Tryb podstawowy wariant II
Jednym z trybów, jakie przewiduje ustawa Prawo zamówień publicznych, jest wariant II trybu podstawowego.
Według danych ze sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2022 r. w zamówieniach o wartościach poniżej progów unijnych udzielanych na podstawie przepisów ustawy Pzp ponad 90% zamówień udzielono z zastosowaniem trybu podstawowego. W tym odsetek postępowań przeprowadzonych w wariancie II trybu podstawowego wynosił 11,25% (żródło: Sprawozdanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2022 r. str. 31).
Z powyższego widać, że wariant II nie cieszy się jeszcze dużym zainteresowaniem pomimo, że prowadzenie negocjacji jest czynnością fakultatywną i co do zasady wybór tego trybu nie jest obarczony większym ryzykiem. Co więcej wydaje się on być bardzo korzystnym rozwiązaniem dla zamawiających, gdyż pozwala ulepszać otrzymane oferty wyjściowe i uzyskiwać lepsze parametry określone w kryteriach oceny ofert.
Dlaczego zatem tak mało postępowań prowadzonych jest w wariancie II? Czy zamawiający dostrzegają w nim zagrożenia, które przewyższają potencjalne korzyści?
W niniejszym artykule omówimy te zagadnienia, które stanowić mogą zagrożenia oraz sposób, w jaki można im zapobiec.
KURS eNotices2 dostępny na przetargOS.pl! KLIKNIJ w przycisk poniżej i uzyskaj dostęp do PrzetargOS PREMIUM lub skorzystaj z DEDYKOWANEGO KURSU! 👇
Czym jest wariant II tryb podstawowy?
Zamawiający udziela zamówienia w trybie podstawowym, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający:
- Może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile przewidział taką możliwość,
- A po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert dodatkowych (art. 275 pkt 2 ustawy PZP)
Innymi słowy po zapoznaniu się zamawiającego z ofertami podejmuje on decyzję, czy będzie prowadził negocjacje w celu ulepszenia ofert, czy pozostawia postępowanie bez negocjacji – w tym przypadku postępowanie prowadzi wg schematu wariantu I.
Decyzja o negocjacjach
Jeżeli w wariancie drugim trybu podstawowego zamawiający zdecyduje się na prowadzenie negocjacji, po dokonaniu oceny ofert powinien poinformować równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty, o wynikach kwalifikacji ofert, tj. podać informację o wykonawcach:
1) Których oferty nie zostały odrzucone oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji,
2) Których oferty zostały odrzucone (art. 226)
3) Którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji oraz punktacji przyznanej ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji (w przypadku, o którym mowa w art. 288 ust. 1 Pzp, tj. w sytuacji, gdy zamawiający ograniczył liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert).
DOŁĄCZ do społeczności PRAKTYKÓW Zamówień Publicznych na Facebook! Dopisz się do grupy PRZETARGowa Ustawa Nowa! Już ponad 5500 członków grupy czeka na Twoje historie i doświadczenie! 👇
Czy muszę badać wszystkich wykonawców zanim zaproszę ich do negocjacji? Co z weryfikacją wykonawców?
Z treści art. 287 ust. 3 Pzp (źródło) jednoznacznie wynika, że przed zaproszeniem wykonawców do negocjacji zamawiający powinien ocenić oferty (zastosowanie mają art. 223–226 Pzp).
W wariancie drugim trybu podstawowego, art. 226 Pzp, określający przesłanki odrzucenia oferty, ma zastosowanie w całości, co oznacza, że zamawiający sprawdza oferty pod kątem wszystkich przesłanek odrzucenia. Art. 226 ust. 1 pkt 2 Pzp nakłada na zamawiającego obowiązek odrzucenia oferty wykonawcy, który:
1) Podlega wykluczeniu z postępowania,
2) Nie spełnia warunków udziału w postępowaniu lub
3) Nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego lub innych dokumentów lub oświadczeń.
Zatem ocena w zakresie podstaw odrzucenia oferty obejmuje również konieczność zweryfikowania braku podstaw do wykluczenia wykonawców oraz spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, a także sprawdzenie, czy wykonawca złożył wymagane oświadczenia, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty.
SPRAWDŹ bezpłatny KALKULATOR TERMINÓW online! Terminy prosto i szybko obliczysz z osobistym asystentem postępowań – asystentOS.pl 👇
Z tego względu już na etapie ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu zamawiający, na podstawie art. 274 ust. 2 Pzp, może żądać od wykonawcy podmiotowych środków dowodowych.
