W niniejszym artykule chcielibyśmy zaprezentować Państwu wyrok z dnia 4 grudnia 2020 r. Krajowej Izby Odwoławczej o sygn. akt 2993/20, który przesądził o skuteczności doręczenia pisma drogą mailową w postępowaniu poniżej progów unijnych, na podstawie raportu operatora obsługującego pocztę mailową Zamawiającego. Podczas rozprawy przed KIO, Zamawiającego reprezentował pełnomocnik – radca prawny Bartłomiej Mazur z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro i Wspólnicy Adwokaci i Radcowie Prawni sp. k. z siedzibą w Szczecinie.
Stan faktyczny
Zamawiający w sposobie komunikacji zawartym w SIWZ określił, że oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazywać mogą sobie faksem lub drogą elektroniczną, przy czym zawsze dopuszczona jest forma pisemna.
Zamawiający w niniejszej procedurze praktykował przesyłanie wezwań do Wykonawców drogą elektroniczną (za pomocą poczty elektronicznej) a jednocześnie przesyłał pisma za pomocą Poczty Polskiej.
Z przedstawionych dowodów wynikało, że Wykonawca reagował na wezwania Zamawiającego wysyłane za pomocą poczty elektronicznej, nie czekając na oryginał pisma dostarczony za pomocą operatora pocztowego. Powyższe twierdzenia potwierdzały odpowiedzi Wykonawcy składane na uprzednie wezwania Zamawiającego i terminy ich składania.
W spornej sprawie Zamawiający wystosował do Zamawiającego dnia 2 listopada 2020 r. dwa różne wezwania i przekazał je za pomocą poczty elektronicznej z opcją potwierdzenia dostarczenia i odczytu wiadomości. Odbiór pierwszego z wezwań został potwierdzony, a wynikająca z treści pisma dyspozycja wypełniona kolejnego dnia. Natomiast odbiór drugiej wiadomości nie został potwierdzony, a termin na złożenie żądanych (treścią pisma) dokumentów w formie pisemnej został wyznaczony przez Zamawiającego do dnia 6 listopada 2020 r. do godz. 12.00.
Co istotne – nie było sporne między stronami, że Odwołujący wiadomość z dnia 2 listopada 2020 r. dotyczącą pierwszego wezwania otrzymał i na nie odpowiedział.
Odmiennie natomiast zareagowała Odwołująca w stosunku do drugiego pisma powołując się w odwołaniu na fakt jego otrzymania dopiero w formie pisemnej dostarczonego za pomocą operatora pocztowego w dniu 6 listopada 2020 r. o godz. 12:30.
Strony były zgodne, co do tego, że w tym samym dniu tj. dnia 6 listopada 2020 r. o godz. 14:11 drogą elektroniczną Odwołujący przekazał Zamawiającemu pismo informujące, iż jego wezwanie otrzymał po upływie terminu, w którym miał je wykonać i poprosił o wyznaczenie dodatkowego terminu do realizacji tej czynności.
W dniu 12 listopada 2020 r. Zamawiający zawiadomił wykonawców o wyniku postępowania, w tym o wykluczeniu Odwołującego na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12 pzp, jako powód podając brak przedłożenia przez Odwołującą w terminie brakującego oświadczenia.
W odpowiedzi na odwołanie Zamawiający powołał się na fakt skutecznego doręczenia wezwania poprzez załączenie jako dowodu – potwierdzenia operatora obsługującego pocztę elektroniczną Zamawiającego informacji zawierającej log z odpowiedzi serwera odbiorcy z godz. 15:20:19 z adnotacją „delivery 67153: success”.
Podkreślenia wymaga, że strony były zgodne, co do tego, że Zamawiający w ramach prowadzonego postępowania był uprawiony do kierowania do wykonawców wezwań na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp drogą elektroniczną. Zresztą Zamawiającego, który jest gospodarzem postępowania jest zarówno uprawniony jak i obowiązany prowadzić je w sposób sprawny i efektywny, a taki skutek nie będzie możliwy bez stosowania środków komunikacji elektronicznej. Wiedzą powszechnie dostępną jest, iż usprawnienie komunikacji wszystkich podmiotów zaangażowanych zarówno w przygotowanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, jak i uzyskiwanie zamówień, jest generalną intencją ustawodawcy unijnego, a w ślad za nim również krajowego.
Następnie odnosząc się do kwestii „doręczenia Odwołującemu wezwania z dnia 2 listopada 2020 r. Izba wskazuje, że Zamawiający w toku rozprawy wykazał fakt skutecznego doręczenia owego wezwania Odwołującemu za pomocą dowodu w postaci korespondencji e-mail pochodzącej z firmy […] Izba stwierdziła, że z jej treści jednoznacznie wynika, że z poczty Zamawiającego na adres Odwołującego […] został przesłany e-mail o tytule: „Wezwanie do uzupełnienia” o godz. 15:20:06. O skutecznym umieszczeniu ww. wezwania na serwerze odbiorcy przesądza informacja zawierająca log z odpowiedzi serwera odbiorcy z godz. 15:20:19 z adnotacją „delivery 67153: success”.
Stanowisko KIO
W kontekście powyższego Izba stanęła na stanowisku, że „wiadomość zawierająca żądanie uzupełnienia dokumentów, wysłana przez Zamawiającego w dniu 2 listopada 2020 r. o godz. 15:20:06 została z sukcesem umieszczona na serwerze odbiorcy. Odwołujący nie przedstawił jakiekolwiek dowodu przeciwnego temu zaprezentowanemu powyżej. Jedynie przykładowo w tym zakresie można byłoby wskazać chociażby na możliwość przedłożenia wydruku ze skrzynki mailowej z dnia 2.11.2020 r. prezentującej wiadomości odebrane wraz z logami z poczty przychodzącej. Jednak takiej inicjatywy Odwołujący nie podjął a poprzestał jedynie na stwierdzeniu, że dokonał szczegółowego przeszukania i sprawdzenia skrzynki, na którą została przesłana wiadomość i nie ustalił, aby wiadomość taką otrzymał. Co istotne, Odwołujący nawet nie twierdził, że jego skrzynka mogła działać wadliwie, czy też występowała awaria, która mogła powodować zakłócenia pracy skrzynki. Podkreślenia wymaga, iż w tym zakresie ciężar dowodu zgodnie z art. 6 k.c. obciążał Odwołującego, który ciężarowi temu nie sprostał.”
W ocenie Izby raport potwierdzający przyjęcie wiadomości przez serwer odbiorcy jest wystarczającym dowodem dla wykazania przesłania wiadomości Odwołującemu.
