Dlaczego 70% przetargów publicznych w Polsce kończy się otrzymaniem jednej lub dwóch ofert, podczas gdy w UE jest to tylko 4%?
W chwili obecnej 70 proc. przetargów publicznych w Polsce kończy się otrzymaniem jednej lub dwóch ofert, podczas gdy w UE tak zakończonych przetargów jest zaledwie 4%. W artykule przedstawimy, jak odmienić niekorzystne tendencje.
Stan obecny
Zakupy stanowią w szpitalach średnio 30 proc. budżetu, zatem osoby kierujące jednostkami poszukują mechanizmów, które pozwoliłyby zaoszczędzić przy zakupach od 10 do 20 proc. wydatków.
Analiza rynku zamówień publicznych na przestrzeni ostatnich kilku lat wskazuje na wyraźny wzrost gospodarczy, który powoduje nie tylko mniejszą ilość składanych ofert, ale również wyższe ceny. Wykonawcy zaczynają umacniać swoją pozycję rynkową w kluczowych gałęziach, zmniejszając rywalizację konkurencyjną. Do tego dochodzi nadmierny formalizm w zamówieniach publicznych, co odstrasza wiele firm i w konsekwencji mniejsza konkurencyjność, a to oznacza wyższe ceny.
Wielu Zamawiających, nie tylko z branży medycznej, spotkało się z brakiem ofert lub z jedną ofertą, znacznie przewyższającą możliwości finansowe lecznicy.
Średnia – 2 oferty na przetarg – to jednak „duże dane statystyczne”. W poszczególnych szpitalach są one różne i zależą od rodzaju postępowań.
Musimy pamiętać, że rynek medyczny jest specyficzny, leki są chronione patentami, dlatego bardzo często określone specyfiki może dostarczyć tylko jeden sprzedawca. Podobnie bywa ze sprzętem, szczególnie tym nowoczesnym. Jednak są i prostsze usługi typu zakupy materiałowe, transport, catering, sprzątanie, ochrona, i tu ilość złożonych ofert jest znacznie większa.
Warto zastanowić się zatem, jakie mechanizmy wdrożyć, aby zapewnić szpitalom wymierne oszczędności.
Zakupy grupowe
Ministerstwo wskazuje na zakupy grupowe i zakupy centralne, które – jak do tej pory – nie sprawdziły się w ochronie zdrowia na szerszą skalę, ze względu na odrębna specyfikę i ogromne zróżnicowanie potrzeb poszczególnych szpitali.
Zamówienia, które można bez problemu ze sobą łączyć, wynoszą w wielu jednostkach zaledwie marginalny procent wydatków w porównaniu do tych ponoszonych na dostawy i usługi bezpośrednio lub pośrednio związane z leczeniem pacjentów lub wysoce zindywidualizowane co do oczekiwań. W przypadku takich dostaw i usług trudne byłoby przygotowanie pewnych wąsko wyspecjalizowanych grup asortymentowych, dla których można przeprowadzić wspólne zamówienia.
Elektronizacja
W opinii naszych Zamawiających kluczowe są zmiany w procedurach przetargowych, opracowanie odpowiedniej metodyki zakupowej, w tym redukcji kosztów długookresowych. W ramach takiej metodyki warto położyć nacisk na kryteria pozacenowe, uwzględniające koszty pośrednie, serwis, gwarancję, dostępność szkoleń, dodatkowe efekty terapeutyczne itp.
Tu z pomocą przychodzi wykorzystanie instrumentów elektronicznych zarówno w postępowaniach przetargowych, jak i przy zakupach regulaminowych.
Dzięki wykorzystaniu platform zakupowych szpitale zapewniają zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie Wykonawców – zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości.
Platforma zakupowa umożliwia nie tylko prowadzenie postępowań w oparciu o standardowe procedury, pozwala także szacować wartości przedmiotu zamówień, a to jeden z najistotniejszych elementów w przygotowaniu postępowania.
Dzięki wykorzystaniu platform zakupowych jednostki lecznicze uzyskują wymaganą wiedzę z rynku i w konsekwencji mogą rzetelnie opisać przedmiot zamówienia.
W przypadku zakupów regulaminowych (zakupy klasyczne do 30 tys. EUR) szpitale także odnotowują wzrost ilości i wartości transakcji podprogowych, w szczególności tych obejmujących zakup usług. Realizacja zakupów podprogowych wymaga wykorzystania prostego i jednocześnie skutecznego oprogramowania.
Czytelne formularze, łatwy w obsłudze kreator tworzenia postępowań oraz duża baza wykonawców pozwala na zebranie konkurencyjnych ofert handlowych.
O opinie w zakresie zakupów regulaminowych prowadzonych za pośrednictwem naszej platformy zapytaliśmy przedstawicieli dwóch szpitali z regionu Górnego Śląska.
Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 5 im. Św. Barbary w Sosnowcu
Pan Arkadiusz Kandora reprezentujący Wydział Zaopatrzenia zwraca uwagę, że platformazakupowa.pl daje możliwość przeprowadzenia rozeznania rynkowego, w tym rezerwacji odpowiednich środków finansowych przed akceptacją formalną wniosków zakupowych.
W ocenie rozmówcy:
Wykorzystanie trybu zapytań ofertowych daje możliwość nie tylko prognozowania i grupowania poszczególnych oferentów, ale również tworzenia wszelkich niezbędnych raportów z prowadzonych postępowań.
Główne korzyści wskazane przez Zamawiającego to:
- prosta publikacja zapytań ofertowych,
- możliwość zbierania ofert elektronicznych,
- porównanie,
- bezproblemowa komunikacja z Wykonawcami
Szpital MSWiA w Katowicach im. sierż. Grzegorza Załogi
Szpital MSWiA w Katowicach im. sierż. Grzegorza Załogi z powodzeniem od kilku miesięcy korzysta z platformy zakupowej. Pan Dariusz Walczak – inspektor ds. administracyjno-gospodarczych Działu Administracji w rozmowie z nami podkreślił, że każda zmiana wywołuje opór, co jest zrozumiałe.
Mamy swoje nawyki, przyzwyczajenia i niechętnie podchodzimy do rozwiązań wymuszających porzucenie naszych dotychczasowych doświadczeń. Niewątpliwie pomocna w tym procesie może być znajomość wprowadzanych rozwiązań, dostrzeganie korzyści jakie niosą, świadomość potrzeby uruchamiania nowych narzędzi.
Stosowanie platformy porządkuje cały proces zakupów.
- Wymusza dokładne przemyślenie, co chcę kupić, co skutkuje koniecznością przygotowania dokładnego opisu.
- Nie do przecenienia jest fakt odciążenia od konieczności poszukiwania potencjalnych kontrahentów i ustalania ceny zakupu.
- Ta oszczędność czasu rośnie wprost proporcjonalnie do liczby potencjalnych kontrahentów.
- Wreszcie, im więcej ofert na zapytanie, tym większa szansa na tańszy zakup, a co za tym idzie, związane z tym oszczędności.
Nie do przecenienia jest fakt odciążenia od konieczności poszukiwania potencjalnych kontrahentów i ustalania ceny zakupu. Ta oszczędność czasu rośnie wprost proporcjonalnie do liczby potencjalnych kontrahentów. Wreszcie, im więcej ofert na zapytanie, tym większa szansa na tańszy zakup, a co za tym idzie, związane z tym oszczędności.
Doskonale widać to na przykładzie dwóch ostatnich zakupów.
Na wystawione zapytanie o dzierżawienie 2 kserokopiarek wpłynęło 10 ofert, a szacowany pierwotnie koszt uległ obniżeniu o ponad 30%. W przypadku kolejnego zakupu szacowany koszt usługi uległ obniżeniu o ponad 40%. Warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii, czyli transparentności procesu (tak by Zamawiający nie musiał udowadniać, że nie jest wielbłądem – przyp. red.). Oszczędności i przejrzystość całego procesu to chyba dwa główne atuty tego rozwiązania, które stanowią wystarczające powody, aby bardzo poważnie rozważyć wprowadzenie do użytku platformy zakupowej.
Jeśli dodać do tego uporządkowanie procedury zakupu to pytanie „czy stosować” staje się czysto retoryczne. 🙂
Wsparcia przy tworzeniu artykułu udzielili:
Arkadiusz Kandora – Wojewódzki Szpital Specjalistyczny nr 5 im. Św. Barbary w Sosnowcu
Dariusz Walczak – Szpital MSWiA w Katowicach im. sierż. Grzegorza Załogi
Netografia:
Rynekzdrowia.pl, “Przetargi publiczne: co można zrobić, aby zakupy dla szpitali były tańsze?” źródło: http://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Przetargi-publiczne-co-mozna-zrobic-aby-zakupy-dla-szpitali-byly-tansze,180853,1.html, JJ/Rynek Zdrowia (dostęp na 05.09.2019).
Życzymy udanych elektronizacji!
