Jak zdobyć tanią ofertę?
Planowanie w zamówieniach publicznych to proces obowiązkowy, który ma na celu zapewnienie przejrzystości, uczciwości i efektywności wydatków publicznych. Jest to szczególnie ważne, ponieważ zamówienia publiczne stanowią istotną część budżetu państwa i są realizowane za pieniądze podatników. Dlatego też, aby zapewnić rzetelne i uczciwe przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, konieczne jest odpowiednie planowanie.
Planowanie w zamówieniach publicznych obejmuje szereg działań, które mają na celu zapewnienie prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia. Wśród tych działań warto wymienić:
- Określenie potrzeb: Pierwszym krokiem w planowaniu zamówienia publicznego jest dokładne określenie potrzeb zamawiającego. To z kolei pozwala na określenie rodzaju zamówienia, jakie ma być udzielone (np. dostawy, usługi, roboty budowlane itp.) oraz na określenie szczegółowych wymagań, jakie muszą spełniać oferty.
- Przygotowanie dokumentacji: Kolejnym etapem jest przygotowanie dokumentacji zamówienia, tj. szczegółowych opisów i specyfikacji, które określają wymagania wobec oferentów. Dokumentacja ta jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia i powinna być przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Wybór metody udzielenia zamówienia: Po określeniu potrzeb i przygotowaniu dokumentacji, należy wybrać odpowiednią metodę udzielenia zamówienia. W Polsce obowiązują następujące metody
Czyj to jest interes?
Wykonawca chce sprzedawać / budować / przewozić / naprawiać. To jest sedno jego działalności. Zamawiający musi szacować, ma taki ustawowy obowiązek. Kto zatem ma “interes” w szacowaniu wartości zamówienia?
Zamawiający oczywiście ustawowy obowiązek. Wykonawca ŻADEN. Dla wykonawcy przygotowanie wyceny do szacowania to strata. Strata czasu, nic nie mam z tego, że oszacował i co gorsza, strata wynikająca z przekazania kwoty przed wszczęciem postępowania. Podstawowa obawa wykonawcy- “po co mam odpowiadać na szacowanie skoro nic z tego nie mam”, a ryzyko związane z ujawnieniem mojej kwoty aktualnemu wykonawcy jest wysokie.
Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇
Historia o szacowaniu z życia wzięta
Zacznę od krótkiej historii. Pamiętam jak 7-8 lat temu wystąpiono do nas o oszacowanie kosztów uruchomienia platformy. Ogromny pracochłonny projekt. O dziwo bardzo aktywny zamawiający zabiegał, żebyśmy oszacowali koszty. Kilka dni pracy kilku osób zaangażowanych, zakończone wysłaniem szacowania. I co i czekam na informacje o wszczęciu postępowania. Czekam miesiąc i kolejny, aż dzwonię do zamawiającego.
– Dzień dobry szacowaliśmy dla Was platformę 2 miesiące temu. Kiedy wszczynacie postępowanie?
Pani bez skrępowania odpowiada:
– Wyniki postępowania są na naszej stronie internetowej.
Nie wiem, czy powyższy tekst wymaga komentarza, ale błagam zamawiający, wczujcie się minimalnie w sytuację wykonawcy. Najpierw tytułowe “żebranie” o oszacowanie, a następnie zero informacji o wszczęciu postępowania.
Dobre praktyki szacowania
Zasada nr 1
Jeżeli wykonawca szacował, to jest informowany o wszczęciu postępowania. Ustawa daje nam możliwość poinformowania znanych nam wykonawców o wszczęciu postępowania. Na etapie szacowania znamy ich tak wielu i jesteśmy tak aktywni, dlaczego nasza aktywność i wiedza o potencjalnych wykonawcach kończy sie nagle na etapie wszczęcia postępowania?
Zasada nr 2
Jasne zasady gry: Czy zagracie, w której grę zasad nie znacie, a w której z założenia nie macie żadnej korzyści?
<<<dygresja>>> Podobną umowę mamy z ZUS. Płać co miesiąc, przez nie wiadomo jak długo, a kiedyś, może, otrzymasz jakąś emeryturę. <<<koniec dygresji>>>
Oczywiście, że nie lubimy takich umów i takich gier. To dlaczego wymagamy od wykonawców, żeby w nie grali? Czy nie łatwiej jest ustalić jasne zasady i się ich trzymać? Jesteście drodzy czytający w większości urzędnikami. Żyjecie w świecie procedur.
Przygotuj zatem procedurę która:
– ułatwi Ci pracę,
– da wykonawcy poczucie bezpieczeństwa,
– pozwoli wykonawcy na poczucie wartości w szacowaniu.
Powiedz jasno, do czego służy szacowanie, dlaczego musisz je zrobić i co wykonawca ma z tego, że Ci pomoże.
