P R Z E T A R G O W A . P L

Dziś rozmawiamy z Urzędem Miasta Bydgoszcz, który 5 lat temu zdecydował się na elektronizację postępowań regulaminowych.


Postanowiliśmy walczyć z malkontentami i pokazywać rekordzistów oraz wzory do naśladowania.  Odwiedzamy naszych odważnych klientów oraz prekursorów w elektronizacji zamówień publicznych. Tym razem odwiedziliśmy Urząd Miasta w Bydgoszczy, który z powodzeniem całkowicie zelektronizował zakupy, tym samym tworząc pełnowartościowy proces począwszy od kontroli budżetu w jednostce po elektronizację postępowań regulaminowych i przetargów unijnych.

Jakie były początki oraz główne obiekcje?

Początki wcale nie były tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Kiedy już została podjęta decyzja, że będziemy korzystać z platformy OpenNexus w zakresie postępowań o wartości do 30 tys. euro, z perspektywą późniejszej elektronizacji w pełnym zakresie – nie było sensu wygłaszania jakichkolwiek obiekcji. Pracownicy zostali przeszkoleni, poinformowani o zmianach w zarządzeniu ws. zamówień o wspomnianej wartości i konieczności korzystania z platformy.

Na pewno mieli obawy, ale nie byli zostawieni sami sobie. Decyzja o zmianie sposobu realizowania zakupów o wartości do 30 tys. euro została podjęta niejako odgórnie. Osoby decyzyjne podjęły to ryzyko i wzięły na siebie odpowiedzialność za powodzenie bądź niepowodzenie tego przedsięwzięcia. Pracownicy nie mieli więc wyboru, musieli nauczyć się korzystania z platformy. Jak pokazuje nasze doświadczenie, czasami tak po prostu trzeba.

Bohaterem, który jako pierwszy wystawił postępowanie na platformie, był Pan Krzysztof, inżynier pracujący w Biurze Gospodarki Odpadami Komunalnymi. Dokonał tego z telefonem w dłoni, w stałym kontakcie z pracownikiem OpenNexus.

A co dało największą wartość w postaci zmniejszenia pracochłonności?

Praca na platformie zakupowej OpenNexus dała możliwość większej współpracy między pracownikami różnych wydziałów merytorycznych urzędu.

Możliwość rejestracji i weryfikacji kategorii budżetowych pozwala nam na bieżący nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem zamówień do odpowiedniej kategorii budżetowej.

Jesteśmy chyba pierwszym zamawiającym, który wprowadził w systemie moduł ścieżek akceptacji. Dzięki temu cały proces wystawiania zamówienia jest szybszy, bardziej przejrzysty, można powiedzieć, że intuicyjny. Daje to również możliwość wglądu i bezpośredniego nadzoru, zarówno dla pracowników wydziałów, jak i dyrektorów. Moduł rejestr postępowań do kwoty 30 tys. euro dał nam możliwość prowadzenia jednego rejestru dla całego urzędu.

Pozwala to na szybsze wyszukiwanie informacji, sporządzanie raportów – co jest niezwykle pomocne przy sporządzaniu sprawozdania dla Prezesa UZP czy w przypadku kontroli, gdy musimy w krótkim czasie wyszukać dane dotyczące np. konkretnej kategorii budżetowej, co przy kilku tysiącach pozycji w rejestrze byłoby znacznie utrudnione, gdyby rejestry nadal prowadzone były osobno przez każdy z wydziałów.

Są Państwo jedną z pierwszych jednostek, które zdecydowały się na elektronizację postępowań regulaminowych. Od tamtego czasu minęło już 5 lat. Czy mogłyby Panie opowiedzieć, co było powodem chęci elektronizacji właśnie postępowań regulaminowych?

Myślę, że oferta ze strony OpenNexusa pojawiła się w momencie, kiedy ówczesna dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych Pani Elżbieta Michalska myślała już o nadchodzącej elektronizacji zamówień publicznych, szukała rozwiązania, które spełniałoby wszystkie wymogi prawne i jednocześnie było „przyjazne” dla jego użytkowników, czyli dla zamawiającego oraz wykonawców. Zastosowanie platformy zakupowej do zamówień regulaminowych miało być wstępem, próbą poprzedzającą późniejszą elektronizację pozostałych postępowań.

Był to czas zapoznania się, oswojenia z narzędziem, jakim jest platforma zakupowa, ale również z dostawcą tego narzędzia. Jest raczej naturalne, że chcieliśmy przekonać się, czy OpenNexus rzeczywiście będzie reagował na nasze ewentualne uwagi odnośnie funkcjonowania platformy, czy będzie ją zmieniał wskutek zmian prawa czy oczekiwań użytkowników, a także czy telefoniczna pomoc będzie faktycznie dostępna i jak będzie wyglądała w praktyce, jak zachowa się OpenNexus np. w przypadku większej awarii platformy. 

Można śmiało powiedzieć, że ówczesna szefowa wydziału – Pani Elżbieta Michalska jest „matką” tego sukcesu, bo raczej w takich kategoriach postrzegamy funkcjonowanie platformy zakupowej w Bydgoszczy. Niewątpliwie „ojcem” tego sukcesu jest Sekretarz Miasta nadzorujący zamówienia publiczne w naszym urzędzie – Pan Edward Dobrowolski, który rozumiejąc potrzebę późniejszej elektronizacji zamówień publicznych realizowanych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych, był jednocześnie otwarty na elektronizację zamówień tzw. regulaminowych. Wypełniając bowiem intencję Prezydenta Miasta – Pana Rafała Bruskiego, aby wszelkie procedury związane zwłaszcza z wydatkowaniem środków publicznych były maksymalnie przejrzyste i nastawione na realną konkurencyjność – Pan Sekretarz przyjął, iż platforma zakupowa jest narzędziem zapewniającym zarówno jawność i przejrzystość postępowań o wartości do 30 tys. euro, jak i zwiększającym konkurencyjność.

Urząd Miasta Bydgoszczy był chyba pierwszym zamawiającym w tej części geograficznej Polski, który stosunkowo wcześnie zdecydował się na platformę zakupową. Jako prekursor odbieraliśmy wiele telefonów z zapytaniem, czy warto, jak to działa i jak przebiega współpraca z OpenNexus. Nie mieliśmy powodów, aby firmy nie rekomendować, więc „poszło”. Myślę, że rynek bydgoski jest opanowany przez OpenNexus, bliższa i dalsza okolica również. Innym zamawiającym łatwiej było podjąć decyzję w tym temacie wiedząc, że nasze doświadczenia są dobre.

Będąc na jednym ze szkoleń dowiedziałam się, że postępowania wystawiane na platformie przez Urząd Miasta Bydgoszczy są obserwowane przez zamawiających, którzy zastanawiają się nad skorzystaniem z platformy OpenNexus. Można powiedzieć nieskromnie, że byliśmy wzorem dla co najmniej kilku zamawiających.

Czy podczas uruchamiania platformy zakupowej Open Nexus były jakieś przeszkody, problemy?

Trochę czasu już minęło, więc mogę nie pamiętać, ale nic szczególnego nie utkwiło mi w pamięci. Od strony technicznej uruchomienie platformy nie jest raczej niczym skomplikowanym.

Od strony formalnej należało oczywiście zmienić wewnętrzne regulacje dotyczące zakupów o wartości poniżej 30 tys. euro, które obligowały pracowników do stosowania platformy.

Zmiana systemu oraz, poniekąd, zmiana mentalności pracowników są wyzwaniem, którego się Państwo podjęli. Chciałbym zapytać czy wśród tych zmian było coś, co sprawiło Państwu najwięcej kłopotu?

Nie przypominam sobie. Oczywiście pracownicy z poszczególnych wydziałów mieli obawy, czy będą potrafili wystawić i przeprowadzić postępowanie na platformie, ale po pierwsze byli wcześniej przeszkoleni, a po drugie mieli możliwość bezpośredniego kontaktu z OpenNexus.

Okazało się bowiem, że infolinia to nie fikcja, że zawsze można się dodzwonić i uzyskać pomoc.

Jakie były największe wyzwania podczas uruchamiania platformy zakupowej?

Myśleliśmy, że takim wyzwaniem będzie postawa, zachowanie, działanie pracowników zobligowanych do korzystania z platformy, ale okazało się że dali radę. Oczywiście niektórzy do dzisiaj dzwonią albo piszą do swoich ulubionych pracowników OpenNexus przed przystąpieniem do wystawienia kolejnego postępowania na platformie, ale śmiejemy się, że to raczej z sympatii i przywiązania niż z faktycznej potrzeby pomocy.

Jak zmiana wpłynęła na Państwa pracę?

Podsumowując to, co już mówiłam: mamy kontrolę nad zamówieniami, są one w jednym miejscu i sprawozdawczość czy wyszukiwanie określonych informacji jest o wiele, wiele prostsze. Dzisiaj nie wyobrażamy sobie już, że rejestry postępowań mogłyby być prowadzone na tzw. piechotę (przez poszczególne wydziały). Trzeba pamiętać, że taki rejestr dla naszego urzędu to kilka tysięcy pozycji.


Serdecznie Państwa pozdrawiamy,

Zespół Open Nexus

Grzegorz Klimarczyk

Grzegorz Klimarczyk

Ekspert w obszarze zakupów biznesowych i elektronizacji zamówień publicznych. Autor licznych poradników dostępnych m. in. na empik.com. W Open Nexus Sp. z o.o. pełni funkcję Prezesa Zarządu od 2009. Sukces nigdy nie jest ostateczny. Porażka nigdy nie jest totalna. Liczy się tylko odwaga.

linkedin strona www

Polecane artykuły

Platforma przetargowa to portal e-usług dla podmiotów publicznych, JST i firm sektorowych do elektronicznej obsługi przetargów i zakupów do 30tys EUR. Elektronizuj przetargi z Liderem!

DANE FIRMY

OPEN NEXUS SP. Z O. O.
ul. 28 Czerwca 1956 Roku 398B
61-441 Poznań
NIP: 7792363577
KRS: 0000335959

 

Copyright © 2020 Przetargowa.pl | Powered by Open Nexus