Publiczne otwarcie ofert w przetargu elektronicznym to moment, który spędza sen z powiek niejednemu zamawiającemu.
Do czego właściwie służy publiczne otwarcie ofert?
Do tego, żeby było przejrzyście? Nie, nie dla przejrzystości. Nie pokazujemy przecież ofert na publicznym otwarciu, tylko je odczytujemy. (Nie powinniśmy pokazywać części oferty, może być przecież tajemnicą przedsiębiorstwa).
Może służy do tego, aby wykonawcy poznali oferty? Nie. Za kilkadziesiąt minut lub kilka godzin poznają je z informacji z otwarcia umieszczonej na naszej stronie internetowej.
Do czego zatem służy publiczne otwarcie? Stawiam tezę, że nie służy do niczego. Jest reliktem przeszłości, kiedy to mieliśmy ograniczone zaufanie do państwa i publiczne otwieranie miało nas utwierdzić w przekonaniu, co do poprawności przeprowadzenia przetargu. Jedynym plusem, jaki faktycznie widzę w rytuale spotykania się i wspólnego cięcia kopert, jest to, że wykonawca może sprawdzić, czy jego koperta nie była wcześniej otwarta. Koniec plusów.
Z punktu widzenia procesu przetargowego, publiczne otwarcie to element nie wnoszący żadnej wartości. Nic zatem dziwnego, że w nowej ustawie nie będzie wymagane. Brawa dla ustawodawców (tym razem zasłużyli).
Jakiego przygotowania wymagało od nas dotychczas publiczne otwarcie ofert? Powinniśmy:
- znaleźć się w odpowiednim miejscu,
- w odpowiednim czasie,
- w odpowiednim składzie,
- ze wszystkimi ofertami,
- i nożem do papieru.
Proste, logiczne i raczej nie było w tym filozofii.
A w jaki sposób powinniśmy przygotować się zatem do publicznego otwarcia ofert w przetargu elektronicznym?Na pewno poza standardowymi elementami, czyli:
- znaleźć się w odpowiednim miejscu,
- w odpowiednim czasie,
- w odpowiednim składzie.
niezbędny będzie komputer z dostępem do Internetu. Niezależnie od tego, czy przetarg będziemy prowadzili za pośrednictwem miniPortalu i ePuap-u, czy też platformy zakupowej. Błędem jest jednak przekonanie, że to wszystko, czego potrzebujemy. Doświadczenia pierwszych zamawiających prowadzących elektroniczne przetargi nie są najlepsze. Na przykład wyrok KIO 574/19 wskazuje:
“Zamawiający w dniu 1 lutego 2019 roku o godzinie 10:30 dokonał czynności publicznego i jawnego otwarcia ofert złożonych w postępowaniu, jednakże w trakcie otwarcia ofert zamawiający poinformował osoby obecne na otwarciu ofert o braku możliwości otwarcia oferty nr 2. Po zakończeniu ww. procedury zamawiający, w osobach komisji przetargowej, podjął kolejną próbę otwarcia oferty nr 2 na innym komputerze, która zakończyła się sukcesem, jednakże już bez udziału osób przybyłych na otwarcie ofert. Procedura otwarcia oferty nr 2 nie odbyła się w sposób jawny dla wszystkich uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym nie podano nazwy (firmy) oraz adresu wykonawcy, ceny, warunków płatności oraz terminu wykonania zamówienia dla oferty nr 2, co stanowi naruszenie art. 8 ust. 1 oraz art. 86 ust. 2 i 4 ustawy Pzp.”
Zamawiający popełnił dwa błędy. Po pierwsze nie miał zainstalowanego oprogramowania umożliwiającego otwarcie ofert, a po drugie zakończył sesję otwarcia przed odczytaniem wszystkich ofert. Czego nie powinien pod żadnym pozorem robić.
Jak się zatem przygotować? Komputer z Internetem zamiast noża do papieru to za mało.
Niezbędnym jest zainstalowanie przynajmniej kilku aplikacji.
