Jak daleko idące zmiany mogą być wprowadzone w projektowanych postanowieniach umowy po rozstrzygnięciu postępowania?
De facto projektowane postanowienia umowy po rozstrzygnięciu postępowania nie powinny być zmieniane w żadnym stopniu, mającym charakter zmian istotnych określonych w ustawie Pzp. Zasadniczą kwestią dla uznania zmiany umowy za istotną zmianę niedozwoloną jest to, czy zmieniłaby ona (lub czy zmienia) charakter umowy w sposób istotny.
Cała regulacja dotycząca zmian umów, tj. przepisy art. 454 oraz 455 ustawy, dotyczy zmian istotnych. A contrario zmianami nieistotnymi będą takie, które nie mieszczą się w katalogu ustawowym i nie wymagają one przeprowadzenia nowego postępowania.
Jedną z okoliczności, których stwierdzenie powoduje kwalifikację zmiany jako istotnej, jest możliwość wywarcia wpływu na krąg potencjalnych wykonawców. Innymi słowy, w tym przypadku należy ustalić, czy gdyby zmiana została dokonana, to czy inni wykonawcy złożyliby oferty w danym postępowaniu lub, czy inna oferta zostałaby wybrana jako najkorzystniejsza.
A zatem dopuszczalnymi zmianami będą zmiany nieistotne oraz takie, które mają charakter redakcyjny np. numeracja, literówki, błędy ortograficzne, oczywiste omyłki pisarskie itp.
Więcej wiadomości w newsletterze PRZETARGowa.pl. Bądź na bieżąco! 👇
Wasze pytanie: Posiadam dokumentację projektową na przebudowę dachu na budynku urzędu. Udzielam zamówienia w częściach, z których każda stanowi oddzielne postępowanie. Pierwszy przetarg (na część 1) przeprowadzony został w 2021 r. W czerwcu 2022 będzie ogłaszane postępowanie na 2 część dachu. Zgodnie z art. 36 PZP ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania (roboty budowlane), z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań. Czyli nie muszę przy 2 części uaktualniać kosztorysu, tylko bazuje na dokumentacji projektowej, którą posiadam z 2021 r.?
Art. 36 ust. 2 (źródło) wskazuje, że po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. Jeżeli nie zmienia się zakres prac, ale zmieniły się ceny na rynku, to znaczy, że powinnam ustalić wartość zamówienia na chwilę obecną? Kwota przeznaczona na realizacje zamówienia jest już ustalona i nie zmieni jej aktualizacja kosztorysu inwestorskiego.
Nasza odpowiedź: Art. 36 ustawy Pzp (źródło) wskazuje, że ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
Założeniem szacowania wartości zamówienia jest jego aktualność, a zatem w sytuacji, kiedy okoliczność zwyżki cen jest oczywista i powszechnie znana, to należy zaktualizować wartość zamówienia przed wszczęciem postępowania na kolejną część.
Konsekwencją tego podejścia jest aktualizacja kosztorysu przez projektanta.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇
STRESUJESZ SIĘ KONTROLĄ postępowania przetargowego? Zastosuj te 3 rady | ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Jesteś zamawiającym, więc pewnie stresujesz się, gdy przychodzi czas kontroli postępowania przetargowego, prawda?
Tak właśnie myśleliśmy, dlatego zaprosiliśmy do rozmowy Małgorzatę Gołyńską-Minkiewicz, eksperta w dziedzinie zamówień publicznych, która ma dla Ciebie 3 rady, które pomogą Ci zminimalizować stres jeszcze przed kontrolą.
Małgorzata jest nie tylko specjalistą od zamówień publicznych, ale również ma duże doświadczenie w kontroli postępowania przetargowego.
Zamówienia publiczne zawsze wiążą się ze stresem, to jest nieuniknione, jesteśmy tylko ludźmi, ale jest coś, co jest pod naszą kontrolą – sztuka radzenia sobie ze stresem. Pewnie pomyśleliście o medytacji? Nic z tych rzeczy! Rady, które usłyszycie w tym filmie, bazują na dobrym przygotowaniu i doświadczeniu. Mamy nadzieję, że po obejrzeniu tego odcinka i zastosowaniu rad, następna kontrola postępowania przetargowego przyspieszy Wam bicie serca w mniejszym stopniu niż poranna kawa.
Po obejrzeniu odcinka koniecznie zostaw subskrypcję na kanale PRZETARGowa – to pierwszy krok do kontroli nad kontrolą! 😊
Złóż wniosek o tarczę antyinflacyjną dla zamówień 👉 KLIKNIJ Zarejestruj się na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych! 👉 REJESTRACJA Wypróbuj osobistego asystenta planowania – sprawdź Asystentosa! 👉 SPRAWDŹ Chcesz porozmawiać o platformie zakupowej? Skontaktuj się z nami mailowo: 👉kontakt@opennexus.com
Spis treści: 00:00 Początek 00:55 Zamówienia publiczne zawsze wiążą się ze stresem 01:34 Jak zminimalizować stres: rada nr 1 – przygotuj się wcześniej 02:41 Jak zminimalizować stres: rada nr 2 – dokumentuj na bieżąco 05:44 Jak zminimalizować stres: rada nr 2 – nie bój się bronić i zaufaj, że kontroler ma dobre intencje 09:36 Bonusowa rada – zaufaj sobie 09:52 Krótkie podsumowanie
Czy w sprawozdaniu powinny zostać uwzględnione umowy wykonawcze zawarte na podstawie umów ramowych?
W przypadku zawarcia przez zamawiającego umowy ramowej, ujawnieniu w sprawozdaniu podlega jedynie informacja dotycząca tej umowy ramowej. Umowy wykonawcze zawarte przez zamawiającego w celu realizacji umowy ramowej nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, gdyż mogłoby to prowadzić do dwukrotnego uwzględnienia w sprawozdaniu wartości zamówienia udzielonego przez tego samego zamawiającego.
Jak wykazać w sprawozdaniu wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie? Jeden jest z sektora MŚP, a jeden z sektora dużych przedsiębiorców?
Jakiej informacji należy udzielić w sekcji III sprawozdania w kolumnie „Zamówienie udzielone wykonawcy z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców TAK/NIE” w przypadku, gdy w jednej części zamówienia w skład konsorcjum jednego z wybranych wykonawców wchodzą obok wykonawców z sektora MŚP także przedsiębiorstwa o statusie „duże”?
Jeżeli w postępowaniu, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych, przynajmniej w jednej części zamówienie zostało udzielone przynajmniej jednemu wykonawcy z sektora MŚP (MMS), wówczas w sekcji III sprawozdania pt. „Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, z wyłączeniem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi” w kolumnie „Zamówienie udzielone wykonawcy z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców” należy wpisać „TAK”.
Informacja taka powinna być podana również w przypadku, gdy wykonawcy, którym zostały udzielone zamówienia w ramach poszczególnych części, mają formę konsorcjum zróżnicowaną pod względem wielkości przedsiębiorstw poszczególnych konsorcjantów.
Często zadajecie pytanie, czy dany dokument uznać za oryginalny, czy za kopie? Sytuacja powtarza się nieustannie od 2018 roku, a od 2021 znacznie częściej.
Pierwszą przełomową decyzją w tym temacie była opinia UZP odnośnie skanu oferty. Podpisany elektronicznie skan był lub nie był uznawany, zależnie od podejścia zamawiającego.
Po długiej batalii w Krajowej Izbie Odwoławczej i walce “wyrok za wyrok” (skończyłem obserwacje, chyba na 6 do 5) utrwaliła się interpretacja, że skan opatrzony podpisem elektronicznym to oryginał, a nie kopia. Decyzja w mojej ocenie słuszna. Podyktowana zdrowym rozsądkiem i poparta lobbingiem ze strony Krajowej Izby Informatyki i Telekomunikacji.
Bo jakie ma znaczenie, z jakiego urządzenia wejściowego skorzystał wykonawca przy tworzeniu dokumentu? Czy była to klawiatura komputera, czy skaner, czy może podyktował treść oferty do mikrofonu, który rozpoznał głos i przerobił go na treść? Liczy się treść dokumentu i prawidłowy podpis na pliku, a nie sam sposób jego wytworzenia. Ta opinia dała podwaliny pod dalszą interpretację bardziej złożonych przypadków.
Nie sposób wymienić wszystkich możliwych opcji przygotowywania i podpisywania dokumentów. Kreatywność wykonawców w tym zakresie nie ma granic i zaskakuje prawie w każdym tygodniu.
Analiza przypadku
Ale weźmy na tapetę następujący przypadek. Wykonawca otrzymał referencje stworzone na papierze. Czasy się zmieniły, wymagamy elektronicznych referencji, więc wykonawca poprosił swojego klienta o podpis elektroniczny na skanie tych papierowych referencji. A żeby dodać pikanterii całej sytuacji, sam złożył podpis na otrzymanym podpisanym pliku. Jak interpretować taki przypadek?
Po pierwsze, sam skan referencji należy traktować jako kopię. Natomiast skan referencji opatrzony podpisem kwalifikowanym należy już traktować jako oryginał elektroniczny, wg opinii UZP. Mamy więc do czynienia z oryginałem.
A czy naniesienie przez wykonawcę swojego podpisu na prawidłowo przygotowane elektroniczne referencje, cokolwiek ujmuje elektronicznemu dokumentowi? Czy czyni z niego “kopię za zgodność z oryginałem”? W mojej ocenie nie.
DOWIEDZ się WIĘCEJ! Obejrzyj odcinek o kopii i oryginale i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇
Przyzwyczailiśmy się do pojęcia kopii w czasach papierowych zamówień publicznych i ograniczonej liczby egzemplarzy (“stworzono w dwóch jednobrzmiących…”). Jednak w elektronicznych dokumentach mamy do czynienia z nieokreśloną liczbą plików. Plik podpisany przez wykonawcę na swoim PC (1szt.) wysłany do nas (2szt. na jego skrzynce nadawczej, 3szt. na naszej skrzynce odbiorczej) pobieramy na swój PC (4szt) + kolejne sztuki na serwerach zapasowych nadawcy i odbiorcy (5 i 6 szt.) Czyli sama czynność wysłania pliku pocztą elektroniczną i pobrania na PC zamawiającego powoduje fizyczne wytworzenie min 4-6 plików w górę. Zamawiający może następnie skopiować plik do EZD, do trzech różnych folderów na swoim PC i wysłać emailem do członków komisji. W tym momencie plik zaczyna funkcjonować w kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu ORYGINAŁACH.
Najważniejsza jest treść i podpis
Wracając do naszego przypadku. Poprawny plik referencji, niezależnie od tego, w jaki sposób powstał, opatrzony dodatkowo podpisem elektronicznym wykonawcy jest poprawny.
Spróbujmy porównać to do czasów papierowych. Gdyby wykonawca przedstawił nam oryginalne referencje wystawione i podpisane przez jego klienta, a potem je parafował, czy parafka zmieniłaby oryginalność pliku? Albo inaczej, wykonawca przedziurkował dokument referencji, bo trzymał go w segregatorze, albo zgiął kartkę, czy też postawił na niej kubek z kawą i zostawił kawowe kółko. Czy którakolwiek z tych czynności pozbawi dokumentu referencji ich oryginalności? Oczywiście, że nie. Liczą się dwie kwestie TREŚĆ i PRAWIDŁOWY PODPIS.
Kartka może być zalana, pogięta, przedziurkowana, ale jeżeli jej treść jest czytelna a podpis prawidłowy, to dokument jest ważny. Podobnie jest z plikami. Jeżeli plik zawiera poprawną treść i jest prawidłowo podpisany, to może być opatrywany kolejnymi podpisami, pieczęciami elektronicznymi, pakowany do ZIPa, może być zmieniana jego nazwa,a i tak będzie prawidłowy i oryginalny,choć już nie taki sam jak plik wytworzony przez klienta wystawiającego referencje.
Teraz ktoś z Was powie “Hola hola Panie Kopacz, przecież miało być w oryginale, dokładnie tak jak wystawca dokument wytworzył!” Odpowiem prosto. W papierze też nigdy nie był taki sam. Z każdą chwilą atrament na kartce blaknie, kartka żółknie, sekretarka ją zgina, listonosz ją gniecie, a wykonawca dziurkuje czy to odbiera oryginalności dokumentowi? Nie odbiera, tak samo, jak proces elektronicznego pieczętowania, pakowania pliku, czy zmiany nazwy pliku. Mamy do czynienia z treścią i prawidłowym podpisem.
Porównanie procesu papierowego i elektronicznego
Wiele ze szkoleń prowadzonych przez trenerów Open Nexus zaczynaliśmy stwierdzeniem, że “trzeba ściągnąć papierową torbę z głowy i zacząć myśleć elektronicznie”. Ja dziś zachęcam Cię do porównania myślenia papierowego i elektronicznego. Bardzo syntetycznie i z lekkim przymrużeniem oka.
Papierowo
Elektronicznie
Skreślona nieparafowana treść
Naruszenie integralność pliku
Dokument w koszulce
Plik spakowany w ZIP
Kółka od kawy na dokumencie
Dodatkowa pieczęć elektroniczna
Parafka wykonawcy na referencjach
Elektroniczny podpis wykonawcy na referencjach
Określona ilość egzemplarzy
Dowolna ilość egzemplarzy
Dokument możliwy do zwrotu (np. gwarancja wadialna)
Zwrot dokumentu nie ma sensu
Możliwość podrobienia
Minimalne prawdopodobieństwo podrobienia (dlatego wprowadzono SHA256)
Podpis sprawdzany “na oko” z dużą dozą zaufania (nie znamy wzorów podpisów wykonawcy)
Plik/podpis sprawdzany dokładnie ze 100% pewności (najlepiej kwalifikowana walidacja)
Każdy dokument/kartka/strona podpisywana oddzielnie
Możliwość podpisania wielu dokumentów jednym podpisem w jednym pliku.
Dokument jest papierowy
Dokument elektroniczny, drukowanie dokumentu nie ma sensu.
Oferta dostarczona w sejfie bez klucza
Dokument zaszyfrowany w miniportalu w innym postępowaniu
Piszę długopisem, drukuję
Tworzę dane (skaner, mikrofon, aparat fotograficzny, klawiatura)
Podpisałem karton z dokumentacją nie same dokumenty – niepoprawnie
Podpisany ZIP – Poprawnie. Bo to też zbiór danych. patrz “Możliwość podpisania wielu dokumentów jednym podpisem w jednym pliku.” (inna interpretacja/wymóg może wynikać z SWZ zamawiającego)
DOWIEDZ się WIĘCEJ! Obejrzyj odcinek o kopii i oryginale i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇
Wybór trybu albo procedury udzielenia zamówienia stanowi jedną z kluczowych decyzji, która pociąga za sobą szereg konsekwencji, zarówno na etapie przygotowania, jak i przeprowadzenia postępowania.
Decyzja ta wpływa bowiem bezpośrednio na obowiązki zamawiającego w ramach wybranego trybu lub procedury, a także na czas przeprowadzenia postępowania. Determinuje ona również krąg wykonawców zainteresowanych uzyskaniem danego zamówienia, który jest najszerszy w przypadku wyboru trybu poprzedzonego publikacją ogłoszenia o zamówieniu w oficjalnym publikatorze.
W planie postępowań zamawiający wskazuje tryb albo procedurę udzielania zamówień dla zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne spośród następującej listy:
(1) tryb podstawowy – bez negocjacji (art. 275 pkt 1 ustawy) (źródło);
Z kolei dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne zamawiający wskazuje tryb albo procedurę udzielenia zamówień spośród następującej listy:
1) przetarg nieograniczony;
2) przetarg ograniczony;
3) negocjacje z ogłoszeniem;
4) dialog konkurencyjny;
5) partnerstwo innowacyjne;
6) negocjacje bez ogłoszenia;
7) zamówienie z wolnej ręki;
8) umowa ramowa;
9) dynamiczny system zakupów.
Warto w tym miejscu wskazać, że przy wyborze postępowania zamawiający musi wskazać konkretną podstawę prawną trybu albo procedury planowanego postępowania.
W opublikowanym planie postępowań Zamawiający wskazuje orientacyjną wartość zamówienia.
Orientacyjna wartość zamówienia służy poinformowaniu potencjalnych wykonawców, w jakich przedziałach cenowych znajduje się planowane zamówienie oraz determinuje określenie trybu postępowania.
TOP 4, co trzeba wiedzieć o orientacyjnej wartości zamówienia w planie postępowań:
jest to jedynie przypuszczalna wartość planowanych robót budowlanych, dostaw lub usług – ponieważ jest to wartość ustalana w momencie sporządzania planu,
do jej ustalenia zamawiający może wykorzystać informacje dotyczące podobnych zamówień udzielonych w latach ubiegłych czy też uzyskane wskutek rozeznania rynku.
orientacyjna wartość zamówienia nie musi być wartością identyczną z wartością szacunkową zamówienia, o której mowa w art. 28 ustawy Pzp (źródło), którą to zamawiający ma obowiązek oszacować z należytą starannością przed wszczęciem postępowania, kiedy to już dokładnie wie jakiego zamówienia będzie udzielać, jaka będzie jego wielkość i zakres.
orientacyjną wartość zamówienia to kwota netto (bez podatku od towarów i usług)
Plan postępowań ma m.in funkcję informacyjną dla potencjalnych wykonawców o planowanych w danym roku postępowaniach. Aby plan postępowań o udzielenie zamówień spełniał swoją funkcję musi być na bieżąco aktualizowany. Więcej o aktualizacji planu przeczytasz na PRZETARGowa.pl w artykule: Aktualizacja planu postępowań – wątpliwości i interpretacje – KLIKNIJ, aby przejść.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇
W świetle art. 23 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający publiczni oraz ich związki zobowiązani są przygotować i opublikować na stronie internetowej plan postępowań nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ.
Z przepisu wynika, że plan postępowań tworzy się w oparciu o przyjęty plan finansowy jednostki, w przypadku gdy jednostka ta zobowiązana jest przepisami ustawy Pzp do tworzenia planu postępowań.
Termin na sporządzenie i upublicznienie planu postępowań rozpoczyna swój bieg z dniem przyjęcia przez uprawniony organ budżetu lub planu finansowego. Budżet oraz plan finansowy stanowią roczne plany dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów instytucji publicznych. Budżet przyjmowany jest m.in. przez jednostki samorządu terytorialnego (art. 211 ustawy o finansach publicznych), zaś plany finansowe dotyczą funkcjonowania w szczególności samorządowych zakładów budżetowych (por. art. 15 ust. 2 ustawy o finansach publicznych), agencji wykonawczych (por. art. 21 ustawy o finansach publicznych) oraz instytucji gospodarki budżetowej (por. art. 24 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Wraz z upływem 30 dni od dnia zatwierdzenia przez zamawiającego budżetu lub planu finansowego, plan postępowań realizowanych w oparciu o przepisy ustawy Pzp powinien zostać już przygotowany i opublikowany w BZP oraz na stronie internetowej zamawiającego.
Wprowadzenie obowiązku aktualizacji planu postępowań o udzielenie zamówień stanowi odpowiedź ustawodawcy na postulat zwiększenia roli planowania w zamówieniach publicznych, przyświecający zmianom prawa zamówień publicznych w zakresie czynności przygotowawczych do wszczęcia postępowania.
Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy Pzp (źródło), zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu dokonuje się i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego.
W systemie ezamowienia.gov.pl każda aktualizacja kreuje kolejną wersję planu postępowań. W zaktualizowanym planie zawarta jest informacja, że aktualizacja polega na zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu.
Zgodnie ze wzorem planu postępowań określonym rozporządzeniem, zamawiający w rubryce zatytułowanej „informacja na temat aktualizacji” winien wskazać, czy aktualizacja polega na zmianie, dodaniu czy też rezygnacji z pozycji planu.
Obowiązek aktualizacji, o którym mowa w art. 23 ust. 4 ustawy Pzp, odnosić się będzie do postępowań, których realizacja została zaplanowana w rozumieniu art. 23 ust 1 ustawy Pzp i które zostały ujęte w planie postępowań. W tym znaczeniu aktualizacja planu postępowań obejmuje przypadki, w których zamawiający rezygnuje z określonego postępowania bądź też modyfikuje informacje przedstawione w planie w odniesieniu do poszczególnych postępowań zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 3 ustawy Pzp. W takiej sytuacji aktualizacja polega na skreśleniu z planu pozycji, której realizacja nie nastąpi w danym roku finansowym lub na jej modyfikacji. Zamawiający ma również techniczną możliwość „dodania” nowego postępowania do zamieszczonego już planu.
Natomiast jest to jego fakultatywna decyzja, nieobjęta ustawowym obowiązkiem aktualizacji planu.
Opinia UZP
Powyższe stanowisko budzi wątpliwości interpretacyjne. W opinii UZP obowiązek aktualizacji dotyczy postępowań, których realizacja została zaplanowana w rozumieniu art. 23 ust. 1 p.z.p. i które zostały ujęte w opublikowanym planie postępowań. Taka interpretacja pojęcia “aktualizacja” jest zawężająca i wybiórczo podchodzi do kwestii planowania jako procesu. Wg definicji PWN aktualny oznacza zachowujący ważność w danej chwili, obowiązujący w danej chwili, dotyczący teraźniejszości. A zatem trudno mówić o aktualności planu w sytuacji, kiedy zamawiający nie musi dodawać postępowania nieujętego wcześniej jako nową pozycję w planie postępowań.
Stanowisko fakultatywnego dodawania nowego postępowania wydaje się tym bardziej niespójne, kiedy w opinii czytamy, że:
Plan postępowań ze swej istoty wyraża zamysł zamawiającego udzielenia w przyszłości określonych zamówień, w związku z dynamicznym charakterem procesów zakupowych, może okazać się, że informacje podane w planie postępowań z biegiem czasu uległy dezaktualizacji. W takiej sytuacji zamawiający ma obowiązek dostosowania informacji zawartych w planie do obecnego stanu jego wiedzy i zmienionego stanu faktycznego.
