Zakupy regulaminowe, czy może zapytania ofertowe? Albo zakupy poniżej progu, drobne lub na regulaminie. Wiele nazw, ale wciąż mówimy o tych samych zakupach.
Czym są zakupy regulaminowe? To zakupy, których wartość dla zamawiających klasycznych nie przekracza 130 tysięcy złotych netto (potocznie zwane podprogowymi, drobnymi), do których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. Zamówienia te są odformalizowane, co oznacza, że zamawiający, którzy wydatkują środki publiczne, mogą realizować je na podstawie własnych zasad. Nie są to jednak, aż tak małe zakupy jakby mogło się wydawać.
- Wartość rynku zamówień publicznych w 2021 r. wyniosła ok. 297,8 mld zł (regulamin i przetargi)
- same zakupy regulaminowe to ponad 100 mld!
Optymalizacja tych zakupów nie ma ograniczeń ustawowych, dlatego jest to bardzo istotne w dobie szukania oszczędności.
Wywiad Justyny Jaworskiej z Grzegorzem Klimarczykiem
Przeprowadzę dziś rozmowę z Grzegorzem Klimarczykiem, z którym na łamach niniejszego artykułu, postaramy się przybliżyć temat zakupów regulaminowych i sposobów na szukanie oszczędności.
Justyna Jaworska:
Grzegorzu, przyznam, że rozmowa na ten temat właśnie z Tobą to dla mnie duże wyzwanie, ponieważ jesteśmy z dwóch różnych światów. Ja przesiąknięta do szpiku kości cechami zamawiającego, urzędnika, przedstawiciela sfery budżetowej. Ty natomiast przedsiębiorca, przedstawiciel biznesu z krwi i kości. Czy te dwa przeciwległe bieguny, różne światy da się połączyć?
Grzegorz Klimarczyk:
Kiedyś myślałem, że się da, ale według mnie nie da się, dopóki ustawa będzie przeformalizowana. Natomiast jest obszar, w którym zamówienia publiczne są w mojej ocenie lepsze od biznesu. Są to zakupy regulaminowe.
Cel zakupów regulaminowych
Justyna Jaworska:
Co jest właściwie celem dokonywania zakupu? Zaspokojenie potrzeby? Dokonanie szybkiego zakupu? Uzyskanie najlepszej ceny? Teoretycznie czuję, że zaspokojenie potrzeby, ale czy na pewno? Przykład z życia zamawiających, kiedy kupują coś pod koniec roku, aby wydać pieniądze, a niekoniecznie jest potrzeba zakupu.
Grzegorz Klimarczyk:
To jest dramat zamawiających i osobiście im współczuję. Tu znowu ustawa, gdyż budżetowanie można rozsądnie rozwiązać, pozwalając np. na kroczący budżet i rozróżnienie dwóch stanów, czyli środków przyznanych i wydatkowanych. Dlaczego zamawiający, np. Policja, dostając środki pod koniec grudnia, musi wydać je do końca grudnia? Gdzie tu logika? Kupić coś możemy:
- dobrze
- szybko
- tanio
Jeżeli zakupy prowadzimy bardzo dobrze, to realne jest osiągnięcie dwóch z trzech powyższych cech. Jak zakup ma być szybko zrealizowany, to trzeba wybrać czy dobrze, czy tanio. Nie ma możliwości, aby zakup był zrealizowany dobrze, szybko i tanio.
Rozumiem więc zamawiających, na których nakłada się kajdanki, które ograniczają ich w działaniu.
Czy w zakupach B2B istnieją jakieś naczelne zasady?
Justyna Jaworska:
W świecie pzp jest określona specyfika wydatkowania. Do opracowania procedur wewnętrznych mają zastosowanie naczelne zasady zamówień publicznych, bez względu na wartość zamówienia: konkurencyjności, przejrzystości, jawności, pisemności, równego traktowania wykonawców. To one są bazą do tworzenia zasad, regulaminów.
Czy w świecie zakupów biznesowych też są jakieś naczelne zasady? Czy istnieje na nie jakiś schemat/metoda/wytyczne. Czym się kieruje biznes?
Grzegorz Klimarczyk:
W biznesie brakuje całkowicie zasad, więc ani przeformalizowanie, ani brak zasad nie jest dobrym podejściem. Wydaliśmy książkę Zarządzanie zakupami (książkę kupisz tutaj), pierwszą na rynku polskim w naszym rodzimym języku w 2014 roku. W niej zawarliśmy uniwersalne zasady dobrych zakupów, ale z doświadczenia wiem, że tylko nieliczni je stosują.
W zamówieniach jest ogromna szansa na lepsze poukładanie tych zakupów. Dlaczego? Zamawiający ma coś takiego jak plan postępowań. To świetna baza do stworzenia strategii zakupowej, czyli co jest dla mnie ważne w realizacji zakupu. Są cztery główne grupy:
Tylko w jednej “dźwigni” kluczowa jest cena. W innych coś zupełnie innego. Obecnie jednostki centralne powinny stosować politykę zakupową państwa, która opisuje to, co widzimy na obrazku. Jeżeli nasze postępowania naniesiemy na macierz Krajlica to pozwoli nam to efektywniej realizować tak zakupy regulaminowe, jak i przetargi.
