Regulamin udzielania zamówień publicznych zdecydowanie zasłużył na… żałobny rapsod! Koniecznie zapoznaj się z szaloną twórczością Mateusza Bartosiewicza! Co go zainspirowało? A no samo życie! 😉
„Panie Mateuszu, po co mi regulamin? Przecież robienie zapytań ofertowych poniżej progu ustawy nie ma kompletnie sensu. Nic mnie nie wiąże, mogę sprawnie w urzędzie kupować, nie muszę się obawiać, że nie zdążę”.
Dziś, ku pamięci regulaminów ubitych, uznanych za bezsensowne, formalizujące, utrudniające życie, postanowiłem w ten niecodzienny sposób podsumować wszystkie rozmowy, które odbyłem z kierownikami komórek ds. zamówień publicznych, którzy bronili (niczym Reduty Ordona) zdania, że regulamin udzielania zamówień publicznych jest niepotrzebny, a prowadzenie zapytań ofertowych jest nadmiernym przeformalizowaniem obszaru, który tego nie wymaga. Zapraszam do lektury.
Regulaminu pamięci żałobny rapsod
Nie zmuszą mnie przepisy prawa do regulaminu
Nie zduszą elastyczności, nie zmienią tu reżimu
Każdy wie co robić, wie jak kupić sprawnie co trzeba
W internet wchodzi, zadzwoni, jednak wcale to nie tak
Że zasad finansów publicznych tu nie przestrzegamy
Z resztą, przepisy są ogólne, więc się nie damy
Gdy przychodzi kontrola – o regulamin pytają
Mówimy, że nie mamy – spokój święty nam wnet dają
Zatem po co – zapytam, głowić się mamy i trudzić
Regulaminu brak, wydziały nie będą marudzić
A że budżet ledwo przędzie, czeka nas jego cięcie,
Że pytań pełno jest wszędzie, ja jeden tutaj jestem
Że każdy robi jak chce, to nie bądźcie w tym błędzie
To jednak nie ma nic do rzeczy – tak jest wszędzie
I tylko ten projekt, co w szufladzie kurze zbiera
Kartki żółcią dotknięte, od lat nikt go nie otwiera
Trochę przydługi, lecz intuicyjny w zasadach
Gdyby mógł mówić myślę, że tak by nam opowiadał:
Plany były zbyt ambitne, przyznaje to z bólem
Jednak były porządne, tak w akapitach czuję
Gdyby mnie odchudzić, byłbym wręcz pomocny w znoju –
Regulamin umarł. Jest kult zbędnego zapier…
Regulamin udzielania zamówień publicznych. Po co komu zapytania ofertowe?
Nie ukrywam, lubię konfrontować się z tak skrajnymi opiniami. W wielu instytucjach spotkałem się z jednym ze scenariuszy:
- Próg stosowania regulaminu jest zawieszony na tyle wysoko, by stosować go okazjonalnie.
- Regulaminu wcale nie ma, bo jak był, to kontrola sprawdzała postępowania wyłączone z PZP, a teraz mamy spokój.
- Regulamin jest, ale ze stosowaniem go jest różnie, bo komórki nie pamiętają jak i co robić, a nie ma nikogo, kto byłby w procesie hamulcem przeciwko złym praktykom.
Przecież można kupować bez procedury, na telefon czy też przez internet. Po co komu zapytania ofertowe? Niezależnie od przypadku, lubię się w takich sytuacjach wrócić myślą do wywodu „Co widać, a czego nie widać” Frederica Bastiata, który to powinien być punktem wyjścia do rozmowy o istocie gospodarowania. Autor wskazuje, swoją drogą w lekki i humorystyczny sposób, że każde nasze działanie w zakresie gospodarowania pieniądzem (tak publicznym, jak i prywatnym) niesie za sobą nie tylko konsekwencje tu i teraz, widoczne gołym okiem, ale też szereg dalekosiężnych konsekwencji, których nie dostrzeżemy w mig. Podobnie jest, jeśli chodzi o regulamin udzielania zamówień publicznych.
Regulamin udzielania zamówień publicznych jest jak… góra lodowa?!
Kwestię zalet i wad posiadania regulaminu można porównać do góry lodowej dryfującej na morzu, w przypadku której jedynie nieznaczna część wystaje ponad taflę wody.
Co widać – czubek góry lodowej: Z operacyjnego punktu widzenia, wprowadzenie regulaminu to m.in.:
- koszt pracy pracownika, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie projektu,
- ryzyko podczas kontroli,
- koszt konsultacji prawnej / czas pracy prawnika,
- dodatkowa pracochłonność wynikająca z prowadzenia postępowań,
- koszt pracy pracowników w ramach cyklu rozmów, konsultacji, zgłaszania uwag,
- koszt wdrożenia w życie – przeszkolenia, zaadaptowania.
Czego nie widać – to, co pod wodą: Z perspektywy strategicznej, wprowadzenie regulaminu to m.in.:
- budowanie bazy Wykonawców,
- prowadzenie zakupów w sposób zorganizowany,
- nietracenie czasu na chaos wynikający z braku procedur,
- odpowiedź na niestandardowe sytuacje, jak np. odrzucenie oferty,
- droga do uzyskania lepszych cen w wyniku znacznie głębszej penetracji rynku,
- to droga do standaryzacji – a w przypadku wsparcia się portalem e-usług – do automatyzacji procesów,
- mniejsze ryzyko nieświadomego przekroczenia progu ustawy PZP w skali roku.
A jakie są Wasze przemyślenia? Czy regulamin to „niechciane dziecko” zamówieniowca, który go nie stosuje, ale został zmuszony go napisać? Czy brak regulaminu ułatwia, czy utrudnia działanie? Dajcie koniecznie znać!
Jeśli jeszcze nie wiesz, jak stworzyć dobry regulamin zamówień publicznych poniżej 130 000 zł, to koniecznie zapoznaj się z naszymi wskazówkami!
