Jakiś czas temu informowaliśmy o wejściu w życie eNotices2. Od 25 października 2023 roku wprowadzono nowe standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Wszystko zgodnie z Rozporządzeniem Wykonawczym Komisji (UE) 2019/1780. Wprowadzenie e-formularzy oznacza konieczność korzystania z platformy eNotices2 do przesyłania ogłoszeń zamówień publicznych. TED eNotices stał się nieodzownym narzędziem dla zamawiających. Umożliwia składanie i zarządzanie ogłoszeniami w formacie eForms zgodnie z przepisami regulacji UE.
TED eNotices 2
Jedną z kluczowych zalet eNotices2 jest możliwość przesyłania ogłoszeń w różnych dziedzinach. Od zamówień klasycznych, sektorowe, po zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Platforma umożliwia tworzenie, edycję oraz zarządzanie ogłoszeniami o zamówieniach publicznych w formacie zgodnym z nowymi standardami e-formularzy, co zapewnia zgodność z aktualnymi regulacjami Unii Europejskiej.
Aby skorzystać z eNotices, istotne jest zapoznanie się z instrukcjami obsługi tej platformy. Wychodząc więc naprzeciw potrzebie, udostępniamy materiały szkoleniowe krok po kroku dotyczące korzystania z eNotices TED. Warto zainwestować czas w kurs z TED eNotices2, aby skutecznie publikować ogłoszenia zgodnie z wymogami e-formularzy.
eNotices2 webinar
W praktyce okazuje się, że obsługa eNotices2 wcale nie jest tak prosta, jak mogłaby się wydawać. Zdecydowanie warto więc skorzystać ze wsparcia osób, które zawczasu zajęły się tym tematem. Doskonałym przykładem jest Mateusz Bartosiewicz, który przeprowadził już niejeden webinar o eNotices2. Na bieżąco rozgryzał wszelkie zagwozdki, szukając odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania. Pomagał innym poradzić sobie z różnorodnymi problemami i błędami. Spędził mnóstwo godzin na szukaniu rozwiązań i lifehacków. Zarówno nagrania webinarów, jak i filmy, w których Mateusz rozprawia się z eNotice, dostępne są w naszym kursie o eNotices2.
eNotices2 – kurs
Doskonałą odpowiedzią na wszelkie bolączki związane z eNotices jest nasz kurs! Gwarantujemy same konkrety, praktyczną wiedzę, czystą merytorykę… i trochę uśmiechu, aby korzystanie z owego narzędzia było zwyczajnie przyjemniejsze. Niezależnie od tego, czy interesuje Cię eNotices logowanie, czy frustrują Cię wyskakujące błędy, albo może nie do końca rozumiesz, czym jest GLO, LOT lub numer rejestracyjny, to w naszym kursie zdecydowanie znajdziesz coś dla siebie! Przygotowaliśmy 6-godzinny kurs, który znacząco wesprze Cię w codziennej pracy. Aktualizacja kursu jest w cenie, a Ty poza bezcenną wiedzą zyskasz też zaświadczenie ukończenia kursu.
W dzisiejszej erze cyfrowej organizacje muszą zmierzyć się z wyzwaniami związanymi z ochroną danych osobowych. Coraz surowsze regulacje, w tym ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), wymuszają stosowanie najlepszych praktyk już na etapie projektowania systemów i procesów biznesowych. W tym kontekście kluczowe znaczenie mają zasady Privacy by Design (PbD) i Privacy by Default (PbDf) określone w art. 25 RODO. Jakie są ich założenia i jak skutecznie je wdrożyć? Odpowiadamy!
Czym jest Privacy by Design?
Privacy by Design (PbD) to podejście zakładające, że ochrona danych osobowych powinna być uwzględniona już na etapie projektowania systemów, aplikacji i procesów biznesowych. Prywatność nie może być traktowana jako opcja dodatkowa – musi stanowić fundamentalny element każdego rozwiązania technologicznego i organizacyjnego.
Jak wdrożyć Privacy by Design w praktyce?
Aby skutecznie wdrożyć PbD, organizacje powinny:
przeprowadzić analizę ryzyka dla prywatności już na początkowym etapie projektu,
stosować odpowiednie zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie i pseudonimizacja,
zapewnić minimalizację danych, gromadząc tylko niezbędne informacje,
udostępnić użytkownikom kontrolę nad ich danymi i przejrzyste opcje zarządzania zgodami.
7 kluczowych zasad Privacy by Design
Proaktywność zamiast reaktywności – eliminowanie zagrożeń już na etapie projektowania.
Domyślna ochrona prywatności – najwyższy poziom zabezpieczeń bez konieczności konfiguracji przez użytkownika.
Wbudowana ochrona – prywatność jako integralna część systemów i procesów.
Pełna funkcjonalność bez kompromisów – ochrona prywatności nie może wpływać na wygodę użytkownika.
End-to-End Security – zabezpieczenie danych na całym etapie ich przetwarzania.
Transparentność – przejrzyste informacje na temat przetwarzania danych.
Respektowanie prywatności użytkownika – umożliwienie pełnej kontroli nad danymi.
Privacy by Default – domyślna ochrona prywatności
Privacy by Default (PbDf) oznacza, że każdy system, usługa lub aplikacja musi zapewniać najwyższy poziom ochrony danych w swoich ustawieniach domyślnych. Użytkownik nie powinien być zmuszony do samodzielnej konfiguracji ustawień prywatności.
Jak wdrożyć Privacy by Default?
minimalizacja zbierania danych – tylko niezbędne informacje,
ograniczenie dostępu – dane przetwarzają wyłącznie uprawnione osoby,
domyślne wyłączanie opcji zbierających dodatkowe dane,
ograniczenie czasu przechowywania – dane powinny być usuwane po zakończeniu celu przetwarzania,
bezpieczeństwo na każdym etapie – stosowanie szyfrowania, anonimizacji i pseudonimizacji.
Najczęstsze błędy we wdrażaniu PbD i PbDf
Pomimo korzyści, wiele organizacji popełnia błędy, które mogą prowadzić do naruszeń RODO:
brak PbD na etapie projektowania – konieczność kosztownych zmian po fakcie,
zbieranie nadmiarowych danych – naruszenie zasady minimalizacji danych,
brak regularnych przeglądów ustawień prywatności – systemy powinny być cyklicznie dostosowywane do zmieniających się regulacji.
Podsumowanie
Wdrożenie zasad Privacy by Design i Privacy by Default to nie tylko wymóg RODO, ale także krok w stronę budowania bezpiecznych i zaufanych usług. Organizacje, które stosują PbD i PbDf, nie tylko ograniczają ryzyko naruszeń, ale także zyskują przewagę konkurencyjną poprzez oferowanie użytkownikom produktów zaprojektowanych z myślą o ich prywatności.
Zadbaj o ochronę danych w swojej firmie już na etapie projektowania!
Zapraszamy do lektury kolejnego podsumowania, które pojawiło się na stronie UZP, dotyczącego najnowszych zmian i interpretacji prawa zamówień publicznych. Tym razem na tapet wzięto kluczowe wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydane w drugiej połowie 2024 roku.
Wyroki te mają istotne znaczenie dla zamawiających i wykonawców, kształtując praktykę stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w krajach członkowskich.
Najważniejsze orzeczenia TSUE w II połowie 2024 roku
W minionych miesiącach TSUE rozstrzygnął szereg spraw dotyczących zamówień publicznych. Wśród nich znalazło się sześć wyroków wynikających z pytań prejudycjalnych skierowanych przez sądy z Czech, Słowacji, Bułgarii, Włoch i Chorwacji. Sprawy te dotyczyły m.in. kryteriów wykluczenia wykonawców, zmian w umowach o zamówienia publiczne, dostępu firm spoza UE do unijnych przetargów oraz stosowania kryteriów środowiskowych.
Głośna sprawa Kolin – co oznacza dla rynku zamówień publicznych?
Jednym z najważniejszych wyroków ostatnich miesięcy jest orzeczenie w sprawie Kolin (C-652/22). Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej rozstrzygnął w niej kwestię dostępu wykonawców spoza Unii Europejskiej do postępowań przetargowych organizowanych w krajach członkowskich. Wyrok ten ma kluczowe znaczenie dla firm spoza UE, które chcą konkurować o zamówienia publiczne na jednolitym rynku. W naszym podsumowaniu przybliżamy szczegóły tej sprawy oraz jej konsekwencje dla sektora zamówień publicznych.
Gdzie znaleźć szczegółowe informacje?
Szczegółowe analizy wszystkich wyroków, w tym pełne omówienie sprawy Kolin, znajdują się na stronie Urzędu Zamówień Publicznych. Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią opracowania, które dostępne jest w dedykowanej zakładce. Link do materiałów znajduje się TUTAJ.
UZP opublikował kolejną część podsumowania IV kwartału 2024 r. w zamówieniach publicznych. Tematem tego opracowania jest kontrola udzielania zamówień publicznych. Przedstawiamy kluczowe dane statystyczne oraz istotne aspekty dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa jako ograniczenia jawności postępowań.
Dane statystyczne dotyczące kontroli zamówień publicznych w 2024 roku
Urząd Zamówień Publicznych (UZP) w 2024 roku przeprowadził szereg kontroli dotyczących prawidłowości postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Według oficjalnych danych:
W IV kwartale 2024 roku UZP przeprowadził X kontroli planowych oraz Y kontroli doraźnych.
Najczęściej wykrywane nieprawidłowości dotyczyły braku rzetelnej oceny ofert, nieuprawnionego stosowania trybów niekonkurencyjnych oraz nieuzasadnionego wykluczania wykonawców.
Analizując dynamikę kontroli w 2024 roku, można zauważyć wzrost liczby postępowań wyjaśniających, co wskazuje na zaostrzenie nadzoru nad zamówieniami publicznymi.
Tajemnica przedsiębiorstwa a jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Jednym z kluczowych zagadnień, które było przedmiotem analiz i kontroli, jest stosowanie klauzuli tajemnicy przedsiębiorstwa przez wykonawców. Zgodnie z zasadą jawności postępowania wszystkie dokumenty składane w przetargu powinny być dostępne publicznie. Niemniej jednak prawo dopuszcza pewne wyjątki.
Kiedy wykonawca może zastrzec tajemnicę przedsiębiorstwa?
Zgodnie z art. 18 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, wykonawca może zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa te informacje, które:
mają wartość gospodarczą,
nie są powszechnie znane,
wykonawca podjął odpowiednie środki w celu zachowania ich poufności.
Rekomendacje dla zamawiających i wykonawców
Dla zamawiających:
Każde zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa powinno być szczegółowo weryfikowane pod kątem zgodności z prawem.
W razie wątpliwości należy żądać od wykonawcy szczegółowego uzasadnienia zastrzeżenia.
Dla wykonawców:
Warto starannie analizować, które informacje faktycznie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Należy pamiętać, że nadmierne zastrzeganie może skutkować odrzuceniem oferty.
IV kwartał 2024 roku potwierdził rosnące znaczenie kontroli zamówień publicznych oraz problematyczność stosowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Zamawiający powinni dążyć do równowagi między jawnością a ochroną interesów wykonawców, aby zapewnić przejrzystość i uczciwą konkurencję.
Czy Wasze organizacje spotkały się z wyzwaniami związanymi z kontrolami zamówień publicznych? Zachęcamy do dzielenia się opiniami w komentarzach i do dokładnej lektury publikacji UZP (TUTAJ!).
Oddaję w Wasze ręce opracowanie, które jest pokłosiem wielu szkoleń z zakresu elektronizacji zamówień publicznych. Jest to moje drugie podejście to tej materii, stąd też materiał zdecydowanie bardziej usystematyzowany i przemyślany, bo poparty szerokim doświadczeniem ostatnich lat elektronizacji.
Mnogość tematów i aktów prawnych w obrębie kontroli zamówień publicznych.
Powyższe sprawia, że zamawiającym ciężko jest odnaleźć się w gąszczu przepisów, a czasami nawet zdać sobie sprawę, że takie przepisy ich dotyczą. Żeby ułatwić przygotowanie się do kontroli, przedstawiam syntetyczne zestawienie aspektów, które powinny być poruszane podczas kontroli elektronicznych zamówień publicznych. Zdaję sobie sprawę, że lista może być niepełna, a niektóre postulaty wymagają szerszego komentarza, dlatego na wszelkie komentarze jestem otwarty (skontaktuj się ze mną TUTAJ). Lista ta, z założenia ma charakter praktyczny, a nie akademicki. Z powodu zwięzłości materiału (co jest plusem, ale może być i minusem) proszę czytelnika, żeby każde z zagadnień rozpatrywał w całości tj. OPIS+Dobrze+Źle, nie wyrywając z kontekstu poszczególnych twierdzeń.
Na końcu dokumentu znajdują się przydatne linki i odnośniki do pobrania niezbędnego oprogramowania.
Zagadnienie
OPIS
Dobrze
Źle
Plik czy papier?
Zamawiający powinien przekazać kontroli PLIKI. Sposób przekazania dokumentacji do ustalenia z kontrolerem (email, pendrive, płyty CD). Oferty (lub inne pliki jeżeli zamawiający również podpisuje dokumenty podpisem elektronicznym) są oryginałami jedynie jeżeli są plikami, nie wydrukami. Film z opisem zagadnienia (klik!)
Zamawiający składuje/ archiwizuje pliki.
Zamawiający wydrukował oferty i skasował pliki. W tej sytuacji nie posiada oryginalnej dokumentacji.
Które pliki podlegają kontroli?
Kontrolujący powinien zażądać oryginalnego pliku, jaki otrzymał zamawiający. Pliki mogą być spakowane, Podpisane „wokoło” podpisywanego pliku (wewnętrznie). Zamawiający przedstawiając plik „wyłuskany” z ZIP, XAdES wewnętrzny itd. mógłby przedstawić dowolny plik, twierdząc, że to jest plik/dokument wyodrębniony z Paczki. Raporty z www.platformazakupowa.pl posiadają sumy kontrolne przesłanych przez wykonawcę plików więc możliwa jest łatwa identyfikacja oryginału.
Zamawiający przedstawia oryginalne pliki tak jak do niego dotarły.
Zamawiający przedstawia samo wnętrze wypakowanych plików albo co gorsze wydruki.
Czy zamawiający sprawdził poprawność podpisów elektronicznych ?
Zamawiający powinien przeprowadzić czynność weryfikacji podpisów, żeby ustalić ważność oferty. Nie ma obowiązku pobierania raportów z weryfikacji, ale jest to dobra praktyka (np. na potrzeby kontroli). Wydruk potwierdzenia weryfikacji podpisów jest dopuszczalny. Lepszym rozwiązaniem szczególnie w przypadku walidacji podpisów (WebNotarius) jest posiadanie pliku z poświadczeniem walidacji, ponieważ plik ten ma na sobie elektroniczną pieczęć dostawcy oprogramowania walidującego podpis. FILM Jak sprawdzać, czy podpis jest kwalifikowany? FILM weryfikacja podpisów elektronicznych FILM Jak zweryfikować i odczytać plik XML
1) Zamawiający posiada potwierdzenia weryfikacji podpisów kwalifikowanych lub osobistych, albo skriny z weryfikacji podpisów zaufanych z gov.pl. 2) Zamawiający może oświadczyć, że przeprowadził weryfikację, ale nie posiada dowodów. 3) Zamawiający posiada wewnętrzną notatkę lub protokół z oświadczeniem, że weryfikację przeprowadził.
Zamawiający nie ma potwierdzeń i nie oświadczył, że zweryfikował pliki. Pliki nie pozwalają na poprawną weryfikację podpisów. UWAGA certyfikaty po zazwyczaj 2 latach wygasają i kontrola w większości przypadków dostanie podpisy, które są wygasłe. Sposób weryfikacji wygasłego certyfikatu dostępny pod FILM wygasły certyfikat.
Formaty plików
Sprawdzić jakie formaty plików zamawiający dopuszcza w SWZ. UWAGA: zapis w SWZ „ogólnodostępne formaty plików” jest bardzo nieostry i może doprowadzić do nadużyć. „Ogólnodostępność” – zależy od czasu, miejsca i umiejętności zamawiającego do otwarcia pliku.
Pliki od wykonawców są zbieżne z SWZ, ewentualnie inne, ale mimo to uwzględnione przez zamawiającego jako złożone poprawnie.
1) Zamawiający odrzucił „oferty” ze względu na brak możliwości otwarcia plików, a format, w którym zostały złożone, jest zgodny z SWZ. 2) Zamawiający nie odrzucił oferty i przyjął błędne formaty plików, zastrzeżone w SWZ jako niedopuszczalne.
Formaty podpisów w kontekście SWZ i instrukcji narzędzi do przyjmowania ofert.
Należy sprawdzić jakie formaty podpisów zamawiający dopuszcza w SWZ. Powinien dopuszczać wszystkie wynikające z eIdas, czyli: PAdES, XAdES, ASIC. CAdES. Bez ograniczania formatów do wybranych, lub czy podpis ma być wewnętrzny, czy zewnętrzny. Opinia Prawno techniczna w ww. zakresie. – dokument PDF do pobrania
Zamawiający nie ogranicza formatów. Może rekomendować wykorzystanie konkretnych formatów ze względu na wygodę czy bezpieczeństwo (PAdES)
Zamawiający ogranicza formaty do PAdES lub XAdES, lub do podpisów wewnętrznych, lub zewnętrznych. Stanowi to rażące ograniczenie konkurencyjności.
Składowanie dokumentów / archiwizacja
Problem przechowywania plików jest powszechny. Wielu zamawiających przetrzymuje pliki na swoich komputerach lub na dyskach współdzielonych. Również po upływie 2 lat od zakończenia sprawy. Dokumenty w postaci elektronicznej powinny być składowane i archiwizowane w sposób uniemożliwiający zmianę plików lub jakąkolwiek ingerencję w pliki. FILM ad archiwizacja.
Zamawiający przechowuje pliki w systemach typu EZD, gdzie ma zapewnione bezpieczeństwo plików dostęp ograniczony tylko do określonych osób. Podobnie na www.platformazakupowa. pl procesy są zgodne z systemami klasy EZD
1) Brak plików, zostały same wydruki (ofert i oświadczeń) – brak oryginalnych dokumentów. 2) Pliki zapisane na PC na dyskach zamawiającego. – nie mamy potwierdzenia skąd plik pochodzi kiedy się tam znalazł. Chyba że skonfrontujemy sumę kontrolną pliku z sumą kontrolną z raportu z systemu, w którym plik trafił do zamawiającego (o ile system wykorzystywany przez zamawiającego ma taką możliwość). 3) Pliki zapisane na dysku współdzielonym (patrz j.w.)
Dostępność cyfrowa
Zgodnie z normą WCAG 2.1, na którą powołuje się ustawa o dostępności cyfrowej, na stronach www należy publikować wszelkie dokumenty w sposób zgodny z ww. normą. UWAGA: zapisy dotyczące dostępności cyfrowej nie dotyczą map i dokumentacji technicznej. Jeżeli została opublikowana dokumentacja niedostępna cyfrowo, to kontrolujący powinien sprawdzić, czy na pewno jest to, wina zamawiającego. Ponieważ może to być dokumentacji od innych podmiotów, na które zamawiający nie ma wpływu. Pełen kurs dotyczący tworzenia dokumentacji cyfrowo dostępnej znajduje się na www.przetargos.pl FILM UWAGA 2: procedowane są zmiany w sprawie dostępności w zamówieniach publicznych: https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/zmiany-w -projekcie-nowelizacji-ustawy-o-dostepnosci-cyfrowej
Dokumentacja w np. doc, pdf. NIE skan. Dokumentacja, którą „da się słuchać” np. w NVDA. Dokumentacja nie posiada błędów wymienionych w kolumnie „Źle”
1) Skan na stronie prowadzonego postępowania — dokumentacja niedostępna cyfrowo. 2) Czcionka mniejsza niż 12 3) Czcionka szeryfowa NP. Times New Roman. 4) Justowanie tekstu. 5) Tabela, w której nagłówek nie przenosi się automatycznie na kolejną stronę. 6) Wielokropki zamiast tabeli. 7) Odstępy między wierszami mniejsze niż 1,5. 8) Podkreślenie tekstów niebędących linkami. 9) Zbyt mały kontrast w przypadku użycia kolorów w tekście. (narzędzie do weryfikacji kontrastu) 10) Niezastosowanie tekstów alternatywnych jeżeli występują obrazy w tekście (loga herby nagłówki ad dofinansowanie etc.).
Jednolitość danych
Czy to, co zamawiający publikuje na stronie prowadzonego postępowania, jest zbieżne z dokumentacją podpisaną przez kierownika zamawiającego. Problem zasadniczo nie istnieje w przypadku stosowania przez zamawiającego podpisów kwalifikowanych na wytwarzanej dokumentacji i publikowania podpisanych plików.
Dokumenty umieszczane na stronie prowadzonego postępowania są identyczne z dokumentami podpisanymi.
Dokumenty na stronach www / ezamówieniach / platformie / bip, odbiegają treścią od dokumentów podpisanych przez kierownika zamawiającego. Szczególnie często występuje przy odpowiedziach na pytania.
Poprawność podpisów zagranicznych
Bardzo często funkcjonują za granicą Polski podpisy, które nie są kwalifikowane, ale przyjęły się w codziennym życiu gospodarczym. W wielu przypadkach takie podpisy nie są zgodne z eIdas. Wszelakie podpisy kwalifikowane powinny przejść pozytywną weryfikacją na: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/scre en/search/file/1
Wszystkie pliki, które mają być opatrzone podpisem KWALIFIKOWANYM wykazują po sprawdzeniu w linku obok występowanie usług zaufania.
Weryfikacja w narzędziu nie wskazuje występowania usług zaufania. UWAGA: dotyczy to tylko podpisów kwalifikowanych, nie zaufanych, nie osobistych.
Forma a Postać
Sprawdzić, czy w postępowaniach powyżej progów UE są zastosowane jedynie podpisy kwalifikowane.
W postępowaniach powyżej progów UE dopuszczalne są tylko podpisy kwalifikowane.
Wykorzystanie podpisów zaufanych lub osobistych w postępowaniach powyżej progów UE jest błędem.
Publikacja kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia
Sprawdzamy, czy kwota została opublikowana. Sprawdzamy kiedy została opublikowana i czy przed rozszyfrowaniem ofert. Sposób sprawdzenia zależy od narzędzia wykorzystywanego przez zamawiającego. W przypadku większości platform komercyjnych te informacje są łatwe do pozyskania. W przypadku miniPortalu trzeba porównać dane z miniportalu, ze stroną prowadzonego postępowania gdzie następuje publikacja kwoty.
Kwota została opublikowana przed rozszyfrowaniem ofert.
1) Kwota nie została opublikowana. 2) Publikacja nastąpiła po rozszyfrowaniu ofert.
Oryginalność plików (sumy kontrolne)
Skąd mamy mieć pewność, że przedstawione pliki to faktycznie pliki z otwarcia? Zagadnienie trudne. W przypadku platform komercyjnych możemy poprosić o pobranie plików bezpośrednio z systemu. W przypadku miniPortalu takiej opcji nie ma a w przypadku e-Zamówień jest tylko przez 90 dni od zakończenia postępowania. Ciężko udowodnić oryginalność lub nie oryginalność plików. To zależyod narzędzia wykorzystywanego przez zamawiającego. FILM dotyczący sum kontrolnych
Raport z platformy pokazuje, jaka jest suma kontrolna plików przesłana przez Zamawiającego. Porównanie sumy z raportu z sumą pliku gwarantuje oryginalność danych.
Aktualność menu / nawigacji na stronie zamawiającegoPuste strony „przetargi” na BIP/www
Po przejściu przez zamawiających na e-Zamówienia lub inne platformy zakładka przetargi często pozostała niezmieniona i w konsekwencji pusta. Nie napisano, że są tam jedynie archiwalne postępowania, a aktualne znajdują się na e-Zamówieniach lub platformie. Wykonawca szukający postępowania na www po wejściu na taką pustą, źle oznaczoną stronę, nie znajdzie przekierowania do postępowań aktualnych.
Odpowiednio opisane menu na stronie www, w którym Zakończone postępowania są oznaczone, a aktualne kierują do narzędzia, na którym znajdują się strony prowadzonych postępowań.
Na www zamawiającego znajduje się zakładka przetargi, w której nic nie ma. A postępowania są prowadzone na eZamówieniach lub platformie komercyjnej.
PRZYDATNE LINKI I OPROGRAMOWANIE:
NVDA – oprogramowanie do słuchania dokumentów pisanych w kontekście dostępności cyfrowej. https://www.nvda.pl/pobierz
Od wielu miesięcy pracujemy na eNotices2 i choć powinniśmy już się do niego przyzwyczaić, wciąż dostajemy sygnały od zamawiających o trudnościach, które napotykają na różnych etapach pracy. System często działa nieintuicyjnie, pojawiają się błędy, a brak jasnych wskazówek utrudnia prawidłowe wypełnianie ogłoszeń.
Wiemy, że te problemy mogą powodować stres i frustrację, dlatego po raz kolejny podejmujemy rękawicę! Przygotowaliśmy praktyczny e-book, który rozwiewa najczęstsze wątpliwości. Na przykładzie rzeczywistych case study pokazujemy, jak uniknąć pułapek systemu i sprawnie opublikować ogłoszenie. Przeczytaj poniżej dwa przykłady z naszego poradnika i przekonaj się, że warto go mieć!
Case study #1: Muszę zaimportować ogłoszenie z eNotices1, a ono już nie działa!
Błędne założenie: eNotices1 został wyłączony, ale to nie oznacza, że nie można pobrać starych ogłoszeń!
Rozwiązanie: ogłoszenia historyczne są przechowywane w bazie TED. To właśnie tam należy ich szukać, a następnie importować do eNotices2.
Jak to zrobić?
Zaloguj się do eNotices2.
Przejdź do zakładki importu i wybierz opcję pobrania danych z TED.
Znajdź swoje ogłoszenie według numeru referencyjnego i zaimportuj je do nowego systemu.
W naszym e-booku znajdziesz dokładny opis krok po kroku, jak prawidłowo przeprowadzić ten proces!
Case study #2: Ogłoszenia unijne można tworzyć tylko w eNotices2!
Nieaktualna informacja: Do niedawna rzeczywiście zamawiający byli skazani wyłącznie na eNotices2, ale od sierpnia 2024 można również korzystać z eZamówień.
Rozwiązanie: aby uniknąć przestojów spowodowanych problemami technicznymi w eNotices2, rekomendujemy znajomość obu systemów. Umiejętność korzystania z eZamówień daje elastyczność i pozwala na płynną publikację ogłoszeń.
Jak dostosować się do zmian?
Weryfikuj na bieżąco informacje o możliwościach publikacji w obu narzędziach.
Zapoznaj się z różnicami w formularzach ogłoszeń – nasz e-book dostarcza czytelne porównanie!
Masz dość niepotrzebnych błędów? Pobierz nasz darmowy e-book!
To tylko dwa przykłady problemów, z którymi codziennie mierzy się wielu użytkowników eNotices2. Nasz e-book to zbór praktycznych wskazówek, dzięki którym publikacja ogłoszeń będzie szybka i bezstresowa.
Co znajdziesz w e-booku?
✅ Przykłady z życia wzięte i gotowe rozwiązania problemów. 🚀 Klarowne instrukcje krok po kroku. ✅ Porady, jak uniknąć najczęstszych błędów.
Nie czekaj, zadbaj o swój komfort pracy! Aby otrzymać e-booka, zapisz się na bezpłatny webinar: kliknij tutaj i zapisz się!
Podczas webinaru pokażemy na żywo, jak rozwiązywać problemy z eNotices2 i udzielimy odpowiedzi na Twoje pytania. Do zobaczenia online!
Urząd Zamówień Publicznych opublikował szczegółowe statystyki dotyczące rynku zamówień publicznych za 2024 rok. Dokument zawiera kompleksowe podsumowanie najważniejszych trendów i zmian w obszarze zamówień publicznych, podzielone na trzy główne sekcje:
Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Kontrole procesu udzielania zamówień publicznych
Działalność Krajowej Izby Odwoławczej (KIO)
Analiza danych wskazuje na istotne zmiany w porównaniu z rokiem 2023. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje.
Wzrost liczby odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej
Jednym z kluczowych trendów w 2024 roku jest znaczący wzrost liczby odwołań wniesionych do KIO. W porównaniu do 2023 roku liczba ta zwiększyła się o ponad 27%, co wskazuje na rosnącą aktywność uczestników rynku w zakresie dochodzenia swoich praw:
2024 r. – 5 060 odwołań
2023 r. – 3 963 odwołań
Taki wzrost może być wynikiem zwiększonej konkurencji w postępowaniach, większej liczby zamówień publicznych lub zmian w regulacjach prawnych.
Większa konkurencyjność w postępowaniach
Analiza statystyk pokazuje również wzrost średniej liczby ofert składanych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. W 2024 roku na jedno postępowanie przypadało średnio 2,89 oferty, podczas gdy w 2023 roku wskaźnik ten wynosił 2,63. To oznacza, że rynek zamówień publicznych staje się coraz bardziej konkurencyjny, a wykonawcy chętniej ubiegają się o realizację zamówień.
Zmiana w trybach prowadzenia postępowań
Kolejną istotną zmianą jest wzrost odsetka postępowań prowadzonych w trybie II wariantu podstawowego. W 2024 roku wyniósł on 16,55%, co oznacza wzrost o 1,65 punktu procentowego w porównaniu z rokiem 2023, w którym wskaźnik ten wynosił 14,85%. Może to świadczyć o większej elastyczności i dostosowaniu procedur do potrzeb zamawiających oraz wykonawców.
Podsumowanie
Dane statystyczne za 2024 rok wskazują na dynamiczny rozwój rynku zamówień publicznych, wzrost konkurencyjności oraz większą liczbę odwołań do KIO. Zwiększona liczba ofert składanych w postępowaniach oraz zmiany w trybach udzielania zamówień mogą mieć istotny wpływ na przyszłe regulacje i praktyki w obszarze zamówień publicznych.
Więcej szczegółowych danych znajdą Państwo w pełnym raporcie Urzędu Zamówień Publicznych dostępnym pod TYM linkiem.
1 stycznia 2025 roku Polska objęła przewodnictwo w Radzie Unii Europejskiej, co wiąże się z wyznaczeniem kluczowych priorytetów na poziomie unijnym w różnych obszarach polityki, w tym zamówień publicznych. W kontekście dynamicznych zmian legislacyjnych oraz rosnącego znaczenia zamówień publicznych jako narzędzia strategicznego, polska prezydencja skoncentruje się na monitorowaniu, koordynacji i debacie na temat tego kluczowego obszaru.
Kluczowe cele polskiej prezydencji w obszarze zamówień publicznych
Program polskiej prezydencji kładzie nacisk na dwa zasadnicze cele:
Monitorowanie i koordynacja przepisów unijnych dotyczących zamówień publicznych. Polska będzie angażować grupę roboczą ds. zamówień publicznych w prace legislacyjne nad sektorowymi aktami prawnymi UE. Kluczowym zadaniem jest zapewnienie spójności nowych regulacji sektorowych z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych. Unifikacja tych regulacji ma fundamentalne znaczenie dla podmiotów zamawiających, które muszą dostosowywać swoje procedury do dynamicznie zmieniających się przepisów.
Zapewnienie przestrzeni do debaty nad istotnymi inicjatywami dotyczącymi zamówień publicznych. W ramach prezydencji Polska podejmie działania mające na celu wsparcie unijnej polityki przemysłowej. Będzie to obejmować m.in. strategiczne wykorzystanie zamówień publicznych jako narzędzia wspierającego rozwój gospodarczy, a także stworzenie warunków dla uczciwej konkurencji w obrębie jednolitego rynku UE.
Rosnąca rola zamówień publicznych w polityce unijnej
Ostatnie lata przyniosły intensyfikację działań legislacyjnych UE dotyczących zamówień publicznych. W szczególności akty sektorowe, regulujące różne obszary gospodarki, coraz częściej obejmują przepisy nakładające nowe obowiązki na zamawiających. Przykłady obejmują regulacje w obszarach takich jak energetyka, transport czy ochrona środowiska. W tym kontekście rola grup roboczych i koordynacja na szczeblu Rady UE są kluczowe dla zapewnienia spójności legislacyjnej oraz efektywności regulacji.
Potrzeba reformy zamówień publicznych
Raport Europejskiego Trybunału Obrachunkowego wskazuje na konieczność reformy unijnego systemu zamówień publicznych. Cele założone w ramach dyrektyw z 2014 roku nie zostały w pełni osiągnięte, co otwiera pole do dyskusji na temat kierunków zmian.
W szczególności warto skoncentrować się na:
Wykorzystaniu zamówień publicznych jako narzędzia wspierającego zrównoważony rozwój i transformację ekologiczną.
Zapewnieniu bardziej przejrzystych i uczciwych zasad konkurencji, które pozwolą na lepsze funkcjonowanie jednolitego rynku.
Usprawnieniu procedur zamówień, co wpłynie na poprawę efektywności i obniżenie kosztów ich realizacji.
Strategiczna wartość zamówień publicznych dla UE
Zamówienia publiczne odgrywają kluczową rolę w unijnej strategii gospodarczej. Szacuje się, że odpowiadają za około 14% PKB Unii Europejskiej, co czyni je istotnym instrumentem wspierającym innowacyjność, zrównoważony rozwój oraz integrację rynku wewnętrznego. Polska prezydencja ma wyjątkową okazję, aby wzmocnić rolę zamówień publicznych jako narzędzia napędzającego konkurencyjność unijnej gospodarki.
Umowy o zamówienia publiczne są kluczową częścią procesu realizacji zamówień. Prawo zamówień publicznych (Pzp) określa nie tylko sposób przeprowadzania postępowania przetargowego, ale także konkretne wymagania wobec zapisów, które muszą się znaleźć w ich umowach.
Obowiązkowe zapisy w umowach dotyczą trzech głównych rodzajów zamówień:
umów na roboty budowlane,
umów na usługi,
umów na dostawy.
Kluczowe zapisy w umowach na roboty budowlane
Umowy na roboty budowlane są najbardziej rozbudowanym rodzajem umów w kontekście zamówień publicznych.
W myśl przepisów Pzp muszą one zawierać:
Opis przedmiotu zamówienia – precyzyjne i szczegółowe przedstawienie zakresu prac budowlanych.
Termin wykonania robót – określony w dniach, tygodniach lub miesiącach.
Wynagrodzenie wykonawcy – ryczałtowe lub kosztorysowe, z jasnym wskazaniem zasad rozliczenia.
Warunki odbioru prac – procedura odbioru zakończonych robót, w tym możliwość zgłoszenia usterek i harmonogram poprawek.
Kary umowne – w szczególności za opóźnienia, nienależyte wykonanie prac lub odstąpienie od umowy.
Ponadto w umowie powinny być zapisane przepisy dotyczące ochrony środowiska, zasad BHP oraz wymogów prawnych wynikających z odrębnych regulacji.
Obowiązkowe elementy umów na usługi
Umowy na usługi wymagają odpowiedniego dostosowania do charakteru świadczonych usług.
Obowiązkowe zapisy to:
Opis świadczonych usług – dokładny zakres i standardy realizacji.
Czas świadczenia usługi – jasno określone ramy czasowe realizacji.
Zasady wynagradzania – w formie jednorazowej, ryczałtowej lub za każdą wykonaną czynność.
Mechanizmy kontroli – sposób monitorowania jakości i zgodności wykonania usługi z zamówieniem.
W przypadku niektórych usług, takich jak usługi ochrony czy transportowe, wymagane jest uwzględnienie dodatkowych regulacji specyficznych dla tych branż.
Istotne zapisy w umowach na dostawy
Umowy na dostawy dotyczą zakupu towarów oraz ich dostarczenia w wyznaczonym terminie i miejscu. Kluczowe zapisy to:
Opis przedmiotu dostawy – szczegółowa specyfikacja zamawianych towarów, w tym ich parametry techniczne.
Terminy dostaw – harmonogram oraz ewentualne konsekwencje za opóźnienia.
Cena i warunki płatności – jednoznacznie określona wartość kontraktu oraz zasady fakturowania.
Gwarancje i reklamacje – czas gwarancji oraz procedury zgłaszania i rozpatrywania reklamacji.
Dlaczego obowiązkowe zapisy są tak ważne?
Uwzględnienie obowiązkowych zapisów zgodnych z Prawem zamówień publicznych zapewnia:
Zgodność z przepisami – minimalizację ryzyka unieważnienia postępowania przetargowego.
Przejrzystość realizacji kontraktu – zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy.
Ochronę interesów obu stron – w przypadku potencjalnych konfliktów czy spornych sytuacji.
Podsumowanie
Umowy w ramach zamówień publicznych muszą spełniać ścisłe wymagania określone przez Prawo zamówień publicznych. W zależności od rodzaju zamówienia – budowlanego, na usługi czy dostawy – kluczowe zapisy będą się różnić, ale ich brak może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Zapraszamy do zapoznania się z trzema szczegółowymi opracowaniami dotyczącymi obowiązkowych zapisów w umowach zgodnie z Pzp: Umowy na roboty budowlane, Umowy na usługi i Umowy na dostawy. Szczegóły znajdziesz na stronie UZP, dokładnie TUTAJ.
Zachęcamy do lektury i dbałości o zgodność z Pzp przy sporządzaniu umów!
Czy rutyna w zamówieniach publicznych może być groźnym przeciwnikiem? Choć procedury powinny gwarantować przejrzystość i efektywność, czasem przyzwyczajenie prowadzi do błędów, które mogą sporo kosztować. Dowiedz się, dlaczego warto zerwać z rutyną i jakie sygnały alarmowe powinny wzbudzić Twoją czujność! Poniżej Małgorzata Niemiec rozprawia się z tym tematem!
Z perspektywy audytora specjalizującego się od dwudziestu lat w ocenie procesów zamówień publicznych, rutyna jawi się jako zjawisko zarówno nieuniknione, jak i wymagające szczególnej uwagi. Moje wieloletnie doświadczenie w audytach, arbitrażu oraz szkoleniach w obszarze prawa zamówień publicznych pozwala mi dostrzec nie tylko schematy, które stabilizują procesy, ale także te, które stają się barierami dla efektywności i innowacyjności.
Rutyna w zamówieniach publicznych: zewnętrzna i wewnętrzna
Rutyna w zamówieniach publicznych może przybierać formę zewnętrzną i wewnętrzną. Jako audytor obserwuję, że rutyna może manifestować się jako reakcja na formalizm systemowy i częste zmiany legislacyjne, prowadzące niejednokrotnie do stosowania bezrefleksyjnych rozwiązań proceduralnych. Czynniki zewnętrzne, takie jak zmienność i zawiłość przepisów prawa czy niejednokrotnie brak adekwatności i spójności w stanowiskach kontrolnych, tworzą klimat, który także odbieramy już od wielu lat jako symptomy negatywne zewnętrznej rutyny, za którą odpowiedzialne są właściwe organy państwa.
Wewnętrzna rutyna z kolei wynika z utrwalonych procedur i strukturalnych ograniczeń poszczególnych jednostek, które często nie nadążają za zmieniającymi się potrzebami, co przede wszystkim wiąże się z poziomem wiedzy i kompetencji zarządzających. Ta objawia się następnie w braku adekwatnej analizy rzeczywistych potrzeb zamawiającego, nieodpowiednim planowaniu czy niskim zaangażowaniu kluczowych interesariuszy w tworzenie adekwatnych systemów, a także efektywnej dokumentacji przetargowej.
Konsekwencje rutyny. Stabilizacja czy hamulec?
Rutyna już na etapie przygotowania postępowania często przejawia się poprzez kopiowanie dokumentów z poprzednich postępowań bez dostosowania ich do aktualnych potrzeb. Taka praktyka prowadzi do powielania błędów i ograniczenia potencjału poprawy jakości zamówień. Zamawiający często tworzą Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ) i inne dokumenty zamówienia w sposób niedostosowany do specyfiki wykonawców, co skutkuje nieporozumieniami i problemami podczas realizacji kontraktu.
Podobne wyzwania dotyczą kryteriów oceny ofert. Kryteria pozacenowe bywają traktowane jedynie jako wymóg formalny, co skutkuje ich nieadekwatnością do rzeczywistej wartości zamówienia. Tymczasem odpowiedni dobór kryteriów i warunków udziału pozwala lepiej ocenić zdolności wykonawców i jakość oferowanych rozwiązań.
Przykłady negatywnych skutków rutyny
Błędy wynikające z rutyny są szczególnie widoczne w praktyce audytorskiej. Jednym z najczęstszych problemów jest opóźnione uruchamianie procedur zamówieniowych, co powoduje presję czasową i obniża jakość dokumentacji. Innym istotnym wyzwaniem jest brak analizy celów zamówienia, co prowadzi do nieracjonalnych decyzji i realizacji projektów nieprzynoszących oczekiwanych korzyści. Rażąco niska cena (RNC) to kolejny obszar, gdzie rutyna może przynieść poważne konsekwencje. Automatyczne wezwania do wyjaśnień i brak pogłębionej analizy ofert narażają instytucje na ryzyko wyboru nierzetelnych wykonawców. Audyty wykazują także, że zamawiający często ignorują rzeczywiste koszty realizacji zamówienia, co skutkuje problemami podczas realizacji umów.
Rutyna w zamówieniach publicznych. Jak ją przełamać i wprowadzić zmiany?
Przełamanie rutyny nie wymaga rewolucji, ale systematycznego wdrażania usprawnień przez kompetentnych zarządzających. Kluczowe jest regularne przeglądanie procedur, zasobów kadrowych i dostosowywanie ich do zmieniających się przepisów i potrzeb jednostki. Ważna jest adekwatna edukacja pracowników, która rozwija ich kompetencje i pozwala skutecznie zarządzać procesami zamówień publicznych.
Z mojego doświadczenia wynika, że innowacyjne narzędzia i technologie mogą także znacząco poprawić jakość zamówień, gdyż pozwalają one na lepsze monitorowanie procesów i eliminowanie powtarzalnych błędów. Przede wszystkim jednak to budowanie kultury organizacyjnej oraz zarządzania opartego na otwartości, współpracy i sygnalizowaniu ryzyk sprzyja skutecznej identyfikacji problemów oraz wdrażaniu korzystnych zmian w systemie zamówień publicznych.
Perspektywa audytora: praktyczne wnioski
Podczas wielu audytów spotykałam się z sytuacjami, w których wprowadzenie niewielkich zmian organizacyjnych w procedowaniu skutkowało znaczną poprawą efektywności. Przykładowo, w jednej z analizowanych instytucji wprowadzenie regularnych wstępnych konsultacji rynkowych (art. 84 Pzp) pozwoliło na uniknięcie wielu problemów wynikających z niedopasowania SWZ do realiów rynkowych. Innym razem wdrożenie systemu monitoringu terminów postępowań zapobiegło presji czasowej, która wcześniej generowała błędy w dokumentacji.
Kluczowym elementem w pracy audytora jest wskazywanie obszarów, w których brak elastyczności procesów hamuje potencjał jednostki. Moim zadaniem jest nie tylko identyfikacja problemów, ale również zaproponowanie konkretnych, dostosowanych do specyfiki jednostki rozwiązań.
Przykłady kluczowych rekomendacji na przyszłość
Rozwijanie kompetencji zarządzających. Kierownicy zamawiających oraz liderzy zespołów zamawiających powinni poszerzać swoje umiejętności w zakresie zarządzania, podejmowania decyzji strategicznych oraz współpracy w procesie udzielania zamówień publicznych. Dobrze wyposażeni w wiedzę i kompetencje zarządzający są kluczowi dla efektywności i innowacyjności procesów udzielania zamówień publicznych. Zawsze powtarzam, że edukowanie samych zespołów zamówieniowych nie wystarczy. Kluczowe jest bowiem to czy Kierownik zamawiającego, w myśl ustawy Pzp, jest na tyle świadomy i posiada taką wiedzę, żeby efektywnie i bezpiecznie takimi zespołami zarządzać.
Regularne analizy decyzji i procedur. Dostosowywanie decyzji, regulacji wewnętrznych i praktyk do aktualnych potrzeb i przepisów.
Inwestowanie w edukację. Szkolenia dla pracowników i zarządzających poprawiają kompetencje zespołów zamawiających.
Wykorzystanie nowych technologii. Narzędzia IT pozwalają na bardziej efektywne zarządzanie zamówieniami.
Promowanie innowacyjności. Kultura otwartości sprzyja wprowadzaniu zmian i podnoszeniu jakości działań.
Budowanie współpracy zespołów. Tworzenie multidyscyplinarnych grup roboczych pozwala na bardziej kompleksowe podejście do realizacji zamówień.
Podsumowanie
Rutyna w zamówieniach publicznych może być zarówno stabilizatorem, jak i barierą. Jej negatywne skutki – od powtarzalnych błędów po brak elastyczności – mogą jednak zostać przezwyciężone dzięki świadomemu zarządzaniu zmianami.
Szczególną rolę w tym procesie odgrywają kompetencje zarządzających, którzy muszą wykazać się umiejętnością strategicznego planowania, otwartością na współpracę oraz skutecznym zarządzaniem zespołami. Ich zaangażowanie w tworzenie przejrzystych procedur i promowanie innowacyjnych rozwiązań jest kluczowe dla budowania nowoczesnego systemu zamówień publicznych. Regularne analizy, edukacja, innowacje oraz budowanie współpracy między zespołami i zarządzającymi są kluczowymi elementami skutecznego systemu zamówień publicznych. Wprowadzenie elastyczności i nowoczesnych narzędzi może zmienić ten system z usztywnionego mechanizmu w dynamiczne narzędzie wspierające rozwój i innowacyjność.
____________________________________
Błędy w zamówieniach publicznych wynikające z rutyny były również tematem prelekcji Małgorzaty Niemiec na POZAP-ie 2024. Nagranie z pierwszego dnia konferencji (w tym także wspomniane wystąpienie) znajduje się TUTAJ. Zachęcamy do oglądania!
Zdarza się, całkiem często, że do przetargu staje grupa firm, aby wspólnie ubiegać się o realizację zamówienia. To tzw. konsorcjum. Poszerza to możliwości biznesowe firm, które z różnych powodów nie mogłyby startować w konkursie samodzielnie. Firmy z konsorcjum powinny zwrócić uwagę na kilka ważnych tematów, dotyczących kwestii formalnych i gwarancji, aby ich udział w przetargu był skuteczny. Przyjrzymy się im w świetle najnowszego orzecznictwa KIO.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia
Na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej PZP) istnieje możliwość wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez kilku wykonawców (art. 58 ust. 1 PZP). Rozwiązanie to umożliwia wzięcie udziału w przetargu przedsiębiorcom, którzy nie zawsze dysponują niezbędnymi zasobami, kapitałem, czy też doświadczeniem. „Dla zwiększenia konkurencyjności na rynku, ale i jego otwarcia dla większej liczby podmiotów zabiegających o udzielenie im zamówień publicznych, (…) ustawodawca postanowił, że wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, a wówczas przepisy dotyczące wykonawcy w zamówieniach publicznych stosuje się do nich odpowiednio. Zasady współdziałania wykonawców zabiegających o zawarcie z nimi umowy w reżimie ustawy o zamówieniach publicznych, a następnie wspólnie tę umowę wykonujących, ustalane są przez nich w umowach o współpracę, zwanych zwykle umowami konsorcjalnymi.” (wyrok Sądu Najwyższego z 6.07.2018 r., II CSK 562/17).
Konsorcjum stanowi zatem porozumienie co najmniej dwóch wykonawców, które zostaje zawarte w celu osiągnięcia określonego celu gospodarczego, tj. uzyskania i zrealizowania zamówienia publicznego. Zgodnie z Komentarzem Urzędu Zamówień Publicznych do ustawy PZP z 2021 roku: „Każdy z członków konsorcjum lub każdy wspólnik spółki cywilnej jest wykonawcą. Umowa konsorcjum jest jedynie stosunkiem zobowiązaniowym. Również w sytuacji, gdy mamy do czynienia z umową spółki cywilnej, nie powstaje nowy podmiot, a jedynie węzeł obligacyjny. Tak więc uczestnikiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub stroną w postępowaniu sądowym nie jest konsorcjum ani lider konsorcjum czy też spółka cywilna zawiązana na tę okoliczność, lecz podmioty tworzące konsorcjum”.
Zamawiający nie może wymagać od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (art. 58 ust. 3 PZP). Zamawiający może jednak żądać od takich wykonawców umowy regulującej ich współpracę przed podpisaniem umowy o zamówienie publiczne (art. 59 PZP), choć same przepisy nie regulują postanowień takiej umowy.
Obowiązki formalne konsorcjum
Wykonawcy w ramach konsorcjum mają obowiązek ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 58 ust. 2 PZP). W trakcie postępowania przetargowego obowiązkowe jest zatem pełnomocnictwo, które służy przede wszystkim do usprawnienia komunikacji między zamawiającym a konsorcjum. Korespondencja skutecznie doręczona względem przedsiębiorcy będącego pełnomocnikiem konsorcjum jest uznawana za doręczoną wobec wszystkich członków konsorcjum. Warto też wspomnieć, że Urząd Zamówień Publicznych stoi na stanowisku, że oferta konsorcjum, które nie złożyło pełnomocnictwa, podlega odrzuceniu.
Uprawnienia zamawiającego wobec wykonawców z konsorcjum
Zamawiający ma obowiązek równo traktować zarówno pojedynczych wykonawców, jak i tych wchodzących w skład konsorcjum. Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość określenia dla konsorcjum wymagań związanych z realizacją zamówienia w inny sposób niż w odniesieniu do pojedynczych wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne do jego przedmiotu (art. 58 ust. 4 PZP). „Jakkolwiek przepis ten pozwala na łączenie potencjału konsorcjantów (co jest o tyle uzasadnione, że nie każdy z konsorcjantów musi realizować zakres, do którego konieczne jest posiadanie uprawnień), to jednak ściśle wiąże tę możliwość z podziałem zadań między wykonawców. Innymi słowy, nie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi posiadać uprawnienia wymagane przez Zamawiającego, musi je jednak posiadać ten z nich, który będzie realizował zakres wymagający posiadania uprawnień.” (wyrok KIO z 13.12.2021 r., KIO 3499/21).
Zamawiający może również zastrzec obowiązek osobistego wykonania przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań dotyczących zamówień na roboty budowlane lub usługi, czy też prac związanych z rozmieszczeniem i instalacją, w ramach zamówienia na dostawy (art. 60 PZP). Obowiązek osobistej realizacji części zamówienia może być powiązany z potrzebą posiadania szczególnych kwalifikacji, umiejętności, czy też certyfikatów. W takich sytuacjach nie można powoływać się na uprawnienia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub doświadczenie tych konsorcjantów, którzy nie wykonają kluczowych zadań, jeśli są one wymagane do realizacji tych zadań. W jednym z wyroków Krajowa Izba Odwoławcza, rozważając możliwość postawienia specyficznych wymogów w zakresie wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez konsorcja, wskazała, że każdy warunek i każdy opis sposobu jego spełnienia musi być analizowany przez pryzmat przepisów ustawy PZP. Dotyczy to więc jego związania z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalności, czy też weryfikacji zdolności wykonawcy do realizacji zamówienia.
Wnoszenie wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej
Istotnym aspektem związanym z konsorcjum jest sposób wniesienia wadium. Problematyczne są szczególnie te sytuacje, w których zamawiający nie wprowadził do specyfikacji warunków zamówienia żadnych ograniczeń co do wadium wnoszonego w formie gwarancji ubezpieczeniowej, w szczególności gdy zamawiający nie wymaga, aby w treści takiej gwarancji wskazani byli wszyscy konsorcjanci. Analizując orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej można zauważyć rozbieżność poglądów, co do skuteczności wadium wniesionego w formie gwarancji wystawionej na zlecenie jednego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Trzeba jednak pamiętać, że każde takie orzeczenie zostało wydane w innym stanie faktycznym, wynikającym z innej treści specyfikacji warunków zamówienia.
Zgodnie z wyrokiem KIO z 17 lutego 2023 r., KIO 305/23, w treści gwarancji zapłaty wadium konieczne jest wskazanie wszystkich wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub co najmniej zasygnalizowanie, że „strona stosunku „gwarancyjnego” działa także w imieniu i na rzecz innych uczestników jako wykonawców – którzy wspólnie złożyli lub złożą w postępowaniu przetargowym ofertę – po to, aby gwarant mógł prawidłowo zidentyfikować, kto jest wykonawcą w postępowaniu przetargowym. W ten sposób wykluczone zostałyby zaś wszelkie wątpliwości interpretacyjne związane z ustalaniem zakresu zobowiązań ubezpieczyciela, a tym samym gwarancja spełniłaby swój cel, tj. zabezpieczyła interes finansowy zamawiającego (jako beneficjenta) poprzez wypłatę mu określonej kwoty pieniężnej przez gwaranta – zakład ubezpieczeń w przypadku, gdy zobowiązany – zleceniodawca gwarancji (lub inny podmiot z nimi powiązany i objęty zakresem gwarancji) nie wywiąże się ze swych powinności.”.
W podobnym duchu wypowiedziała się Izba w wyroku z 3 kwietnia 2023 r., KIO 756/23, w którym stwierdziła, że powoływanie się przez zamawiającego na okoliczności dotyczące jego relacji z wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia nie będzie skuteczne wobec gwaranta. „Okoliczność, że wskazany w treści gwarancji podmiot, którego działań lub zaniechań dotyczy odpowiedzialność gwaranta, byłby w ramach stosunku podstawowego współdłużnikiem solidarnym, nie mogłaby stanowić podstawy do rozszerzenia odpowiedzialności gwaranta na działania i zaniechania obu tych podmiotów. Zatem nawet gdyby członkowie konsorcjum byli zobowiązani solidarnie wobec zamawiającego, to byłaby to cecha stosunku podstawowego (zamawiający-wykonawcy) niewpływająca na treść stosunku gwarancji.”. Jeżeli gwarant chciałby wziąć odpowiedzialność również za działania i zaniechania ewentualnych i nieznanych sobie konsorcjantów wykonawcy, który zlecił udzielenie gwarancji, to okoliczność ta musiałby zostać potwierdzona w treści gwarancji zapłaty wadium (np. poprzez wskazanie, że przez wykonawcę należy rozumieć wszystkich wykonawców, z którymi zdecyduje się on złożyć ofertę). W przypadku objęcia gwarancją zapłaty wadium tylko jednego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, gwarant będzie miał możliwość uchylenia się od zapłaty sumy gwarancyjnej. Bezpodstawne jest bowiem założenie, że gwarant obejmie swoją odpowiedzialnością okoliczności dotyczące wykonawcy, o którym nie miał wiedzy zawierając umowę.
Izba podkreśliła również, że ustawa PZP nie daje podstaw do uzupełnienia wadium, w przypadku, gdy wadium wniesione w terminie składania ofert nie jest prawidłowe. W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej dominuje pogląd, zgodnie z którym kwestia prawidłowości wniesienia wadium nie może być przedmiotem wyjaśnień, a tym bardziej wadium nie może być uzupełnione, co dotyczy również treści gwarancji zapłaty wadium. Tym samym po otwarciu ofert gwarant nie może skutecznie w drodze aneksu do gwarancji rozszerzyć odpowiedzialności na pozostałych wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne poprzez ich dodanie do treści takiej gwarancji.
Nieco inną optykę zaprezentowała KIO w wyroku z 26 kwietnia 2023 r., KIO 1029/23. W orzeczeniu tym Izba wskazała, że zamawiający nie przewidział specjalnych wymogów dla konsorcjum co do treści poręczenia czy gwarancji. Z tego względu zamawiający nie miał podstaw oczekiwać, aby w treści dokumentu poręczenia, czy też gwarancji wystawca tego dokumentu odnosił się wprost do kwestii konsorcjum. „Wykonawcy w ramach konsorcjum ubiegają się o udzielenie zamówienia wspólnie, zamówienie jest jedno, jedna (wspólna) jest składana przez nich oferta i jako wspólne powinny być postrzegane wszelkie obowiązki związane z jej złożeniem oraz wadium. Zatem za prawidłowe i wystarczające wniesienie wadium można uznać, gdy stwarza dla zamawiającego podstawę do żądania zapłaty oznaczonej kwoty pieniężnej niezależnie od tego, który z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia doprowadził do ziszczenia się przesłanek określonych w PZP. Treść poręczenia (podobnie jak gwarancji) co do spornej kwestii może być różna, przykładowo może wymieniać lidera lub jednego z konsorcjantów, bądź wszystkich wykonawców tworzących konsorcjum.”. Istotne jest, aby czytać treść gwarancji przez pryzmat jej celu, tj. zabezpieczenia zatrzymania wadium przez zamawiającego tytułem rekompensaty za niewypełnienie niektórych obowiązków wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Podsumowanie
Aktualne orzecznictwo KIO podkreśla, że celem złożenia wadium jest zabezpieczenie oferty na wypadek ziszczenia się którejkolwiek z okoliczności wymienionych w art. 98 ust. 6 PZP. W przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji ubezpieczeniowej, dla zapewnienia skuteczności zabezpieczenia, z treści gwarancji musi wynikać wobec czyich działań lub zaniechań związanych z uczestnictwem w postępowaniu o udzielenie zamówienia, gwarant zobowiązuje się do wypłaty kwoty gwarantowanej. W konsekwencji, jeżeli oferta jest składana przez wykonawców występujących wspólnie (konsorcjum), w treści gwarancji powinni być wymienieni konsorcjanci lub powinny znaleźć się inne postanowienia wskazujące na złożenie oferty przez więcej niż jednego wykonawcę.
Mając to na uwadze, warto korzystać ze sprawdzonych partnerów, którzy mają doświadczenie w zakresie wystawiania gwarancji zapłaty wadium. Zachęcam Państwa do zapoznania się w tym zakresie z ofertą UNIQA i do kontaktu z naszymi specjalistami ds. gwarancji ubezpieczeniowych na https://www.uniqa.pl/firmy-i-pracownicy/gwarancje/gwarancje-kontraktowe/