Dobry regulamin powinien wskazywać drogę jak efektywnie przeprowadzić zakup. O ile w Ustawie jest to ciężkie, gdyż na czymś innym się koncentrujemy, to w zakupach regulaminowych możemy stosować efektywne zakupy.
Co z obiekcjami?
Justyna Jaworska:
Proponuję na podsumowanie zrobić pojedynek na argumenty. Wcielę się w rolę przedstawiciela zamawiającego z obiekcjami. Jakimi argumentami mnie przekonasz? Jestem przyzwyczajona do sprawdzonych metod, szukam wykonawców, zbieram trzy oferty, wiem, co chcę kupić, wszystko załatwiam mailowo. To działa więc po co mam zmieniać?
Grzegorz Klimarczyk:
Nie musisz nic zmieniać, tylko jest powiedzenie Einsteina, które uwielbiam:
Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów.
Szaleństwem jest nie skorzystać z bazy ponad 150 tysięcy wykonawców, automatycznego raportu, minimum czasu, jaki musimy włożyć w postępowanie. Przykład jednostki policji. Jedna z jednostek kupowała książki o niskiej wartości na platformie. Nie wytrzymałem i dzwonię do osoby, która wdraża platformę i pytam, czy nie przeginają z tak niskocennymi zapytaniami. Odpowiedź, którą otrzymałem, dała nam energii do działania: „Panie Grzegorzu, wystawienie prostego zakupu jak książka na platformie to 2 minuty. Daję 2 dni czasu wykonawcy, podaje on cenę z dostawą, akceptuje fakturę np. z 7-dniowym terminem płatności (nie muszę się prosić i kombinować), dostaję zazwyczaj więcej niż 1 ofertę, mam raport automatyczny, gdyby ktoś mnie zapytał o ten zakup za 3 lata. Żyć nie umierać. Czemu mam tego odmawiać pracownikom? Oczywiście nie mamy obowiązku do 2000 zł (ich regulamin), ale pracownicy chcą, bo jest wygodniej”.
Brak środków
Justyna Jaworska:
Dobrze, ale co w przypadku braku środków na zakup platformy. Wprost – nie mam pieniędzy.
Grzegorz Klimarczyk:
O ile w przetargach taki argument może wystąpić, to w zakupach regulaminowych wdrożenie platformy generuje oszczędności i to bardzo duże. Dla przykładu: Prezydent Materek ze Starachowic w wywiadzie dla PRZETARGowa.pl (przejdź do wywiadu: tutaj) mówi, że w ciągu 2 lat zaoszczędził 1,5 mln złotych, a na platformę do tych zakupów wydał przez 2 lata przy jego potencjale około 25 tysięcy brutto.
Wiem, jednak, że zawsze jest niedowierzanie, dlatego daliśmy gwarancję satysfakcji nazwaną tarczą inflacyjną. Albo oszczędności będą, albo zwrócimy pieniądze i koniec. Bez haczyków i drobnych przypisów.
Kliknij w poniższy przycisk i dowiedz się więcej o tarczy Open Nexus 👇
Możesz również zadzwonić do naszego doradcy Sławka, numer: 883 466 855. Na pewno wytłumaczy i odpowie na pytania.
Osoby merytoryczne
Justyna Jaworska:
Kontynuując, jak mam przekonać osoby merytoryczne do platformy?
Grzegorz Klimarczyk:
To najtrudniejsze zadanie, gdyż trzeba zmienić kulturę, przyzwyczajenia. Pomagamy w tym procesie, ale łatwo nie jest. Polecam wywiad Pani Magdy Kucharskiej z UM Płock (link), jak to było u nich wdrażane i jak sobie poradziła. Bez odrobiny potu się nie uda. Myślenie, że można osiągnąć coś bez wysiłku, to utopia.
Justyna Jaworska:
Jeszcze nie jestem do końca przekonana, więc jaki argument może zaważyć na tym, że się zdecyduję na zakupy z nowym obliczem? Jaką będę miała z tego korzyść? Co mogę jeszcze dostać od narzędzia, jakim jest platforma zakupowa?
Grzegorz Klimarczyk:
Jak już wspomniałem, kluczowa jest zmiana kultury w jednostce. Pewne zachowania można przenieść na duże zamówienia, czyli te zgodne z Ustawą. Zakupy mogą być nawet o 50% tańsze pod warunkiem lepszej analizy potrzeb. Platforma pozwala w łatwy sposób zebrać pytania od wykonawców. Pytania te zadajemy komórkom merytorycznym, dzięki temu wiemy, czego chcemy, a co przekłada się na efektywność zakupu.
Podobnie platformę możemy wykorzystać do szacowania ceny. Niektóre jednostki mają zapisy w regulaminie, że jak jest oszacowanie na platformie, wpłynęły co najmniej 3 oferty, a zakup nie przekroczył 130 tysięcy, to rozeznanie to może posłużyć do zakupu bez konieczności wszczynania postępowania. Taki zapis jest oczywiście widoczny w postępowaniu, co dodatkowo motywuje wykonawców do składania ofert.
Aby dowiedzieć się więcej, kliknij w poniższe przyciski i obejrzyj nasz nowy odcinek na kanale PRZETARGowa oraz dowiedz się więcej o tarczy Open Nexus 👇
