Obowiązek zamieszczania planu na stronie internetowej zamawiającego
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy Pzp (źródło), zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ są zobowiązani do sporządzania i zamieszczania planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego.
Obowiązek publikacji planu postępowań w BZP powoduje konieczność korzystania przez zamawiającego z portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych e-zamówienia.pl i odbywa się tylko i wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Nie dopuszcza się innej drogi przesyłania planu postępowań tj. faks, e-mail czy listownie.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇
Nowa regulacja, nowy ból głowy zamawiającego. Ustawa funkcjonuje już prawie dwa lata. Licząc na to, że zamawiający to profesjonaliści oczekiwano, że analizę potrzeb i wymagań przygotują w sposób należyty tak jak szacowanie czy opis przedmiotu zamówienia.
Nic bardziej mylnego, zamawiający potraktował to jako kolejny niepotrzebny papier, który należy dołączyć do protokołu. Zamysłem ustawodawcy unijnego było, aby zamawiający rzetelnie przygotował się do poprowadzenia całego postępowania. Problemem nie jest rzetelność zamawiającego a brak czasu, brak wiedzy specjalistycznej nawet po stronie działu merytorycznego. Analiza potrzeb i wymagań opiera się na szerokim spektrum spojrzenia na możliwości zamawiającego. Nie chodzi tylko o to, czy jest w stanie sprostać samodzielnie z wykonaniem takiego zadania, chodzi także o to, czy da radę to zrobić tak, jak robi to wyspecjalizowany wykonawca.
Zamawiający ma wiedzieć wszystko, co chce, jak chce, kiedy chce i po co to chce. Nie da się, to nierealne. Ilość pracy, która musi być tutaj wykonana, przekracza możliwości zamawiającego, z wielu względów. Nie można wymagać, aby potrafił wszystko, nie taka jest idea zamówień publicznych. Zamówienia publiczne, to inny sposób na prowadzenie biznesu. To gwarancja terminowej zapłaty za wykonaną pracę. To realność i możliwość jej wykonania. Ilość ograniczeń, jaka nakładana jest na zamawiającego, tworzy niejako ogromne pole dla wielu wykonawców. Daje możliwość startu małym przedsiębiorcom (z racji podziału zamówienia na części), daje pracę wielu ludziom. Zatem umiejętność sprecyzowania opisania i przeanalizowania potrzeb nie tylko Zamawiającego, ale jego potrzeb funkcjonowania w obszarze zadań publicznych jest istotnym czynnikiem, który musi być uwzględniony w procesie przygotowawczym postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Celowość analizy potrzeb i wymagań
W dużej mierze, rzetelne opracowanie, rzetelne przeanalizowanie wszystkich możliwości w zakresie faktycznych potrzeb, jakie są przydatne zamawiającemu to klucz otwierający wiele drzwi. Określenie potrzeb, wręcz zdefiniowanie tych potrzeb, da podstawową wiedzę, w jakim zakresie Zamawiający jest w stanie realnie określić obszar swoich potrzeb. Ale nie zawsze wszystko jest możliwe do opracowania. Nie na wszystkim przecież Zamawiający się zna, ma doświadczenie, umiejętności, możliwości, ludzi, sprzęt, aby zaspokoić potrzeby. Niejednokrotnie działalność Zamawiającego ma wąskie ramy funkcjonowania.
WIĘCEJ o analizie potrzeb i wymagań dowiesz się ze szkoleń na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇
Ustawodawca unijny w przeciwieństwie do ustawodawcy polskiego nie nałożył obligatoryjnego opracowania analizy potrzeb i wymagań. Określenie celowości przygotowania analizy powinna mieć jasne uwarunkowania, które pozwolą, aby rozpatrzyć wszystkie dostępne wiedzą możliwości rozwiązania problemu, wykonania zamówienia, które zaspokoi potrzebę Zamawiającego.
Nie zawsze jest możliwość (logiczna) przygotowania takiej analizy potrzeb i wymagań. Bo jak można uzasadnić np. wszelkiego rodzaju dostawy nie tylko skomplikowanych urządzeń, programów, czy innych rzeczy. Czasami zwykła dostawa papieru (nie tylko do drukarek) jest już na tyle skomplikowanym procesem w zakresie rzetelnego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, a co dopiero określenia i uzasadnienia w analizie potrzeb i wymagań.
Analiza potrzeb w dostawach
Z reguły wszelkie dostawy bez względu na rodzaj produktu, to z góry wiadomo, że zamawiający nie jest w stanie samodzielnie wykonać produkt. Jak wiadomo, określone branże produkcyjne działają po to, aby wytworzyć (wyprodukować) określony przedmiot. Mają zatem (w zależności od rodzaju i stopnia skomplikowania) projektantów produktu, linie produkcyjne, magazyny, zapas opakowań i innych bardziej sprzyjających warunków niż niemal każdy zamawiający. Produkują, aby sprzedać. Produkują, aby sprzedać i móc dalej produkować, rozwijać się. To jaki jest sens po stronie zamawiającego w przygotowaniu analizy potrzeb i wymagań dotyczący zakupu określonego produktu? Żaden. W tym wypadku opracowanie analizy potrzeb i wymagań nie powinno dotyczyć samego produktu, a sprawdzenie, czy nie ma innego, nowszego, bardziej innowacyjnego, proekologicznego, tańszego, lepszego.
Tym samym wyznaczenie szablonu analizy potrzeb i wymagań jako niepotrzebnego dodatkowego papieru nie spełnia celowości w zamówieniach publicznych. Gdyby nie to, że pracownik odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania cierpi na chroniczny brak czasu, a na to wszystko wymaga dokumentów, które nijak nie mieszczą się w zakresie jego wiedzy, to nagle wszyscy nabierają wody w usta albo patrzą maślanym wzrokiem z niedowierzaniem, że znowu jakieś dziwadła trzeba zrobić.
Dział zamówień, jako innowator
To jest zadanie kierownictwa, aby uwzględnił dział zamówień publicznych jako dobrego doradcę w kwestii nowości w zarządzaniu jednostką, otwarcia drzwi i zapoznania się z innymi możliwościami, innymi rozwiązaniami, być może w niedalekiej przyszłości będzie to dobra drużyna, która ma otwarte głowy i nie boi się wyzwań w realizacji zwykłych zadań publicznych.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇
Niejednokrotnie przygotowanie analizy potrzeb i wymagań to wyzwanie w zakresie ekwilibrystyki słownej Zamawiającego. Bo jak to tak? Ano tak to, i tak nie tamto. Bo ustawodawca chce, Zamawiający musi. I ciekawi mnie, w jaki sposób organ kontrolujący weryfikuje przygotowaną analizę potrzeb i wymagań w zakresie, o którym sam nie ma bladego pojęcia. Chyba że kontrola polega na tym, czy jest taki dokument, czy nie. A to już kompletnie niezrozumiałe działanie.
Jak wiadomo nie od dzisiaj, że pewne obszary działania jednego Zamawiającego nie są zrozumiałe dla wszystkich potencjalnych wykonawców, a tym bardziej dla kontrolujących. Zatem takie działanie nie pozwala w sposób rzetelny przeanalizować wielu zagadnień, które i tak muszą być rozwiązane za pomocą ustawy Prawo zamówień publicznych.
Po co robić analizę potrzeb i wymagań?
Skoro już narzekania wypłynęły niczym tłuszcz w rosole, warto zwrócić uwagę na jeszcze inne argumenty. Jak napisano wyżej, że analiza potrzeb i wymagań to tylko niepotrzebnie zmarnowany czas zamawiającego, to czas najwyższy znaleźć rzeczowe argumenty, po co to wszystko. Niby każdy wie, ale nie każdy potrafi to określić. Wiadome jest, że zamówienia publiczne to nic innego jak zakupy za cudze pieniądze. I tu jest problem natury moralnej, brać i wydawać, czy lepiej nie maczać w tym własnych rąk. No skoro powiedziało się „a”, trzeba powiedzieć „b”.
