Dużo się w zamówieniach publicznych nasłuchałem o automatyzacji w dobie elektronizacji.
Kiedy pytam klienta “Po co elektronizujemy?” najczęściej słyszę odpowiedzi, żeby było:
- szybciej,
- łatwiej/ prościej,
- przejrzyście,
- automatycznie.
Niby logiczne, jednak warto się pochylić nad definicjami.
Elektronizacja to “wprowadzanie urządzeń elektronicznych do przemysłu, nauki itp.”
Najczęściej termin “elektronizacja” jest mylony z terminem “automatyzacja”.
Automatyzacja to “wprowadzenie do produkcji, transportu, pracy biurowej itp. urządzeń automatycznych”.
Wyjaśnijmy to na przykładzie elektronizacji zamówień publicznych.
Procedura zamówień publicznych jest obecnie realizowany najczęściej w następujący sposób:
- Zamawiający ogłasza zamówienie w BZP lub TED w zależności od progu;
- Ogłoszenie jest publikowane odpowiednio w BZP albo DUUE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej);
- Zamawiający zobowiązany jest do publikacji ogłoszenia na własnej stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego;
- W trakcie postępowania wykonawcy mogą zwracać się do zamawiającego
o wyjaśnienia treści SIWZ, na zasadach w niej określonych, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu lub w formie papierowej; - Ewentualne zmiany zamawiający publikuje na własnej stronie internetowej lub w ogłoszeniu o zamówieniu, a jeżeli są to zmiany istotne lub zmiany, które prowadzą do zmiany treści ogłoszenia, zamawiający wydłuża termin przyjmowania ofert;
- Wykonawca sporządza ofertę, podpisuje ją i wysyła kurierem, pocztą lub dostarcza osobiście w terminie wyznaczonym przez zamawiającego na składanie ofert;
- Przedstawiciel zamawiającego (najczęściej w formie komisji przetargowej) dokonuje publicznego otwarcia ofert w terminie określonym w SIWZ;
- Zamawiający sporządza informację z otwarcia ofert, którą musi umieścić na własnej stronie internetowej.
Kolejny etap mogą stanowić ze strony zamawiającego czynności takie jak: wezwanie do złożenia dokumentów, wezwanie do wyjaśnień czy prośba o uzupełnienie oferty.
Obowiązkowej elektronizacji dotyczą głównie punkty 1-6, dlatego na nich skupimy uwagę w niniejszej instrukcji. Dla zobrazowania sytuacji: Unia Europejska chciała dokonać elektronizacji zamówień publicznych, przede wszystkim kładąc nacisk na publikowanie ogłoszeń oraz możliwość zadawania pytań i składania ofert przez wykonawców w formie elektronicznej. Ktoś może w tym miejscu stwierdzić, że przecież publikowanie i zadawanie pytań i tak aktualnie zazwyczaj odbywa się drogą elektroniczną. Tak, to prawda, jednak w pozostałych państwach Unii Europejskiej bywa z tym różnie, a dodatkowo oferty składane były w formie papierowej.
Wyeliminowanie papierowej formy procedowania postępowania o udzielenie zamówienia, w tym składania ofert, ma na celu usprawnienie i zwiększenie przejrzystości postępowań, a także liczby ofert (motyw 52 dyrektywy 2014/24/UE). Ponadto elektronizacja może znacząco obniżyć koszty i przyczynić się do ochrony środowiska. Poniżej wytyczne UE w tym zakresie:
„Instytucje i podmioty zamawiające, które wprowadziły już e-zamówienia, osiągają zazwyczaj oszczędności pomiędzy 5 a 20%. Z ich doświadczeń wynika również, że koszty inwestycji szybko się zwracają. Biorąc pod uwagę rozmiar całego rynku zamówień publicznych w UE, każde 5% oszczędności może oznaczać dodatkowe 100 mld EUR w budżetach publicznych. E-zamówienia to również znaczne korzyści dla środowiska – zmniejszenie zużycia papieru i ograniczenie konieczności transportu, jak również zmniejszenie kosztów prowadzenia archiwum i związanego z tym zużycia energii.”
Zobrazować to możemy w następujący sposób: kuriera odpowiedzialnego dotąd za dostarczenie oferty zastępujemy platformą zakupową. Dzięki temu wykonawca nie musi:
- drukować oferty,
- wysyłać wniosku o wyjaśnienie kurierem lub pocztą (zamawiający mógł narzucić taką formę),
- wysyłać oferty pocztą/kurierem lub też, co gorsza, dostarczać osobiście w wyznaczonym terminie do siedziby zamawiającego (wyższe koszty/trudności organizacyjne),
- wysyłać składanych lub uzupełnianych dokumentów do zamawiającego.
A jak to wygląda w praktyce.
Zdajemy sobie sprawę, że potrzebą części zamawiających jest automatyzacja procesu. Chcieliby systemu, który brałby odpowiedzialność za ocenę ofert, badanie ofert (automatyczne rankingi ofert), etc.
Do tej pory rolą kuriera nie było sprawdzenie, czy oferta jest podpisana, czy nie ma w niej błędów formalnych, czy zawiera wszystkie wnioski. Również platformazakupowa.pl wspiera zamawiających i wykonawców, ale nie wyręczy zamawiającego w tych kluczowych czynnościach niezbędnych w procesie udzielenia zamówienia.
Ta niespełniona potrzeba zamawiających przy elektronizacji to automatyzacja procesu zamówień publicznych. Niestety nie jest ona zgodna z prawem polskim, ale także unijnym (motyw 52 dyrektywy 2014/24/UE). Nikt nie dał takiej mocy platformie, aby:
- odrzucała oferty z niepoprawnym podpisem,
- sprawdzała, czy wykonawca wszystko poprawnie wypełnił,
- rejestrowała wykonawców.
Platformazakupowa.pl może podpowiadać, ostrzegać wykonawcę, szyfrować oferty, jednak nie może ingerować w proces, ponieważ pełni w nim rolę dotąd wykonywaną przez kuriera czy pocztę, czyli odbiór i dostarczenie dokumentu.
Badanie ofert oraz ich ocena odbywa się w sposób klasyczny, przy czym może być wspierane elektronicznie, jednak nie musi, gdyż ustawa do tego nie zobowiązuje. Przy braku odpowiednich regulacji prawnych może to być bardzo ryzykowne.
Podstawową potrzebą zamawiających jest to, aby np. protokół z otwarcia był generowany automatycznie.
Aby tak się stało, należałoby wszystkie dane, które są w nim zawarte, zbierać w elektronicznej ustrukturyzowanej formie. Należy pamiętać, że w Polsce nie ma aktualnych wytycznych narzuconych przez platformę e-Zamówienia w zakresie struktury oferty. W związku z tym proponowanie takiej możliwości (zbieranie tych informacji w formie ustrukturyzowanej od wykonawców) w pierwszym etapie obowiązkowej elektronizacji byłoby bardzo ryzykowne dla zamawiających, a my mamy świadomość powagi prowadzonych postępowań oraz ryzyk, jakie niosą unieważnione postępowania.
Platformazakupowa.pl daje możliwość prowadzenia postępowań i składania ofert w formularzach aktywnych oraz pasywnych.
Czym jest formularz aktywny?
Formularz aktywny poza ewentualnym zamieszczeniem plików, wykonawca uzupełnia formularz oferty w przeglądarce.
Przykładowy formularz aktywny, który był przez nas promowany do czasu wydania aktualizacji Pzp oraz opublikowania standardów wobec platform zakupowych w kontekście platformy e-Zamówienie.
Czym jest formularz pasywny?
W skrócie formularz pasywny służy do zamieszczania podpisanych przez wykonawcę plików, Przykładowy formularz pasywny
Zmierzanie zamawiających w kierunku formularzy aktywnych jest uzasadnione, jednak wg naszej opinii i wielu analiz kancelarii prawnych, formularze aktywne nie są zgodne z ustawą Pzp. W naszej ocenie jedynie formularze pasywne dają gwarancję bezpiecznie przeprowadzonej procedury.
Formularze aktywne powodują, że:
- koniecznym jest parametryzacja/stworzenie elektronicznego formularza ogłoszenia, co wydłuża znacząco publikację;
- zmusza się wykonawcę do załączania plików (formularze pasywne) oraz dodatkowo wypełnienia formularza aktywnego w systemie (wypełnienie jedynie formularza aktywnego nie jest zgodne z prawem);
- w przypadku rozbieżności pomiędzy formularzami, formularz aktywny nie jest ważny i nie można na nim polegać (należy go sprawdzać, co sprawia dodatkową czynność w procesie udzielenia zamówienia) – zgodnie z prawem tylko pliki podpisane przez Wykonawcę są zgodne z prawem Pzp;
- formularze aktywne nie walidują danych podstawowych poza ceną (nie ma w tym zakresie wytycznych-standard formularza składania oferty), więc Wykonawca może wpisać w nich dowolne treści (jeżeli byśmy je walidowali, a on nie złożyłby oferty, to jest duże prawdopodobieństwo unieważnienia postępowania);
- dane w formularzu aktywnym nie są tak dobrze zabezpieczone jak dane w plikach, gdzie pliki te są zaszyfrowane, a klucz prywatny przechowywany jest przez zewnętrznego dostawcę, który jest gwarantem transparentności procesu i bezpieczeństwa dla zamawiających.
Jako operator platformazakupowa.pl dązyliśmy do automatyzacji w Zamówieniach publicznych. Jest ona jednak obecnie bardzo niebezpieczna dla zamawiających.
Formularze pasywne mają szereg wad, jednak są najbezpieczniejsze dla zamawiających. Charakteryzują się tym, że:
- zamawiający ogłasza postępowanie w TED (przez TED lub Open Nexus) lub BZP (do wydania e-Zamówień tylko poprzez stronę BZP);
- zamawiający zamieszcza ogłoszenie w formie PDF na platformie zakupowej (nie musi przepisywać ogłoszenia) oraz dołącza załączniki (patrz formularz pasywny);
- wykonawcy mogą komunikować się poprzez, przycisk wyślij wiadomość;
- wykonawcy przygotowują oferty jak dotychczas, podpisują je uprawnione osoby i przekazują do osoby odpowiedzialnej za przesłanie jej w formie elektronicznej (trudnością formularza aktywnego jest też to, że osoba, która nie przygotowywała oferty, musi przepisać z niej informacje i tu nietrudno o błąd)
- system szyfruje oferty (w prawie nie ma jednoznacznie zapisane, że oferty muszą być zaszyfrowane, jest informacja, że muszą być zabezpieczone, jednak w naszej ocenie tylko zaszyfrowanie ofert daje bezpieczeństwo ich przechowywania, a zaszyfrowanie ofert w formularzu aktywnym, gdzie zostały one zapisane do bazy, jest trudne do wykonania)
- zamawiający o wyznaczonej godzinie może odszyfrować pliki, jednak system nie może skanów wczytać do systemu w sposób automatyczny, więc praca ta jest wykonywana ręcznie, a nie automatycznie jak w formularzach aktywnych.
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł rozwiał wątpliwości w zakresie elektronizacji i różnic pomiędzy elektronizacją i automatyzacją.
Na koniec garść statystyk, które pokażą racjonalność prezentowanego podejścia.
Do tej pory przeprowadziliśmy już ponad 1352 postępowań w nowej procedurze od pażdziernika 2018 do maja 2019 i jak dotąd działanie platformy nie było powodem rozprawy w KIO.
Ponad 700 Klientów korzysta z platformazakupowa.pl. Zamawiających, którzy codziennie prowadzą postępowania elektroniczne w systemie, jest już ponad 10.000.
Pomimo działania na rynku już blisko 10 lat nigdy nie zapłaciliśmy kary umownej za nienależyte wykonanie umowy.
Cechuje nas odpowiedzialność i wierzymy mocno, że możemy być dla Państwa bardzo dobrym partnerem w zakresie elektronizacji zamówień publicznych.
