PLANOWANIE zamówień publicznych dla początkujących i nie tylko! Mam plan! Ale czy umiem planować…?
Po procesie ich poznacie
Z planowaniem w kontekście ustawy PZP jest jak z polską szkołą. W szkole nie uczy się metod uczenia się, jednocześnie wymagając jak najlepszych wyników. Ustawa PZP (źródło) nie określa z kolei jak przeprowadzić proces planowania, jednocześnie w art. 23 pkt 1 PZP stawiając wymóg publikacji wyniku, jakim jest plan postępowań.
Nie znaczy to oczywiście, że jestem zwolennikiem rozszerzenia regulacji w tym zakresie. Powyższa analogia ma na celu pokazać problem: każdy Zamawiający musi mieć plan, ale jak planować – musi określić samodzielnie. Z mojego doświadczenia jako analityka procesu planowania wynika, że wiele instytucji plan tworzy po łebkach albo z błędami. Co należy podkreślić, najczęściej nie jest to efektem złej woli Zamówieniowca.
Jestem przekonany, że po lekturze poniższego tekstu będziecie o planowaniu, drodzy czytelnicy, myśleć zupełnie inaczej!
Niedasie
Dobrze, dobrze. U nas się nie da, jest za dużo pracy, szkoda zachodu
Słyszałem te słowa dziesiątki razy i się z nimi fundamentalnie nie zgadzam!
Czy jadąc na wakacje szkoda nam czasu na ich zaplanowanie? Np. noclegu, środku transportu czy atrakcji? Pomyślmy ile dodatkowych kosztów i ile nieprzewidzianych problemów napotkamy, gdy pojedziemy bez przygotowania…
1. Brak paszportu w kieszeni na godzinę przed odlotem,
2. Brak wolnych miejsc w hotelu,
3. Brak środków na powrót do domu.
Brzmi nieprawdopodobnie, czyż nie? Podobnie jest z procesem planowania zamówień. Jeżeli masz problemy z terminami, wnioskami, tłumaczeniami i wiecznie jesteś w niedoczasie – to jest to efekt braku właściwego procesu. Nie tylko obejmującego planowanie postępowań w kontekście ustawy PZP, ale WSZYSTKICH zamówień udzielanych przez Zamawiającego.
Przecież to tylko jeden monitor
Załóżmy, że hipotetyczny pracownik urzędu, Pan Marek, składa wniosek o zakup monitora. Ten z kolei trafia do Zamówień Publicznych, gdzie następuje sprawdzenie, czy ten wydatek kwalifikuje się poniżej progu 130 tys zł netto w skali roku. Okazuje się, że na ten cel urząd wydaje w danym roku setki tysięcy złotych. Wniosek został cofnięty. Pan Marek pyta dlaczego, dział zamówień tłumaczy, po obu stronach pozostaje frustracja, jedna strona jest niezadowolona, że nie może kupić, czego chce, a druga ma więcej pracy.
Jaki jest z tego wniosek? Proces planowania powinien angażować nie tylko zamówienia publiczne, ale w szczególności tych, którzy o wydatkowanie środków będą wnioskować. Co więcej, proces powinien być zaplanowany tak, by uwzględniał obieg informacji, a nie tylko jednostronne przekazywanie zapotrzebowania od merytorystów do zamówień publicznych. Efekt? Opisana sytuacja nie miałaby miejsca!
Co robić, by dobrze planować?
Argumentem przeciwko zmianom najczęściej jest brak czasu, nadmiar obowiązków. Zadajmy sobie zatem pytanie – co musi się wydarzyć, aby pracować mniej, a jednocześnie bardziej efektywnie? Odpowiedź brzmi – możliwie wiele automatyzacji. Nic się jednak nie zadzieje automatycznie, bez wcześniejszego ustandaryzowania. Co zatem musimy zrobić w drodze do “lepiej”?
Grupowanie zamówień to podstawa. Jeden standard słownika jest w stanie pozbyć się problemu co z czym i czy na pewno łączyć. Kolejna kwestia, która pozwoli sprawnie pracować nad planem, to standaryzacja komunikacji. Dość papieru czy chaotycznych maili. Rozważmy korzystanie z formularzy excel, najlepiej za pośrednictwem chmury, lub gotowych systemów takich jak www.asystentos.pl (więcej na ten temat w rozmowie z autorkami systemu tutaj).
Mając zrobione grupowanie, dobrany kanał komunikacji i ustalony zakres zbieranych danych, pozostaje jedynie określić, jakie zapotrzebowanie będziemy zbierać. W mojej ocenie kluczem do dobrego planowania jest uwzględnienie wszystkich zapotrzebowań, a nie tylko tych wynikających z przepisów PZP. Dzięki temu nie tylko oszczędzimy, co w dobie kryzysu powinno przyświecać każdemu JST, ale będziemy mogli prowadzić ciągły nadzór nad realizacją planu.
Jak jest, a jak być powinno
Podsumowując, chciałbym zostawić Was z zestawieniem czterech punktów “jak jest, a jak być powinno”. Jeżeli macie własne przemyślenia dot. procesu, gorąco zapraszam w sekcję komentarzy pod filmem o błędach w planowaniu tutaj.
Analizując procedury w zakresie planowania, zauważyłem, że często:
- dopiero po zebraniu informacji od pracowników merytorycznych grupujemy tożsame zamówienia,
- do grupowania stosujemy kody CPV, przez co rozdrabniamy zamówienia niezgodnie z zasadami PZP,
- tworzymy jedynie plan postępowań,
- plan nie jest tworzony w oparciu o proces zgłaszania zapotrzebowań, a jedynie w oparciu o dane historyczne przez Zamówienia Publiczne.
… a przecież powinniśmy:
- tworzyć grupy rodzajowe przed rozpoczęciem zbierania informacji do planu tak, aby zapotrzebowania były łatwe do posortowania,
- określić grupy rodzajowe na podstawie tożsamości ustawowych analizując dane z lat ubiegłych,
- tworzyć plan wszystkich zamówień, dzięki temu nigdy – nawet nieumyślnie – nie przeprowadzimy postępowania w nieodpowiednim progu,
- zaangażować w proces planowania każdą komórkę i jednostkę podległą, która kiedykolwiek wnioskuje o udzielenie zamówienia.
Aby ułatwić sobie proces planowania sprawdź, jak planuje się z osobistym Asystentem!
👉 AsystentOS.pl – prosty i kompleksowy system wsparcia w planowaniu zamówień publicznych. SPRAWDŹ już teraz! KLIKNIJ.
