Nowa regulacja, nowy ból głowy zamawiającego. Ustawa funkcjonuje już prawie dwa lata. Licząc na to, że zamawiający to profesjonaliści oczekiwano, że analizę potrzeb i wymagań przygotują w sposób należyty tak jak szacowanie czy opis przedmiotu zamówienia.
Nic bardziej mylnego, zamawiający potraktował to jako kolejny niepotrzebny papier, który należy dołączyć do protokołu. Zamysłem ustawodawcy unijnego było, aby zamawiający rzetelnie przygotował się do poprowadzenia całego postępowania. Problemem nie jest rzetelność zamawiającego a brak czasu, brak wiedzy specjalistycznej nawet po stronie działu merytorycznego. Analiza potrzeb i wymagań opiera się na szerokim spektrum spojrzenia na możliwości zamawiającego. Nie chodzi tylko o to, czy jest w stanie sprostać samodzielnie z wykonaniem takiego zadania, chodzi także o to, czy da radę to zrobić tak, jak robi to wyspecjalizowany wykonawca.
Zamawiający ma wiedzieć wszystko, co chce, jak chce, kiedy chce i po co to chce. Nie da się, to nierealne. Ilość pracy, która musi być tutaj wykonana, przekracza możliwości zamawiającego, z wielu względów. Nie można wymagać, aby potrafił wszystko, nie taka jest idea zamówień publicznych. Zamówienia publiczne, to inny sposób na prowadzenie biznesu. To gwarancja terminowej zapłaty za wykonaną pracę. To realność i możliwość jej wykonania. Ilość ograniczeń, jaka nakładana jest na zamawiającego, tworzy niejako ogromne pole dla wielu wykonawców. Daje możliwość startu małym przedsiębiorcom (z racji podziału zamówienia na części), daje pracę wielu ludziom. Zatem umiejętność sprecyzowania opisania i przeanalizowania potrzeb nie tylko Zamawiającego, ale jego potrzeb funkcjonowania w obszarze zadań publicznych jest istotnym czynnikiem, który musi być uwzględniony w procesie przygotowawczym postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Celowość analizy potrzeb i wymagań
W dużej mierze, rzetelne opracowanie, rzetelne przeanalizowanie wszystkich możliwości w zakresie faktycznych potrzeb, jakie są przydatne zamawiającemu to klucz otwierający wiele drzwi. Określenie potrzeb, wręcz zdefiniowanie tych potrzeb, da podstawową wiedzę, w jakim zakresie Zamawiający jest w stanie realnie określić obszar swoich potrzeb. Ale nie zawsze wszystko jest możliwe do opracowania. Nie na wszystkim przecież Zamawiający się zna, ma doświadczenie, umiejętności, możliwości, ludzi, sprzęt, aby zaspokoić potrzeby. Niejednokrotnie działalność Zamawiającego ma wąskie ramy funkcjonowania.
WIĘCEJ o analizie potrzeb i wymagań dowiesz się ze szkoleń na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 
Ustawodawca unijny w przeciwieństwie do ustawodawcy polskiego nie nałożył obligatoryjnego opracowania analizy potrzeb i wymagań. Określenie celowości przygotowania analizy powinna mieć jasne uwarunkowania, które pozwolą, aby rozpatrzyć wszystkie dostępne wiedzą możliwości rozwiązania problemu, wykonania zamówienia, które zaspokoi potrzebę Zamawiającego.
Nie zawsze jest możliwość (logiczna) przygotowania takiej analizy potrzeb i wymagań. Bo jak można uzasadnić np. wszelkiego rodzaju dostawy nie tylko skomplikowanych urządzeń, programów, czy innych rzeczy. Czasami zwykła dostawa papieru (nie tylko do drukarek) jest już na tyle skomplikowanym procesem w zakresie rzetelnego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, a co dopiero określenia i uzasadnienia w analizie potrzeb i wymagań.
