Zakup platformy jako usługa, a korzystanie z miniPortalu UZP – porównanie kosztów “bezpłatnego” systemu

Wdrożenie systemu w jednostce można podzielić na trzy fazy:

  • skorzystanie z systemu (narzędzie),
  • zmiana mentalna Zamawiających (tracę sferę komfortu),
  • zmiana procedur (organizacja dojrzewa do zmian).

O ile pierwszą da się zrobić z dnia na dzień, to zmiana mentalna oraz procedur to odpowiednio minimalnie 6 i 12 miesięcy i nie da się tego przyspieszyć. Systemy same się nie wdrażają, dlatego dajemy naszym Klientom wsparcie w tych trzech fazach. Mamy na koncie przeszkolenie ponad 8000 Zamawiających, więc coś o tym wiemy 🙂

Kolejną kwestią jest rachunek ekonomiczny.

Czy zakup platformy jest ekonomicznie uzasadnionym zakupem?

Wyeliminowanie papierowej formy procedowania postępowania o udzielenie zamówienia, w tym składania ofert, ma na celu usprawnienie i zwiększenie przejrzystości postępowań, a także liczby ofert (motyw 52 dyrektywy 2014/24/UE). Ponadto elektronizacja może znacząco obniżyć koszty i przyczynić się do ochrony  środowiska. Poniżej wytyczne UE w tym zakresie:

„Instytucje i podmioty zamawiające, które wprowadziły już e-zamówienia, osiągają zazwyczaj oszczędności pomiędzy 5 a 20%. Z ich doświadczeń wynika również, że koszty inwestycji szybko się zwracają. Biorąc pod uwagę rozmiar całego rynku zamówień publicznych w UE, każde 5% oszczędności może oznaczać dodatkowe 100 mld EUR w budżetach publicznych. E-zamówienia to również znaczne korzyści dla środowiska – zmniejszenie zużycia papieru i ograniczenie konieczności transportu, jak również zmniejszenie kosztów prowadzenia archiwum i związanego z tym zużycia energii.”

Jest więc przesłanka do zakupu platformy. Jeszcze ważniejszym argumentem są … pieniądze. Zamawiający więcej wydają na szkolenia z miniPortalu UZP niż na szkolenia wraz z system platformazakupowa.pl. Brzmi dość dziwnie, tylko w wartości usługi są całkowite koszty posiadania rozwiązania łącznie ze wsparciem i szkoleniami.

Poniżej podsumowanie funkcjonalności miniPortalu wraz z komentarzem.

Potrzeba
Spełnia?
Komentarz
Integracja z platformą 
e-Zamówienia po jej powstaniu
Nie
Założenia miniPortalu nie zakładają integracji z platformą 
e-Zamówienia.
Publikacja formularza do 
składania ofert
Tak
MiniPortal zapewnia funkcjonalność składania ofert 
przez wykonawców.
Zadawanie pytań przez 
wykonawców 
Tak
Poprzez platformę ePUAP. 

Tu właśnie kryje się zasadnicza wada portalu. 
Przytoczę artykuł z byłą Minister Cyfryzacji Anną Streżyńską:

W systemie, który kosztował ponad 120 mln zł, 
zarejestrowało się ok. 580 tys. osób, choć aktywnie 
korzysta połowa z nich, a i to głównie urzędnicy. 
Mało tego, wystarczy jedynie 600 procesów jednocześnie, 
by system odmawiał współpracy.
Szyfrowanie ofert
Tak
Spełnia wymóg, jednak proces ten jest w pełni przerzucony 
na wykonawcę. Musi pobrać klucz publiczny, zainstalować 
program do szyfrowania i zaszyfrować ofertę.
Deszyfracja
Tak
Tak, jednak nie jest to deszyfracja automatyczna. 
Zamawiający musi odszyfrować każdą ofertę pojedynczo 
z użyciem programu dostępnego na miniPortalu. 
Indywidualny opiekun 
dla zamawiającego
Nie
MiniPortal nie zapewnia takiej pomocy. miniPortal 
UZP zapewnia jedynie instrukcje.
Wsparcie techniczne 
dla wykonawców
Nie
MiniPortal nie zapewnia takiej pomocy, jest ogólna pomoc 
ePUAP. miniPortal UZP zapewnia jedynie instrukcje.
Archiwum postępowania
Nie
MiniPortal nie zapewnia archiwum, zamawiający musi spełnić 
wymóg ustawowy i jeżeli nie ma usługi archiwizowania 
(należy zbierać informacje z miniPortalu oraz ePUAP), 
to musi takie rozwiązanie nabyć.
Baza wykonawców
Nie
MiniPortal nie gromadzi bazy wykonawców oraz nie świadczy 
usług w tym zakresie.
Powiadomienia dla 
wykonawców
Nie
MiniPortal nie świadczy powiadomień np. o zmianie SIWZ itp., 
co jest kluczowe dla wykonawców, aby nie musieli kilka razy 
dziennie śledzić strony zamawiającego. Brak takiej usługi 
może spowodować mniejsze zainteresowanie wykonawców.
Gwarancja dostępności 
systemu
Nie
Zapisy regulaminu stanowią: 

“Niedostępność systemu miniPortal nie może stanowić 
uzasadnienia roszczeń względem Prezesa Urzędu Zamówień 
Publicznych”.

Platforma zakupowa na dzień 16.10.2018 r. miała dostępność 
99,843% (gwarantujemy w umowie 99,7%). Oznacza to, że nie 
działała w ciągu roku łącznie przez niecałe 14h 
(dostępność mierzona 7 dni w tygodniu i 24 h na dobę)

 

Źródło: Obowiązkowa elektronizacja zamówień publicznych

Czytelnikom pozostawiam podjęcie decyzji, czy korzystać z rozwiązania za które nikt nie odpowiada:

“Niedostępność systemu miniPortal nie może stanowić uzasadnienia roszczeń względem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.” (źródło).

Przez to, że nie szanuje się u nas Wykonawców jak i Zamawiających to obserwujemy duży odpływ MSP od rynku zamówień publicznych. Jeżeli nasze podejście się nie zmieni to będziemy daleko nawet za Ukrainą (czytaj więcej).

 


O autorze

Grzegorz Klimarczyk
Grzegorz Klimarczyk

Zdobywał doświadczenie w logistyce i zakupach. Od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych w firmach prywatnych oraz sektorze zamówień publicznych.


Powizane artykuy


Zostaw komentarz