Specyfikacja Warunków Zamówienia krok po kroku – praktyczny poradnik (cz. III)

W niniejszej publikacji stanowiącej ostatnią – trzecią część cyklu poświęconego Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej jako „SWZ” lub „Specyfikacja”) przyjrzymy się elementom SWZ w nowym trybie prowadzenia postępowań w przetargach krajowych, tj. w trybie podstawowym. Uzupełniająco odniesiemy się jeszcze do SWZ w przetargu krajowym prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia.  

Tryb podstawowy

Tryb podstawowy występuje w trzech wariantach. W zależności od wariantu wybranego przez Zamawiającego będą występowały inne dokumenty postępowania i na innym etapie będzie udostępniany SWZ.

Warianty prowadzenia postępowania w trybie podstawowym mogą być następujące:

  1. Wariant I

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji. 

  1. Wariant II

Zamawiający może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile Zamawiający przewidział taką możliwość, a po zakończeniu negocjacji Zamawiający zaprasza Wykonawców do składania ofert dodatkowych.

  1. Wariant III

Zamawiający prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, a po zakończeniu negocjacji  zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych.

Wariant I i II 

Specyfikacja jest przygotowywana i udostępniania przez Zamawiającego na stronie internetowej prowadzonego postępowania od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

 

Co musi zawierać SWZ w wariancie I i II zgodnie z przepisami Pzp? 

