Wariant II trybu podstawowego. Co jest prawdą, a co mitem?

Ciekawi Cię wariant II trybu podstawowego? Chciałbyś z niego skorzystać, ale nie wiesz, co jest prawdą, a co mitem? Doskonale się składa! Zobacz, co na ten temat ma do powiedzenia Przemysław Krawętkowski!

Pojęcie „trybu podstawowego” pojawiło się wraz z wprowadzeniem ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019) i jest to usystematyzowana procedura udzielania zamówienia publicznego, w której w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.
Jest to tryb, który w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych może być stosowany tylko do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwot określonych w obwieszczeniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2023 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (M.P. z 2023 r., poz. 1344).

Procedura udzielenia zamówienia publicznego w trybie podstawowym

Procedura udzielenia zamówienia publicznego w trybie podstawowym może być prowadzona w ramach jednego z trzech wariantów tj., gdy zamawiający:
1) wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji albo
2) może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile przewidział taką możliwość, a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert dodatkowych, albo
3) prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych.

Wybór wariantu, jaki będzie stosowany w ramach procedury udzielenia zamówienia publicznego, należy wyłącznie do zamawiającego i nie wymaga spełnienia szczególnych przesłanek. Rozpoczęcie procedury udzielania zamówienia publicznego w trybie podstawowym wymaga publikacji ogłoszenia o zamówieniu w BZP, w którym zamawiający wskaże, w ramach jakiego wariantu będzie prowadzone postępowanie.
Należy zwrócić szczególną uwagę, że w przypadku gdy zamawiający zdecyduje się na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w wariancie I trybu podstawowego, to po wszczęciu postępowania (publikacji ogłoszenia o zamówieniu) nie będzie mógł już dokonać zmiany wcześniej podjętej decyzji, co jednoznacznie wykluczy możliwość prowadzenia negocjacji. Chęć przeprowadzenia procedury negocjacyjnej i zastosowania wariantu II trybu będzie wymagała, aby wcześniej opublikowane postępowanie w wariancie I trybu podstawowego zostało unieważnione, a następnie ponownie ogłoszone, z uwzględnieniem i wprowadzeniem odpowiednich zmian.

Wariant II trybu podstawowego

Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy zamawiający wskaże, że w ramach prowadzonego postępowania zastosuje wariant II trybu podstawowego, czyli z możliwymi negocjacjami, ale po otwarciu ofert zrezygnuje z ich prowadzenia i nie będzie zbierał ofert dodatkowych. Biorąc powyższe pod uwagę, stosowanie wariantu II trybu podstawowego stwarza zamawiającemu o wiele większe możliwości co do podjęcia ostatecznej decyzji, w jaki sposób ma procedować swoje postępowanie. Jest to o tyle istotne, że decyzja o skierowaniu postępowania na negocjacje zapada w momencie, gdy zamawiający dokonał otwarcia złożonych ofert, ma świadomość czy kwota, jaka została wskazana zgodnie z art. 222 ust. 4 tj. kwota na realizację zamówienia, jest wystarczająca, czy być może złożone w postępowaniu oferty okazały się droższe. Należy podkreślić, że w przypadku, gdy zamawiający wskaże w ogłoszeniu o zamówieniu, że będzie prowadził postępowanie w ramach wariantu II trybu podstawowego, to w ostateczności nie oznacza obowiązku prowadzenia negocjacji. Decyzja o tym czy dojdzie do negocjacji, jest podejmowana przez zamawiającego po ocenie ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.

Zamawiający może negocjować wyłącznie te elementy treści oferty, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Dlatego istotne jest, aby „projektując” przyszłe zapisy specyfikacji warunków zamówienia odpowiednio określić kryteria oceny ofert oraz ich wagę. W momencie otwarcia ofert zamawiający znajduje się w komfortowej sytuacji, ponieważ udostępnił już na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zna wartość poszczególnych ofert oraz ich parametry w ramach pozostałych kryteriów oceny ofert.

Fakty dotyczące wariantu II trybu podstawowego

Niezaprzeczalnym faktem jest to, że zdarzają się postępowania, w których wartość najkorzystniejszej oferty przekracza możliwości budżetowe zamawiającego. W takiej sytuacji zamawiający jeżeli zastosowałby procedurę postępowania w ramach wariantu I trybu podstawowego tj. bez negocjacji będzie miał do wyboru wyłącznie zwiększenie kwoty na realizację zamówienia, a jeżeli nie ma takiej możliwości, pozostaje unieważnienie postępowania na podstawie art. 255 pkt 3 ustawy prawo zamówień publicznych.
Zamawiający nie lubi unieważniać postępowania, ponieważ osiągnięcie celu, jakim jest realizacja danej dostawy, usługi lub roboty budowlanej zostaje opóźnione, a wielokrotnie również zagrożone. W przypadku, gdy zamawiający zdecyduje się na prowadzenie postępowania w wariancie II trybu podstawowego tj. z możliwymi negocjacjami oprócz zwiększenia kwoty na realizację zamówienia lub potencjalnego unieważnienia postępowania otwiera się trzecia możliwość tj. prowadzenie negocjacji zaoferowanej przez wykonawców ceny oferty oraz pozostałych parametrów w ramach kryteriów oceny ofert.

Fakt nr 1: wariant II trybu podstawowego pozwala zaoszczędzić czas, a czasami nawet przyczyni się do uniknięcia zagrożenia, jakim jest niezrealizowanie celu poprzez ponowioną procedurę Pzp.

Wielu zamawiających obawia się podjęcia procedury negocjacyjnej, tłumacząc się np. tym, że nie wiedzą, jak negocjować, w jaki sposób prowadzić proces negocjacji, jakie pytania zadawać wykonawcom. Nie ma idealnego wzorca sposobu prowadzenia negocjacji. Każde zamówienie jest inne, wymaga odrębnego podejścia ze strony zamawiającego i w przypadku procesu negocjacyjnego jest podobnie. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, w jaki sposób zostanie skonstruowane zaproszenie do negocjacji. Szczególną uwagę należy zwrócić na zakres kryteriów oceny ofert, jaki będzie wskazany w zaproszeniu do negocjacji, aby nie naruszyć przepisu art. 296 ust. 2 ustawy prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym wykonawca może złożyć ofertę dodatkową, która zawiera nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji.
Wobec powyższego jeżeli zamawiający w zaroszeniu do negocjacji wskaże np. wyłącznie kryterium ceny, to niedopuszczalne jest wskazanie w zaproszeniu do składania ofert dodatkowych możliwości złożenia ofert w ramach pozostałych kryteriów stosowanych w danym postępowaniu. Przygotowując się do procesu negocjacji, warto dokonać szczegółowej analizy opisu przedmiotu zamówienia.

Jako przykład niech posłuży sytuacja, w której w trakcie negocjacji na wykonanie robót budowlanych wraz z dostawą wyposażenia nagłośnienia i oświetlenia sali domu kultury wykonawca wskazał, że w zakresie realizacji robót budowlanych nie ma już możliwości dokonania zmiany zaoferowanej ceny. Zwróciłem uwagę na cenę realizowanych dostaw specjalistycznego nagłośnienia i oświetlenia. Ostatecznie okazało się, że był to dobry ruch, ponieważ wykonawca po szczegółowej analizie cen asortymentu realizowanego w ramach dostaw uzyskał od dystrybutora korzystniejszą cenę i w ogólnym rozrachunku złożył ofertę dodatkową z niższą niż pierwotnie ceną.

Fakt nr 2: przed negocjacjami dokonaj szczegółowej analizy opisu przedmiotu zamówienia. Może się okazać, że podejmiesz negocjacje w zakresie, który może nie być wiodącym w Twoim zamówieniu, a jednak przyczyni się to do wygenerowania oszczędności finansowych.
Analizując statystyki opublikowane przez Urząd Zamówień Publicznych, wariant II trybu podstawowego z roku na rok zyskuje na popularności, jednak zdarzają się głosy, które sugerują, że wykonawcy w przypadku trybu negocjacyjnego zawyżają swoje ceny, aby później mieć możliwość ich obniżenia w ramach składanej oferty dodatkowej. Można się spierać czy jest to mit, czy jednak fakt. Z pewnością zdarzy się, że niewielka grupa wykonawców w taki sposób próbuje strategicznie „rozgrywać” zamawiającego.
Do obowiązków wykonawców należy szczegółowe zapoznanie się z dokumentacją postępowania, a zwłaszcza z opisem przedmiotu zamówienia, a następnie na tej podstawie dokonanie kalkulacji i wyceny oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych.

Mając na względzie, że wariant II trybu podstawowego daje zamawiającemu możliwość, a nie obowiązek prowadzenia negocjacji, to w sytuacji, gdy wykonawca zawyżył wartość swojej oferty, licząc, że zostanie ona wybrana, może się okazać, że taka oferta będzie w rankingu punktacji sporządzonej przez zamawiającego znajdowała się np. na drugim bądź trzecim miejscu i gdy zamawiający odstąpi od procedury negocjacyjnej, zwyczajnie taka oferta nie zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Jeżeli nawet zdarzy się, że wykonawca wyceni swoją ofertę drożej, a zamawiający przeprowadzi negocjacje i zbierze oferty dodatkowe, a efektem końcowym będzie obniżenie ceny i uzyskanie oszczędności przez zamawiającego, w mojej ocenie należy uznać argument o celowym zawyżaniu cen ofert jako mit, ponieważ nie będzie to miało większego znaczenia jeżeli zamawiający uzyska korzystną cenowo ofertę.

Zamawiający obawiają się, że procedura negocjacji wskazana w wariancie II trybu podstawowego powoduje, że samo postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego trwa o wiele dłużej niż w przypadku wariantu I trybu podstawowego. Bazując na własnych doświadczeniach od początku funkcjonowania aktualnie obowiązującej ustawy prawo zamówień publicznych postępowania, które mam przyjemność nadzorować lub być bezpośrednio osobą odpowiedzialną za ich procedowanie prowadzę wyłącznie w wariancie II trybu podstawowego. Oczywiście można dokonywać szczegółowych wyliczeń i powoływać się na statystyki jednak jak to zazwyczaj bywa – „diabeł” tkwi w szczegółach. W mojej ocenie możliwość prowadzenia negocjacji pozwala zaoszczędzić czas poprzez uniknięcie konieczność powtarzania unieważnionego postępowania z uwagi na niewystarczającą ilość środków finansowych w budżecie zamawiającego.

Należy również zwrócić uwagę na kolejność czynności wykonywanych przez zamawiającego w trakcie prowadzonego postępowania, takich jak np. moment wszczęcia procedury badania rażąco niskiej ceny czy wzywania do podmiotowych środków dowodowych. Jeśli zamawiający w odpowiednio przemyślany sposób będzie wykonywał poszczególne kroki w postępowaniu, to sama procedura negocjacji nie wpływa rażąco na wydłużenie postępowania i osiągniecie efektu końcowego tj. wybór oferty najkorzystniejszej. Mając na względzie, że w terminie związania ofertą należy dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, w większości przypadków zastosowanie negocjacji nie będzie miało istotnego wpływu na czas trwania procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wobec powyższego czy trwająca nawet o kilka dni dłużej procedura nie jest warta podjęcia starań uzyskania lepszych efektów w postaci niższej ceny, czy dłuższej gwarancji?

Wariant II trybu podstawowego to procedura, która umożliwia zamawiającemu prowadzenie dialogu z wykonawcą, pozwalającego na ulepszenie treści złożonych ofert. Z uwagi na swój wieloetapowy charakter może ona powodować obawy u zamawiających. Odpowiednio zaprojektowane kryteria oceny ofert, a także umiejętne prowadzenie negocjacji stwarza zamawiającemu duże możliwości w zakresie uzyskania oszczędności finansowych. Pojawiające się wątpliwości dotyczące zasadności stosowania wariantu II trybu podstawowego mogą wynikać z trudności interpretacyjnych przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, w szczególności dotyczących sposobu prowadzenia weryfikacji i oceny ofert oraz kolejności podejmowanych czynności w ramach danego etapu toczącego się postępowania. Jednak ostateczne efekty powodujące, że wzmaga się konkurencyjność w postępowaniu, a dzięki temu również zamawiający realizuje racjonalną gospodarkę finansową, są argumentami, które w dłuższej perspektywie czasu spowodują, że tryb ten będzie zyskiwał na popularności.

_______________________________________

Na naszej platformie edukacyjnej przetargOS znajdziesz nagrania z webinarów, na których Zygmunt Kopacz wraz z Przemysławem Krawętkowskim przbliżają tajniki wariantu II trybu podstawowego. Dowiesz się z nich m.in. jak wyglądają negocjacje w praktyce i co można dzięki nim zyskać!