Zamówienia publiczne to nic innego jak usystematyzowany ciąg pewnych czynności. Ale nigdzie nie jest wskazane, czym powinniśmy się kierować przy wyborze tych, a nie innych ciągów czynności (czytaj wprost: tryby zamówień publicznych). Tak naprawdę analiza potrzeb i wymagań to ciągły wybór takiego lub innego argumentu. Kupno tego lub owego. A w życiu prywatnym ciągle rozważa się, czy robot planetarny, czy zwykły mikser. Telewizor full coś tam, czy zwykły. Pralka duża czy mniejsza, z suszarką, czy bez z drzwiami z przodu albo ładowana od góry. Wiele pytań, czytania instrukcji obsługi każdego urządzenia, bo jak za skomplikowane, to ja podziękuję.
To nic innego jak zwykła, codzienna niemalże (ok, nikt codziennie nie zmienia pralki, ale drobne zakupy już robi się niemalże codziennie) analiza potrzeb i wymagań. Sprzęt, produkty spożywcze, chemiczne, ubrania, usługi (nasz kochany Pan Kazio od naprawy wszystkiego) to nic innego jak po prostu analiza potrzeb i wymagań. Skoro robimy to niemalże machinalnie, od czasu jak potrafimy artykułować zrozumiałe wyrazy, analiza potrzeb jest z nami. Teraz to, co wiemy, umiemy, ba robimy niemalże machinalnie, należy przełożyć na poziom zawodowy. Bo tu też analiza potrzeb i wymagań istnieje. I jest wyznacznikiem naszych (firmowych, zawodowych) potrzeb.
Niepisane reguły analizy potrzeb i wymagań
Najłatwiejsze w tym całym analitycznym podejściu do zamówień publicznych jest kilka niepisanych wprost w ustawie reguł. Pierwsza i znacząca dla każdego zamawiającego, to brak ram czasowych na wykonanie. Jedynym ograniczeniem jest tylko to, że ma być wykonana przed rozpoczęciem postępowania. Nie wskazano natomiast kiedy i w jakich okolicznościach. Podpowiedzą, niech będzie fakt, że nie ma obligatoryjnych dokumentów, które mają być źródłem do wykonania analizy. Podano przykłady, ale nie ma obowiązku z nich korzystać (nawet jeśli teoretycznie ułatwiają wykonanie całej analityki).
Drugim ważnym argumentem jest, że nie musi być dołączona do protokołu postępowania. Można, ale nie trzeba. Uff, ulga. Czyli co? Robić, aby robić? No niby tak, ale jeśli bardziej po ludzku podejdziemy do procesu wykonania analizy potrzeb i wymagań, popytamy tu i ówdzie, będziemy mieli dobre dane do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia (wiedza, cenna rzecz), a i szacowanie wartości zamówienia będzie łatwiejsze.
A co z zamówieniami poniżej progów? Na szczęście nie ma obowiązku przygotowania analizy potrzeb i wymagań, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby też robić. Może nie na wszystko jak w przypadku postępowań powyżej progu, ale przynajmniej na te skomplikowane.
Dlaczego analiza potrzeb i wymagań jest obligatoryjna?
Pisząc ten artykuł, zastanawiam się, w jakim celu ustawodawca w Polsce wpisał obligatoryjność w przygotowaniu analizy potrzeb i wymagań w przypadku wszystkich postępowań powyżej progu unijnego? Może po to, aby nauczyć niejako zamawiających, że analiza doskonale sprawdza się w procesie zarządzania jednostką? Może po to, aby niejako zmusić zamawiającego do szukania innych rozwiązań w zakresie określenia rodzaju potrzeby i pochylenia się nad możliwością znalezieniem najlepszego rozwiązania w zakresie zaspokojenia już definiowanej potrzeby? Albo może po to, aby nie wykonywać pewnych czynności machinalnie a poszerzyć horyzonty, wyjść naprzeciw nowościom technicznym, technologicznym. Przecież, aby rozebrać problem (potrzebę) na czynniki pierwsze, trzeba wiedzieć, jakie są to potrzeby to po pierwsze, w jakim zakresie należy uwzględnić możliwość rozszerzenia lub zawężenia zakresu potrzeby a na końcu wybrać takie rozwiązanie, które określi najlepsze uzyskanie celu. A i nie można zapominać o wysokości budżetu przeznaczonego na zaspokojenie potrzeb.
WIĘCEJ o analizie potrzeb i wymagań dowiesz się ze szkoleń na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇
Pamiętam, że kiedyś regularnie koszono wszystkie tereny zielone, przydrożne rowy, pobocza. Bo tak jest podobno ładniej, schludniej, wygodniej. Po kilku (kilkunastu latach) okazało się, że takie regularne koszenie ogranicza w sposób radykalny dbanie o klimat, o środowisko, a wszystkie owady, zwierzęta i inne korzystające z darów nawet łąkowych kwieci, giną bezpowrotnie, czyniąc tym samych zakłócenie naturalnych procesów biologicznych i klimatycznych naszego obszaru. Bo brak drzew i wycięta do gołej ziemi trawa to po prostu pustynia. Teraz owszem dba się o środowisko, ale w sposób bardziej zrównoważony, ekologiczny, probiologiczny.
Nagle się okazało, że wybetonowanie placów to udręka dla mieszkańców, bo nie ma ochrony przed palącym słońcem, deszczem, no i brak możliwości odpoczynku. Nagle wszystkie takie betony na placach są zmieniane na zielone skwery. Bardziej potrzebne mieszkańcom niż gładki jak tafla lodu beton. A gdyby tak kilkanaście lat temu przeanalizować (no jak się patrzy analiza potrzeb i wymagań by się sprawdziła), czy beton to dobre rozwiązanie urbanistyczne? Bo pory roku mimo upływu lat są niezmienne, temperatury także ogólnie przewidywalne. A i rozmowa z urbanistami, projektantami zieleni, ogrodnikami, być może wskazałaby, jakie są potencjalne korzyści z zieleni albo z betonu. Jak to się będzie w przyszłości sprawdzać? Czy faktycznie w określonym przedziale czasu jest to aż tak kosztowne?
Konflikt na linii merytoryczny-proceduralny
Nie zawsze dział merytoryczny jest w stanie zdefiniować zakres potrzeb, bo nawet nie wie, czy naprawdę jest taka potrzeba. I tu rodzi się niewielkie spięcie w relacji merytoryczny – proceduralny. Jeden wie, że chce coś, a drugi oczekuje wypełnienia miliona niepotrzebnych pytań, które nic nie wnoszą do postępowania. Ale ma być i już. Proceduralny wymaga, a merytoryczny patrzy z niedowierzaniem.
Ustawodawca polski wymaga aby przygotowanie analizy potrzeb i wymagań pomogło w zwiększeniu efektywności systemu zamówień publicznych. Ale w każdym postępowaniu powyżej progu unijnego? Obecnie w okresie inflacji, która niejedną osobę przyprawia o zawrót głowy i wywraca wszystko do góry nogami? A do tego dołożyć jeszcze uzyskanie najlepszych efektów zamówienia to już zgrzytanie zębami gotowe. A spięcia i niedomówienia to otwarta droga do konfliktu. Czyli co? Skaczemy sobie do oczu, czy pochylamy głowy i przymykamy oczy?
Problemem, jak się okazuje nie jest wyartykułowanie i opisanie analizy potrzeb i wymagań, a uzyskanie pracy zespołowej, która ma przynieść wszystkim korzyści. Może to i więcej pracy, ale synergia to stare określenie, tylko szkoda, że nie przekłada się na pracę w jednostkach administracji publicznej.
Co pomoże przy tworzeniu dobrej analizy?
Po wielu dniach czytania uczonych w piśmie, szukania informacji, przygotowałam prawie uniwersalną analizę potrzeb i wymagań do każdego niemalże postępowania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby służyła wszystkim. Ale mam jedną ogromną prośbę. Bądźmy w tym wypadku dobrymi szefami kuchni. Bo każda jednostka administracji publicznej jest niejako kuchnią, Wewnątrz każdej jednostki warzy się inną potrawę. Na podstawie tej samej receptury. Niby w przepisie jest napisane „szczypta soli”, „pół łyżeczki cukru”. Ale każda kuchnia ma inne narzędzia, czyli inne „szczypty soli i pół łyżeczki cukru”. Sukces potrawy to własna inwencja twórcza w procesie przygotowawczym. Gotujmy na podstawie przepisu, ale doprawiajmy według własnego upodobania. Tak trzeba podejść do analizy potrzeb i wymagań.
