Czy zapytania ofertowe, prowadzone przez maila, są uzasadnione ekonomicznie? W praktyce okazuje się, że niezbyt. Dlaczego? O tym poniżej napisał Mateusz Bartosiewicz!
„Korzystanie z platform zakupowych to więcej roboty, niepotrzebny wydatek, szkoda zachodu”. Gdybym za każdym razem, gdy słyszałem te słowa, dostał 5 zł na konto, byłbym dzisiaj nieprzeciętnie majętnym człowiekiem. Stoję jednak na stanowisku, że to nie korzystanie z platform zakupowych jest nieuzasadnione ekonomicznie. Co powoduje opór wśród pracowników Zamawiającego przed zmianami? Czy to naturalne odpychanie od siebie czegoś więcej, niźli tylko absolutne minimum, odpowiadające obowiązkom wskazanym w umowie o pracę? Być może. W niektórych przypadkach. Śmiem jednak twierdzić, że głównym powodem oporu przed zmianami jest strach. Jak to mawiał mój ulubiony autor grozy, H.P. Lovecraft – „strach to najsilniejsza ludzka emocja”. Natomiast najsilniejszym spośród wszystkich strachów, jest strach przed nieznanym.
Z niniejszego tekstu, moi mili, dowiecie się, jak postanowiłem zweryfikować moje stanowisko i dlaczego jestem przekonany, że brak automatyzacji oznacza przetapianie budżetu w instytucjach publicznych.
Ciekawi Cię, co czat GPT wie, jeśli chodzi o zapytania ofertowe? Dowiedz się z TEGO LINKU!
Zapytania ofertowe a lokalna społeczność w potrzebie
Będąc w roli trenera, nigdy nie miałem – ani potrzeby, ani obowiązku – przeprowadzić postępowania od A do Z samodzielnie. Oczywiście, mając na koncie ponad tysiąc szkoleń, śmiem twierdzić, że doświadczenie mam niemałe, jednak jedynie w obszarach, gdzie moja praca wnosiła wartość. Głównie był to wsad do postępowania, taki jak OPZ, zaproszenie do składania ofert i wszystko to, co podniosło efektywność procesu udzielenia zamówienia. Nigdy jednak nie musiałem bezpośrednio angażować się w ocenę ofert, raportować wyników tejże, sprawdzać każdego detalu. Do czasu. Wszystko zaczęło się od tego, że jako członek wspólnoty mieszkaniowej zauważyłem, że mieszkańcy naszego osiedla zgłaszają nienależyte wykonywanie usług ogrodniczych, sprzątania czy pogotowia technicznego.
Temat ten był kilkukrotnie podnoszony na zebraniach wspólnoty pod przewodnictwem zarządu, który został powierzony firmie zewnętrznej. O ile większość problemów udało nam się rozwiązać, to jednak szło to mozolnie. Do tego próby wyegzekwowania wglądu w oferty czy też jakiekolwiek dokumenty potwierdzające przeprowadzenie rozeznania rynku w takim, czy innym przypadku kończyło się rozmyciem tematu. Kwestii, które budziły wątpliwości co do rzetelności pracy zarządu, stale przybywało. Opóźnienia, niezgłoszone usterki, które powinny być wykonane w ramach rękojmi, można długo wymieniać. Czarę goryczy przelała zwłoka zarządu w przypadku pożaru, który wydarzył się w moim bloku. Chodziło w końcu o życie i bezpieczeństwo mieszkańców. Postanowiliśmy, że to czas na zmianę.
MÓWIĘ: SPRAWDZAM!
I tak oto został powołany zarząd właścicielski, w którym to się znalazłem. Przyszedł więc czas na rozeznanie rynku w zakresie firmy, która przyjmie rolę administratora nieruchomości. Z racji, że byłem najgłośniejszym krytykiem braku transparentności w procesach zakupowych, oczywiście zadeklarowałem, że samodzielnie przeprowadzę RFP – czyli zapytanie o propozycję współpracy. Przynajmniej w końcu przeprowadzę proces od początku do końca samodzielnie, zgodnie ze sztuką. Przyszedł czas na decyzję – skorzystać w tym celu z platformy zakupowej, czy też zmierzyć się z procedurą za pośrednictwem skrzynki e-mail?
Zdecydowałem, że jest to dobra okazja do zweryfikowania czy prowadzenie zapytań ofertowych drogą mailową będzie równie efektywne, co korzystanie z platformy. Do przeprowadzenia procedury przyjąłem następujące założenia:
- Chcę możliwie najszerzej zbadać rynek – zaprosiłem więc 22 wykonawców z Poznania i okolic.
- Nie wiem, czego nie wiem – przedstawiłem możliwie dużo informacji (liczbę lokali, powierzchnię użytkową, lokalizację, potrzeby), jednak dałem możliwość swobodnej wypowiedzi nt. przewag konkurencyjnych – w formie załączników lub odpowiedzi pisemnej.
- Kwestie krytyczne – po doświadczeniach z pożarem interesuje nas administrator, z którym jest kontakt z dni wolne od pracy oraz który zapewnia pogotowie techniczne.
Przeprowadzenie zapytania
Pierwszym krokiem było przygotowanie zaproszenia do udziału w rozeznaniu rynku. Niezależnie od środka komunikacji, ta praca zajęłaby podobny czas. Najprawdopodobniej pytania we wskazanych obszarach: BEZPIECZEŃSTWO, TRANSPARENTNOŚĆ, KOSZTY, JAKOŚĆ, KONKURENCYJNOŚĆ – zamieściłbym już bezpośrednio na platformie zakupowej, zamiast bezpośrednio w dokumencie. Mogę śmiało stwierdzić, że w pierwszej rundzie między platformą a e-mailem mamy wynik 1:1.
W przypadku wysyłki zaproszeń sprawa ma się już inaczej. Sprawdziłem trzykrotnie, czy na pewno wszystkie e-maile zostały poprawnie przeklejone, czy na pewno dodane do UDW. Nie chciałem, by firmy wiedziały o sobie nawzajem ani czy pytam dwóch, dziewięciu czy dwudziestu wykonawców poza nimi samymi. Ponadto, po paru dniach bez żadnej odpowiedzi nie wiedziałem, czy maile wpadły do spamu, czy ktokolwiek je odczytał – tu zdecydowanie na plus jest platforma, która pozwala tym procesem zarządzać, wysłać przypomnienie, sprawdzić, czy mail dotarł oraz, czy był odczytany. Ze względu na powyższe, wynik tego procesu to 2:1 dla platformy.
Szczęście w nieszczęściu, zaczęły spływać do mnie potwierdzenia otrzymania wiadomości i deklaracje o chęci przesłania odpowiedzi na zaproszenie. Z jednej strony byłem dobrej myśli, na 2 dni przed końcem procesu otrzymałem 3 oferty, jednak… już na tym etapie zarządzanie skrzynką e-mail wołało o pomstę do nieba. Później było tylko gorzej. Część ofert spłynęła w odpowiedzi na zaproszenie, jednak większość ofert dotarła w formie odrębnej wiadomości. Było ich łącznie 10, a oprócz odpowiedzi, otrzymałem w sumie 20 załączników z referencjami, dedykowanymi ofertami, opisem przewag rynkowych. Tu zaczęły się schody. Porównanie wszystkich odpowiedzi zajęło mi ponad 3 godziny, wliczając w to przygotowanie zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym.
Ten proces na platformie zająłby dwa kliknięcia. To był moment, w którym pożałowałem prowadzenia procesu w ten sposób. Wielokrotne sprawdzanie skrzynki, czy na pewno wszystkie stawki są poprawnie przepisane, część ofert została przedstawiona netto, inne częściowo w brutto (choć zarządzanie nieruchomością zwolnione jest z podatku VAT, część Wykonawców wskazało dodatkowy zakres odpłatny niezależnie – przyp. red.). Słowem – dramat. Wymaga to naprawdę sporego skupienia, a ryzyko popełnienia błędu jest duże. 3:1 dla platformy.
Zapytania ofertowe – wnioski
Oczywiście ktoś powie – skrajny przykład. Kto ma czas weryfikować 10 ofert, wystarczy zaprosić 3 wykonawców. Wystarczy nie bawić się w zapytania o propozycję (językiem PZP – konsultacje rynkowe de facto), tylko przeprowadzić zapytanie ofertowe, 100% cena i już.
To błąd. Po pierwsze, ja nie znam tego rynku. Celem w.w. procedury było poznanie go, jasno postawiliśmy sprawę w zaproszeniu, iż proces może zakończyć się:
- unieważnieniem,
- zaproszeniem na rozmowę 1:1,
- podpisaniem umowy.
Po drugie, trzech wykonawców to za mało. Spośród 10 wykonawców:
- Pięciu wykonawców zaoferowało abonament miesięczny w widełkach 3000,00 zł netto a 4000,00 zł netto.
- Czterech wykonawców zaoferowało abonament miesięczny w widełkach 4000,01 zł netto a 5000,00 zł netto.
- Jeden wykonawca przedstawił ofertę bliską 6500,00 zł netto.
Jak widać powyżej, rozstrzał cenowy jest dosyć spory – od 36 tys. zł netto za rok do 78 tys. zł. A przecież to nie wszystko – pozwolenie wykonawcom zaprezentowania swoich przewag bez narzuconych ram to świetny sposób na określenie wymagań i kryteriów oceny w przypadku, gdybym planował w drugim etapie zapytanie ofertowe (w tej sytuacji nie widziałem takiej potrzeby).
Po trzecie, koszty. Dlaczego uważam, że prowadzenie postępowań za pośrednictwem skrzynki e-mail jest nieuzasadnione ekonomicznie?
- Oceniam zbędną pracochłonność w zakresie całego procesu na +/- 3 godziny pracy. Pracy, która mogłaby zostać zautomatyzowana. Jeśli przyjęlibyśmy, że pracownik komórki merytorycznej zarabia najniższą krajową, to koszt 3 godzin pracy to niecałe 110 zł brutto, który dałoby się lepiej spożytkować.
- Mediana ofert wynosi ok. 4000 zł. Przyjmuję tę wartość jako zbliżoną do tej, którą najpewniej otrzymałbym, pytając trzech wykonawców (uwzględniając, że jeden z wykonawców mógłby odpowiedzieć – przypominam, że responsywność w tym postępowaniu wynosiła 10/22) Po analizie przedstawionych propozycji, zdecydowanie rozważałbym jedną z czterech najkorzystniejszych cenowo ofert, a żadna z nich nie przekracza 3800 zł. Zatem koszt zaproszenia niewystarczającej liczby wykonawców szacuję tu na minimum 200 zł brutto. Zdaję sobie oczywiście sprawę z faktu, że jest to wartość szacunkowa. Należy jednak uwzględnić fakt, że gdybym skorzystał w tym postępowaniu z platformy zakupowej, zaproszonych wykonawców byłoby przynajmniej 30.
Reasumując, polecam – sprawdźcie, ile w waszej instytucji prowadzi się rocznie zapytań ofertowych. Nie jesteście w stanie policzyć? Jest ich aż tak dużo? Cóż, może właśnie odpowiedzieliście sobie na pytanie – a może warto zautomatyzować pracę w procesie udzielania małych zamówień? 🙂
.
Chcesz zobaczyć, jak wyglądało zaproszenie do rozeznania rynku? Oto ono!
