Zgodnie z art. 28 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, z późn. zm.) dalej Pzp, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
Z przepisu tego wynika zatem obowiązek dołożenia przez zamawiającego należytej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia. Jednocześnie w myśl art. 29 ust. 1 ustawy Pzp (źródło) zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. Natomiast ani ustawa Pzp, ani żaden akt wykonawczy nie daje wskazówek, w jaki sposób zamawiający ma przeprowadzić czynność szacowania i co kryje się pod sformułowaniem należytej staranności.
Metody szacowania wartości zamówienia
W praktyce zamawiający stosują kilka metod do oszacowania przedmiotu zamówienia. Jedną z nich jest metoda historyczna, polegającą na uaktualnieniu cen z już zawartej umowy powiększając je o wskaźnik inflacji ogłaszany przez GUS. W ten sposób otrzymują aktualną wartość analogicznego zamówienia jak tego udzielonego uprzednio.
Jest to metoda bardzo popularna, ze względu na szybkość jej przeprowadzenia, a także pewność, iż przy kontroli zostanie uznana za przeprowadzoną prawidłowo z należytą starannością, ponieważ opiera się o urzędowo podany wskaźnik wzrostu cen i usług.
Kolejną metodą jest wysyłanie zapytania do wykonawców z prośbą o oszacowanie przedmiotu zamówienia lub zamieszczenie takiego zapytania na stronie zamawiającego/BIP. Przy popularnych i łatwych do wyceny zamówieniach zamawiający otrzymują dużo wycen i dzięki temu mogą ustalić szacunkową wartość zamówienia.
Natomiast dużo większy problem pojawia się, gdy zamawiający muszą dokonać oszacowania przedmiotu zamówienia skomplikowanego i wymagającego poświęcenia czasu przez potencjalnych wykonawców np. przy usłudze analizy, badaniu ewaluacyjnym, którego sam opis przedmiotu zamówienia wynosi dziesiątki stron albo uzupełnieniu wielopozycyjnych cenników, których dany wykonawca nie uzupełnił z braku czasu lub nie umiał oszacować np. ze względu na braki w hurtowniach, gdzie się zaopatruje.
A jeśli jeszcze nie generujesz protokołu postępowania na 2 kliknięcia, tak jak 130 jednostek, koniecznie sprawdź generator dokumentów od openNexus!
Metoda ustna – telefoniczna
Powyższy stan faktyczny może wydawać się patowy, ponieważ bez wyceny zamawiający nie może rozpocząć procedury zamówieniowej. W takiej sytuacji pracownicy zamawiającego mają możliwość skontaktowania się telefonicznie z potencjalnym wykonawcą, prosząc go o podanie wartości zamówienia przez telefon. Czasem jest to jedyna metoda, aby uzyskać jakąkolwiek wycenę. Jest to metoda, której zamawiający zdecydowanie wolą unikać, ponieważ obawiają się, iż podczas kontroli może zostać uznana za niewłaściwą, błędną lub nieprawidłowo ustaloną, a nawet uznana za wstępne konsultacje rynkowe z art. 84 Pzp.
Aby uniknąć wątpliwości kontrolujących, wystarczy dobrze opisać sposób uzyskania wycen podczas rozmowy telefonicznej w notatce/protokole z ustalenia wartości zamówienia.
W mojej ocenie skoro ustawa Pzp nie zakazuje oszacowania zamówienia w sposób ustny – telefoniczny przez wykonawcę, ani też nie wymienia sposobów należytego szacowania, to taka metoda powinna być jak najbardziej uznana przez kontrolujących za poprawną, w szczególności, gdy jest wyczerpująco opisana w treści notatki/protokołu z szacowania czy w formie notatki służbowej pracownika zamawiającego. Jako należytą staranność powinny być uznane wysiłki zamawiającego w celu uzyskania wyceny zamówienia.
Przykładowa treść notatki
„Dnia 27 kwietnia 2020 zamawiający wysłał drogą mailową zapytania o wycenę zamówienia zgodnego z OPZ do następujących wykonawców: 1) abc, 2) aab, 3) bbc oraz zamieścił zapytanie o wycenę na stronie zamawiającego. Do dnia 5 maja 2020 nie wpłynęła żadna wycena od wykonawców. Dnia 5 maja 2020 zamawiający przeprowadził rozmowę telefoniczną z wykonawcą XYZ, który wycenił zamówienie na kwotę 171,00 zł zgodnie z przesłanym wcześniej wykonawcy OPZ. W tym samym dniu wykonawca YYY podczas rozmowy telefonicznej wycenił ten sam produkt na kwotę 156,00 zł.” Taką notatkę pracownik podpisuje wraz z datą i załącza do dokumentacji zamówieniowej.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z NIUANSAMI PZP? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz BEZPŁATNIE pod linkiem 👇