Z biegiem czasu doświadczenie w tym zakresie wypracuje w nas umiejętność zadawania pytań, które w sposób rzeczowy wyeliminują niepotrzebne kroki, ale otworzą przestrzeń na nowe, bardziej konstruktywne pytania, aby ta analiza dała nam całe rozwiązanie jak poprowadzić postępowanie, a później zrealizować zamówienie, aby spełnić potrzeby, które zostały wcześniej zidentyfikowane, opisane, policzone, wybrane i zrealizowane. Trudne? Nie! A co z czasem? Jak jest pomysł, to i czas na jego realizację sam się pojawi.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇
Czy umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą na okres dłuższy niż 12 miesięcy należy uwzględnić jedynie w rocznym sprawozdaniu za rok, w którym umowa została zawarta, czy także w rocznych sprawozdaniach przekazywanych za lata następne?
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp (źródło), pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy.
Czy w sprawozdaniu za dany rok należy uwzględnić postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wszczęte i przeprowadzone w danym roku, w przypadku gdy umowa została zawarta w roku następnym?
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp (źródło), pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego.
A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w danym roku, będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za ten dany rok. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.
Jakie są zasady sporządzania rocznego sprawozdania w przypadku zamówienia udzielanego na podstawie więcej niż jednej umowy w wyniku postępowania przeprowadzonego wspólnie przez kilku zamawiających?
W przypadku, gdy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zamówienie było udzielane w częściach w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z zamawiających działających w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, a w następstwie tego postępowania każdy z tych zamawiających zawarł odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia, obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu informacji o takim zamówieniu spoczywa indywidualnie na każdym zamawiającym, w imieniu którego takie postępowanie zostało przeprowadzone. Wybór odpowiedniej sekcji rocznego sprawozdania, w której zamawiający powinien zamieścić informacje o zawartej przez siebie umowie, zależeć będzie w tej sytuacji od wartości zamówienia określanej na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego zostały zawarte umowy na części zamówienia.
W sytuacji zatem, gdy wartość zawartej przez zamawiającego umowy nie przekracza odpowiedniej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp (źródło), lecz wartość szacunkowa całego zamówienia (wszystkich jego części) ustalona dla celów przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekracza taką kwotę, zamawiający obowiązany jest uwzględnić przedmiotowe zamówienie zasadniczo w sekcji III rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku, gdy wartość całego zamówienia jest równa albo przekracza progi unijne. W informacji o wartości umowy zamawiający podaje wartość wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, określoną w zawartej przez niego umowie, nawet jeśli wartość ta dla danej części zamówienia nie przekroczyła progu kwotowego określonego w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp.
Jak ZAMÓWIENIA PUBLICZNE rozwijają miasto i gminę KÓRNIK?
Historie naszych klientów to seria filmów, w której opowiadamy wspólne historie z Zamawiającymi, tymi, którzy nam zaufali i są pod naszą opieką.
Dziś zabieramy Was w podróż do klienta, którym jest Urząd Miasta i Gminy w Kórniku. Początek współpracy Urzędu Miasta i Gminy w Kórniku i platformy zakupowej OpenNexus sięga 2016 roku.
Efektem współpracy i dobrych praktyk zakupowych Zamawiających z Kórnika jest realizacja wielu inwestycji. Urząd Miasta w Kórniku, dzięki platformie zakupowej OpenNexus, jest w stanie docierać do kontrahentów, do których nie dotarłby w inny sposób.
Poczujcie klimat tego miejsca i zobaczcie, jak rozwija się miasto i gmina! Zapraszamy w podróż po Kórniku oczami Zamawiających!
Po obejrzeniu odcinka koniecznie zostaw subskrypcję na kanale PRZETARGowa – to pierwszy krok do dobrych inwestycji! 😊
Złóż wniosek o tarczę antyinflacyjną dla zamówień 👉 KLIKNIJ Zarejestruj się na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych! 👉 REJESTRACJA Wypróbuj osobistego asystenta planowania – sprawdź Asystentosa! 👉 SPRAWDŹ Chcesz porozmawiać o platformie zakupowej? Skontaktuj się z nami mailowo: 👉kontakt@opennexus.com
Spis treści: 00:00 Zamówienia publiczne w Kórniku 01:03 Przedstawienie gminy Kórnik 03:43 Kórnickie Centrum Sportu i Rekreacji „Oaza” 04:13 Oaza – nagrody i certyfikaty 04:47 KCSiR Oaza – nowoczesna pływalnia 05:32 Sala rehabilitacyjna 06:00 Kultura i sztuka 06:49 Hala sportowa 07:52 Kursy pływania i zajęcia rekreacyjne 08:38 Platforma zakupowa Open Nexus 10:03 Znani mieszkańcy Kórnika 11:33 Wydarzenia kulturalne w Kórniku 12:42 Krótka historia Kórnika i Bnina 13:54 Arboretum Kórnickie 14:22 Atrakcje Kórnika 15:00 Zamek w Kórniku
Zobaczcie dobre praktyki zakupowe miasta i gminy Kórnik!
Zapraszamy Was do obejrzenia kolejnego odcinka z serii Nasi Klienci – historie Zamawiających.
Tym razem pojechaliśmy z kamerą do Kórnika, gdzie na żywo mogliśmy zobaczyć inwestycje, które miasto i gmina Kórnik mogli wprowadzić, dzięki dobrym praktykom zakupowym.
Poczujcie klimat tego miejsca i zobaczcie, jak rozwija się miasto i gmina! Zapraszamy w podróż po Kórniku oczami Zamawiających!
Obejrzyj odcinek klikając w poniższy przycisk i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube, aby być na bieżąco! 👇
Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy przekazać informacje o wydatkach poniesionych tytułem opłat sądowych i administracyjnych, mandatów czy też opłat abonamentowych RTV?
Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp (źródło), należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp.
Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.
Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp (źródło) nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W związku z powyższym tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w sprawozdaniu.
Zgodnie z art. 28 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, z późn. zm.) dalej Pzp, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
Z przepisu tego wynika zatem obowiązek dołożenia przez zamawiającego należytej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia. Jednocześnie w myśl art. 29 ust. 1 ustawy Pzp (źródło) zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. Natomiast ani ustawa Pzp, ani żaden akt wykonawczy nie daje wskazówek, w jaki sposób zamawiający ma przeprowadzić czynność szacowania i co kryje się pod sformułowaniem należytej staranności.
Metody szacowania wartości zamówienia
W praktyce zamawiający stosują kilka metod do oszacowania przedmiotu zamówienia. Jedną z nich jest metoda historyczna, polegającą na uaktualnieniu cen z już zawartej umowy powiększając je o wskaźnik inflacji ogłaszany przez GUS. W ten sposób otrzymują aktualną wartość analogicznego zamówienia jak tego udzielonego uprzednio.
Jest to metoda bardzo popularna, ze względu na szybkość jej przeprowadzenia, a także pewność, iż przy kontroli zostanie uznana za przeprowadzoną prawidłowo z należytą starannością, ponieważ opiera się o urzędowo podany wskaźnik wzrostu cen i usług.
Kolejną metodą jest wysyłanie zapytania do wykonawców z prośbą o oszacowanie przedmiotu zamówienia lub zamieszczenie takiego zapytania na stronie zamawiającego/BIP. Przy popularnych i łatwych do wyceny zamówieniach zamawiający otrzymują dużo wycen i dzięki temu mogą ustalić szacunkową wartość zamówienia.
Natomiast dużo większy problem pojawia się, gdy zamawiający muszą dokonać oszacowania przedmiotu zamówienia skomplikowanego i wymagającego poświęcenia czasu przez potencjalnych wykonawców np. przy usłudze analizy, badaniu ewaluacyjnym, którego sam opis przedmiotu zamówienia wynosi dziesiątki stron albo uzupełnieniu wielopozycyjnych cenników, których dany wykonawca nie uzupełnił z braku czasu lub nie umiał oszacować np. ze względu na braki w hurtowniach, gdzie się zaopatruje.
A jeśli jeszcze nie generujesz protokołu postępowania na 2 kliknięcia, tak jak 130 jednostek, koniecznie sprawdź generator dokumentów od openNexus!
Powyższy stan faktyczny może wydawać się patowy, ponieważ bez wyceny zamawiający nie może rozpocząć procedury zamówieniowej. W takiej sytuacji pracownicy zamawiającego mają możliwość skontaktowania się telefonicznie z potencjalnym wykonawcą, prosząc go o podanie wartości zamówienia przez telefon. Czasem jest to jedyna metoda, aby uzyskać jakąkolwiek wycenę. Jest to metoda, której zamawiający zdecydowanie wolą unikać, ponieważ obawiają się, iż podczas kontroli może zostać uznana za niewłaściwą, błędną lub nieprawidłowo ustaloną, a nawet uznana za wstępne konsultacje rynkowe z art. 84 Pzp.
Aby uniknąć wątpliwości kontrolujących, wystarczy dobrze opisać sposób uzyskania wycen podczas rozmowy telefonicznej w notatce/protokole z ustalenia wartości zamówienia.
W mojej ocenie skoro ustawa Pzp nie zakazuje oszacowania zamówienia w sposób ustny – telefoniczny przez wykonawcę, ani też nie wymienia sposobów należytego szacowania, to taka metoda powinna być jak najbardziej uznana przez kontrolujących za poprawną, w szczególności, gdy jest wyczerpująco opisana w treści notatki/protokołu z szacowania czy w formie notatki służbowej pracownika zamawiającego. Jako należytą staranność powinny być uznane wysiłki zamawiającego w celu uzyskania wyceny zamówienia.
Przykładowa treść notatki
„Dnia 27 kwietnia 2020 zamawiający wysłał drogą mailową zapytania o wycenę zamówienia zgodnego z OPZ do następujących wykonawców: 1) abc, 2) aab, 3) bbc oraz zamieścił zapytanie o wycenę na stronie zamawiającego. Do dnia 5 maja 2020 nie wpłynęła żadna wycena od wykonawców. Dnia 5 maja 2020 zamawiający przeprowadził rozmowę telefoniczną z wykonawcą XYZ, który wycenił zamówienie na kwotę 171,00 zł zgodnie z przesłanym wcześniej wykonawcy OPZ. W tym samym dniu wykonawca YYY podczas rozmowy telefonicznej wycenił ten sam produkt na kwotę 156,00 zł.” Taką notatkę pracownik podpisuje wraz z datą i załącza do dokumentacji zamówieniowej.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z NIUANSAMI PZP? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz BEZPŁATNIE pod linkiem 👇
Czy ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok podlegają zawarte w danym roku aneksy do umów najmu, w sytuacji gdy na ich podstawie podwyższony został czynsz oraz ustalony został nowy okres obowiązywania najmu?
W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp na podstawie art. 9, art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 2 pkt 3 i 4, art. 11 ust. 1, ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 4 i 5 pkt 1-9, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1 pkt 2-8, art. 14, art. 363 ust. 1 i 2, art. 364, art. 365 ust. 1-3 albo art. 366 ust. 1 ustawy Pzp (źródło).
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp (źródło), pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w sprawozdaniu przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II – IX) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.
Jeżeli aneksy do umów najmu dotyczą nowego okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy, rozszerzają zakres powierzchni najmu lub w inny sposób istotnie modyfikują warunki dotychczasowych umów należy uznać, że z chwilą zawarcia tych aneksów dochodzi do zawarcia nowych umów, o których informacje powinny być zamieszczone odpowiednio do wartości tych umów albo w sekcji VIII pkt 16 albo w sekcji IX formularza sprawozdania.
