tryb prowadzenia postępowań jest prostszy tak dla Zamawiających, jak i Wykonawców. W szczególności dla Małych i Średnich Przedsiębiorców, jeśli o tę drugą grupę chodzi. Poniżej kluczowe argumenty za elektronizacją:

  1. Wysłanie oferty na platformazakupowa.pl jest tak proste, jak wysłanie maila. Wystarczy załączyć plik XLS do wiadomości mailowej, który zostanie odczytany przez system. Wykonawca nie musi nawet wychodzić ze swojej skrzynki mailowej! Odebrane oferty trafiają do ustandaryzowanego Raportu wyboru ofert, niezależnie od źródła (formularz na stronie czy e-mail), dzięki czemu również raportowalność jest dużo prostsza – bo zautomatyzowana.
  2. Złożenie oferty w klasycznej (papierowej) formie wymaga: ściągnięcia formularza, wypełnienie go, drukowania, podpisania, przyniesienia lub wysłania do urzędu. Proces ten może trwać od kilku godzin do nawet kilku dni. W przypadku platformazakupowa.pl wystarczy niepełna minuta by złożyć ofertę!
  3. W procesie klasycznym (papierowym) ani Zamawiający, ani Wykonawcy nie mogą liczyć na niczyje wsparcie. Nad procesem elektronicznym czuwa z kolei Centrum Wsparcia Klienta, z którym obie strony postępowania mogą się skontaktować mailowo lub telefonicznie (Zamawiający mają również do dyspozycji dedykowany czat). Ponadto, dla Wykonawców przygotowana została przejrzysta dokumentacja dotycząca funkcjonalności narzędzia (link). To najważniejszy argument za zmianami. Drodzy Zamawiający, Drodzy Wykonawcy – nie jesteście sami w procesie nauki nowych rozwiązań. Wystarczy zapytać – pomożemy 🙂

Dygresja

A co z tym niefortunnym argumentem o braku komputera? Uważam, że w 2017 roku ten argument to nieporozumienie. Na tej zasadzie do dziś jeździlibyśmy dyliżansami, bo… to tańsze rozwiązanie, chroniące na dodatek rynek dorożkarzy itp.  Do rzeczy. Najprostszy model notebooka/laptopa to wydatek rzędu 200-300 złotych. Narzędzie platformazakupowa.pl jest z resztą responsywne, także oferta może być złożona również za pośrednictwem telefonu. Obsługa systemu nie wymaga instalacji aplikacji czy wtyczek. Usługa ze wsparciem jest dla Wykonawców bezpłatna, także koszty są niewspółmierne dla potencjalnych korzyści. Jakich? Koronnym dowodem na to, że Wykonawcy opłaca się zarejestrować w systemie jest fakt, że każde uczestnictwo w postępowaniu, każde zwycięstwo w postępowaniu, wpływa na uwiarygodnienie danej firmy w oczach nie tylko jednego urzędu, ale wszystkich jednostek budżetowych, które korzystają z platformazakupowa.pl (ponad 100 i rośnie). 

Jeżeli zatem Wykonawca jest rzetelnym i sprawdzonym kontrahentem, będzie mógł rozszerzyć swój rynek zbytu na kolejne Urzędy Miejskie, Gminne i Powiatowe. Więcej w filmie poniżej:

 

 

 


O autorze

Mateusz Bartosiewicz
Mateusz Bartosiewicz

Sprawuję funkcję Marketing Managera oraz Trenera w Open Nexus Sp. z o.o. Słucham, by zrozumieć, zanim zacznę słuchać, by odpowiedzieć. Mówię głośno i wyraźnie. Chętnie częstuję optymizmem. Wierzę, że robiąc to, co podkręca mi tętno, nigdy nie pójdę do pracy.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*