Wadium to powszechne narzędzie, które zamawiający wykorzystują w przetargach. Jedną z jego najpopularniejszych form jest gwarancja wadialna. Z tego artykułu wykonawca dowie się, czym jest gwarancja wadialna, dlaczego warto wybrać właśnie tę formę oraz na co zwrócić uwagę, aby dostarczyć wadium skutecznie i wziąć udział w przetargu.

Dowiedz się również, jakie korzyści ma wykonawca z wadium w formie niepieniężnej!

Czym jest wadium?

Wadium to określona suma pieniężna (albo zapewnienie jej wypłaty), która jest składana na poczet zabezpieczenia interesów organizatora przetargu lub aukcji. Inaczej mówiąc, wadium to instrument zabezpieczający zamawiającego przed wykonawcami, którzy z różnych przyczyn po przeprowadzonym przetargu nie będą chcieli podpisać z nim umowy. Z obowiązkiem wniesienia wadium najczęściej spotykamy się w przetargach publicznych, ale nie tylko. W postępowaniach przetargowych, organizowanych przez podmioty prywatne, również może zaistnieć konieczność wniesienia wadium na podstawie np. wewnętrznego regulaminu.

Zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej „ustawa Prawo zamówień publicznych”), niezależnie od wartości zamówienia, zamawiający nie ma obowiązku żądania wadium. Może się więc zdarzyć, że w przetargu nie będzie takiego wymogu. Wymóg wniesienia wadium zawsze ujęty jest w warunkach przetargu zawartych w ogłoszeniu i specyfikacji warunków zamówienia (SWZ).

Ustawa Prawo zamówień publicznych w art. 97 ust. 7 określa zamknięty katalog dopuszczalnych form wadium. Najczęściej występujące w praktyce formy wadium, z których korzystają wykonawcy to: określona suma pieniężna, gwarancja wadialna ubezpieczeniowa oraz gwarancja wadialna bankowa.

Czym jest gwarancja wadialna?

Gwarancja wadialna to umowa, w której gwarant (np. bank, towarzystwo ubezpieczeniowe, fundusz poręczeniowy) zobowiązuje się, że wypłaci zamawiającemu określoną kwotę wadium, jeśli wybrany w przetargu wykonawca nie wywiąże się ze swojego zobowiązania, np. po wygranym przetargu nie podpisze umowy.

Wadium w postaci gwarancji ubezpieczeniowej stanowi wygodną formę dla wykonawcy i ma szereg zalet. Ponieważ skutecznie zastępuje gotówkę, pozwala przedsiębiorcom na udział w wielu przetargach jednocześnie, bez konieczności blokowania posiadanych środków pieniężnych (co ma znaczenie zarówno w mikro, małych jak i dużych firmach). Podnosi to konkurencyjność firmy na rynku oraz zwiększa prawdopodobieństwo zawarcia kontraktu. W przeciwieństwie do gwarancji bankowej nie powoduje obciążenia dostępnego limitu kredytowego w banku. Koszt gwarancji wadialnej jest relatywnie niski w porównaniu do korzyści, jakie niesie ze sobą brak angażowania własnych środków pieniężnych i blokowania ich często nawet na kilka miesięcy.

Gwarancja ubezpieczeniowa, co do zasady, nie jest w żaden sposób unormowana ustawowo. Funkcjonuje ona na podstawie kilku odrębnych przepisów, w tym Prawa Bankowego, ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego. W praktyce gwarancja ubezpieczeniowa to umowa, a jej ogólne zasady uległy wypracowaniu i dopasowaniu do potrzeb obu stron.

Jakie wymogi musi spełniać gwarancja wadialna?

Treść gwarancji wadialnej również nie jest zdefiniowana wprost w przepisach prawa. Niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – jest dokumentem, który musi zawierać określone zapisy i elementy, aby został zaakceptowany przez zamawiającego. W obrocie gospodarczym nie występuje jeden powszechnie obowiązujący wzór gwarancji wadialnej.

Istnieją natomiast zapisy (klauzule), które musi mieć każda gwarancja wadialna, aby uniknąć odrzucenia oferty z przyczyn formalnych:

• określenie beneficjenta – nazwa, siedziba, numer identyfikacji podatkowej,
• określenie zobowiązanego – nazwa, siedziba, numer identyfikacji podatkowej,
• określenie gwaranta – nazwa, siedziba, numer identyfikacji podatkowej, ewentualnie dodatkowo wskazanie reprezentantów (najczęściej to osoby upoważnione na podstawie pełnomocnictw do wystawiania gwarancji),
• zobowiązanie gwaranta do zapłaty na rzecz beneficjenta określonej sumy gwarancyjnej w wysokości zgodnej z oczekiwanym przez beneficjenta wadium,
• wskazanie postępowania przetargowego, którego dotyczy gwarancja wraz z przedmiotem i numerem postępowania,
• zapisy określające zakres odpowiedzialności gwaranta,
• zapisy określające uprawnienia beneficjenta,
• zapisy określające przypadki uprawniające zamawiającego do zatrzymania wadium,
• zapisy skutecznie zabezpieczające interesy beneficjenta – zobowiązanie gwaranta do nieodwołalnej i bezwarunkowej zapłaty kwoty wadium na pierwsze żądanie zamawiającego uzasadnione oświadczeniem, że w przypadku wykonawcy zaszły okoliczności, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych,
• wskazanie terminu płatności gwarancji na rzecz beneficjenta,
• wskazanie terminu ważności gwarancji – określone w formie konkretnych dat „od dnia – do dnia”.