Analiza potrzeb w dostawach
Z reguły wszelkie dostawy bez względu na rodzaj produktu, to z góry wiadomo, że zamawiający nie jest w stanie samodzielnie wykonać produkt. Jak wiadomo, określone branże produkcyjne działają po to, aby wytworzyć (wyprodukować) określony przedmiot. Mają zatem (w zależności od rodzaju i stopnia skomplikowania) projektantów produktu, linie produkcyjne, magazyny, zapas opakowań i innych bardziej sprzyjających warunków niż niemal każdy zamawiający. Produkują, aby sprzedać. Produkują, aby sprzedać i móc dalej produkować, rozwijać się. To jaki jest sens po stronie zamawiającego w przygotowaniu analizy potrzeb i wymagań dotyczący zakupu określonego produktu? Żaden. W tym wypadku opracowanie analizy potrzeb i wymagań nie powinno dotyczyć samego produktu, a sprawdzenie, czy nie ma innego, nowszego, bardziej innowacyjnego, proekologicznego, tańszego, lepszego.
Tym samym wyznaczenie szablonu analizy potrzeb i wymagań jako niepotrzebnego dodatkowego papieru nie spełnia celowości w zamówieniach publicznych. Gdyby nie to, że pracownik odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania cierpi na chroniczny brak czasu, a na to wszystko wymaga dokumentów, które nijak nie mieszczą się w zakresie jego wiedzy, to nagle wszyscy nabierają wody w usta albo patrzą maślanym wzrokiem z niedowierzaniem, że znowu jakieś dziwadła trzeba zrobić.
Dział zamówień, jako innowator
To jest zadanie kierownictwa, aby uwzględnił dział zamówień publicznych jako dobrego doradcę w kwestii nowości w zarządzaniu jednostką, otwarcia drzwi i zapoznania się z innymi możliwościami, innymi rozwiązaniami, być może w niedalekiej przyszłości będzie to dobra drużyna, która ma otwarte głowy i nie boi się wyzwań w realizacji zwykłych zadań publicznych.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem
Niejednokrotnie przygotowanie analizy potrzeb i wymagań to wyzwanie w zakresie ekwilibrystyki słownej Zamawiającego. Bo jak to tak? Ano tak to, i tak nie tamto. Bo ustawodawca chce, Zamawiający musi. I ciekawi mnie, w jaki sposób organ kontrolujący weryfikuje przygotowaną analizę potrzeb i wymagań w zakresie, o którym sam nie ma bladego pojęcia. Chyba że kontrola polega na tym, czy jest taki dokument, czy nie. A to już kompletnie niezrozumiałe działanie.
Jak wiadomo nie od dzisiaj, że pewne obszary działania jednego Zamawiającego nie są zrozumiałe dla wszystkich potencjalnych wykonawców, a tym bardziej dla kontrolujących. Zatem takie działanie nie pozwala w sposób rzetelny przeanalizować wielu zagadnień, które i tak muszą być rozwiązane za pomocą ustawy Prawo zamówień publicznych.
Po co robić analizę potrzeb i wymagań?
Skoro już narzekania wypłynęły niczym tłuszcz w rosole, warto zwrócić uwagę na jeszcze inne argumenty. Jak napisano wyżej, że analiza potrzeb i wymagań to tylko niepotrzebnie zmarnowany czas zamawiającego, to czas najwyższy znaleźć rzeczowe argumenty, po co to wszystko. Niby każdy wie, ale nie każdy potrafi to określić. Wiadome jest, że zamówienia publiczne to nic innego jak zakupy za cudze pieniądze. I tu jest problem natury moralnej, brać i wydawać, czy lepiej nie maczać w tym własnych rąk. No skoro powiedziało się „a”, trzeba powiedzieć „b”.
Zamówienia publiczne to nic innego jak usystematyzowany ciąg pewnych czynności. Ale nigdzie nie jest wskazane, czym powinniśmy się kierować przy wyborze tych, a nie innych ciągów czynności (czytaj wprost: tryby zamówień publicznych). Tak naprawdę analiza potrzeb i wymagań to ciągły wybór takiego lub innego argumentu. Kupno tego lub owego. A w życiu prywatnym ciągle rozważa się, czy robot planetarny, czy zwykły mikser. Telewizor full coś tam, czy zwykły. Pralka duża czy mniejsza, z suszarką, czy bez z drzwiami z przodu albo ładowana od góry. Wiele pytań, czytania instrukcji obsługi każdego urządzenia, bo jak za skomplikowane, to ja podziękuję.
