Temat sygnalistów, czyli osób zgłaszających nieprawidłowości w organizacjach, powraca na agendę publiczną, zwłaszcza w kontekście zamówień publicznych oraz działań podejmowanych w instytucjach publicznych i firmach prywatnych. W dobie rosnącej świadomości dotyczącej przestrzegania prawa, ochrona sygnalistów staje się jednym z priorytetów zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenia prawa lub standardów etycznych wewnątrz organizacji, w której pracuje, bądź z nią współpracuje. Zgłoszenie może dotyczyć zarówno działań łamiących przepisy, jak i normy etyczne. Kluczowym elementem ochrony sygnalistów jest zabezpieczenie ich przed odwetem ze strony pracodawcy lub innych osób z organizacji.
Zgłoszenie wewnętrzne, zgodnie z ustawą z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, może być skierowane do podmiotów publicznych lub prywatnych. Podmiot publiczny to instytucje określone przez prawo, natomiast podmioty prywatne to osoby fizyczne, firmy i inne jednostki organizacyjne prowadzące działalność gospodarczą, ale niebędące częścią sektora publicznego.
Sygnaliści – wdrożenie systemu zgłoszeń wewnętrznych
Obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Wyjątkiem są branże o szczególnym znaczeniu, jak usługi finansowe, bezpieczeństwo transportu czy ochrona środowiska, gdzie obowiązek ten dotyczy firm niezależnie od liczby zatrudnionych. Celem tych regulacji jest stworzenie bezpiecznego i skutecznego kanału dla zgłaszania nieprawidłowości, który zapewnia ochronę sygnaliście oraz efektywne rozwiązanie problemów.
Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Każdy podmiot prawny musi określić szczegółową procedurę zgłaszania naruszeń. Procedura ta powinna obejmować następujące elementy:
- Jednostka odpowiedzialna. Wyznaczenie osoby lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń.
- Kanały zgłoszeń. Procedura musi określać dostępne metody przekazywania zgłoszeń: pisemnie, ustnie lub drogą elektroniczną.
- Ochrona anonimowości. Procedura powinna zapewniać możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń oraz gwarantować sygnaliście brak negatywnych konsekwencji za ujawnienie nieprawidłowości.
- Termin odpowiedzi. Pracodawca ma obowiązek potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni, a następnie udzielić informacji zwrotnej w terminie do 3 miesięcy.
- Działania następcze. Wyznaczona osoba lub jednostka powinna prowadzić dalszą komunikację z sygnalistą, weryfikować zgłoszenie oraz podejmować odpowiednie działania.
Wdrażanie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga konsultacji z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Konsultacje powinny trwać od 5 do 10 dni. Po ich zakończeniu procedura musi być wdrożona i przedstawiona pracownikom w sposób umożliwiający im zapoznanie się z nią – najpóźniej 7 dni od daty ogłoszenia.
Sygnaliści – znaczenie dla branży zamówień publicznych
Sygnaliści odgrywają szczególnie istotną rolę w branży zamówień publicznych, gdzie przestrzeganie prawa oraz transparentność procesów są kluczowe dla zapewnienia uczciwości i efektywności. Wykrywanie naruszeń już na wczesnym etapie pozwala uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla instytucji, a także zapobiega korupcji i nadużyciom.
Zgłoszenia zewnętrzne
Choć priorytetem jest wprowadzenie skutecznych mechanizmów zgłoszeń wewnętrznych, sygnalista ma również możliwość skorzystania z kanałów zewnętrznych, w tym zgłoszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów państwowych czy instytucji unijnych.
