Formalizm a transparentność, czyli błędne założenia elektronizacji #nowePzp cz. 3

Formalizm. Błędne założenia elektronizacji zamówień publicznych

Tematem dzisiejszego artykułu jest kwestia relacji na linii formalizm – transparentność w Zamówieniach Publicznych. Czy brak pierwszego wyklucza drugie? Chcielibyśmy pomóc UZP, więc lobbujemy dobre rozwiązania, aby zmieniać nasze prawo w ten sposób, aby polskie Zamówienia publiczne były wzorem do naśladowania w Europie (więcej w #nowePzp cz.1 tutaj). Czy to możliwe? Naszym zdaniem tak, tylko trzeba wprowadzić więcej myślenia biznesowego do Zamówień Publicznych.

Jeden z kierowników Zamówień publicznych dużej jednostki zapytał na jednej z konferencji kilka lat temu ówczesnego Prezesa UZP:

Panie Prezesie, jak to jest że ja poniżej progu (wtedy prób wynosił 14 tys. EUR) kupuję efektywniej niż powyżej.

Otrzymał odpowiedź:

Panie dyrektorze, nam nie chodzi aby było efektywniej, ma być przejrzyście i transparentnie, a nie efektywnie.

Widzimy jednak światełko w tunelu, gdyż założenia nowego Prawa Pzp mają iść w kierunku biznesowego podejścia. Obawiamy się, jednak, że na założeniach może się skończyć, więc chcemy lobbować podejście biznesowo tłumacząc czym ono wg nas jest.

Podejście biznesowe a elektronizacja

Celem wyjaśnienia naszego stanowiska, przytoczyć należy dwie definicje:

Czym jest formalizm?

Wg PWN formalizm to przywiązywanie nadmiernej wagi do przepisów i zewnętrznych form działania.

Czym jest transparentny w odniesieniu do działania?

Wg PWN transparentny to jawny, a jawny to dokonywany lub odbywający się w sposób dla wszystkich widoczny, wiadomy.

Po co nam te dwie definicje? O tym zaraz napiszemy, ale zanim powiemy też o częstych błędach elektronizacji. Gdy chcemy coś elektronizować to wydaje się oczywiste, że:

 

  • mapujemy proces jaki obecnie odbywa się “papierowo”,
  • przenosimy go na mapy procesu,
  • tworzymy oprogramowanie, czyli elektryzujemy “papierowy” proces.

 

Niestety nic bardziej mylnego. Procesu “papierowego” nie powinno się przenosić na proces elektroniczny 1:1. Dlaczego?

Wróćmy do owej wypowiedzi byłego Prezesa UZP. Zrozumiałą potrzebą Państwa jest zachowanie transparentności wydatków jakich dokonują urzędnicy za publiczne pieniądze. Gdy nie było system teleinformatycznych, a przetargi musiały się odbywać papierowo to formalizm był jedynym panaceum na transparentność procesu.

W dobie powszechnej elektronizacji otwierają nam się nowe możliwości, a nam zależy aby je wykorzystać.

Obecnie można proces odformalizować, ale jednocześnie zachowując jego transparentność. Takie możliwości dają nam nowe dyrektywy, które nakazują elektronizację zamówień publicznych.

Błędem jest jednak elektronizowanie procedury zamówieniowej 1:1, co ma miejsce obecnie, gdyż wiele procesów powinno być uproszczonych.  Zamawiający powinni mieć mniej danych do wprowadzenia, a będą mieli więcej. Do tego istnieje przekonanie, że formalizm zabezpiecza. Otóż nic mylnego, dlatego w Polsce 43% w 2017, a 46% w 2016 kończyło się złożeniem jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu. Było transparentnie, ale czy efektywnie?

Pomożecie? Pomożemy!

Mamy nieodparte wrażenie, że zbiera się niezliczoną ilość danych, a nie monitoruje się efektywności. Przecież w dobie elektronizacji można wdrożyć mierniki efektywności procesu. Nie wymagają one wprowadzania niezliczonych danych przez Zamawiających, tylko mierzą proces i dają informację najgorszym i najlepszym.

Niestety projekt e-Zamówienia poszedł w złym kierunku, jednak nigdy nie jest za późno, aby pewne procesy upraszczać. Należałoby przy tym zrezygnować z 80% jakie zamierza zbierać UZP, aby odformalizować proces, uprościć go i sprawić, by był dla “ludzi”. Nie trzeba wymyślać niczego na nowo, dobre praktyki warto zaczerpnąć z biznesu. Są dobre i sprawdzone.

Mamy nadzieję, że osoby tworzące prawo dostrzegą, że nie jest to atak w ich kierunku, tylko próba lobbowania dobrych praktyk biznesowych. Jeżeli będą potrzebowali pomocy, obiecujemy że pomożemy, gdyż naszą misją jest popularyzacja dobrych praktyk zakupowych.


O autorze

Grzegorz Klimarczyk
Grzegorz Klimarczyk

Zdobywał doświadczenie w logistyce i zakupach. Od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych w firmach prywatnych oraz sektorze zamówień publicznych.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz