Jak co roku o tej porze jednym z najgorętszych tematów w zamówieniach publicznych jest sprawozdanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o udzielonych za poprzedni rok zamówieniach. Ta swoista „spowiedź” z udzielanych w poprzednim roku zamówień tradycyjnie rodzi sporo pytań i kontrowersji. Na wszystkie, które pojawiają się z Państwa strony, które też w bezpośrednich kontaktach zgłaszacie Państwo do nas, odpowiemy w niniejszym artykule i w specjalnie przygotowanym nagraniu webinaru oraz Q&A.
Podstawa prawna
Podstawą prawną do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, a następnie przekazania go Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych jest art. 82 pzp. Zgodnie z przepisem art. 82 ust. 1 pzp zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w tym o zamówieniach wyłączonych na podstawie działu 8 rozdziału 1 oddziału 2, zamówieniach klasycznych, których wartość jest mniejsza niż 130 000 złotych, a także o zamówieniach sektorowych oraz zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
Wskazana wyżej podstawa prawna bezpośrednio wskazuje nam, co powinno znaleźć się w sprawozdaniu, o czym będzie mowa szczegółowo w dalszej części niniejszego artykułu.
Termin przekazania sprawozdania
Kwestia terminu przekazania sprawozdania nie budzi większych wątpliwości. Wprost stanowi o tym ustawa. Zgodnie z przepisem art. 82 ust. 2 pzp sprawozdanie zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Jest to więc bardzo jasno wskazana data graniczna do upływu, której ten obowiązek sprawozdawczy w zamówieniach publicznych powinien zostać wypełniony.
Nowe rozporządzenie
Nowością jest akt wykonawczy dotyczący sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Jest nim Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (dalej rozporządzenie). Z treścią rozporządzenia można zapoznać się TUTAJ. Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.
Przedmiotowe rozporządzenie zostało wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w przepisie art. 82 ust. 4 pzp. Przepis ten stanowi, że minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór, sposób przekazywania oraz sposób i tryb jego korygowania, mając na względzie wymagania dotyczące treści sprawozdania przekazywanego Komisji Europejskiej oraz potrzebę zapewnienia prawidłowych i aktualnych informacji, w celu monitorowania systemu zamówień, a także zasadność wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.
Powyższe rozporządzenie w przedmiocie sprawozdania wprowadza nowe obowiązki, o których będzie mowa w niniejszym artykule. Warto również dodatkowo wspomnieć, że obecnie obowiązująca pzp w kontekście informowania Prezesa UZP wprowadziła inne nowości, jak chociażby obowiązek przekazywania informacji z otwarcia ofert zapisany w przepisie art. 81 ust. 1 pzp.
Kto jest zobowiązany do przygotowania i przesłania sprawozdania?
Obowiązek dotyczący przygotowania i przesłania sprawozdania od strony podmiotowej ma charakter bardzo szeroki, bowiem do powyższego są zobowiązani wszyscy zamawiający udzielający zamówień publicznych w ubiegłym, 2021 roku. Dodatkowo nie ma znaczenia, czy dany zamawiający w poprzednim roku udzielił tylko jednego zamówienia, czy też jakąś pokaźną ilość. Z punktu widzenia obowiązku sporządzenia i przekazania sprawozdania nie stanowi to żadnej różnicy.
Jaki jest zakres informacji i co należy przekazać w sprawozdaniu?
Ustawodawca również bardzo wyraźnie określił, jakiego rodzaju zamówienia podlegają obowiązkowi sprawozdawczemu. Podlegają mu udzielone przez danego zamawiającego zamówienia, w tym:
- zamówienia objęte wyłączeniami
- zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130 000 złotych
- zamówienia sektorowe
- zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
Warto w tym miejscu bardzo wyraźnie podkreślić, że sprawozdanie dotyczy udzielonych zamówień, czyli takich, które zakończyły się podpisaniem umowy z wykonawcą. Tym samym nie podlegają sprawozdawczości postępowania, które zostały unieważnione.
Dodatkowo wskazać również należy, z uwagi na konieczność objęcia sprawozdaniem także postępowań, które zostały udzielone bez obowiązku stosowania przepisów prawa zamówień publicznych, a więc tzw. “zamówienia regulaminowe”, obowiązek sprawozdawczy będzie dotyczył również zamówień, w przypadku których nie zawarto umowy, albo umowa miała formę inną niż pisemna.