Dane dotyczące zamawiającego (beneficjenta), nazwa i numer postępowania przetargowego, kwota wadium, okres związania ofertą to dane, które pochodzą ze Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) lub z ogłoszenia o przetargu, lub aukcji.

Jaką formę musi mieć gwarancja wadialna?

Gwarancja wadialna może mieć formę papierową. W oryginale stanowi załącznik do oferty składanej przez wykonawcę w postępowaniu przetargowym. Może mieć również formę elektroniczną i ta forma jest obligatoryjna w przypadku większości zamówień publicznych. Najczęściej zamawiający wymaga wniesienia gwarancji wadialnej w postaci pliku podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do reprezentacji gwaranta. Informację o dopuszczalnej formie, w jakiej może być wniesione wadium, wykonawca znajdzie w treści SWZ.

Gwarancja wadialna w formie elektronicznej, musi zawierać wszystkie elementy gwarancji papierowej. Dodatkowo musi zostać wystawiona w formie pliku (najczęściej pdf) i opatrzona ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co najmniej przez okres wymaganego zabezpieczenia oferty wadium plik musi zapewnić możliwość kontroli integralności dokumentu elektronicznego, weryfikacji podpisu elektronicznego oraz odczytania wszystkich informacji w nim zawartych. Plik z gwarancją wadialną w formie elektronicznej musi zostać przekazany do zamawiającego podobnie jak pozostałe pliki z ofertą, oświadczeniami i innymi dokumentami. Przed wysłaniem pliku warto sprawdzić, czy jest on poprawny, tzn. czy się otwiera i właściwie wyświetla treść. Wysłanie uszkodzonego pliku może być podstawą do wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oznacza bowiem brak skutecznego wniesienia wadium.
Może się zdarzyć, że niektórzy zamawiający będą wymagać złożenia kopii pełnomocnictw osób upoważnionych do reprezentacji gwaranta. Gwarant powinien przygotować takie dokumenty.

Jakie mogą być powody odrzucenia oferty wykonawcy?

W art. 226 ustawy Prawo zamówień publicznych ustawodawca wskazał katalog przesłanek, które przesądzają o odrzuceniu oferty. Są to tzw. przyczyny formalne. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1. została złożona po terminie składania ofert;
2. została złożona przez wykonawcę, który:
   a) podlega wykluczeniu z postępowania lub
   b) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu lub
   c) nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, lub podmiotowego środka dowodowego, które potwierdzają brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów, lub oświadczeń;
3. jest niezgodna z przepisami ustawy;
4. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
5. jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;
6. nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które określa zamawiający;
7. została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
8. zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia;
9. została złożona przez wykonawcę niezaproszonego do składania ofert;
10. zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu;
11. wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki, która polegała na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, ale nie powodowała istotnych zmian w treści oferty;
12. wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą;
13. wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania ofertą;
14. wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy, lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą, lub złożył wniosek o zwrot wadium;
15. oferta wariantowa nie została złożona lub nie spełnia minimalnych wymagań określonych przez zamawiającego, w przypadku gdy zamawiający wymagał jej złożenia;
16. jej przyjęcie naruszałoby bezpieczeństwo publiczne lub istotny interes bezpieczeństwa państwa, a tego bezpieczeństwa lub interesu nie można zagwarantować w inny sposób;
17. obejmuje ona urządzenia informatyczne lub oprogramowanie wskazane w rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4 Ustawy z dnia 5 lipca 2018 roku o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, która stwierdza ich negatywny wpływ na bezpieczeństwo publiczne lub bezpieczeństwo narodowe;
18. została złożona bez odbycia wizji lokalnej lub bez sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, w przypadku gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia.

Najczęstsze przyczyny odrzucenia oferty w ramach zamówień publicznych to niespełnianie warunków stawianych przez zamawiającego. Uzupełnienie braków jest dopuszczalne, choć w dużej mierze zależy od dobrej woli zamawiającego. Ma on bowiem prawo odmówić potencjalnemu wykonawcy uzupełnienia nieprawidłowości w złożonej ofercie lub skrócić dopuszczalny okres na ich uzupełnienie.

Kiedy oferta może być odrzucona z uwagi na wadium?

Oferta może być również odrzucona z uwagi na niewniesienie wadium lub wniesienie wadium w sposób nieprawidłowy. Wykonawca nie ma możliwości dostarczenia wadium po terminie otwarcia ofert. Wadium musi być wniesione przed otwarciem ofert i być ważne przez cały okres związania ofertą. W przypadku gwarancji wadialnej treść dokumentu musi być zgodna z wymogami formalnymi wskazanymi w dokumencie SWZ. Ewentualne uzupełnienie treści gwarancji możliwe jest do momentu otwarcia ofert. Po tym terminie wykonawca ma możliwość jedynie przedłużyć termin związania ofertą, o ile zamawiający wskaże taką potrzebę.

Z tego względu istotne jest, aby wykonawca współpracował z doświadczonym gwarantem, który ma niezbędną wiedzę do tego, jak wystawić dokument gwarancji wadialnej zgodnie z wymogami dokumentacji przetargowej. Pozwala to uniknąć ewentualnych problemów związanych z wadium. Wykonawca zyskuje również inne korzyści z wniesienia wadium w formie gwarancji, wymienione na początku artykułu.

UNIQA TU S.A. jest jednym z liderów rynku w Polsce w obszarze gwarancji ubezpieczeniowych i oferuje rozwiązania dla polskich przedsiębiorców. Gwarancje wadium można kupić na portalu gwarancje24.pl lub kontaktując się ze specjalistami ds. gwarancji UNIQA.