TERMINY w zamówieniach publicznych — JAK OBLICZAĆ terminy w PZP?

Terminy w Zamówieniach Publicznych

Temat terminów w zamówieniach publicznych w dalszym ciągu budzi wiele emocji i dyskusji. Wiele pytań dotyczy terminów zadawania pytań i terminów udzielania odpowiedzi na pytania do postępowania. To skłoniło nas do przeanalizowania raz jeszcze zagadnienia “terminów” z uwzględnieniem stanowiska UZP i stworzenia dla Was “pigułki wiedzy” z zasadami, jakie wynikają z przepisów dla każdego rodzaju czynności podejmowanej w postępowaniu wymagających obliczania terminów.

Terminy składania pytań do postępowania

Ustawa PZP wskazuje 3 terminy zadawania pytań, obligujące zamawiającego do udzielenia odpowiedzi: 

• 4 dni — w przypadku postępowań w progu krajowym
• 7 dni — w przypadku skróconego terminu składania ofert w postępowaniu w progu unijnym (np. z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia)
• 14 dni — w przypadku postępowań w progu unijnym

SPRAWDŹ bezpłatny KALKULATOR TERMINÓW online! Terminy prosto i szybko obliczysz z osobistym asystentem postępowań – asystentOS.pl 👇

Jak liczyć terminy składania pytań do postępowania?

1. Zawsze wstecz od dnia składania ofert (ustawodawca określa, że na pytania odpowiadamy, jeżeli wpłynęło ono do zamawiającego np. nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert). Należy pamiętać, że w przypadku przesunięcia terminu składania ofert do obliczania terminów bierze się pod uwagę zawsze termin składania ofert pierwotnie wyznaczony.
2. Nie wlicza się dnia składania ofert — dlaczego? W tym przypadku ustawa Pzp odsyła do kodeksu cywilnego. Względem pytań do SWZ zdarzeniem wyznaczającym początek terminu jest termin składania ofert. Stosując przepis art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego do obliczenia terminów zadawania pytań, samego dnia terminu składania ofert należy więc nie uwzględniać.
3. Obliczony dzień jest ostatnim dniem na zadawanie pytań — dlaczego? Zgodnie bowiem z art. 111 § 1 Kodeksu cywilnego, znajdującym tutaj również zastosowanie, termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (do g. 23:59). 
4. Jeśli obliczony dzień wypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin ulega przesunięciu na kolejny dzień roboczy. Regulacja ta w praktyce wydłuża termin na wniesienie pytania do SWZ, na które Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia odpowiedzi.

Przegapiłeś TYDZIEŃ Z ZAKUPAMI PONIŻEJ PROGU? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz BEZPŁATNIE pod linkiem 👇

Terminy udzielenia odpowiedzi na pytania

Ustawa PZP wskazuje 3 terminy obligujące zamawiającego do udzielenia odpowiedzi:

• 2 dni — w przypadku postępowań w progu krajowym
• 4 dni — w przypadku skróconego terminu składania ofert w postępowaniu w progu unijnym (np. z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia)
• 6 dni — w przypadku postępowań w progu unijnym

Są to tak zwane “dni ciszy” przed terminem składania ofert.

Jak liczyć terminy udzielenia odpowiedzi?

1. Zawsze wstecz od dnia składania ofert (Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż np. na 2 dni przed upływem terminu składania ofert). 
2. Nie wlicza się dnia składania ofert — dlaczego? W tym przypadku ustawa Pzp odsyła do kodeksu cywilnego. Względem odpowiedzi do SWZ zdarzeniem wyznaczającym początek terminu jest termin składania ofert. Stosując przepis art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego do obliczenia terminów udzielenia odpowiedzi, samego dnia terminu składania ofert należy więc nie uwzględniać.
3. Obliczony dzień jest ostatnim dniem na udzielenie odpowiedzi — dlaczego? Zgodnie bowiem z art. 111 § 1 Kodeksu cywilnego, znajdującym tutaj również zastosowanie, termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (do g. 23:59). 
4. Jeśli obliczony dzień wypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin ulega przesunięciu na kolejny dzień roboczy. UWAGA! Powstaje wątpliwość, czy w sytuacji gdy ostatni dzień na udzielenie odpowiedzi przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę, termin ten upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą?. Gdyby przyjąć taką interpretację w praktyce czas na zapoznanie się wykonawcy z udzielonymi odpowiedziami uległby skróceniu. W takim przypadku zasadnym wydaje się, że zamawiający nie powinien udzielać odpowiedzi później, a więc dopiero następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. 

W przypadku odpowiedzi na pytania rodzi się jedna z najbardziej dyskusyjnych kwestii jeżeli chodzi o terminy. Czy Zamawiający może udzielić odpowiedzi (w postępowaniu krajowym, gdzie ustawowy termin na udzielenie odpowiedzi to 2 dni) w piątek, gdy termin otwarcia ofert przypada na poniedziałek? 

Przypadek budzący kontrowersje

Ustawodawca w art. 8 ust. 4 ustawy Pzp wprowadza zasadę, że “Termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze”.

Słuszną intencją ustawodawcy, w celu uniknięcia skracania realnych terminów było wprowadzenie zasady, że termin obejmujący dwa lub więcej dni musi zawierać co najmniej 2 dni robocze. Oznacza to, że jeśli np. wezwiemy wykonawcę do złożenia wyjaśnień treści oferty w piątek, to minimalny termin wyznaczony na ich złożenie, z uwzględnieniem 2 dni roboczych przypadnie na wtorek. 

