Elektronizacja przetargów krajowych zbliża się wielkimi krokami. Wielu zamawiających czeka do stycznia 2021 roku z wdrożeniem elektronicznej komunikacji w prowadzonych postępowaniach. Nie jest to jednak regułą.
W ramach I KONGRESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Online miałem przyjemność prowadzić panel dotyczący wdrażania zmian w regulaminach wewnętrznych uwzględniających elektronizację procedur udzielania zamówień. W niniejszym tekście chciałbym się podzielić z Wami, Drodzy Czytelnicy, refleksją na temat samego procesu wdrażania zmian w regulaminie wewnętrznym, a także wnioskami, które wyniknęły z rozmów poza wizją. Wydarzenie, które już za Nami było okazją do bardzo wielu kuluarowych rozmów na temat problemów i wątpliwości dotyczących praktycznych aspektów stosowania prawa zamówień publicznych.
Eksperci biorący udział w panelu
W panelu, w którym rozmawiano na temat ABC dobrego regulaminu nastawionego na elektronizację udział wzięli: Magdalena Kucharska, Urząd Miasta Płocka, Marzena Kopacka – Biculewicz, Zachodniopomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie oraz Łukasz Laszczyński, Open Nexus Sp. z o.o.
Lider, czy Kierownik?
Zamawiający, choć nie pozbawieni podobnych doświadczeń, zdają się zapominać o fakcie, że wdrażanie tak kompleksowych zmian, jakie niesie za sobą elektronizacja, wymaga czasu. Elektronizacji nie można bowiem traktować, jako jednorazowe wydarzenie, co podkreśliła Pani Magdalena Kucharska, wskazując jednocześnie bardzo wyraźnie, że kierownik działu zamówień publicznych, w kontekście zmian w regulaminie, powinien przyjąć rolę lidera projektu. Takie stanowisko kontrastuje jednak z podejściem większości zamawiających. Statystycznie rzecz ujmując, dział zamówień publicznych najczęściej: ma zlecone stworzenie regulaminu odgórnie, traktuje przygotowanie regulaminu jako zadanie ważne lecz niepilne, co wynika z faktu niestosowania regulaminu (w końcu dział pracuje przede wszystkim na pzp), tworzy regulamin bez konsultacji wewnątrz instytucji, nie weryfikuje zapisów regulaminu z perspektywy osób nieznających ustawy pod kątem czytelności procesu, wprowadza na tyle sformalizowane zapisy, że pracownicy pozostałych komórek nadużywają procedury wnioskowania o wyłączenie ze stosowania regulaminu pod pretekstem awarii.
Jaki powinien być lider działu zamówień publicznych?
Rola lidera zakłada zgoła odmienne podejście. Lider powinien nie tylko doprowadzić projekt zmiany regulacji wewnętrznej do szczęśliwego finiszu, ale również potrafić wsłuchać się w potrzeby poszczególnych zespołów oraz rozmawiać językiem korzyści z przełożonym. Nie dać sobie jednocześnie wejść na głowę – to kolejne wyzwanie. Stanowczość, aczkolwiek doprawiona aktywnym słuchaniem, na pewno jest cechą równie pożądaną, co wspomniane wcześniej. W mojej ocenie proces tworzenia regulaminu powinien być wypadkową odgórnych czynników (m.in. zmian legislacyjnych) i oddolnych (np. powtarzające się sytuacje niestandardowe, których regulamin nie precyzuje).
Traktuję regulamin, jako organizm żywy, który podlega procesom adaptacyjnym. Jest on przecież uzależniony od wewnętrznej kultury organizacyjnej, od zdarzeń losowych. Zapisy w regulaminie, który ma być skuteczny w świetle art. 44 ustawy o finansach publicznych, muszą podlegać cyklicznym rewizjom. Niezależnie od nadchodzącej, styczniowej rewolucji w prawie zamówień publicznych.
Zrób to za mnie
Wspomniana rewizja zapisów w regulaminie wewnętrznym jest szczególnie istotna w kontekście zamówień bagatelnych, które bezapelacyjnie budzą największe kontrowersje w nowej ustawie. Pan Łukasz Laszczyński w trakcie Kongresu opowiedział się raczej za centralizacją zadań związanych z prowadzeniem zamówień bagatelnych, tj. wpisanie ich w zakres obowiązków komórki ds. zamówień publicznych, chociażby w kontekście przejściowego okresu związanego z wejściem w życie nowej ustawy i nowymi obowiązkami po stronie zamawiających, które wiążą się z nowymi regulacjami.
Nie będę ukrywał, że mam tu z gruntu odmienne stanowisko. Jeżeli literalnie miałbym przetłumaczyć zamówienie bagatelne z języka ustawy na język potoczny określiłbym je jako “publiczne zapytanie ofertowe, z obligatoryjnym ogłoszeniem w BZP.” Skoro dotąd prowadzenie zamówień wyłączonych ze stosowania trybów przewidzianych w pzp należało do obowiązków komórek merytorycznych, nie widzę przesłanek do zwiększenia pracochłonności w zespołach ds. zamówień. Tym bardziej, że statystycznie często cierpią one na nieproporcjonalnie wiele obowiązków w relacji do zasobów osobowych. Oczywiście komórki merytoryczne będą bronić się przed prowadzeniem postępowań, które jakkolwiek obwarowane jest wymogami ustawowymi.
“Zrób to za mnie” usłyszy niejeden dział zamówień. Paradoksalnie, używając podobnych argumentów twierdzę, że działy zamówień powinny zajmować się jedynie procedurami wynikającymi z ustawy. Przetargów w kontekście zapytań ofertowych jest zdecydowanie mniej, jednak są one obarczone dużo większym ryzykiem błędu, mają charakter strategiczny w świetle działalności instytucji. Z tego też powodu pozostałe zamówienia przez pryzmat działu zamówień mają charakter ważny i niepilny, zatem do scedowania na pozostałe komórki. Rola działu zamówień w prowadzeniu tych postępowań winna mieć charakter subsydiarny, np. z zakresie ogłaszania zamówień bagatelnych (bez prowadzenia).
Dobra współpraca
Pani Marzena Kopacka-Biculewicz podkreśliła, że dobra współpraca komórek merytorycznych, to klucz do efektywności nie tylko prowadzenia samych postępowań, ale również ewidencji tychże. Wielu kierowników zadaje sobie pytanie – jak to osiągnąć? Jednym ze sposobów jest zdecydowanie uproszczenie procedur. Zadbanie o zrozumienie podstawowych terminów, o to czym jest zamówienie publiczne, dlaczego prowadzimy rejestr wydatków w księgowości równolegle do rejestru w dziale zamówień? Obszarów niewiedzy u komórek merytorycznych, w zakresie pzp, jest oczywiście zdecydowanie więcej.
Chcesz wiedzieć więcej?
Zapraszam do kontaktu. Zapisz się na konsultację tutaj
