Co czat GPT wie o ZAPYTANIACH ofertowych?

Zapytania ofertowe „okiem” czatu GPT

W dobie botów, czatów, Panów „Marków” na słuchawce i innych zautomatyzowanych obszarów, najsłynniejszym, a przynajmniej jednym z bardziej znanych jest czat GPT, z którego można skorzystać pod linkiem: kliknij.

Czat ten szturmem podbił rynek. Szkoły z nim walczą, uczniowie się cieszą, a przeciętny Kowalski zagląda tam z czystej ciekawości, by zapytać o interesujące go tematy.

Postanowiłam zatem, jako ten przeciętny Kowalski, zapytać czat, co wie i sądzi na temat zapytań ofertowych. Zapraszam na zautomatyzowany wywiad.

Czym są zapytania ofertowe?

Kinga Ludwikowska: Czym są zapytania ofertowe?

Czat GPT (openai): Zapytanie ofertowe (RFQ – Request for Quotation) to formalne zapytanie skierowane przez firmę lub instytucję do potencjalnych dostawców w celu uzyskania ofert handlowych na konkretne produkty lub usługi.

W zapytaniu ofertowym podaje się szczegółowe wymagania dotyczące produktów lub usług, w tym ilość, jakość, specyfikacje techniczne i terminy dostawy. Dostawcy z kolei odpowiadają na zapytanie ofertowe, przedstawiając ofertę handlową zawierającą ceny, warunki płatności, warunki dostawy i inne istotne informacje.

Zapytania ofertowe są często stosowane w procesach zakupowych, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym, aby uzyskać najlepsze ceny i warunki od potencjalnych dostawców. Pomagają one również w uproszczeniu procesu zakupowego, ponieważ zapewniają klarowne wytyczne dla dostawców, co powinno być oferowane i w jaki sposób, a także zamawiających, jak przeprowadzić proces zakupu zgodnie z wytycznymi i regulaminem.

Przegapiłeś TYDZIEŃ Z ZAKUPAMI PONIŻEJ PROGU? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz BEZPŁATNIE pod linkiem 👇

Co daje publikowanie zapytań ofertowych?

KL: Co daje publikowanie zapytań ofertowych?

GPT: Publikowanie zapytań ofertowych może przynieść wiele korzyści dla firm lub instytucji, które je publikują. Poniżej przedstawiam kilka z tych korzyści:

1. Konkurencyjne ceny: Publikowanie zapytań ofertowych pozwala na poznanie różnych ofert od różnych dostawców, co z kolei umożliwia wybór najlepszej oferty w kwestii ceny.
2. Różnorodność ofert: Dzięki publikowaniu zapytań ofertowych firma może uzyskać różne oferty od różnych dostawców, co pozwala na porównanie różnych produktów, usług i cen.
3. Poprawa relacji z dostawcami: Zapytania ofertowe mogą pomóc w nawiązaniu relacji z potencjalnymi dostawcami i wzmocnieniu relacji z już istniejącymi. Może to prowadzić do lepszej współpracy z dostawcami, co z kolei może przynieść korzyści w przyszłości.
4. Uproszczenie procesu zakupowego: Zapytania ofertowe mogą pomóc w uproszczeniu procesu zakupowego poprzez wytyczenie klarownych wytycznych dla dostawców, co powinno być oferowane i w jaki sposób.
5. Poprawa jakości produktów lub usług: Publikowanie zapytań ofertowych może pomóc w wyborze najlepszej oferty i tym samym przyczynić się do poprawy jakości produktów lub usług, które firma nabywa.

PRZEGAPIŁEŚ Święto Zamówień Publiczych – POZAP? Szkoda, że Cię nie było! OBEJRZYJ retransmisję pierwszego dnia! 👇 A następnym razem koniecznie pamiętaj, by świętować z nami! 😉

Zadzwonić do wykonawcy, czy opublikować postępowanie na platformie?

KL: Jako pracownik zamówień publicznych muszę kupić materiały biurowe. Jest to zakup poniżej progu. Co mam zrobić: zadzwonić do sprawdzonego wykonawcy, u którego kupowałam już wcześniej, czy opublikować postępowanie na platformie i zebrać oferty?

GPT: Jeśli zakup materiałów biurowych mieści się poniżej progu, wówczas nie jest konieczne przeprowadzanie formalnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (PZP) w przypadku zamówień poniżej progu, zamawiający może wybrać dowolnego wykonawcę i negocjować z nim warunki umowy.

Jeśli masz sprawdzonego wykonawcę, u którego kupowałaś wcześniej i jesteś zadowolony/a z jego usług, możesz bezpośrednio się z nim skontaktować i złożyć zamówienie. W przypadku takiego sposobu postępowania warto jednak pamiętać, aby ustalić warunki cenowe i dostawy w sposób jasny i jednoznaczny, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.

Jeśli jednak zdecydujesz się na publikację postępowania na platformie, możesz zaprosić różnych wykonawców do składania ofert. To pozwoli Ci na porównanie ofert i wybór najkorzystniejszej. Warto pamiętać, że zgodnie z zasadami przetargów publicznych, oferta najkorzystniejsza to nie tylko ta o najniższej cenie, ale również ta, która spełnia wszystkie wymagane kryteria i standardy jakościowe.

Zamówienia poniżej progu, a oszczędności

KL: Czy zakupy poniżej progu prowadzone na platformie generują oszczędności?

GPT: Jeśli instytucja regularnie dokonuje takich niewielkich zakupów, prowadzenie ich na platformie może przyczynić się do zmniejszenia kosztów w dłuższej perspektywie. Poprzez korzystanie z jednej platformy zamówień publicznych instytucja może skonsolidować swoje zamówienia, co może prowadzić do uzyskania korzystniejszych warunków cenowych i dostaw, a także ułatwić zarządzanie zamówieniami.

Nie czekaj dłużej i ZAPISZ się już dziś na studia podyplomowe! Zdobądź dodatkową wiedzę, rozwijaj swoje umiejętności, buduj sieć kontaktów i otwórz sobie drzwi do nowych możliwości. Studia podyplomowe to inwestycja, która z pewnością przyniesie Ci długoterminowe korzyści i pozwoli Ci się rozwinąć! 👇

Szacowanie wartości zamówienia

KL: Jak ma się szacowanie wartości zamówienia do postępowań poniżej progu?

GPT: W przypadku zamówień poniżej progu nie jest wymagane formalne szacowanie wartości zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Jednakże, aby dokonać właściwego wyboru wykonawcy i zapewnić uczciwą konkurencję, zamawiający powinien oszacować wartość zamówienia w sposób rzetelny i oparty na rzeczywistych kosztach.

Szacowanie wartości zamówienia poniżej progu może odbyć się na różne sposoby, na przykład poprzez porównanie cen oferowanych przez różnych dostawców lub wykonawców, albo na podstawie dotychczasowych kosztów zakupów lub usług. Warto jednak pamiętać, że szacowanie wartości zamówienia powinno być oparte na rzeczywistych potrzebach zamawiającego i uwzględniać koszty wszystkich elementów zamówienia, takich jak: produkt, dostawa, instalacja, serwis itp.

Dokładne oszacowanie wartości zamówienia poniżej progu może pomóc zamawiającemu w wyborze najlepszej oferty i uniknięciu kosztów dodatkowych związanych z ewentualnymi opóźnieniami lub niedopasowaniem oferty do rzeczywistych potrzeb. Warto również pamiętać, że niezależnie od wartości zamówienia, należy przestrzegać zasad uczciwej konkurencji i przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

POZNAJ nowe oblicze zakupów regulaminowych! Sprawdź platformazakupowa.pl i przekonaj się, że zelekronizowane zakupy podprogowe są właśnie dla Ciebie! 👇

Rada dla Zamawiających

KL: Napisz mi, proszę, jedną radę dla osób, które publikują zapytania ofertowe.

GPT: Jedną z najważniejszych rad dla osób, które publikują zapytania ofertowe, jest dokładne i precyzyjne przygotowanie specyfikacji technicznej zamówienia. Specyfikacja techniczna powinna być jasna, precyzyjna i kompletna, aby wykonawcy mogli łatwo zrozumieć wymagania dotyczące produktów lub usług, które zamawia zamawiający. Niedokładna lub niejasna specyfikacja techniczna może prowadzić do nieporozumień i nieprawidłowości w trakcie realizacji zamówienia, co z kolei może prowadzić do opóźnień i kosztów dodatkowych.

Warto również upewnić się, że przeprowadzamy postępowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami. Zamawiający powinien zapewnić uczciwą i równą konkurencję dla wszystkich wykonawców, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy Prawo zamówień publicznych. Opublikowane zapytanie ofertowe powinno zawierać wszelkie niezbędne informacje, takie jak: kryteria oceny ofert, termin składania ofert oraz informacje dotyczące sposobu komunikacji z zamawiającym.

Dbanie o jakość przygotowania specyfikacji technicznej oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów to kluczowe czynniki, które wpływają na sukces postępowania i satysfakcję wykonawców. Warto również pamiętać o zachowaniu profesjonalizmu i uczciwości w trakcie całego procesu zamówienia, aby zbudować pozytywną relację z wykonawcami i zapewnić sukces przyszłych zamówień.

Przegapiłeś TYDZIEŃ Z ZAKUPAMI PONIŻEJ PROGU? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz BEZPŁATNIE pod linkiem 👇