Lp. SWZ zawiera – co najmniej:Sprawdź czy przygotowanym  dokumencie jest zawarty ten element [ ]
1.Nazwę oraz adres Zamawiającego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej prowadzonego postępowania
2.Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia
3.Tryb udzielenia zamówienia
4.Informację, czy Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji
UWAGA: Dotyczy wariantu II
5.Opis przedmiotu zamówienia
UWAGA: Co do zasady w samym dokumencie Specyfikacji zamieszcza się skrócony opis przedmiotu zamówienia, ogólny opis, natomiast w zależności od przedmiotu zamówienia – dostawy, usługi, roboty budowlane – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi odrębny dokument często również z dodatkowymi załącznikami. Opis przedmiotu zamówienia może również zostać zamieszczony w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego
6.Termin wykonania zamówienia
UWAGA: Termin ten powinien być wskazany w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną
7. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy
UWAGA: Co do zasady Zamawiający w osobnym załączniku do SWZ zamieszczają wzór umowy
8. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej
UWAGA: Pamiętaj o rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452)
9.Informacje o sposobie komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym w przypadku zaistnienia jednej z sytuacji określonych w art. 65 ust. 1 pzp, tj. odstąpienia od obowiązku użycia środków komunikacji elektronicznej, art. 66 pzp, tj. wymagania narzędzi, urządzeń, formatów plików, które nie są ogólnie dostępne i art. 69, tj. wymagania sporządzenia ofert w przetargu na roboty budowlane przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych
UWAGA: Należy pamiętać o możliwości zastrzeżenia przez Zamawiającego zachowania poufnego charakteru informacji przekazanych Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia (art. 18 ust. 4 Pzp)
10.Wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami
UWAGA:Należy pamiętać o poinformowaniu w ogłoszeniu o zamówieniu lub SWZ o obowiązku informacyjnym wynikającym z RODO związanym z pozyskiwaniem danych osobowych przekazywanych przez Wykonawcę, ograniczeniach w skorzystaniu z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, ograniczeniach w zgłoszeniu żądania ograniczenia ich przetwarzania (art. 19 pzp)
11. Termin związania ofertą
12.Opis sposobu przygotowania oferty
UWAGA: Pamiętaj o: formie oferty zastrzeżonej pod rygorem nieważności (art. 63 pzp), rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) możliwości dopuszczenia złożenia oferty m.in. w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym (art. 20 ust. 3 i 4 pzp)
13.Sposób oraz termin składania ofert 
14.Termin otwarcia ofert
UWAGA: Otwarcie ofert nie musi być publiczne (art. 266 w zw. z art. 222 pzp)
15.Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 pzp, tj. obligatoryjne podstawy wykluczenia
16.Sposób obliczenia ceny
17.Opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem wag tych kryteriów, i sposobu oceny ofert
UWAGA: Pamiętaj o postanowieniach zamieszczonych w art. 241 – 251 pzp (art. 266 w zw. z art. 241 – 251 pzp)
18.Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
19.Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy
UWAGA: Pouczenie o przysługujących Wykonawcy środkach prawnych opisanych w Dział IX pzp spełnia przedmiotowy wymóg. Nie ma potrzeby przepisywania do SWZ treści pzp poprzez wskazywanie na jakie czynności i w jakich terminach służy Wykonawcom odwołanie
20.Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 pzp, tj. tzw. fakultatywne podstawy wykluczenia, jeżeli Zamawiający je przewiduje
UWAGA: Jeżeli Zamawiający przewidzi wszystkie, czy też wybrane fakultatywne podstawy wykluczenia, jest zobligowany je zastosować w toku prowadzonego postępowania. W przypadku, w którym Zamawiający nie wskaże w treści SWZ (lub ogłoszeniu o zamówieniu), że wykluczy Wykonawcę na podstawie tych przesłanek – nie będzie mógł odrzucić wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu/oferty takiego Wykonawcy, pomimo, że zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia. W sytuacji, w której Zamawiający wskaże fakultatywne podstawy wykluczenia musi pamiętać o opisaniu podmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu zgodnie z katalogiem dokumentów opisanych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415)
21.Informację o warunkach udziału w postępowaniu, jeżeli Zamawiający je przewiduje
22.Informację o podmiotowych środkach dowodowych, jeżeli Zamawiający będzie wymagał ich złożenia
23.Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych
24.Liczbę części zamówienia, na którą Wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalną liczbę części, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu Wykonawcy, oraz kryteria lub zasady, mające zastosowanie do ustalenia, które części zamówienia zostaną udzielone jednemu Wykonawcy, w przypadku wyboru jego oferty w większej niż maksymalna liczbie części
UWAGA: Warto pamiętać o możliwości ograniczenia liczby części zamówienia, które zostaną udzielone temu samemu Wykonawcy – jest to narzędzie, które pozwala Zamawiającemu mitygować ryzyko realizacyjne związane z udzieleniem wszystkich części temu samemu Wykonawcy. Jednocześnie jest to narzędzie korzystniejsze z punktu widzenia Zamawiającego, niż ograniczanie Wykonawcom możliwości złożenia oferty na więcej niż jedną część (Zamawiający zwiększa prawdopodobieństwo, że zawrze umowy we wszystkich częściach)
25.Informacje dotyczące ofert wariantowych, w tym informacje o sposobie przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli Zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie
26.Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 pzp, jeżeli Zamawiający przewiduje takie wymagania
27.Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 pzp, tj. tzw. „osób wymagających aktywizacji zawodowej” takich jak bezrobotni, młodociani itd., jeżeli Zamawiający przewiduje takie wymagania
28. Informację o zastrzeżeniu możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 pzp, tj. zakładów pracy chronionej, spółdzielni socjalnych, jeżeli Zamawiający przewiduje takie wymaganie
29. Wymagania dotyczące wadium, w tym jego kwotę, jeżeli Zamawiający przewiduje obowiązek wniesienia wadium
UWAGA: W szczególności należy wskazać wysokość wadium – do 1,5% wartości zamówienia (wartości szacunkowej zamówienia bez podatku od towarów i usług) (art. 281 ust. 4 pzp)
30.Informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 pzp, tj. zamówieniach z wolnej ręki dotyczących powtórzenia podobnych usług lub robót lub o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 pzp, tj. zamówieniach z wolnej ręki dotyczących dodatkowych dostaw, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień
31.Informacje dotyczące przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 pzp, jeżeli Zamawiający przewiduje możliwość, albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej lub sprawdzeniu tych dokumentów
UWAGA: W takim wypadku należy przedłużyć podstawowy termin składania ofert o czas niezbędny na dokonanie powyższych czynności (art. 131 pzp)
32. Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą, jeżeli Zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych
UWAGA: Jeżeli Zamawiający przewiduje możliwość złożenia oferty w PLN lub w walucie obcej, w zależności od wyboru Wykonawcy, powinien wskazać w SWZ według jakiego średniego kursu walut będzie przeliczać ceny, tak by wszystkie oferty poddane ocenie punktowej były oceniane w tej samej walucie
33.Informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli Zamawiający przewiduje ich zwrot
34.Informację o obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań, jeżeli Zamawiający dokonuje takiego zastrzeżenia zgodnie z art. 60 pzp, tj. w przypadku konsorcjum – Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia i art. 121 pzp, tj. w przypadku polegania przez Wykonawcę na zasobach podmiotów trzecich
35.Maksymalną liczbę Wykonawców, z którymi Zamawiający zawrze umowę ramową, jeżeli Zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej
36.Informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z informacjami, o których mowa w art. 230 pzp, jeżeli Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną
37.Wymóg lub możliwość złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 pzp
38.Informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający je przewiduje
UWAGA: Wysokość zabezpieczenia ustala się co do zasady w wysokości nieprzekraczającej 5% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania Zamawiającego wynikającego z umowy. W przypadkach uzasadnionych przedmiotem zamówienia lub wystąpieniem ryzyka związanego z realizacją zamówienia, co Zamawiający obowiązany jest opisać np. w SWZ, wysokość zabezpieczenia można wówczas zwiększyć, nie więcej jednak niż do 10% ww. wartości (art. 449 – 453 pzp)
39.Informację, czy Zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby Wykonawców, których zaprosi do negocjacji, stosując kryteria oceny ofert. 
UWAGA: Dotyczy wariantu II.
35. Postanowienia dotyczące opcji, jeżeli Zamawiający ją przewiduje.
UWAGA:W przypadku skorzystania z opcji Zamawiający jest zobowiązany opisać ją w postaci zrozumiałych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które łącznie spełniają następujące warunki: określają rodzaj i maksymalną wartość opcji, określają okoliczności skorzystania z opcji, nie modyfikują ogólnego charakteru umowy (art. 441 pzp)
36. Postanowienia dotyczące zaliczek, jeżeli Zamawiający przewiduje ich udzielenie (art. 442 pzp)
37.Postanowienia dotyczące zmian umowy
UWAGA: Zamawiający w treści SWZ (lub załączniku do SWZ zawierającym projektowane postanowienia umowne wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego) może opisać dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia niezależnie od wartości tej zmiany, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które mogą obejmować postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości ceny, jeżeli spełniają one łącznie następujące warunki: a) określają rodzaj i zakres zmianb) określają warunki wprowadzenia zmianc) nie przewidują takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy (art. 455 ust. 1 pkt 1) pzp)
38. Badanie podstaw wykluczenia wobec podwykonawców niebędących podmiotami trzecimiGdyby Zamawiający chciał badać czy wobec podwykonawcy niebędącym podmiotem udostępniającym zasoby zachodzą podstawy wykluczenia czy to obligatoryjne czy fakultatywne powinien niniejsze przewidzieć w dokumentach zamówienia np. w SWZ (art. 462 ust. 5 pzp) 
39.Wymagania co do treści umów zawieranych przez Wykonawcę z podwykonawcami w szczególności w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane (art. 464 ust. 3, art. 437 pzp)

Wariant III 

Specyfikacja jest przygotowywana i udostępniania przez Zamawiającego po zakończeniu negocjacji. Oznacza to że jest ona przekazywana Wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert. W tym wariancie udzielania zamówienia w trybie podstawowym, Zamawiający przed przekazaniem SWZ opracowuje wcześniej opis potrzeb i wymagań, którego zakres częściowo powiela treść SWZ. Specyfikacja doprecyzowuje oraz uzupełnia informacje zawarte w opisie potrzeb i wymagań w zakresie w jakim było to przedmiotem negocjacji. 

Specyfikacja przygotowana w trybie negocjacji z ogłoszeniem zawiera informacje identyczne jak SWZ w wariancie I i II za wyjątkiem informacji o tym czy Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji. 

W związku z tym, do przygotowania Specyfikacji w trybie podstawowym w wariancie III można wykorzystać listę sprawdzającą z trybu podstawowego wariantu I i II zamieszczoną powyżej za wyjątkiem wymagania opisanego w pkt. 4 tabeli.

Negocjacje bez ogłoszenia 

Uzupełniająco należy jeszcze wspomnieć o wymogach SWZ w przypadku prowadzenia negocjacji bez ogłoszenia w przetargach krajowych. 

Zamawiający w omawianym trybie przekazuje SWZ wraz z zaproszeniem do składania ofert. Zaproszenie do składania ofert jest przekazywane Wykonawcom, z którymi Zamawiający wcześniej prowadził negocjacje. 

SWZ zawiera co najmniej informacje wskazane w pkt 1 – 19 tabeli dla wariantu I i II trybu podstawowego. 

Podsumowanie

Przez cykl III części niniejszej publikacji otrzymali Państwo narzędzie – listy sprawdzające, które powinny przyczynić się do ułatwienia w przygotowaniu SWZ w zależności od wartości zamówienia i trybu prowadzonego postępowania. W listach tych zostało wskazane wymagane minimum ustawowe oraz przywołane zostały najczęściej stosowane instytucje fakultatywne, co mam nadzieję ułatwi codzienną pracę nad Specyfikacją. 

  • radca prawny w Magier Sterniczuk Zwolińska Kancelaria Radców Prawnych Spółka Partnerska. Ekspert z zakresu prawa gospodarczego i zakupów. Od kilkunastu lat specjalizuje się w kompleksowej obsłudze klientów w realizacji procesów zakupowych, zarówno w postaci zamówień publicznych, jak i zakupów komercyjnych. Posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie prawnym dla biznesu. W swojej karierze zawodowej prowadziła jedne z największych przetargów w Polsce, w tym objęte dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej.

Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Krajowa Polityka Miejska 2030. Wyzwania i kierunki rozwoju polskich miast. Podcast

Aktualnie trwają prace nad aktualizacją dokumentu Krajowej Polityki Miejskiej, przyjętego w 2015 r. Proces ten odbywa się przy udziale bardzo wielu interesariuszy. Do tego...

Powiew możliwości, czyli kilka słów o facylitacji na co dzień

Facylitacja. Facyli … co? Tak niestety w ostatnim czasie reagowała większość moich rozmówców, którym zadawałem pytanie o ich stan wiedzy na temat facylitacji. Ten...

Dz.U.2021.1129 | Ustawa Prawo zamówień publicznych

Dz.U.2021.1129 | Ustawa Prawo zamówień publicznych Zapraszamy do zapoznania się z nowelizacją ustawy Pzp tutaj.

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych