KOPIA czy ORYGINAŁ? Jak podchodzić do ELEKTRONICZNYCH DOKUMENTÓW?

Często zadajecie pytanie, czy dany dokument uznać za oryginalny, czy za kopie? Sytuacja powtarza się nieustannie od 2018 roku, a od 2021 znacznie częściej.

Pierwszą przełomową decyzją w tym temacie była opinia UZP odnośnie skanu oferty. Podpisany elektronicznie skan był lub nie był uznawany, zależnie od podejścia zamawiającego.

Po długiej batalii w Krajowej Izbie Odwoławczej i walce “wyrok za wyrok” (skończyłem obserwacje, chyba na 6 do 5) utrwaliła się interpretacja, że skan opatrzony podpisem elektronicznym to oryginał, a nie kopia. Decyzja w mojej ocenie słuszna. Podyktowana zdrowym rozsądkiem i poparta lobbingiem ze strony Krajowej Izby Informatyki i Telekomunikacji.

Bo jakie ma znaczenie, z jakiego urządzenia wejściowego skorzystał wykonawca przy tworzeniu dokumentu? Czy była to klawiatura komputera, czy skaner, czy może podyktował treść oferty do mikrofonu, który rozpoznał głos i przerobił go na treść? Liczy się treść dokumentu i prawidłowy podpis na pliku, a nie sam sposób jego wytworzenia. Ta opinia dała podwaliny pod dalszą interpretację bardziej złożonych przypadków.

Nie sposób wymienić wszystkich możliwych opcji przygotowywania i podpisywania dokumentów. Kreatywność wykonawców w tym zakresie nie ma granic i zaskakuje prawie w każdym tygodniu. 

Analiza przypadku

Ale weźmy na tapetę następujący przypadek. Wykonawca otrzymał referencje stworzone na papierze. Czasy się zmieniły, wymagamy elektronicznych referencji, więc wykonawca poprosił swojego klienta o podpis elektroniczny na skanie tych papierowych referencji. A żeby dodać pikanterii całej sytuacji, sam złożył podpis na otrzymanym podpisanym pliku. Jak interpretować taki przypadek?

Po pierwsze, sam skan referencji należy traktować jako kopię. Natomiast skan referencji opatrzony podpisem kwalifikowanym należy już traktować jako oryginał elektroniczny, wg opinii UZP. Mamy więc do czynienia z oryginałem. 

A czy naniesienie przez wykonawcę swojego podpisu na prawidłowo przygotowane elektroniczne referencje, cokolwiek ujmuje elektronicznemu dokumentowi? Czy czyni z niego “kopię za zgodność z oryginałem”? W mojej ocenie nie.

DOWIEDZ się WIĘCEJ! Obejrzyj odcinek o kopii i oryginale i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇

Nieskończona liczba oryginałów?

Przyzwyczailiśmy się do pojęcia kopii w czasach papierowych zamówień publicznych i ograniczonej liczby egzemplarzy (“stworzono w dwóch jednobrzmiących…”). Jednak w elektronicznych dokumentach mamy do czynienia z nieokreśloną liczbą plików. Plik podpisany przez wykonawcę na swoim PC (1szt.) wysłany do nas (2szt. na jego skrzynce nadawczej, 3szt. na naszej skrzynce odbiorczej) pobieramy na swój PC (4szt) + kolejne sztuki na serwerach zapasowych nadawcy i odbiorcy (5 i 6 szt.) Czyli sama czynność wysłania pliku pocztą elektroniczną i pobrania na PC zamawiającego powoduje fizyczne wytworzenie min 4-6 plików w górę. Zamawiający może następnie skopiować plik do EZD, do trzech różnych folderów na swoim PC i wysłać emailem do członków komisji. W tym momencie plik zaczyna funkcjonować w kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu ORYGINAŁACH.

Najważniejsza jest treść i podpis

Wracając do naszego przypadku. Poprawny plik referencji, niezależnie od tego, w jaki sposób powstał, opatrzony dodatkowo podpisem elektronicznym wykonawcy jest poprawny.

Spróbujmy porównać to do czasów papierowych. Gdyby wykonawca przedstawił nam oryginalne referencje wystawione i podpisane przez jego klienta, a potem je parafował, czy parafka zmieniłaby oryginalność pliku? Albo inaczej, wykonawca przedziurkował dokument referencji, bo trzymał go w segregatorze, albo zgiął kartkę, czy też postawił na niej kubek z kawą i zostawił kawowe kółko. Czy którakolwiek z tych czynności pozbawi dokumentu referencji ich oryginalności? Oczywiście, że nie. Liczą się dwie kwestie TREŚĆ i PRAWIDŁOWY PODPIS.

Kartka może być zalana, pogięta, przedziurkowana, ale jeżeli jej treść jest czytelna a podpis prawidłowy, to dokument jest ważny. Podobnie jest z plikami. Jeżeli plik zawiera poprawną treść i jest prawidłowo podpisany, to może być opatrywany kolejnymi podpisami, pieczęciami elektronicznymi, pakowany do ZIPa, może być zmieniana jego nazwa, a i tak będzie prawidłowy i oryginalny, choć już nie taki sam jak plik wytworzony przez klienta wystawiającego referencje.

Teraz ktoś z Was powie “Hola hola Panie Kopacz, przecież miało być w oryginale, dokładnie tak jak wystawca dokument wytworzył!” Odpowiem prosto. W papierze też nigdy nie był taki sam. Z każdą chwilą atrament na kartce blaknie, kartka żółknie, sekretarka ją zgina, listonosz ją gniecie, a wykonawca dziurkuje czy to odbiera oryginalności dokumentowi? Nie odbiera, tak samo, jak proces elektronicznego pieczętowania, pakowania pliku, czy zmiany nazwy pliku. Mamy do czynienia z treścią i prawidłowym podpisem.

Porównanie procesu papierowego i elektronicznego

Wiele ze szkoleń prowadzonych przez trenerów Open Nexus zaczynaliśmy stwierdzeniem, że “trzeba ściągnąć papierową torbę z głowy i zacząć myśleć elektronicznie”. Ja dziś zachęcam Cię do porównania myślenia papierowego i elektronicznego. Bardzo syntetycznie i z lekkim przymrużeniem oka.

DOWIEDZ się WIĘCEJ! Obejrzyj odcinek o kopii i oryginale i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