To nic innego jak zwykła, codzienna niemalże (ok, nikt codziennie nie zmienia pralki, ale drobne zakupy już robi się niemalże codziennie) analiza potrzeb i wymagań. Sprzęt, produkty spożywcze, chemiczne, ubrania, usługi (nasz kochany Pan Kazio od naprawy wszystkiego) to nic innego jak po prostu analiza potrzeb i wymagań. Skoro robimy to niemalże machinalnie, od czasu jak potrafimy artykułować zrozumiałe wyrazy, analiza potrzeb jest z nami. Teraz to, co wiemy, umiemy, ba robimy niemalże machinalnie, należy przełożyć na poziom zawodowy. Bo tu też analiza potrzeb i wymagań istnieje. I jest wyznacznikiem naszych (firmowych, zawodowych) potrzeb.
Niepisane reguły analizy potrzeb i wymagań
Najłatwiejsze w tym całym analitycznym podejściu do zamówień publicznych jest kilka niepisanych wprost w ustawie reguł. Pierwsza i znacząca dla każdego zamawiającego, to brak ram czasowych na wykonanie. Jedynym ograniczeniem jest tylko to, że ma być wykonana przed rozpoczęciem postępowania. Nie wskazano natomiast kiedy i w jakich okolicznościach. Podpowiedzą, niech będzie fakt, że nie ma obligatoryjnych dokumentów, które mają być źródłem do wykonania analizy. Podano przykłady, ale nie ma obowiązku z nich korzystać (nawet jeśli teoretycznie ułatwiają wykonanie całej analityki).
Drugim ważnym argumentem jest, że nie musi być dołączona do protokołu postępowania. Można, ale nie trzeba. Uff, ulga. Czyli co? Robić, aby robić? No niby tak, ale jeśli bardziej po ludzku podejdziemy do procesu wykonania analizy potrzeb i wymagań, popytamy tu i ówdzie, będziemy mieli dobre dane do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia (wiedza, cenna rzecz), a i szacowanie wartości zamówienia będzie łatwiejsze.
A co z zamówieniami poniżej progów? Na szczęście nie ma obowiązku przygotowania analizy potrzeb i wymagań, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby też robić. Może nie na wszystko jak w przypadku postępowań powyżej progu, ale przynajmniej na te skomplikowane.
Dlaczego analiza potrzeb i wymagań jest obligatoryjna?
Pisząc ten artykuł, zastanawiam się, w jakim celu ustawodawca w Polsce wpisał obligatoryjność w przygotowaniu analizy potrzeb i wymagań w przypadku wszystkich postępowań powyżej progu unijnego? Może po to, aby nauczyć niejako zamawiających, że analiza doskonale sprawdza się w procesie zarządzania jednostką? Może po to, aby niejako zmusić zamawiającego do szukania innych rozwiązań w zakresie określenia rodzaju potrzeby i pochylenia się nad możliwością znalezieniem najlepszego rozwiązania w zakresie zaspokojenia już definiowanej potrzeby? Albo może po to, aby nie wykonywać pewnych czynności machinalnie a poszerzyć horyzonty, wyjść naprzeciw nowościom technicznym, technologicznym. Przecież, aby rozebrać problem (potrzebę) na czynniki pierwsze, trzeba wiedzieć, jakie są to potrzeby to po pierwsze, w jakim zakresie należy uwzględnić możliwość rozszerzenia lub zawężenia zakresu potrzeby a na końcu wybrać takie rozwiązanie, które określi najlepsze uzyskanie celu. A i nie można zapominać o wysokości budżetu przeznaczonego na zaspokojenie potrzeb.
WIĘCEJ o analizie potrzeb i wymagań dowiesz się ze szkoleń na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS!
Przykład z życia, dlaczego analiza jest ważna
Pamiętam, że kiedyś regularnie koszono wszystkie tereny zielone, przydrożne rowy, pobocza. Bo tak jest podobno ładniej, schludniej, wygodniej. Po kilku (kilkunastu latach) okazało się, że takie regularne koszenie ogranicza w sposób radykalny dbanie o klimat, o środowisko, a wszystkie owady, zwierzęta i inne korzystające z darów nawet łąkowych kwieci, giną bezpowrotnie, czyniąc tym samych zakłócenie naturalnych procesów biologicznych i klimatycznych naszego obszaru. Bo brak drzew i wycięta do gołej ziemi trawa to po prostu pustynia. Teraz owszem dba się o środowisko, ale w sposób bardziej zrównoważony, ekologiczny, probiologiczny.
Nagle się okazało, że wybetonowanie placów to udręka dla mieszkańców, bo nie ma ochrony przed palącym słońcem, deszczem, no i brak możliwości odpoczynku. Nagle wszystkie takie betony na placach są zmieniane na zielone skwery. Bardziej potrzebne mieszkańcom niż gładki jak tafla lodu beton. A gdyby tak kilkanaście lat temu przeanalizować (no jak się patrzy analiza potrzeb i wymagań by się sprawdziła), czy beton to dobre rozwiązanie urbanistyczne? Bo pory roku mimo upływu lat są niezmienne, temperatury także ogólnie przewidywalne. A i rozmowa z urbanistami, projektantami zieleni, ogrodnikami, być może wskazałaby, jakie są potencjalne korzyści z zieleni albo z betonu. Jak to się będzie w przyszłości sprawdzać? Czy faktycznie w określonym przedziale czasu jest to aż tak kosztowne?
Konflikt na linii merytoryczny-proceduralny
Nie zawsze dział merytoryczny jest w stanie zdefiniować zakres potrzeb, bo nawet nie wie, czy naprawdę jest taka potrzeba. I tu rodzi się niewielkie spięcie w relacji merytoryczny – proceduralny. Jeden wie, że chce coś, a drugi oczekuje wypełnienia miliona niepotrzebnych pytań, które nic nie wnoszą do postępowania. Ale ma być i już. Proceduralny wymaga, a merytoryczny patrzy z niedowierzaniem.
Ustawodawca polski wymaga aby przygotowanie analizy potrzeb i wymagań pomogło w zwiększeniu efektywności systemu zamówień publicznych. Ale w każdym postępowaniu powyżej progu unijnego? Obecnie w okresie inflacji, która niejedną osobę przyprawia o zawrót głowy i wywraca wszystko do góry nogami? A do tego dołożyć jeszcze uzyskanie najlepszych efektów zamówienia to już zgrzytanie zębami gotowe. A spięcia i niedomówienia to otwarta droga do konfliktu. Czyli co? Skaczemy sobie do oczu, czy pochylamy głowy i przymykamy oczy?
Problemem, jak się okazuje nie jest wyartykułowanie i opisanie analizy potrzeb i wymagań, a uzyskanie pracy zespołowej, która ma przynieść wszystkim korzyści. Może to i więcej pracy, ale synergia to stare określenie, tylko szkoda, że nie przekłada się na pracę w jednostkach administracji publicznej.
Co pomoże przy tworzeniu dobrej analizy?
Po wielu dniach czytania uczonych w piśmie, szukania informacji, przygotowałam prawie uniwersalną analizę potrzeb i wymagań do każdego niemalże postępowania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby służyła wszystkim. Ale mam jedną ogromną prośbę. Bądźmy w tym wypadku dobrymi szefami kuchni. Bo każda jednostka administracji publicznej jest niejako kuchnią, Wewnątrz każdej jednostki warzy się inną potrawę. Na podstawie tej samej receptury. Niby w przepisie jest napisane „szczypta soli”, „pół łyżeczki cukru”. Ale każda kuchnia ma inne narzędzia, czyli inne „szczypty soli i pół łyżeczki cukru”. Sukces potrawy to własna inwencja twórcza w procesie przygotowawczym. Gotujmy na podstawie przepisu, ale doprawiajmy według własnego upodobania. Tak trzeba podejść do analizy potrzeb i wymagań.
Z biegiem czasu doświadczenie w tym zakresie wypracuje w nas umiejętność zadawania pytań, które w sposób rzeczowy wyeliminują niepotrzebne kroki, ale otworzą przestrzeń na nowe, bardziej konstruktywne pytania, aby ta analiza dała nam całe rozwiązanie jak poprowadzić postępowanie, a później zrealizować zamówienie, aby spełnić potrzeby, które zostały wcześniej zidentyfikowane, opisane, policzone, wybrane i zrealizowane. Trudne? Nie! A co z czasem? Jak jest pomysł, to i czas na jego realizację sam się pojawi.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem
