Czy aby na pewno nie stosujemy ustawy PZP przy zamówieniach poniżej 130 000 złotych? Na to pytanie odpowiada Malwina Wiśniewska, dzieląc się swoim doświadczeniem!
Na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć „NIE”, a dlaczego? Wśród wielu Zamawiających z sektora finansów publicznych, a także pracowników merytorycznych odpowiedzialnych za zamówienia do 130 000 złotych istnieje przekonanie, że do zamówień bagatelnych nie ma zastosowania ustawa PZP. Przekonanie to jest błędne z uwagi na to, iż sektor finansów publicznych podlega ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
W art. 17 ust. 1 pkt 2) ww. ustawy wskazano, iż naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części niezgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Zamówienie publiczne w ustawie PZP zostało zdefiniowane jako umowa odpłatna zawarta między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez Zamawiającego od wybranego Wykonawcy robót budowalnych, dostaw lub usług. Brak jest zastrzeżenia, że zamówieniem publicznym jest umowa odpłatna o wartości powyżej 130 000 złotych.
W związku z tym zamówieniem publicznym jest każda umowa odpłatna na roboty budowlane, dostawy i usługi zawarta między Zamawiającym a Wykonawcą w tym również te o bagatelnej wartości. Powyższe oznacza, że Zamawiający z sektora finansów publicznych przy zamówieniach bagatelnych zobowiązani są do stosowania przepisów ustawy PZP w zakresie szacowania wartości zamówienia. Niektórzy Zamawiający próbują zastąpić słowo umowa, „zleceniem”, „zamówieniem”, „zakupem” itp. Z tym że w myśl KC umowa to czynność prawna, której dokonuje się na podstawie oświadczenia woli obu stron umowy.
Zamówienia do 130 000 złotych a PZP
Jeżeli Zamawiający przekazuje Wykonawcy zamówienie na dostawę lub wykonanie usługi, a Wykonawca przyjmuje wykonanie tego zamówienia, to mamy do czynienia z oświadczeniem woli obu stron. Ponadto często w tzw. „zamówieniach” Zamawiający wskazują oznaczenie stron, przedmiot zamówienia, termin jego wykonania, wysokość wynagrodzenia należne Wykonawcy, termin płatności itp. Wszystkie te elementy również są zawierane w umowach odpłatnych. Nie jest ważnym nazwa danego dokumentu, a jego treść i jakie on wywołuje skutki prawne.
Powyżej zostało wyjaśnione, czym jest zamówienie publiczne i bez względu na to, o jakiej ono jest wartości, należy stosować Rozdział 5 ustawy PZP „Szacowanie wartości zamówienia i konkursu”. To oznacza, że zakazane jest zaniżanie wartości zamówienia, wybieranie sposobu obliczania jego wartości lub dzielenie, celem uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP. Prawidłowo dokonane szacowanie wartości zamówienia umożliwia nam ustalenie, czy mamy do czynienia z zamówieniem bagatelnym, tj. poniżej 130 000 złotych, czy też jesteśmy zobowiązani do stosowania procedur powyżej 130 000 złotych.
Właściwe oszacowanie wartości zamówienia, zgodne z ustawą PZP pozwala na uniknięcie zarzutu naruszenia art. 17 ust. 1 pkt 5b) ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, tj. dzielenie zamówienia na odrębne zamówienia publiczne, celem ominięcia stosowania przepisów ustawy PZP. Wracając do postawionego pytania, należy stwierdzić, iż przy zamówieniach poniżej 130 000 złotych częściowo zobowiązani jesteśmy do stosowania ustawy PZP, w szczególności w zakresie szacowania wartości zamówienia.
[…] Jak już wspomniałam wcześniej w jednym z felietonów pn. „Zamówienia do 130 000 złotych – czy aby na pewno nie stosujemy przy nich ustawy PZP?” ustalono, że w przypadku zamówień do 130 000 zł netto każdy Zamawiający z sektora […]
Czy w przypadku zamówienia publicznego „zapytanie ofertowe” dopuszczalna jest możliwość składania ofert w formie papierowej?
Panie Dominiku, tak – jest dopuszczalna 🙂
Czy w przypadku zamawiania oleju opałowego sześć razy w roku po 25 tyś. każde tankowanie muszę stosować ustawę czy zapytanie ofertowe wystarczy?
Odpowiedzi na pytanie, czy w takim przypadku należy stosować ustawę, czy zapytanie ofertowe, należy szukać w szacowaniu wartości zamówienia. Pierwszym krokiem jest właśnie szacowanie z należytą starannością wartości zamówienia, co oznacza, że w pierwszej kolejności powinien Pan określić planowaną ilość oleju opałowego, jaka będzie konieczna do zakupu w danym roku, następnie ustalić wartość szacowanej ilości np. na podstawie cen rynkowych. Na podstawie tych danych wyliczyć, jaka jest łączna wartość wydatków na olej opałowy w ciągu roku. Jeśli ta kwota będzie mniejsza niż 130 tys. zł netto, to nie stosuje się ustawy Pzp, a zamówień udziela na podstawie wewnętrznego regulaminu np. poprzez zapytanie ofertowe.
A co gdy oszacowaliśmy wartość zam. zgodnie z Pzp – zachowując nalezytą staranność na maks. kwotę 129.000zł netto a wszystkie oferty wpłynęły powyżej progów ustawy tj. powyżej 130tys? Unieważniamy zapytanie ofertowe i robimy przetarg zgodnie z Pzp.? Czy możemy podpisac umowę powyżej progu?
Wszystko zależy od metody szacowania wartości zamówienia. Jeżeli zostało przeprowadzone rzetelnie i starannie, mamy dowód oszacowania, w szczególności – prowadziliśmy publiczne rozeznanie, np. na stronie internetowej, to można podpisać umowę. Z drugiej strony jeżeli proces szacowania odbywał się przez telefon – w życiu nigdy bym nie podpisał umowy. Kontrola to podważy.
Ja dla przykładu proceduję szacowanie publicznie przez platformazakupowa.pl, zadaje otwarte pytania jak np:
1. Jeżeli Wykonawca widzi jakieś istotne czynniki kosztotwórcze, których Zamawiający nie wskazał, proszę o stosowny komentarz
2. Oczekiwany termin realizacji to… proszę o informację czy jest to do zaakceptowania lub podać inny realny termin.
W ten sposób w przypadku kontroli mogę się wybronić bez problemu, gdyż szacowanie:
1. Było publiczne,
2. Nie powziąłem żadnych informacji o tym, że proces szacowania jest obarczony błędem (np. nikt nie odpisał na te otwarte pytania wyżej),
3. Nie widziałem propozycji cenowych przed ustaloną datą (transparentność).
Mam pytanie oszacowana wartość zamówienia na dostawę wynosi 50 000 zł jest to zakup mebli biurowych poprzednio były robione już zapytania ofertowe na meble biurowe czy muszę teraz to wszystko zliczyć i jak wartość przekroczy 130 000 zł to muszę wchodzić w procedurę przetargu czy mogę po prostu zrobić to zapytaniem ofertowym.