Na problemy… facylitacja

Czy Wasza organizacja w pełni korzysta z potencjału pracowników? Ich kompetencji, doświadczenia, twórczych możliwości? Czy raczej macie poczucie, że ludzi stać na więcej, ale z jakiegoś powodu więcej z siebie nie dają? 

Dopada Was problem konfliktu interesów i konfliktu priorytetów?  A może znacie z własnego podwórka problem harmonogramów, które są niezgodne z planami innych działów, a wtedy sypią się plany realizacji projektów? Budujecie kulturę zaangażowania i współodpowiedzialności? Czy tego zaangażowania raczej w zespole brakuje?
Odpowiedzią na te wyzwania może być facylitacja.

Facylitacja – co to takiego?

Facylitacja to podejście do prowadzenia efektywnych spotkań i sposób pracy z grupą wykorzystujący jej potencjał. Żeby zrozumieć, czym jest facylitacja i kim jest facylitator, warto sięgnąć do źródłosłowu. 

Facylitować, znaczy po prostu ułatwiać (ang. facilitate, fr. faciliter, wł. facilitare – ułatwiać). Facylitator jest zatem ułatwiaczem – ułatwia i pomaga grupie osiągnąć wartościowe dla niej cele w optymalnym czasie, wykorzystując twórczy potencjał grupy. To, co wyróżnia facylitację spośród innych podejść do prowadzenia spotkań, to właśnie te dwa elementy – koncentracja na wartościowych dla grupy celach i twórczym potencjale grupy. 

Problemem wielu organizacji jest syndrom, który ja nazywam spotkaniem o spotkaniu (a potem jest jeszcze dogrywka – spotkanie po spotkaniu), czyli zgromadziliśmy się dzisiaj, aby pomówić o… I faktycznie, gromadzimy się, stacjonarnie lub zdalnie, i mówimy o… Mówimy, ale niekoniecznie rozmawiamy. I niekoniecznie się słyszymy. Niekoniecznie się rozumiemy. Raczej wyrażamy swoje zdanie i bardziej w tym chodzi o to, żeby być widocznym i to swoje zdanie wygłosić i przeforsować, niż żeby rzeczywiście osiągnąć cel, który będzie wartościowy dla wszystkich. 

Nie deprecjonuję wartości dyskusji. Chcę jednak powiedzieć, że jest różnica między „mówić o”, a „dążyć do osiągnięcia wartościowego dla wszystkich celu”. Sama facylitacja, jak najbardziej wspiera wymianę myśli i zdań – wspiera proces budowania wzajemnego zrozumienia, a dzięki temu – osiągnięcia celu.

Rola facylitatora

Rolą facylitatora – ułatwiacza – jest takie poprowadzenie spotkania, by pomóc grupie zrealizować wartościowy dla niej cel, uruchamiając procesy kreatywne, otwierając na nowe sposoby myślenia i podejścia do tematu, angażując wszystkich uczestników. Co ważne, facylitator nie jest doradcą ani trenerem. Nie doradza, nie przekazuje wiedzy, nie ocenia pomysłów uczestników i nie wartościuje ich. Pomaga natomiast dojść do celu w optymalnym czasie wykorzystując wszystkie talenty grupy – sięga do tych znanych i jawnych, pomaga wydobyć na światło dzienne te ukryte. Czuwa też nad procesem grupowym – musi go tak zaprojektować, by wszyscy członkowie grupy mogli się włączyć w pracę oraz by atmosfera tej pracy sprzyjała otwartości i współtworzeniu.

Wartościowy dla wszystkich cel

A jaki to jest cel wartościowy dla wszystkich? Wspólny i wartościowy dla wszystkich cel to ten element współpracy, który jest często pomijany, dlatego później każdy ciągnie w swoją stronę, dlatego pojawiają się konflikty priorytetów i dlatego każdy interpretuje ten cel po swojemu, a potem na etapie realizacji okazuje się, że działania są niespójne. Wartościowy dla wszystkich cel to taki, na który wszyscy się zgodzą, czyli będą mogli wyrazić swoje zdanie, powiedzieć, co dla nich ważne, posłuchać innych i spróbować spojrzeć na temat ich perspektywą. Cel wartościowy dla wszystkich jest wspólnie przedyskutowany i uzgodniony, nie narzucony. Jest dla wszystkich zrozumiały. Każdy w jakiś sposób zyskuje i rozumie, dlaczego to jest ważne. Ta perspektywa wspólnego celu sprawia, że jest to element jednoczący grupę i motywujący do zaangażowania się jego realizację. 

Twórczy potencjał grupy

Facylitacja opiera się na założeniu, że grupa potrafi wspólnie wypracować wartościowe rozwiązanie wykorzystując swoje zasoby – swój potencjał możliwości. Być może wydaje się to nierealne lub co najmniej zaskakujące. Zapewniam, że jest całkowicie realne. Na co dzień nie wykorzystujemy w pełni twórczej mocy grupy. Powtarzamy te same schematy i modele, poruszamy się po tych samych torach. Pozostajemy w strefie komfortu – tego, co znane, co przewidywalne, co zazwyczaj się sprawdza. 

Zapraszamy do współpracy tych samych ludzi, bo wiemy, że możemy na nich liczyć, wiemy, że mamy podobne punkty widzenia. Czasami tak jest szybciej, ale nie zawsze bardziej twórczo. Często też skupiamy się na brakach – na tym, czego nie mamy, nie umiemy, nie wiemy. Zamiast maksymalizować potencjał i naturalne możliwości, pozostajemy niejako na minusie, poniżej zakładanego lub oczekiwanego poziomu. W facylitacji sięgamy do różnorodności i tę różnorodność wykorzystujemy. Chodzi o to, by wykorzystać doświadczenie i kompetencje, jakie mają członkowie grupy, żeby pozwolić im wybrzmieć. Promujemy otwartość na różnorodność – różne pomysły, różne rozwiązania. To duże wyzwanie czasowe i intelektualne, ale zwrot z inwestycji jest warty tego nakładu. W pracy z grupą wykorzystujemy efekt synergii – skupiając ludzi wokół wspólnego celu, budujemy zespół (zespół tym m.in. różni się od grupy, że jego członkowie dążą do wspólnego celu, a jego osiągnięcie możliwe jest tylko dzięki ich współpracy i zaangażowaniu). Efekt, jaki daje praca zespołowa jest większy niż suma efektów pracy poszczególnych jego członków. Na ten efekt składa się suma doświadczeń, kompetencji, pomysłów i zaangażowania poszczególnych członków, którzy aktywnie współtworzą nowe rozwiązanie.

Kiedy sięgać po facylitację i kiedy zapraszać do współpracy facylitatora?

Na to pytanie można odpowiedzieć z różnej perspektywy – w jakich sytuacjach warto skorzystać z możliwości, jakie daje facylitacja oraz w jakich obszarach może ona przynieść najlepsze efekty.

Po facylitację warto sięgnąć, kiedy chcemy zaangażować poszczególnych członków zespołu lub społeczności, zmotywować oraz umocować w działaniu i wypracować rozwiązanie, z którym wszyscy będą się utożsamiać.

Budowanie zaangażowania

Do języka zarządzania weszły takie pojęcia jak “empowerment” i “enablement” – nie ma dobrego polskie odpowiednika. Mówi się o umocowaniu do działania. Chodzi o angażowanie pracowników w różne procesy organizacyjne, dawanie im realnego wpływu na ich kształt (a to jest zgoda na inicjatywę oddolną – czasami nie doceniamy wiedzy i pomysłów pracowników, którzy pracują na tzw. pierwszej linii frontu i mają największą wiedzę dotycząca np. potrzeb klienta), a tym samym branie realnej odpowiedzialności za to, co dzieje się w organizacji (zdecydowanie bardziej angażujemy się i czujemy się odpowiedzialni za to, co sami wypracujemy). Wykorzystując techniki facylitacyjne wspieramy i uruchamiamy inicjatywę oddolną i autonomię pracowników – dajemy im umocowanie do działania.

Facylitacja pomaga również wykorzystać wiedzę wszystkich członków grupy lub zespołu i korzystać z ich doświadczeń – wspiera procesy dzielenia się wiedzą na poziomie zespołowym i organizacyjnym.

Trzy obszary facylitacji

Facylitacja może być wykorzystywana w 3 obszarach:

  1. Zespołu
  2. Organizacji
  3. Społeczności

Facylitacja w zespole

W zespole najczęściej sięga się po facylitację, by wspólnie planować, podejmować decyzje lub rozwiązywać problemy, a także wypracowywać nowe rozwiązania. 

Dzięki wspólnemu planowaniu minimalizujemy ryzyko niedoszacowania lub przeszacowania, pominięcia elementów, na które mogą zwracać uwagę tylko osoby mające wiedzę ekspercką i/lub duże doświadczenie, a które na co dzień niekonieczne są włączone do dyskusji.. Dzięki wspólnemu planowaniu można ustalić wspólne priorytety i uniknąć nieporozumień na etapie realizacji.

Wspólne podejmowanie decyzji z kolei sprzyja budowaniu zaangażowania i odpowiedzialności. Proces decyzyjny, w który zaangażowani są wszyscy członkowie zespołu jest bardziej kreatywny, a podjęte decyzje uwzględniają więcej czynników – pozwala na wzięcie pod uwagę opcji, o których nie pomyślałaby jedna osoba, pozwala na wielostronne spojrzenie na problem. Finalnie, decyzje są bardziej efektywne.

Jeżeli chodzi o wypracowywanie nowych rozwiązań, tutaj również możemy sięgnąć po paletę narzędzi facylitacyjnych. Facylitator dba o to, by zespół korzystał z mocy swoich twórczych możliwości. Od razu uprzedzę potencjalne obiekcje – kreatywność i twórczość to kompetencje, które można rozwijać. Każdy może być twórczy. Wykorzystując odpowiednie techniki i narzędzia, a także prowadząc proces grupowy i myślowy, facylitator otwiera przed zespołem kolejne drzwi prowadzące do nieszablonowych pomysłów i rozwiązań. 

Facylitacja w organizacji

Organizacje korzystają zazwyczaj z technik facylitacyjnych, by wypracować strategię lub zarządzać zmianą. 

Korzyści są podobne do tych, jakie osiąga się na poziomie zespołu – zwiększa się natomiast skala zaangażowania pracowników i ranga wypracowywanych rozwiązań. Z poziomu zespołu przechodzimy na poziom organizacji. I właśnie na poziomie organizacyjnym ważne jest dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, angażowanie różnych grup interesariuszy, budowanie porozumienia, wspieranie współpracy i inicjatywy oraz umacnianie odpowiedzialności. 

Angażowanie zespołów w prace strategiczne i strategiczne zarządzanie zmianą nie jest jeszcze bardzo popularne, chociaż kadra menedżerska coraz częściej otwiera się na taki model współpracy i zarządzania. I osiągają dzięki temu wymierne efekty. W zmiennej i złożonej rzeczywistości największe sukcesy odnoszą organizacje uczące się i otwarte na tzw. zarządzanie partycypacyjne, czyli angażujące pracowników w procesy koncepcyjne i decyzyjne. Te organizacje korzystają w pełni z kapitału, jakim jest potencjał ich pracowników i ten kapitał pomnażają. Facylitacja może te procesy wesprzeć.

Facylitacja na szczeblu lokalnych społeczności

W społecznościach – hmmm … to szczerze mówiąc ciągle niedoceniane i mało wykorzystywane podejście (przynajmniej na polskim gruncie), a mogłoby wnieść nową jakość do naszego życia społecznego i otworzyć nowe perspektywy współpracy władz lokalnych z mieszkańcami. Wprawdzie istnieje ustawowy obowiązek konsultacji społecznych, to są one sprowadzane do niezbędnego minimum i niezbędnych formalności, a władze lokalne i mieszkańcy wydają się raczej bronić swoich pozycji, niż szukać rozwiązań. Jest obowiązek konsultacji, ale brakuje dialogu i otwartości. Brakuje też świadomości, że są techniki i narzędzia, które ten dialog i otwartość pomagają budować, nawet w trudnych sytuacjach. 

Na wszystkie problemy… facylitacja?

Nie. Szczerze i otwarcie. Facylitacja nie rozwiąże wszystkich problemów organizacyjnych, zarządczych, czy też społecznych. 

Facylitacja jest podejściem, dzięki któremu można wypracować wartościowe rozwiązania. Jednak podejście trzeba osadzić w konkretnym kontekście i zweryfikować, czy jest to dobra droga do osiągnięcia zakładanych efektów

Choć w trakcie samej sesji facylitator nie pełni roli konsultanta czy doradcy, może i powinien wejść w taką rolę przed spotkaniem, żeby omówić z klientem zasady współpracy, zweryfikować wyobrażenia i doprecyzować oczekiwania. Facylitator może i powinien wtedy doradzić – uczciwie powiedzieć, czy w tej konkretnej sytuacji, w tej grupie i w tym kontekście facylitacja będzie dobrym pomysłem, czy też warto sięgnąć po inne narzędzia i techniki i przyjąć inny sposób pracy. 

Facylitacja wspiera procesy odkrywania możliwości na różnym poziomie, czasami (dzięki wymiernym efektom, jakie uzyskuje zespół) pomaga tę wiarę w możliwości przywrócić, odwołuje się do bogactwa zasobów – kompetencji i doświadczeń. Wspiera i korzysta z różnorodności. Pomaga osiągnąć ustalone cele. Co ważne, są to cele uzgodnione przez grupę, a to zwiększa prawdopodobieństwo zaangażowania w ich realizację. Stąd już tylko krok do większej motywacji do działania.

Szukajmy nowych możliwości

Jako facylitator, zachęcam, żeby spróbować – szukać nowych możliwości nawet tam, gdzie wydaje się, że wszystko zostało już powiedziane i gdzie wydaje się, że nie ma przestrzeni na nową jakość. Warto korzystać z różnych technik i narzędzi, które wspierają współpracę. Warto korzystać z bogactwa, jakie daje różnorodność i warto dążyć do różnorodności – kompetencji, doświadczeń, punktów widzenia, pomysłów i rozwiązań. To stwarza nowe możliwości – daje szansę, by z wielu różnych opcji wybrać tę, która może okazać przełomowa. Warto budować na różnorodności. Dowiedziono, że zespoły, które są jednorodne są mniej innowacyjne niż te, które cechuje różnorodność. Twórcze pomysły i twórcze rozwiązania pojawiają się tam, gdzie ścierają się różne punkty widzenia. Facylitacja pomaga jest odpowiednio ukierunkować.

Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Polityka Zakupowa Państwa. Kto faktycznie odpowiada za jej realizację?

Obowiązek przygotowania projektu Polityki zakupowej państwa wynika z art. 21 ustawy z dnia 11 września 2019 Prawo zamówień publicznych (dalej pzp). Na mocy art....

Raport dotyczący wpływu działań upowszechniających wiedzę z obszaru zarządzania zakupami

Raport został przygotowany dzięki współpracy między Wydziałem Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej i Open Nexus. Celem jednego z badań jest monitorowanie oceny wpływu działalnościpopularyzatorskiej z obszaru...

Wadium od A do Z – jak zwiększyć szanse wygrania przetargu?

Na tytułowe pytanie dotyczące wadium najprościej można odpowiedzieć, że najłatwiej zwiększyć te szanse startując w większej liczbie przetargów. I w tym miejscu w zasadzie...

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych