Case study: Urząd Miasta Bydgoszczy uruchomił Platformę Zakupową

Wstęp

Platformy zakupowe coraz bardziej zaczynają gościć w codziennym życiu urzędników. Dla sprostowania nie piszę tu o eKatalogach Urzędu Zamówień Publicznych (UZP), który jest czymś zupełnie innym a często mylonym z platformami zakupowymi. Narzędzia, które jeszcze kilka lat temu służyły jedynie wielkim firmom, zeszły nie tylko pod przysłowiowe strzechy i zaczęły być wykorzystywane przez firmy średnie a nawet małe, ale zagościły również u Jednostkach Samorządu Terytorialnego.

Ewolucja tych narzędzi jest bardzo dobrym przykładem przejęcia przez samorządy najlepszych praktyk biznesowych. Oczywiście proces ten trwała i przebiegała dość wolno. Zaczęło się od licytacji elektronicznych, prowadzonych dla urzędów przez firmy zewnętrzne. Mniej więcej w tym samym czasie powstała platforma aukcyjna UZP. Platforma choć była darmowym rozwiązaniem rekomendowanym przez UZP, to nie znalazła szerokiego zastosowania. Rocznie jest na niej przeprowadzane tyle postępowań, ile niejedna komercyjna platforma zakupowa przeprowadza przez tydzień! Następnie firmy posiadające platformy zakupowe, zaczęły je oferować jako licencjonowany dostęp lub oprogramowanie do wykorzystania przez samych urzędników. Ostatni rok to ogromne przyspieszenie, zarówno w rozwoju platformy zakupowych jak i ich nastawieniu na sektor publiczny. Przyczyną jest oczywiście rosnące zapotrzebowania ze strony zamawiających. Motorem zmian stały się dyrektywy unijne, które wymuszą na wszystkich zamawiających korzystanie z platform zakupowych już od 2018 roku. Podobnymi pobudkami kierował się Urząd Miasta Bydgoszczy, który zdecydował się na uruchomienie platformy zakupowej “przetargowa.pl” firmy Open Nexus Sp. z o.o.

Geneza uruchomienia

Przyczyny uruchomienia platformy zakupowej przez Urząd Miasta Bydgoszczy były następujące:

  • Chęć opanowania zakupów realizowanych przez poszczególne wydziały,
  • Stworzenie przejrzystego rejestru faktur, który w czasie rzeczywistym sumuje wydatki podprogowe,
  • Pełna przejrzystość wydatków realizowanych przez zamawiających,
  • Mentalne i organizacyjne przyzwyczajenie się do pełnej informatyzacji procesu zakupowego.

Ostatni z wymienionych punktów jest o tyle istotny, że dotyczy nie tylko samej organizacji, ale również środowiska w jakim funkcjonuje. Urząd Miasta Bydgoszczy, przezornie postanowił przejść na elektroniczny system zbierania ofert w momencie, w którym nie jest to jeszcze obligatoryjne. Takie podejście spowodowało, że w bardzo bezpieczny, ewolucyjny sposób dochodzi do zmiany sposobu funkcjonowania zamówień w urzędzie. Stosowanie platformy uruchomionej w maju 2016 roku stało się codziennością pracowników urzędu. Przyzwyczajają się również do jej użytkowania wykonawcy, którzy coraz częściej otrzymują zapytania z platformy od urzędu nie tylko, jak dotychczas, z firm prywatnych.

Od czego zaczęto?

Pytanie które nasuwa się na usta każdemu komu przeszło przez myśl uruchomienie podobnego narzędzia. Odpowiedź na nie jest bardzo prosta:

1. Zmieniono regulamin – poprzez dodanie kilka niezbędnych zapisów np.:

  • “Zaproszenie do składania ofert, o którym mowa w ust. 1, odbywa się w formie elektronicznej w drodze zapytania ofertowego / aukcji, kierowanego do wykonawców dostaw, usług lub robót budowlanych za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus.”
  • “Pracownik danego wydziału merytorycznie właściwego, oprócz wystosowania zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców zamieszcza ogłoszenie o zapytaniu ofertowym / aukcji (o wartości od kwoty 6 000 euro do kwoty 30 000 euro) za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus.”

Zapisy regulaminu wprowadziły zatem dodatkowy sposób przyjmowania ofert, obligatoryjny dla pracowników urzędu w postępowaniach o szacowanej wartości min. 6.000 euro. Wprowadzenie tych zapisów było niezbędne, ponieważ zarówno Najwyższa Izba Kontroli (NIK) jak i Regionalne Izby Obrachunkowe (RIO) oraz Urząd Zamówień Publicznych (UZP) jako podstawowy warunek wykorzystania platformy zakupowej, stawiają dostosowanie regulaminu do procesu elektronicznego zbierania ofert.