Może być to uzasadnione szczególnie w sytuacji skorzystania przez zamawiającego z możliwości, jaką stwarza art. 288 ust. 1 Pzp, czyli ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert. Powyższe nie wyklucza możliwości zweryfikowania wskazanej w art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a i b Pzp przesłanki odrzucenia oferty złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie wyłącznie na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, i wezwania, na podstawie art. 274 ust. 1 Pzp, do złożenia podmiotowych środków dowodowych (jeżeli zamawiający wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia) po ocenie ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie wraz z ofertami dodatkowymi (jeśli zostały złożone).
W wariancie drugim (art. 275 pkt 2 Pzp) moment, w którym zamawiający zakończy ocenę ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie pod kątem przesłanek odrzucenia, jest ostatnim momentem na podjęcie przez zamawiającego decyzji, czy zaprosi wykonawców do negocjacji, czy też wybierze najkorzystniejszą ofertę, nie korzystając z możliwości negocjowania treści ofert z wykonawcami.
Z treści art. 287 ust. 3 wynika, że w informacji kierowanej do wykonawców powinna znaleźć się punktacja ofert, które nie zostały zakwalifikowane do negocjacji, zatem ocena ofert powinna obejmować również ocenę w ramach kryteriów oceny ofert, polegającą na przyznaniu odpowiedniej liczby punktów ofertom, które nie podlegały odrzuceniu.
Ograniczenie liczby wykonawców
Zamawiający jest uprawniony (ale nie jest zobowiązany) do ograniczenia liczby wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert. Liczba ta musi być wystarczająca dla zapewnienia konkurencji, przy czym minimalna liczba wykonawców nie może być mniejsza niż trzy.
Informacja o ograniczeniu liczby wykonawców, których zamawiający zamierza zaprosić do negocjacji ofert powinna znaleźć się w ogłoszeniu o zamówieniu i SWZ. Podanie informacji o ograniczeniu liczby wykonawców, których zamawiający zamierza zaprosić do negocjacji ofert, w wariancie drugim trybu podstawowego (art. 275 pkt 2 Pzp) będzie miała zastosowanie tylko wtedy, gdy zamawiający zdecyduje się na przeprowadzenie negocjacji.
Obok informacji o ograniczeniu liczby zapraszanych do negocjacji wykonawców, zamawiający zobowiązany jest podać kryteria oceny ofert, które zamierza zastosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert, oraz maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert. Informacje te w wariancie drugim trybu podstawowego (art. 275 pkt 2 Pzp) powinny znaleźć się w ogłoszeniu o zamówieniu i SWZ. A zatem decyzję co do ograniczenia liczby zapraszanych wykonawców, jak również stosowanych kryteriów oceny ofert, zamawiający podejmuje na etapie przygotowania postępowania, a informację w tym zakresie zamieszcza w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ.
ASYSTENT planowania i wniosków specjalnie DLA CIEBIE!
Zastanawiasz się, jak przeprowadzić proces planowania w Twojej jednostce? A może to wnioski spędzają Ci sen z powiek? Mamy na to rozwiązanie! SPRAWDŹ asystentOS.pl! 👇 Narzędzie dedykowane dla wszystkich uczestników procesu planowania i wniosków. Generuj wszystko jednym kliknięciem myszki!
Podstawą ograniczenia liczby zapraszanych wykonawców (inaczej niż to ma miejsce przy określaniu kryteriów selekcji) mogą być wyłącznie kryteria oceny ofert. Zamawiający może podać wszystkie określone w danym postępowaniu kryteria oceny ofert lub wybrać tylko niektóre z nich. Zaproszenie do negocjacji zostanie skierowane do tych wykonawców, których oferty spełniają w najwyższym stopniu wskazane przez zamawiającego kryteria. Ponieważ kryteria oceny ofert, sposób oceny i wagi kryteriów są znane, zatem ustalenie, które oferty spełniają w najwyższym stopniu wybrane kryteria, nie powinno powodować trudności.
Obok kryteriów oceny ofert zamawiający powinien podać w ogłoszeniu o zamówieniu i SWZ maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert. Jeśli zatem zamawiający zdecyduje się na ograniczenie liczby wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, liczba ta nie może być mniejsza niż 3.
Jeśli maksymalną liczbą wykonawców będzie np 4, to zamawiający zaprosi do negocjacji 4 wykonawców (o ile tylko będzie taka liczba ofert niepodlegających odrzuceniu) w najwyższym stopniu spełniających kryteria oceny ofert wskazane przez zamawiającego. Oferty pozostałych wykonawców, na zasadzie art. 289 ust. 2 Pzp będą uznane za odrzucone. Jeśli liczba wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, będzie mniejsza niż 3, zastosowanie znajdzie art. 289 ust. 3 Pzp, czyli zamawiający będzie kontynuował postępowanie.
Oferta odrzucona, a uznana za odrzuconą – czy jest jakaś różnica?
Zamawiający w pierwszej kolejności dokonuje badania i oceny ofert pod kątem przesłanek odrzucenia, o których mowa w art. 226 Pzp.
Może zatem okazać się, że częsć ofert podlegać będzie odrzuceniu, o czym zamawiający musi poinformować wszystkich wykonawców, podając informację o których mowa w art. 287 ust. 3 Pzp, przed skierowaniem zaproszenia do negocjacji.
Jednocześnie w przypadku ograniczenia liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji, może okazać się, że część ofert wykonawców, którzy w najmniejszym stopniu spełnili kryteria oceny ofert nie zakwalifikuje się do etapu negocjacji. Dlatego też ustawodawca wprowadza tutaj pojęcie oferty uznanej za odrzuconą, w przypadku gdy dany wykonawca nie zakwalifikuje się do etapu negocjacji. Zgodnie z art. 289 ust. 2 (źródło), ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą. Konsekwencją uznania oferty za odrzuconą jest niezaproszenie wykonawcy do dalszego etapu negocjacji i składania ofert, co powoduje brak jego dalszego udziału w postępowaniu. Podkreślić należy, że oferta nie zostaje odrzucona z powodu nie zaproszenia do dalszego etapu, ponieważ nie ma ustawowej przesłanki odrzucenia.
Jeżeli zamawiający decyduje się na negocjacje, zaprasza jednocześnie wykonawców do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, jeżeli nie podlegały one odrzuceniu, a jeżeli zamawiający ustalił kryteria, o których mowa w art. 288 ust. 2, zaproszenie kieruje do tych wykonawców, których oferty spełniają w najwyższym stopniu te kryteria, w liczbie ustalonej przez zamawiającego
Zamawiający w zaproszeniu do negocjacji podaje miejsce, termin i sposób prowadzenia negocjacji, a w przypadku, oraz kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje w celu ulepszenia treści ofert.
ZOBACZ, jak prosto i szybko publikuje się PRZETARGI na platformazakupowa.pl 👇
Niezłożenie oferty dodatkowej, związanie pierwotną ofertą
W świetle art. 296 ust. 2 Pzp oferta dodatkowa stanowi jedynie wyjątkowo dopuszczalną zmianę pierwotnie oferowanych elementów oferty złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Jak wynika z brzmienia art. 296 ust. 2 zd. pierwsze Pzp, w którym użyto sformułowania „może złożyć”, złożenie oferty dodatkowej jest uprawnieniem wykonawcy, podobnie jak udział wykonawcy w negocjacjach.
Należy zatem przyjąć, że w przypadku, w którym wykonawca nie przystąpi do negocjacji i nie złoży oferty dodatkowej, jest związany swoją pierwotną ofertą, czyli ofertą złożoną w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu (o ile termin związania ofertą nie upłynął). Charakter oraz skutki prawne złożenia oferty dodatkowej, o której mowa art. 296 ust. 2 Pzp, są identyczne z charakterem i skutkami prawnymi złożenia oferty dodatkowej, o której mowa w art. 248 ust. 3 art. 249 i art. 250 ust. 2 Pzp. Podobieństwo to uzasadnia posługiwanie się w obu przypadkach pojęciem „oferta dodatkowa”
Jeśli wykonawca zdecyduje się na złożenie oferty dodatkowej, oferta ta powinna zawierać nowe propozycje w zakresie treści oferty, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji (wskazanie kryteriów oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje, stanowi obowiązkową treść zaproszenia do negocjacji). W zaproszeniu do negocjacji zamawiający może wskazać wszystkie lub niektóre kryteria oceny ofert określone w SWZ.
Przykładowo, jeżeli w zaproszeniu do negocjacji zamawiający wskaże kryterium: cena oraz warunki gwarancji, to wykonawca w ofercie dodatkowej może zaoferować nową cenę i nowe warunki gwarancji, przy czym oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
Wykonawca może złożyć nową propozycję dotyczącą wybranych lub wszystkich wskazanych w zaproszeniu do negocjacji kryteriów oceny ofert. A zatem, odnosząc się do wskazanego wyżej przykładu, jeśli w zaproszeniu do negocjacji wskazane zostały kryterium ceny i kryterium warunków gwarancji, to nowe propozycje mogą dotyczyć niższej ceny i korzystniejszych warunków gwarancji albo wyłącznie niższej ceny, albo wyłącznie nowych, korzystniejszych warunków gwarancji. Nie jest więc możliwe zaoferowanie niższej ceny i mniej korzystnych warunków gwarancji niż wskazane w ofercie złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, nawet jeżeli bilans tych kryteriów byłby korzystniejszy niż w ofercie złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
SPRAWDŹ szkolenia opracowane na podstawie ProcurCompEU! Wejdź na przetargOS.pl i ciesz się wiedzą zgodną z Europejskimi Ramami Kompetencji! 👇
Oferta dodatkowa mniej korzystna i termin związania ofertą
Zgodnie z art. 296 ust. 2 zd. trzecie Pzp oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie przestaje wiązać wykonawcę tylko w zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji.
Stąd jeżeli wykonawca złożył ofertę dodatkową, w której chociażby w ramach jednego z kryteriów oceny ofert złożył mniej korzystną propozycję niż w ofercie złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie, taka oferta dodatkowa nie wiąże wykonawcy (zostanie odrzucona), natomiast nadal wiąże tego wykonawcę oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu (o ile termin związania ofertą nie upłynął).
Przy wskazanych w podanym wcześniej przykładzie kryteriach oceny ofert (tj. kryterium ceny i kryterium warunków gwarancji), zaoferowanie przez wykonawcę w ofercie dodatkowej korzystniejszych warunków gwarancji i wyższej ceny spowoduje konieczność odrzucenia takiej oferty dodatkowej na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 Pzp w zw. z art. 296 ust. 2 zd, czwarte Pzp (przesłanka niezgodności treści oferty z przepisami Pzp). W takiej sytuacji wykonawcę nadal wiązać będzie cena i warunki gwarancji wskazane w ofercie złożonej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu (o ile termin związania ofertą nie upłynął).
Podsumowując, wariant II trybu podstawowego oferuje zamawiającym możliwość prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia ofert, co może przynieść korzyści w postaci lepszych parametrów ofert i zwiększenia konkurencyjności. Niemniej jednak, mimo tych potencjalnych korzyści, wariant II nie jest jeszcze szeroko wykorzystywany.
Jednym z powodów tego niskiego zainteresowania może być obawa zamawiających przed sformalizowaną procedurą negocjacji i składania ofert dodatkowych, co może być czasochłonne i wymagać dodatkowego zaangażowania. Dodatkowo, decyzja o ograniczeniu liczby wykonawców zaproszonych do negocjacji może sprawić, że niektóre oferty mimo globalnego najkorzystniejszego wyniku nie zostaną zakwalifikowane do negocjacji, ponieważ w jednym z kryteriów branych pod uwagę przy kwalifikacji do dalszego etapu nie uzyskają najlepszego wyniku. Co więcej ograniczenie możliwości “manewrowania” wartościami kryteriów zarówno ich ulepszania jak i obniżania ogranicza możliwość prowadzenia skutecznych negocjacji. Obecnie możliwe jest jedynie ulepszanie wartości kryteriów.
Warto zaznaczyć, że oferta dodatkowa stanowi istotne narzędzie dla wykonawców, pozwalając im na poprawę swoich ofert w ramach kryteriów oceny określonych przez zamawiającego. Jest to jednak opcja dobrowolna, a nie złożenie oferty dodatkowej wiąże wykonawcę z jego pierwotną ofertą.
Warto zrozumieć, że wariant II trybu podstawowego jest elastycznym narzędziem, które może przynieść korzyści zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom. Ostateczna decyzja o jego wykorzystaniu zależy od indywidualnych potrzeb i okoliczności każdego postępowania.
Podsumowując, wariant II trybu podstawowego w ustawie Prawo zamówień publicznych stanowi interesującą opcję, która może przyczynić się do poprawy jakości ofert i zwiększenia konkurencyjności postępowań, jednak wymaga od zamawiających i wykonawców dokładnej analizy i zrozumienia jego zasad oraz konsekwencji.
Informacje zawarte w artykule pochodzą ze źródła: PRZEJDŹ.
ZASUBSKRYBUJ kanał YouTube PRZETARGowa – to pierwszy krok do bycia na bieżąco w świecie PZP! 😊
