Procedura udzielania zamówień – brzydkie kaczątko zamówień publicznych

Czy procedura udzielania zamówień to brzydkie kaczątko zamówień publicznych? Na to pytanie poniżej odpowiada Ludwika Wikieł!

Niechciane, wyśmiewane, omijane szerokim łukiem, niekochane… tak zaczyna się jedna z wersji bajki „Brzydkie kaczątko”. Nie bez powodu wspominam właśnie o tej konkretnej historii. Moje doświadczenia zarówno po jednej, jak i drugiej stronie zamówieniowej barykady, utwierdziły mnie w przekonaniu, że procedura udzielania zamówień publicznych jawi się, nie tylko pracownikom merytorycznym różnych instytucji publicznych, ale niestety, również wielu wykonawcom, jako bardzo brzydki kaczorek. A przecież wszyscy wiemy, jak kończy się bajka, o której mowa powyżej. Może więc warto spojrzeć na brzydala nieco przychylniejszym okiem, dać mu czas i możliwość na rozwinięcie skrzydeł? Wierzę, że pojawi się wówczas realna szansa na zamówienia naprawdę wysokich lotów.

Procedura udzielania zamówień a… „Przeszkadzacze”

Niech podniesie rękę (oczywiście w myślach) ten, kto na myśl o perspektywie przygotowania wniosku o wszczęcie postępowania wraz z załącznikami lub oferty czuje przypływ radości. Las rąk? Nie sądzę. A nawet jestem pewna, że ze świecą szukać takiego odmieńca. Śmiem nawet wysunąć tezę, że „zamawiacze” są jedną z najbardziej nielubianych grup zawodowych, bo przecież oni wszystko utrudniają, przeszkadzają, czepiają się szczegółów i ciągle czegoś chcą. Przecież to wszystko już dawno mogło być zrobione!; Po co tak przedłużać?; Nie da się szybciej? itd. Na takie uwagi pomaga tylko głęboki wdech i wydech, chociaż nie zawsze. A przecież my „zamawiacze” nie jesteśmy wcale tacy źli, nie kopiemy pod Wami dołków – przecież sami byśmy w nie wówczas wpadki. Faktycznie z boku może to wyglądać trochę inaczej, ale może warto spojrzeć na problem z szerszej perspektywy lub z innej strony? O to właśnie postuluję w tym pseudomanifeście.

Z mojego skromnego doświadczenia i długich dywagacji, które prowadziłam głównie sama ze sobą, wynika, że procedura udzielania zamówień jest bliźniaczką brzydkiego kaczątka rodem z baśni Andersena. Nikt nie chce się z nim bliżej zadawać, jest wytykana palcami, a sama czuje się odrzucona. Zamawiaczy z zasady się nie lubi, a procedur unika na różne sposoby, czasem nawet poprzez zmianę regulaminu udzielania zamówień publicznych. Serio, serio. A przecież ostatecznie, ten przetarg na kilka lub kilkanaście milionów dochodzi do skutku i powstaje nowa hala albo boisko…albo wjeżdża nowy elektryczny na parking. I wtedy kaczątko cudownie zamienia się w łabędzia, czyż nie?

Zobacz człowieka w… Zamawiaczu

Na początek warto przyjąć, że w większości przypadków zamawiacze nie mają złych intencji, nie są po to, by uprzykrzać życie merytorycznym, ani wykonawcom. Ci od procedury i Ci od wsadu merytorycznego, tak jak Wykonawcy, są sobie nawzajem potrzebni. Bez siebie niewiele zdziałają, a im szybciej zrozumieją, że są na siebie skazani, tym lepiej.

Ostatnio na grupie fb oN jeden z członków dodał post – zdjęcie kartki przyklejonej w toalecie jakiegoś urzędu z taką informacją: „Na chwilę obecną może zdarzyć się brak papieru toaletowego i ręczników spowodowany trwającym postępowaniem przetargowym”. Nie ukrywam, rozbawił i mnie, choć staram się unikać takich sytuacji. Oczywiście w komentarzach odpowiednie uwagi, w stylu: „wiadomo… przetargi są do d..y”, czy luźne żarciki o użyciu wolnej ręki… Ale to tylko pokazuje, jak lekceważona jest procedura. Wiadomo, że jak zamawiacz się postara to i w jeden dzień wypuści przetarg, ale nie o to w tym wszystkim chodzi, no nie? Wszyscy chcemy pracować w przyjemnej atmosferze, bez stanu przedzawałowego z powodu goniących terminów. Tak jak w każdej innej dziedzinie pracy czy życia prywatnego sprawdzają się tu podstawowe zasady.

Po pierwsze właśnie – ustalić zasady… i tu mam na myśli nie tylko to, że w większości funkcjonują regulaminy, które je określają. Czasem życie sobie, a regulamin sobie. Wówczas proponuję dostosować regulamin do rzeczywistości i po kłopocie. Poza tym warto ustalić między sobą co i jak. W myśl zasady im więcej wiesz, tym mniej się boisz, warto oswoić zamawiacza i ustalić z nim kluczowe kwestie. Najbardziej tę, kiedy złożyć wniosek, żeby nie robić zakupów w sylwestra.

Po drugie, no cóż, Ameryki po raz drugi nie odkryję, jeśli zacytuję tytuł jednego z kultowych programów telewizyjnych… „Warto rozmawiać”. Tu apel do merytorycznych i Wykonawców. Wiem, że zamówienia publiczne to dla większości niezbyt strawne danie, ale spróbujcie, choć na podstawowym poziomie, zrozumieć mechanizm, który nimi steruje (można też udawać, że się rozumie, ale to ma krótkie nogi).

Po trzecie, nie traktujmy zamówień aż tak bardzo serio. Żarciki w stylu zacytowanego powyżej nie każdego rozbawią, ale z pewnością sprawią, że na chwilę się uśmiechniemy. Zyskamy dzięki temu trochę, tak potrzebnego w tym przypadku, dystansu. A jeśli i to nie pomoże, lub nie w pełni, pozostaje nam się tylko uśmiechać i powtarzać do zdarcia płyty, że: Tak! Określenie wymagań zatrudnienia pracowników na umowę o pracę i określenie limitu kar umownych są obligatoryjne, tak samo, jak waloryzacja w niektórych umowach, a postępowanie unijne nie może być wszczęte dwa tygodnie przed końcem roku z terminem zawarcia umowy do 31 grudnia…