1. Aplikacja do sprawdzania podpisów kwalifikowanych. Ktoś zapyta: “Ale jak to, przecież na publicznym otwarciu nie sprawdzamy podpisów! Robimy to później, podczas badania ofert.” Teoretycznie tak, badamy oferty później, ale programy do sprawdzania ofert są również programami do otwierania plików XAdES. Wykonawcy wolno podpisać pliki, wykorzystując wewnętrznego XAdES-a. Odczytanie treści tak podpisanej oferty będzie możliwe tylko przy użyciu programu do sprawdzania/otwierania podpisanych plików. Przykładowe polskie programy do otwierania plików XAdES
- Szafir – Krajowa Izba Rozliczeniowa
- Sigillum Sign – Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych
- SecureDoc – Eurocert
- PEM-HEART Signature – CenCert
- proCertum SmartSign – Certum
2. Aplikacja do otwierania plików tekstowych/graficznych. Znowu może ktoś zapyta – “Jak to graficznych? Przecież oferta powinna mieć formę pisemną, więc w wersji elektronicznej powinna być dostarczona w pliku tekstowym!” A przypominacie sobie batalie w KIO z początku 2019 r. o skany ofert podpisanych podpisem kwalifikowanym? Skan może być przecież zapisany w formacie JPG czyli jako typowy obraz, a nie plik tekstowy. Dokument graficzny jest tak samo ważny jak plik zapisany z rozszerzeniem .pdf czy .doc.
Do otwarcia takich plików będzie zatem potrzebny dowolny program do otwierania plików graficznych oraz pakiet Office lub inne komplementarne rozwiązanie typu Open Office.
3. Adobe Reader, jeśli oczywiście dopuściliśmy składanie ofert w PDF.
“Jak to jeśli dopuścimy? To możemy dopuszczać, albo nie dopuszczać możliwości posługiwania się odpowiednimi formatami plików?” Owszem, możemy. W tym zakresie obowiązuje nas:
OBWIESZCZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
Od strony 12 do końca dokumentu mamy wymienione pliki, z jakich wykonawcy mogą korzystać podczas komunikacji z zamawiającym. W rozporządzeniu czytamy, że w przypadku “danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych…”, czyli zamawiający ma możliwość ograniczenia wymienionych formatów do co najmniej jednego, na przykład PDF.
UWAGA: sformułowanie “co najmniej” nie funkcjonuje w sekcji:
“Do elektronicznego podpisywania, weryfikacji podpisu, opatrywania pieczęcią elektroniczną i szyfrowania dokumentów elektronicznych stosuje się:…”.
Zatem zamawiający może narzucić jedynie format tekstowo/graficzny pliku. Musimy zatem dopuścić wszystkie pliki podpisów i pliki skompresowane wymienione w rozporządzeniu.
4. Pakowanie ofert. Oferty niejednokrotnie otrzymamy skompresowane. Czy to dla zmniejszenia ich objętości, czy to dla usystematyzowania struktury, czy też dla konieczności nieszczęsnego ręcznego szyfrowania w miniPortalu. Musimy zatem byc wyposażeni w narzędzie do rozpakowywania skompresowanych plików. Najpopularniejszą opcją będzie oczywiście .zip
UWAGA: Pliki spakowane w formacie RAR powinny być traktowane jako oferta nieskutecznie złożona. Format RAR nie występuje w rozporządzeniu wspomnianym w pkt 3.
“Do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:…”,
Zatem w przypadku kompresji plików zamawiający ma również wskazania formatów wykorzystywanych do pakowania plików.
Zastosowanie się do wyżej wymienionych punktów, zainstalowanie niezbędnego oprogramowania i przyjście gotowym na sesję otwarcia, zdecydowanie zmniejszy prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Pamiętajmy, że rytualne rozcinanie kopert dobiega własnie końca. Cieszcie się zatem ostatnimi miesiącami, w których możecie wykorzystywać nóż do papieru. Niedługo oprawicie go w ramkę i powiesicie na ścianie. A gdy przyjdzie nowy pracownik do działu zamówień, to wskażecie dumnie na ścianę i powiecie: “Widzisz młody, tak się kiedyś przetargi otwierało, a nie jakieś tam klikania”.:)
Jeśli masz pytania pamiętaj, że zawsze możesz do nas zadzwonić 22 101 02 02 lub napisać CWK@platformazakupowa.pl, chętnie pomożemy.