Niestety ustawodawca w art. 8 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych (źródło), nie precyzuje, do jakich terminów zasada dwóch dni roboczych powinna być stosowana. Czy chodzi o terminy tylko i wyłącznie wyznaczane przez zamawiającego (np. wydłużenie terminu składania ofert, wezwania do wyjaśnień, uzupełnień poprawek), czy również o terminy ustawowe (np. termin udzielenia odpowiedzi 2 dni, przyłączenia się do odwołania 3 dni, czy wniesienia odwołania 5 dni)?

Analiza prowadzi do wniosku, że art. 8 ust. 4 ustawy Pzp jest przepisem ogólnym, który do terminów liczonych w przypadku środków ochrony prawnej (terminy zawite) oraz wyznaczonych ustawą nie znajduje zastosowania.

Tym samym reguła 2 dni roboczych nie będzie miała zastosowania w przypadku terminów określonych w ustawie, dlatego odpowiadając na pytanie zadane do SWZ w piątek, gdy dzień otwarcia wyznaczony został na poniedziałek wydaje się być zgodne z obowiązującymi przepisami prawo zamówień publicznych.

Odwrotnie będzie w sytuacji, jeżeli zamawiający nie odpowie na zadane pytania w terminie odpowiednio 2/4/6 dni. Wtedy zobligowany jest do przedłużenia terminu składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert, i wyznaczając nowy termin otwarcia, jeżeli będzie on obejmował dwa lub więcej dni musi uwzględnić co najmniej dwa dni robocze.

Niemniej jednak z uwagi na niejednolite stanowisko w tej sprawie w przypadku udzielania odpowiedzi na pytania z ostrożności można stosować zasadę 2 dni roboczych do czasu pojawienia się jednoznacznego stanowiska w tej sprawie. 

Przegapiłeś TYDZIEŃ Z PLANOWANIEM I WNIOSKAMI? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz pod linkiem 👇

Termin składania ofert i termin otwarcia ofert

Ustawa PZP wskazuje minimalne terminy składania ofert w zależności od trybu postępowania.

Jak liczyć termin?:

1. Nie wliczamy dnia wszczęcia postępowania — dlaczego? W tym przypadku ustawa Pzp odsyła do kodeksu cywilnego, a zastosowanie ma art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.
2. Minimalny termin kończy się z upływem ostatniego dnia — dlaczego? Zgodnie z brzmieniem  art. 111 § 1 Kodeksu cywilnego, znajdującym tutaj również zastosowanie, termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (do g. 23:59). Tym samym pierwszym możliwym minimalnym terminem otwarcia ofert jest następny dzień, oznaczony godziną (przykład: w przypadku trybu podstawowego wariant 1 minimalny termin składania ofert dla dostaw i usług nie może być krótszy niż 7 dni, a więc pierwszym możliwym dniem składania ofert jest 8 dzień). Dlatego przy wyznaczaniu terminów składania i otwarcia ofert obowiązuje zasada upływu minimalnych “pełnych dni”.
3. Termin niezbędny na przygotowanie ofert w związku z istotną zmianą SWZ – z uwagi na brak uregulowań w tym zakresie każdorazowo zamawiającemu przysługuje uprawnienie o jaki czas winien ulec przesunięciu termin składania ofert.
4. Termin własny z uwzględnieniem 2 dni roboczych — w przypadku, gdy ustawa nie określa minimalnego terminu np. składania prac konkursowych (art. 344 ustawy Pzp) zamawiający wyznacza samodzielnie własny termin składania prac konkursowych. W takim przypadku zasada 2 dni roboczych wyrażona w art. 8 ust. 4 ustawy Pzp będzie miała zastosowanie. 

Termin związania ofertą

Ustawa PZP wskazuje maksymalne (nie dłuższe niż) terminy związania ofertą w zależności od progu kwotowego postępowania.

Jak liczyć termin?:

1. Od dnia upływu terminu składania ofert – art. 220 ust. 1 i 307 ust. 1 ustawy Pzp – Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż odpowiednio 30/60/90 od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert. 
2. Termin upływa ostatniego dnia i nie ulega wydłużeniu w przypadku, gdy ostatni dzień wypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy — dlaczego? Regulacja z art. 115 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresu związania ofertą, gdyż nie jest to „termin do wykonania czynności”, o którym mowa w cytowanym przepisie. Powyższe powoduje, że nie jest możliwe przesunięcie ostatniego dnia okresu związania ofertą, przypadającego na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, na dzień następny.
3. Wyrażony datą w dokumentach zamówienia — dokumentem zamówienia nie jest ogłoszenie o zamówieniu, dlatego zawsze w przypadku zmiany treści ogłoszenia, należy zmienić datę określającą termin związania ofertą również w SWZ.

Kalkulatory dla zamówień publicznych

Obliczanie terminów w toku postępowania o udzielenie zamówienia nie należy do najłatwiejszych czynności z jakimi muszą mierzyć się zarówno zamawiający jak i wykonawcy, w szczególności jeśli zasady odsyłają do różnych źródeł prawa, nie tylko prawa zamówień publicznych, ale również kodeksu cywilnego.

Dlatego warto oprócz własnych wyliczeń posługiwać się narzędziami pomocnymi w weryfikacji poczynionych ustaleń. W tym nieocenioną pomocą może okazać się ogólnodostępny kalkulator asystentOS.