Jak UZP podcina skrzydła Zamawiającym?

UZP podcina skrzydła Zamawiającym

Inspiracją do napisania tego artykułu była informacja jaka wypłynęła z Urzędu Zamówień Publicznych (link, szerzej opisaliśmy to tu).

UZP stworzył portal aukcje UZP (link), który aktualnie nie działa od czerwca 2016 .

Warto przytoczyć tu kilka ważnych danych 🙂

Pytanie pierwsze jakie się nasuwa to ile aukcji i licytacji rocznie było prowadzone w rządowym i bezpłatnym systemie?

Na konferencji, „e-Administracja dla Biznesu 2015” 14-15.04.2015 r., gdzie była Izabela Jakubowska p.o. Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zapisałem sobie cyfrę 1000 aukcji i licytacji rocznie. Teraz już raczej pytanie retoryczne, czy to dużo? Ile UZP wydał na stworzenie i administrowanie systemu? Gdybyśmy podzielili to przez ilość postępowań od wydania systemu to byłby dramat kosztowy.

Mogę przytoczyć dla przykładu, że jako rozwiązanie komercyjne organizujemy 1000 postępowań w 5 dni.

Kolejnym ważnym pytaniem, i tu nie tylko do UZP, to ile systemów centralnych po 1990 roku było dobrze wdrożonych? Pytając Zamawiających nie otrzymałem zbyt wielu dobrych przykładów. Ktoś może powiedzieć, że jeżeli wdrażamy systemy to generalnie użytkownicy narzekają i ja się z tym zgodzę. W systemach IT obserwuje się prawidłowość, że wraz ze wzrostem skali nie ma efektu obniżki kosztów liczonych na transakcję. Czyli odwrotnie jak w regułach ekonomii klasycznej, gdzie im więcej kupujemy tym mniej płacimy. Dlaczego? To temat na osobny artykuł, niemniej jednak opisaliśmy tu filozofię dobierania systemów do organizacji (link).

Ludzie to nie roboty

Teraz najważniejsze, gdyż przechodzimy do Zamawiających, czyli czynnika ludzkiego. Ludzie to nie roboty. Ile zatem czasu wdraża się system w organizacji, gdzie nie pracują roboty tylko ludzie? Wg mojej praktyki ok 12 miesięcy to czas optymalny na ewolucyjne uruchomienie systemu. Ewolucyjne, czyli z zachowaniem przejściowych etapów, gdzie użytkownicy nie tracą poczucia bezpieczeństwa, ponieważ uczyli się systemu “krok po kroku” przenosząc do niego stopniowo wszystkie procesy.

Kolejnym pytaniem jest jaki ostateczny kształt będzie miała platforma e-Zamówienia, na którą ogłoszono niedawno przetarg? Ile czasu wdraża i projektuje się system na zamówienie, który ma mieć wysoką jakość? Na pewno nie  9 miesięcy. Ten projekt jest mocno zagrożony, a tu Ministerstwa planują zorganizowanie przetargu na platformę zakupową 🙂 Skończy się jak z BIP. Też miał być centralny BIP, który pewnie co drugi dzień by nie działał. Niestety rządzący niezależnie z jakiej są partii, nie mogą sobie uświadomić, że urzędnicy nie wybiorą optymalnego rozwiązania. To użytkownik końcowy powinien decydować. Można tu przytoczyć anegdotę, że to tak jakbyśmy nigdy nie trzymali łopaty w ręku, a pisalibyśmy instrukcje jak kopać rowy.

Nieuzasadniony ekonomicznie zakup?

Zresztą jak mogą poczuć się Zamawiający, którzy w 2014 słyszą, że będzie centralna platforma do kompleksowej obsługi przetargów. Potem okazuje się, że jednak nie będzie, więc co bardziej zaradni Zamawiający zaczynają informatyzować procesy zakupowe i otrzymują komunikat, że to “nieuzasadniony ekonomicznie zakup”.

Nasza spółka jest liderem w zakresie ilości obsługiwanych podmiotów. Wiedząc jaką mamy niepewność po stronie Zamawiających działamy trochę niestandardowo, gdyż elektryzujemy zakupy poniżej progu (przykład). Zaczynamy od:

  1. Rejestru wydatków dla zakupów gdzie nie trzeba prowadzić postępowania (jeżeli Zamawiający nie ma tu rozwiązania).
  2. Prowadzenie postępowań poniżej progów, gdzie trzeba zrobić rozeznanie rynkowe.

Są to punkty C i D na poniższym rysunku:

Tak, by otrzymać raport roczny dla Prezesa UZP.

Dlaczego tak?

Jeżeli zelektronizujemy 80% postępowań, które stanowią 20% wartości zakupów, a procesy są podobne, to przetargi będą dla naszych Klientów wisienką na torcie. Łatwiej uczyć się na postępowaniach, gdzie konsekwencje są znacznie mniejsze.

Dodatkowo jesteśmy alternatywą (planem B) dla postępowań przetargowych, gdyby jednak coś poszło nie tak lub nasze rozwiązanie będzie prostsze, szybsze i zapewniające kompleksową obsługę :-). Wiem z historii, że plan B to bardzo prawdopodobny scenariusz – szacuję, że prawdopodobieństwo jest w okolicach 99,9% 🙂

W zakresie zakupów regulaminowych nie mamy na tym polu zbyt wielkiej konkurencji, gdyż jesteśmy najprostszym rozwiązaniem na rynku. Wykonawcy w postępowaniach regulaminowych nie muszą opuszczać skrzynki mailowej, aby złożyć ofertę. Jest to jedyne tego typu rozwiązanie w tej części Europy. To przekłada się na ilość ofert jakie Zamawiający uzyskują poprzez nasz system.

W zasadzie elektronizacja procesów poniżej progu odbywa się dla Wykonawców, gdyż upraszcza im dostęp do Zamawiających i skraca czas przygotowania oferty (zobacz dlaczego Mysłowice uruchomiły platformę oraz opinię Prezydenta Starachowic). Każdy Wykonawca, np. ten który nie potrafi samodzielnie złożyć oferty, otrzymuje bezpłatne wsparcie z naszej strony.

Zamawiający mogą za to liczyć poza wsparciem technicznym na wsparcie merytoryczne jak podejść do zakupu danej usługi, czy towaru (czytaj także Metodyka zakupowa).Tego na pewno nie zapewni im UZP, gdyż ktoś zapomniał, że system to 20% sukcesu, a wsparcie jakie się zapewnia na etapie uruchamiania systemu to cała reszta czyli 80%.

Nie chcę wróżyć, że znaczna część Zamawiających “obudzi się z ręką w nocniku” jak już będzie paraliż. Dodatkowo komunikaty z Ministerstw mówiące, że Państwo buduje system sprawiły, że podaż nie wzrośnie (przy niepewności nie będzie nowych wejść na rynek). Jeżeli nie będzie nowych wejść, popyt będzie rósł, a wraz z nim ceny. Zapłacą za to nie Ministerstwa, które nie wywiążą się z obietnic, tylko Zamawiający.

To w sumie nic nowego. W zasadzie to Nasz sport narodowy – robić coś na ostatnią chwilę 🙂


O autorze

Grzegorz Klimarczyk
Grzegorz Klimarczyk

Zdobywał doświadczenie w logistyce i zakupach. Od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych w firmach prywatnych oraz sektorze zamówień publicznych.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz

Twój email nie będzie widoczny. Wymagane pola są oznaczone *

*
*