Zasada nr 3
Nie udawaj, że wszytko wiesz – zapytaj. Czy wolisz narzucić zaakceptowanie wstępnego OPZ, czy może dać SOBIE pole do zdobycia wiedzy z rynku? Czy Twoją wiedzą ma być jedynie kwota, czy może poza samą kwotą szansa prawidłowego przygotowania OPZ? Proponuję ujęcie zapisu:
“Jeżeli w załączonym wstępnym opisie przedmiotu zamówienia zamawiający nie ujął wszystkich istotnych czynników kosztotwórczych, proszę o stosowny komentarz”
Zasada nr 4
Czas. Wiem, że działamy w ciągłym niedoczasie, ale czy szacowanie musi trwać 6 dni? Większość postępowań na szacowanie na www.platformazakupowa.pl trwa właśnie 6-7 dni. Czy to błąd? Nie błąd, ale zazwyczaj mamy więcej niż tydzień na oszacowanie wartości zamówienia. Postępowania, które trwają 2-3 tygodnie maja o krotność większe zainteresowanie niż te wystawione na tydzień.
Szukasz prostego sposobu na SZACOWANIE? SPRAWDŹ platformazakupowa.pl i poznaj nowe oblicze zakupów! 👇
Jak przekonać wykonawcę do szacowania?
Przykładowy zapis z www.platformazakupowa.pl w trybie szacowania:
“Dlaczego warto odpowiedzieć na szacowanie wartości zamówienia?
Informujemy, iż niniejsze postępowanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielenia zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że odpowiedź na niniejsze postępowanie o charakterze szacowania ceny może skutkować:
- zaproszeniem do złożenia oferty lub/i
- zaproszeniem do negocjacji warunków umownych lub
- zawarciem umowy, której przedmiot został określony w niniejszym postępowaniu.” (jeżeli regulamin na to pozwala z postępowanie jest poniżej progów ustawowych)
Wiele sposobów szacowania
Ja skoncentruje się na szacowaniu przeprowadzonym przez platformę. Jak poza oczywiście zapytaniem o samą kwotę może być sformułowane zapytanie:
lub:
W pierwszym przypadku zamawiający wymaga zatwierdzenia przez wykonawców „wstępnego opisu przedmiotu zamówienia”. Po co wymagam zatwierdzenia skoro wstępny? Na jakiej podstawie ma go zmieniać? Zapewne na podstawie eksperckiej wiedzy swoich merytorystów. Jednak mam przekonanie graniczące z pewnością, że to właśnie wykonawca ma większą niż zamawiający wiedzę na temat oferowanych produktów.
Może warto podobnie jak w drugim przypadku ZAPYTAĆ wykonawcę, czy ma jakieś uwagi do przedmiotu szacowania? Może warto dać mu możliwość wypowiedzenia się na temat szacowanego asortymentu? Czy przypadkiem nie szacujemy sprawdzonych co prawda modeli, które jednak nie są produkowane od roku i każde kolejne nasze postępowanie zakończy się brakiem ofert?
Podobno mężczyznę/zamawiającego (rodzaj męski) poznaje się po tym, jak kończy. To prawda, ale żeby dobrze skończyć, trzeba dobrze zacząć. Jeżeli natomiast zaczynamy od podejścia zamkniętego na wykonawcę to trudno oczekiwać dobrego szacowania. Więcej o otwartym podejściu w zakupach: TUTAJ.
Chcesz SZACOWAĆ w zaprezentowany sposób? Sprawdź platformazakupowa.pl i poznaj nowe oblicze zakupów! 👇
Podsumowanie
Szacowanie to niewdzięczne zadanie… dla jednych. A dla innych możliwość pozyskania informacji z rynku nie tylko w zakresie ceny, ale i przedmiotu zamówienia. Jeżeli będziemy edukować i siebie i wykonawców odnośnie zasad szacowania, a przy tym będziemy stosowali w.w. dobre praktyki, to może z biegiem czasu przestaniemy traktować szacowanie jako przykrą ustawową konieczność, a zaczniemy jak fundament pod dobre postępowanie i dobre ofertowanie. Tak, żeby nie tylko próbować dobrze skończyć, ale i dobrze zaczynać.
Przykładowe postępowania z szacowania wraz z ilością wejść na stronę postępowania
Opracowanie dokumentacji projektowej dla zadania inwestycyjnego pn. ,,Przebudowa drogi Wąsosz-Żędowo, ul. Nadbrzeżna w Wąsoszu”
Liczba odsłon strony: 362
Świadczenie usług serwisowych oraz na dostarczanie oryginalnych bądź zamienników toner
Liczba odsłon strony: 104
Szkolenia specjalistyczne w zakresie IT dla pracowników US
Liczba odsłon strony: 498 – wystawione na prawie 3 tyg
SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA – Dostawa środków czystości do Zakładu Karnego
Liczba odsłon strony: 66
Szacowanie na dostawę odzieży i artykułów BHP
Liczba odsłon strony: 68
Świadczenie usług w zakresie odbioru, transportu i zagospodarowania odpadów komunalnych Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego
Liczba odsłon strony: 57
Obsługa stoiska Pomorza Zachodniego podczas targów Hanse Golf w Hamburgu (17 – 19 lutego 2023)
Liczba odsłon strony: 251 – wystawione na prawie 3 tyg.
Sukcesywna dostawa worków typu BIG BAG
Liczba odsłon strony: 90
Dowiedz się WIĘCEJ! Kliknij poniższe przyciski i obejrzyj nasz nowy odcinek na kanale YouTube PRZETARGowa oraz przeczytaj artykuł o zakupach regulaminowych! 👇