Co z postępowaniami wszczętymi pod rządami poprzednio obowiązującej ustawy Prawo zamówień publicznych?
W praktyce przygotowania sprawozdania z pewnością część zamawiających stanie wobec rozstrzygnięcia pytania, co zrobić z postępowaniami, które zostały wszczęte pod rządami poprzednio obowiązującej ustawy Prawo zamówień publicznych (szczególnie w odniesieniu do postępowań wszczynanych w tzw. procedurze “krajowej” w trybie przetargu nieograniczonego), a zakończone w 2021 r. – czyli w obecnym stanie prawnym.
Z odpowiedzą na powyższe pytanie i wątpliwości zamawiających spieszy samo rozporządzenie. Zgodnie bowiem z treścią § 4 pkt. 1 rozporządzenia w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia oraz postępowań o zawarcie umowy ramowej wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2021 r. do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach stosuje się przepisy dotychczasowe (wcześniej obowiązujące rozporządzenie).
Dodatkowo warto zwrócić uwagę na postępowania o udzielenie zamówienia oraz postępowania o zawarcie umowy ramowej wszczęte po dniu 31 grudnia 2020 r., lecz przed dniem wejścia w życie aktualnie obowiązującego rozporządzenia. W takim przypadku zgodnie z treścią § 4 pkt. 2 rozporządzenia, w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia oraz postępowań o zawarcie umowy ramowej wszczętych po dniu 31 grudnia 2020 r., lecz przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, które:
- zostały zakończone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia
- nie zostały zakończone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia
– do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia.
Mając powyższe na uwadze, może zdarzyć się tak, że będziemy mieć do czynienia z obowiązkiem składania sprawozdania według dwóch odmiennych formatów i sposobów.
Umowy zawarte na czas oznaczony i nieoznaczony
Kluczowym z punktu widzenia obowiązku sprawozdawczości jest, tak jak już wspomniano wcześniej fakt udzielenia zamówienia w danym roku, za który wypełniamy obowiązek sprawozdawczy. Oczywiście w ślad za udzieleniem zamówień idzie zawarcie umowy z wybranym wykonawcą, która zgodnie z pzp może zostać zawarta zarówno na czas oznaczony (jak i nieoznaczony). Przypadków umów zawieranych na czas nieoznaczony będzie oczywiście zdecydowanie mniej.
W pierwszej z ww. sytuacji w sprawozdaniu należy wskazać całkowitą, nominalną wartość przedmiotowej umowy, w drugiej zaś wartość zobowiązania w odniesieniu do 48 m-cy obowiązywania przedmiotowej umowy.
Q&A i nagrania …. zamiast podsumowania
Jeśli macie Państwo pytania, wątpliwości dotyczące sprawozdania zapraszamy do zapoznania się specjalnie przygotowanymi dla Państwa wydarzeniami poświęconymi przygotowaniu sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych.
Nagranie z przeprowadzonego webinaru z ekspertem Zamówień Publicznych, Andrzejem Łukaszewiczem, jest nieodpłatne i znajduje się po rejestracji na przetargos.pl
Na przetargos.pl zapraszamy po zdecydowanie więcej wiedzy na temat zamówień publicznych.
Czym jest PrzetargOS? Jest dedykowaną platformą szkoleniową dla specjalistów ds. zamówień publicznych opartą na ProcurCompEU. ProcurCompEU jest narzędziem zaprojektowanym przez Komisję Europejską w celu wspierania profesjonalizacji zamówień publicznych. Definiuje 30 kluczowych kompetencji i zapewnia wspólny punkt odniesienia dla specjalistów ds. zamówień publicznych w Unii Europejskiej.
Kurs zawarty na PrzetargOS skupia się na znajomości prawa, elektronicznych zamówieniach, a także kompetencjach miękkich. Kursy są zróżnicowane w zależności od pełnionej przez Ciebie funkcji w organizacji. Więcej na temat tego jak skutecznie budować swoje kompetencje w zamówieniach publicznych razem z PretargOS dowiesz się TUTAJ.
Poniżej znajdują się linki do Q&A:
