Po co wskazuje się kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia?

Celem wprowadzenia obowiązku publikacji kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia przed otwarciem ofert  jest zapobieganie nieograniczonemu poszerzaniu podstaw unieważnienia postępowania. Niedopuszczalnym jest, aby zamawiający wykorzystał późniejsze określenie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia, aby uzyskać podstawę unieważnienia postępowania. Spowodowałoby to naruszenie zasady przejrzystości udzielania zamówienia (art. 16 pkt 2 pzp źródło) oraz subiektywne korzystanie z przesłanek unieważnienia.

Na takim stanowisku stoi Krajowa Izba Odwoławcza. Obniżanie po czynności otwarcia ofert kwot przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia, prowadziłoby do dowolnego rozszerzania faktycznych podstaw unieważniania postępowań – zamawiający, niezależnie od rzeczywistego przebiegu postępowania, w każdym przypadku mogliby je unieważnić z uwagi na to, że cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Kwota, jaką ustala zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert, jest zatem wiążąca dla wykonawców i jego budżet może później zostać wyłącznie zwiększony.

Netto czy brutto?

Co do zasady kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, powinna wynikać z planu finansowego zamawiającego i oznacza środki, jakie mają być przeznaczone na pokrycie realnych wydatków z tytułu realizacji zamówienia. A zatem kwota ta to wartość brutto.

Czy kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia musi być taka sama jak szacunkowa?

Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, oznacza środki, jakie mają być przeznaczone na pokrycie realnych wydatków z tytułu realizacji zamówienia. Stwierdzić jednakże należy, iż kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie musi być tożsama z kwotą szacowanego zamówienia. 

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej wartość szacunkowa zamówienia jest czym innym niż kwota, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Ustalenie wartości szacunkowej ma przede wszystkim na celu dokonanie wyboru co do właściwego sposobu postępowania przez zamawiającego, tj. pozwala na określenie czy procedura objęta jest reżimem ustawy Pzp, czy też należy prowadzić ją w oparciu o regulacje krajowe, czy też przekracza ona tzw. progi unijne.

Z powyższym wiąże się bowiem kwestia właściwej publikacji ogłoszeń o zamówieniu, ustalenia odpowiednich dla procedury terminów oraz właściwych wymogów, jakie winni spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie danego zamówienia. Głównie zatem od prawidłowego ustalenia wartości szacunkowej zamówienia zależy przeprowadzenie postępowania według właściwych zasad. 

Z kolei kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jest kwotą odmienną od jego wartości szacunkowej (nie są to kwoty tożsame).

Można przyjąć wprawdzie generalną zasadę, że kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia ustalana jest w oparciu o ustaloną wartość szacunkową plus podatek VAT, ale zasada taka nie została narzucona przez ustawodawcę i nie wynika z przepisów, a jedynie jest dominującą praktyką na rynku.

ZOBACZ, jak prosto i szybko publikuje się PRZETARGI na platformazakupowa.pl 👇

Czy można zwiększyć kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia?

Wyrok z dnia 24 sierpnia 2018 r. KIO 1566/18

Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie musi być tożsama z kwotą, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W toku postępowania może okazać się bowiem, że zamawiający będzie w stanie przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę wyższą od podanej przed otwarciem ofert. W konsekwencji, gdy cena najkorzystniejszej oferty jest wyższa od kwoty, jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowania zamówienia, zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę wyższą od podanej przed otwarciem ofert i udzielić zamówienia. Wówczas kwota, jaką zamawiający przeznacza na udzielenie zamówienia, będzie przekraczała kwotę określoną w art. 86 ust. 3 ustawy (obecnie art. 222 ust. 4 pzp źródło).

Należy jednak zauważyć, iż zamawiający, który w takim wypadku dokonuje przeniesień wydatków, musi przestrzegać obowiązujących w tym zakresie przepisów oraz wewnętrznych procedur. Dopiero w sytuacji, gdy dokonanie takich przeniesień nie jest możliwe lub celowe, a kwota, którą zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, jest niższa od ceny najkorzystniejszej oferty, zachodzi konieczność unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp) .

W stosunku do podmiotów z sektora finansów publicznych zgodnie z art. 162 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, 1273.) obowiązuje, obok innych zasad gospodarki finansowej, zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny. Kwestię sposobu dokonywania przeniesień precyzuje m.in. art.171 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dysponenci części budżetowych mogą dokonywać przeniesień wydatków między rozdziałami i paragrafami klasyfikacji wydatków, w ramach danej części i działu budżetu państwa.

Źródło UZP: PRZEJDŹ.

Kiedy publikować kwotę?

Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp, zamawiający ma obowiązek najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnić na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Przepis ten wskazuje końcowy termin na realizację obowiązku związanego z udostępnieniem informacji o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 

Ustawodawca w ww. przepisie nie wskazuje terminu początkowego, co oznacza, że decyzję w tym zakresie pozostawia zamawiającemu. A zatem zamawiający może udostępnić tę informację przed terminem składania ofert lub po tej dacie, jednakże nie później niż  moment otwarcia ofert.

Źródło UZP: PRZEJDŹ.

Zamówienie podzielone na części, a kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia

Czy w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym z podziałem na części  zamawiający podaję kwotę, jaką zamierzam przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia dla każdej części zamówienia osobno? Czy należy podać kwotę łączną za całość zamówienia?

Zgodnie z art. 222 ust. 4 Pzp zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 

Przepis ten nie wskazuje wprost, że w przypadku podziału zamówienia na części kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia należy odnosić do każdej z części. 

Należy jednak zauważyć, że jednym z powodów unieważnienia postępowania jest okoliczność, gdy cena lub koszt najkorzystniejszej oferty, lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty. Art. 255 ust. 3 ustawy Pzp mówiący o możliwości unieważnienia postępowania powiązany jest z art. 259 ustawy Pzp, w którym mowa jest, że jeżeli zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych, do unieważnienia w części postępowania o udzielenie zamówienia stosuje się m.in. przepis art. 255. A zatem bez podania kwoty przeznaczonej dla danej części postępowania nie będzie możliwe zbadanie przesłanki unieważnienia.

W związku z powyższym kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia w przypadku postępowania, które zostało podzielone na części, powinna zostać podana przez zamawiającego przed terminem otwarcia ofert do każdej z części zamówienia.

SPRAWDŹ szkolenia opracowane na podstawie ProcurCompEU! Wejdź na przetargOS.pl i ciesz się wiedzą zgodną z Europejskimi Ramami Kompetencji! 👇

Prawo opcji, a kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia

Jak powinna wyglądać informacja o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jeżeli specyfikacja przewiduje zamówienia uzupełniające oraz prawo opcji? Czy wystarczy przedstawić jedną ogólną kwotę zamówienia, czy dokładniej wskazać te wartości?

Jak czytamy w komentarzu UZP str. 696:

Prawo opcji i zamówienia uzupełniające są zamówieniami, które co do zasady zamawiający przewiduje do zrealizowania w przyszłości. Cechą tych instrumentów jest to, że zamawiający nie musi posiadać zabezpieczenia środków finansowych na ich realizację w momencie wszczęcia postępowania. 

Dlatego kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia podawana przed otwarciem ofert obejmuje zamówienie podstawowe, czyli taką wartość środków finansowych, jaką zamawiający ma w budżecie – bez prawa opcji i zamówień uzupełniających.

Co z podaniem przypadkowo błędnej kwoty? Czy można ją sprostować?

W temacie dokonania sprostowania kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia opowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku – KIO 83/20 z dnia 24 stycznia 2020 r. Wyrok dotyczy stanu prawnego wg ustawy Pzp z 2019, natomiast zachowuje on swoją aktualność, z uwagi na analogiczne brzmienie przepisów w zakresie unieważnienia postępowania i upubliczniania kwoty.

Czynność upublicznienia kwoty przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia służy wykluczeniu możliwości zaistnienia sytuacji, w której Zamawiający wykorzystałby przepis art. 93 ust. 1 pkt 4 Pzp (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp) jako swego rodzaju furtkę do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na etapie po otwarciu ofert z przyczyn innych niż enumeratywnie wymienione w art. 93 Pzp (obecnie art. 255 Pzp). Katalog podstaw do unieważnienia postępowania wskazanych w art. 93 Pzp (obecnie art. 255 Pzp) ma charakter zamknięty. Obniżanie po czynności otwarcia ofert kwot przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia, prowadziłoby do dowolnego rozszerzania faktycznych podstaw unieważniania postępowań – zamawiający, niezależnie od rzeczywistego przebiegu postępowania, w każdym przypadku mogliby je unieważnić na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 Pzp (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp) odpowiednio obniżyć przedmiotową kwotę.

W myśl wyrażonej w art. 7 ust. 1 Pzp (obecnie art. 16 pkt 2 pzp) zasady przejrzystości, na podstawie art. 86 ust. 3 Pzp (obecnie art. 222 ust. 4 Pzp) zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę (obecnie Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert), jaką zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia. Celem tej czynności jest umożliwienie weryfikacji przez wszystkich zainteresowanych, czy zaistniały przesłanki określone w art. 93 ust. 1 pkt 4 Pzp (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp) .

W ten sposób każda z osób biorących udział w czynności otwarcia ofert może samodzielnie ocenić, już w momencie otwarcia tych ofert, czy ceny złożonych w postępowaniu ofert nie przekraczają kwoty przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia. Oczywiście możliwa jest sytuacja, że z postępowania odrzucone zostaną oferty, które mieściły się w założonym budżecie na realizację zadania, co nie prowadzi do naruszenia zasady przejrzystości postępowania, ponieważ każdy z uczestników postępowania jest w stanie samodzielnie ocenić, czy zamawiający po odrzuceniu części ofert ma podstawy do unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 Pzp (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp).

SPRAWDŹ bezpłatny KALKULATOR TERMINÓW online! Terminy prosto i szybko obliczysz z osobistym asystentem postępowań – asystentOS.pl 👇

Dlaczego nie zmieniamy kwoty przeznczonej na realizację zamówienia?

Zmiana podanej do publicznej wiadomości kwoty przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia:

1. Niweczyłaby możliwość samodzielnej kontroli przez wykonawców zaistnienia
przesłanek określonych w art. 93 ust. 1 pkt 4 Pzp (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp).

2. Dawałoby zamawiającemu faktyczną możliwość do unieważnienia postępowania
na każdym jego etapie po otwarciu ofert, z każdego powodu – również nie ujętego
w katalogu określonym w art. 93 Pzp (obecnie art. 255 Pzp).

Z uwagi na gwarancyjny charakter rozwiązania wyrażonego w art. 93 ust. 1 pkt 4 (obecnie art. 255 pkt 3 Pzp) w zw. z art. 86 ust. 3 Pzp (obecnie art. 222 ust. 4 pzp) zamawiający jest związany wysokością kwoty, jaką przeznaczył na realizację przedmiotu zamówienia. Obowiązkiem zamawiającego jest zatem zachowanie szczególnej staranności podczas podawania tej kwoty do publicznej wiadomości – zarówno bezpośrednio przed otwarciem ofert jak i przy jej publikacji na stronie internetowej. Skutkami braku zachowania takiej staranności nie mogą być obarczani wykonawcy biorący udział w postępowaniu.

Izba uznała za nieistotną dla rozstrzygnięcia sprawy kwestię, czy Zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert podał prawidłowe kwoty przeznaczone na realizację przedmiotu zamówienia, a na stronie internetowej opublikował błędne, czy też kwoty podane bezpośrednio przed otwarciem ofert były tożsame z opublikowanymi na stronie internetowej.

Zamawiający bez wątpienia dokonał czynności sprostowania tych kwot, a czynność ta – niezależnie od jej przyczyn – była niedopuszczalna. 

Pogląd wyrażony w powyższym wyroku wydaje się być bardzo restrykcyjny. Wydaje się, że w sytuacji kiedy zamawiający zamieścił błędną kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia, i ma ona charakter niezamierzonej omyłki pisarskiej, sprostowanie tej kwoty byłoby dopuszczalne. Warunkiem dokonania takiego sprostowania w mojej ocenie byłoby:

• niezamierzona omyłka pisarska
• potwierdzenie w innych dokumentach np. planie budżetowym, notatce z szacowania wartości  zamówienia prawidłowej kwoty ze wskazaniem daty sporządzenia tych dokumentów przed wszczęciem postępowania
• zamieszczenie wraz ze sprostowaniem dowodów potwierdzających prawidłową kwotę

Konsekwencje braku podania kwoty

Jakie konsekwencje niesie za sobą niepodanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp?

Ani ustawa Prawo zamówień publicznych, ani ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych nie przewidują sankcji za niezamieszczenie, czy opóźnienie w zamieszczeniu na stronie prowadzonego postępowania informacji o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia.  

Jest to uchybienie niepowodujące konieczności unieważnienia postępowania ze względu na wadę, o ile uchybienie to nie ma wpływu na wynik postępowania.

Podanie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia jest wypełnieniem zasady jawności postępowania i równego traktowania wykonawców. To kwota wynikająca aktualnie z budżetu zamawiającego, planu finansowego lub innego dokumentu pełniącego podobne funkcje planistyczne, z którą zapoznają się wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia w jednym czasie. Podanie kwoty ma na celu m.in. wykluczenie ryzyka “manipulowania” wysokością środków przeznaczonych na realizację zamówienia w przypadku, gdy np. zamawiający chciałby nie udzielić zamówienia konkretnemu wykonawcy.

Problem może pojawić się dopiero wówczas, gdy zamawiający nie wskazał kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia i chciałby unieważnić postępowanie z uwagi na fakt, że cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W takim przypadku działanie polegające na unieważnieniu postępowania z powodu wyżej wskazanej przesłanki mogłoby stanowić naruszenie, które ma wpływ na wynik postępowania.

ASYSTENT planowania i wniosków specjalnie DLA CIEBIE!

Zastanawiasz się, jak przeprowadzić proces planowania w Twojej jednostce? A może to wnioski spędzają Ci sen z powiek? Mamy na to rozwiązanie! SPRAWDŹ asystentOS.pl! 👇 Narzędzie dedykowane dla wszystkich uczestników procesu planowania i wniosków. Generuj wszystko jednym kliknięciem myszki!