2. Przeprowadzono analizę grup wykonawców – Stworzono 150 uniwersalnych grup dostawców, dzięki którym zapraszanie wcześniej oferujących wykonawców jest bardzo proste a baza potencjalnych wykonawców buduje się automatycznie w oparciu o złożone oferty.

3. Przeprowadzono szkolenie pracowników – Czterogodzinne szkolenie które umożliwiło urzędnikom swobodne

korzystanie z systemu.

4. Dokonano audyt działania systemu – Po okresie pierwszych 2 miesiącach od uruchomienia.

Jak to wygląda w praktyce?

Zamawiający wystawia zapytanie na platformie. Proces ten jest podobny do wysłania e-maila do wybranych dostawców. Wymaga umieszczenia opisu przedmiotu zamówienia w formie tekstu lub załączników, dodania SIWZ oraz ustalenia daty przyjmowania ofert i kryteriów lub ewentualnych pytań do wykonawców. Czas potrzebny na umieszczenia zapytania na platformie to ok. 3-4 minut. Zapytanie jest publikowane na stronie zamawiającego lub w jego Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie www.platformazakupowa.pl. Zostaje równocześnie wysłane do zaproszonych przez zamawiającego wykonawców. Następnie wykonawcy składają swoje oferty poprzez formularz ofertowy znajdujący się na stronie postępowania.

Ofert nie są widoczne przed zakończeniem postępowania ani dla wykonawców ani dla zamawiającego. Po zakończeniu zbierania ofert zamawiający bada i ocenia oferty. Może dokonać samodzielnego wyboru wykonawcy lub utworzyć komisję przetargową. Po zakończonej ocenie i dokonaniu wyboru zamawiający drukuje raport z postępowania, który jest niczym innym jak protokołem wyboru dostawcy. Jest to jedyny dokument papierowy jaki powstaje w procesie. Dalsza realizacja zamówienia odbywa się w sposób tradycyjny.

Podsumowanie

Co dała platforma?

Urząd Miasta Bydgoszczy wdrażając platformę zakupową odnotował wiele pozytywnych efektów, wśród których wymienić należy:

  • Bardzo dużą przejrzystość procesu zakupowego;
  • Zbudowanie bazy specyfikacji (zakończone postępowania są "klonowane" jeśli występują po raz kolejny);
  • Pełną sprawozdawczość z przeprowadzonych postępowań (Raporty z postępowań, Raporty zbiorcze, statystyki dostawców) przydatne również do sprawozdania dla Prezesa UZP;
  • Oszczędność czasu poświęconego na zbieranie ofert, przygotowywanie protokołów, czy raportów;
  • Systematyczne przyzwyczajanie dostawców do elektronicznego zbierania ofert;
  • Zbudowanie bazy danych dostawców;
  • Elektroniczny rejestr faktur (Kontrolę wydatków do 30 tys. euro);
  • Specjalizację pracowników poszczególnych wydziałów;
  • Poprawę wizerunku urzędu.

Poza efektami, które są standardowe przy uruchomieniu platformy wystąpiły również dodatkowe nieoczekiwane benefity. Jednym z nich był pozytywny wydźwięk społeczny uruchomienia. Przejrzystość wydawania pieniędzy publicznych została pozytywnie przyjęta przez mieszkańców. Pod materiałami prasowymi informującymi o uruchomieniu pojawiały się wyłącznie pozytywne komentarze dotyczące uruchomienia. Doszło do jeszcze jednego pozytywnego zjawiska, mianowicie do specjalizacji pracowników w poszczególnych wydziałach. Mimo, że dostęp do platformy ma każdy pracownik urzędu, to w poszczególnych wydziałach w naturalny sposób wyłoniły się osoby obsługujące narzędzie. Powoduje to niską ilość błędów i szybki wzrost doświadczenia osób korzystających z platformy.

Co jeszcze przed nami?

To jeszcze nie koniec uruchomienia platformy zakupowej. Przeszliśmy przez najtrudniejszy etap. Przekonaliśmy dostawców do zmiany sposobu ofertowania. Przyzwyczailiśmy zamawiających do przejścia z papieru i e-maila na platformę. Kolejnym etapem jest uruchomienia elektronicznego zatwierdzania wyboru oferenta przez naczelników i władze miasta. Ostatecznie jeśli nowa ustawa pozwoli, to na platformę zostaną przeniesione wszystkie postępowania prowadzone przez Urząd Miasta Bydgoszczy.

Artykuł pierwotnie opublikowano w: zamawiający.pl NUMER 21 styczeń – luty 2017

O autorze

Zygmunt Kopacz
Zygmunt Kopacz

Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w zakupach i logistyce. Karierę rozpoczął w przemyśle stoczniowym. Realizował projekty optymalizacji kosztów zakupów i organizacji Działu Zamówień w przemyśle ciężkim, motoryzacyjnym i bankowym. Wdrożył z sukcesem platformy zakupowe w ponad 100 firmach i jednostkach podległych pod Pzp.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*