Chyba trudno w ostatnich dniach o bardziej gorący temat niż ustawa sygnaliści! 24 czerwca 2024 roku w Dzienniku Ustaw opublikowano długo oczekiwaną ustawę o ochronie sygnalistów. Opiera się ona na Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937. Przepisy te wejdą w życie 25 września 2024 roku. Oznacza to, że organizacje mają zaledwie trzy miesiące na wdrożenie niezbędnych mechanizmów. Kim są sygnaliści, jakie organizacje muszą wdrożyć nowe przepisy i jak zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista (ang. whistleblower) to osoba zgłaszająca nieprawidłowości, najczęściej w instytucjach finansowych i korporacjach. Funkcja ta, popularna w krajach anglosaskich, zyskała regulacje także na poziomie unijnym. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu przypadków korupcji, łamania prawa, nadużyć finansowych oraz innych działań, które mogą szkodzić interesom publicznym i prywatnym.
Ustawa o sygnalistach – kogo dotyczy?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń na organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób na pełnych etatach lub świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy. Liczba ta jest aktualizowana na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.
Ustawa sygnaliści
Ochrona sygnalisty to priorytet każdej organizacji wdrażającej procedurę zgłoszeń. Regulacje muszą zapewniać możliwość poufnego zgłoszenia, gwarantując maksymalne bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Ochrona poufności obejmuje wszelkie informacje, które mogą prowadzić do identyfikacji sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, co zmniejsza ryzyko działań odwetowych. Sygnalista nie może ponosić negatywnych konsekwencji za zgłoszenie dokonane w dobrej wierze i na podstawie uzasadnionych przekonań o jego prawdziwości. Pracodawca musi pisemnie upoważnić osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń, podejmowanie działań następczych oraz przetwarzanie związanych z nimi danych osobowych.
Dobra procedura to skuteczność działań organizacji
Dzięki zgłoszeniom od sygnalistów organizacja może uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z naruszeniami prawa. Przykładami są: korupcja, bezpieczeństwo transportu, żywności, zdrowia publicznego, dobrostan zwierząt czy ochrona środowiska. Odpowiednie działania mogą zapobiec utracie reputacji firmy i zaufania kontrahentów. Co zrobić, aby procedura zgłoszeń nie była postrzegana jako „donosicielstwo”? Organizacje powinny wdrożyć odpowiednie narzędzia i edukować pracowników na temat znaczenia ochrony sygnalistów.
Ustawa sygnaliści – kroki do wdrożenia
Aby być gotowym na wdrożenie ustawy, organizacja powinna przeprowadzić analizę potrzeb, przygotować plan wdrożenia oraz wprowadzić regulacje zapewniające poufne zgłoszenia. Konieczne jest także przeprowadzenie DPIA, czyli oceny skutków dla ochrony danych osobowych. Wszystko to z uwagi na ryzyko dla praw i wolności osób, których dane dotyczą. Kluczowe jest przeszkolenie pracowników w zakresie zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów.
Zakres zgłoszeń sygnalistów
Zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć szerokiego zakresu nieprawidłowości, w tym naruszeń prawa, wewnętrznych procedur, polityk czy standardów etycznych. Pracownik powinien upewnić się, że sytuacja kwalifikuje się jako naruszenie prawa i wybrać odpowiedni kanał zgłoszeń w swojej organizacji. Ustawa zapewnia ochronę prawną od momentu zgłoszenia, pod warunkiem że informacje są uzasadnione i dotyczą naruszenia prawa. Dodatkowo na naszym kanale YouTube znajdziesz wideo pt. SYGNALISTA w pracy. TOP 7 zagadnień, o których musisz pamiętać! Koniecznie obejrzyj!
