Pandemia koronawirusa nie oszczędziła żadnego obszaru ludzkiej aktywności, a jej wpływ można odczuć również w procesach zakupowych sektora publicznego. Czas, który przyniósł trudne doświadczenia, stał się też okazją do wprowadzania odważnych rozwiązań, a także zmierzenia się z nowymi praktykami. Należy pamiętać, że w naszych organizacjach problemy bardzo często zostają i nie ulegają rozwiązaniu wskutek dłuższej, czy krótszej nieobecności w miejscu pracy spowodowanej zagrożeniem epidemiologicznym oraz pracą zdalną. Bardzo często pozostawienie ich nierozwiązanych, powoduje, że wracają ze zdwojoną siłą. Niestety to zwykle powoduje nieprzyjemne sytuacje konfliktowe.
Warto zatem zastanowić się nad tym, na czym polega istota konfliktu i jak skutecznie rozwiązywać je w miejscu pracy, tak by każdego dnia czerpać z niej maksimum przyjemności. Dzięki temu Nasze organizacje będą wydajniejsze i zdolne do realizacji założonych celów biznesowych.
Najważniejszymi filarami systemu zamówień publicznych w Polsce są ludzie, technologie oraz regulacje prawne. Dziś rozmawiamy na temat konfliktów z Panią Joanną Pomagruk, doświadczonym mediatorem i właścicielem Kancelarii Mediacyjnej z siedzibą we Wrocławiu otwierając tym samym na Naszym portalu cykl tekstów poświęconych jednemu z najważniejszych filarów systemu zamówień publicznych, jakim są LUDZIE.
Łukasz Laszczyński: Czym jest konflikt? Czy jesteśmy w stanie go uniknąć w naszym życiu zawodowym?
Joanna Pomagruk: Konflikt jest nieodzownym elementem, który zawsze był, jest i będzie nam towarzyszył w życiu codziennym. Jeśli na naszej drodze pojawi się osoba wyznająca odmienne wartości, która dąży do innych celów i ma przeciwstawne intencje, istnieje prawdopodobieństwo, że znajdziemy się w sytuacji konfliktowej. Nie ma znaczenia, czy konflikt rodzi się na płaszczyźnie prywatnej, czy biznesowej. W każdej z tych relacji, gdy nie ma miejsca na rozmowę i za wszelką cenę próbujemy udowodnić tylko swoją rację, rodzi się potencjalne źródło konfliktu. W tradycyjnym podejściu konflikt był traktowany jako szkodliwy i zbędny oraz postrzegany jako niszczący organizację. Najczęściej nie mógł ujrzeć światła dziennego. Współcześnie mamy świadomość, że jest on nieunikniony, rozwojowy i potrafi pozytywnie wpłynąć na naszą motywację. Wskutek tego coraz więcej organizacji widzi w konflikcie olbrzymi potencjał, który może zostać wykorzystany do rozwoju przedsiębiorstwa oraz pracujących w nim osób.
Łukasz Laszczyński: Jaką rolę może odgrywać konflikt w organizacjach zakupowych?
Joanna Pomagruk: Konflikt nawet w dobrze funkcjonujących organizacjach zakupowych jest zjawiskiem powszechnym i naturalnym, dlatego należy go zaakceptować i nauczyć się z nim żyć. Problem zaczyna się, kiedy nie zostanie zauważony w odpowiednim momencie. Sektor zakupowy jest szczególnie narażony na konflikty, ponieważ zatrudnia wiele zależnych od siebie osób. Należy pamiętać, że każdy człowiek prawdopodobnie reprezentuje zupełnie inne poglądy oraz odmienne potrzeby. Rozproszona struktura organizacji jest podatna na występowanie konfliktów, nie tylko wśród osób indywidualnych, ale również pośród grup. Dodatkowo spore wymagania pracodawcy, a także nadmiar zadań, rywalizacja, dążenie do osiągania coraz lepszych wyników oraz praca pod ciągłą presją czasu może rodzić szereg nieporozumień w przedsiębiorstwach. Dodatkowo konieczność dzielenia się ograniczonymi zasobami, znacznie wpływa na zaburzenia komunikacji.
Niestety jest to prosta droga do szerzenia się nieporozumień. Konflikt będzie zawsze budził sporo emocji. Jednak kiedy w odpowiednim momencie się z nim zmierzymy i umiejętnie zarządzimy, nie będzie siał spustoszenia w naszym życiu i może zyskać nową wartość.
Łukasz Laszczyński: Czy konflikt w miejscu pracy ma charakter jedynie destrukcyjny?
Joanna Pomagruk: Oczywiście, że nie. Konflikt nie musi być niszczący. Jeśli dość szybko zareagujemy i znajdziemy źródło oraz przyczynę, wtedy stanie się to takim naszym przewodnikiem konstruktywnych działań. Zdarza się, że w organizacjach konflikt jest ukrywany. Pracodawca ma obawy, że przyznanie się do popełnionego błędu może zniszczyć pozytywny wizerunek firmy i pokaże niedociągnięcia w zarządzaniu. Pracownik natomiast boi się, że mówiąc o trudnych sytuacjach, straci źródło utrzymania. Niestety takie podejście jest destrukcyjne i wpływa nie tylko na komfort pracownika, ale również na zmniejszenie jego efektywności i obniżenie jakości pracy. Następstwem takiego postępowania może być również nagminna rotacja pracowników, zwiększona liczba wypadków oraz absencja pracownicza. Każdy spór, który nie jest na bieżąco rozwiązywany, ma negatywny wpływ na funkcjonowanie pracownika oraz na wykonywane zadania. Skutkiem tego są najczęściej straty materialne, społeczne i zdrowotne, które również stanowią liczne problemy w organizacjach. Może się także zdarzyć, że na jedną sytuację konfliktową nałoży się kilka przyczyn. Jest to szczególnie niebezpieczne w momencie, gdy wcześniej występujące problemy nie zostały rozwiązane.
Dlatego kluczowe jest zastosowanie odpowiednich narzędzi, które pozwolą rozwiązać istniejące konflikty, w sposób przynoszący pozytywne skutki. W przedsiębiorstwie może wystąpić konflikt mający charakter strukturalny. Ten typ konfliktu tkwi w strukturze firmy, a nie w osobach. Ponieważ najczęściej wynika z zarządzania oraz polityki firmy i nie jest rozwiązywalny na poziomie osób. Jednakże, jeśli nie zostanie rozwiązany, może eskalować na konflikt relacji, danych lub interesu. W takich sytuacjach, w celu dojścia do porozumienia może być potrzebna osoba z zewnątrz, która w sposób neutralny i bezstronny pomoże wypracować satysfakcjonującą ugodę oraz załagodzić powstałe napięcia. Mediacja może okazać się niezwykle pomocna w zniwelowaniu destrukcyjnych skutków powstałego konfliktu.
Łukasz Laszczyński: Jak efektywnie zarządzać konfliktem?
Joanna Pomagruk: Zarządzanie konfliktem nie jest łatwe. Bardzo ważnym elementem, szczególnie w organizacjach jest profilaktyka. Warto podkreślić, że konflikt sam się nie rozwiąże. Najważniejsza jest efektywna komunikacja. Bez dialogu nie ma możliwości rozwiązania nawet najdrobniejszych sporów. Unikanie rozwiązania konfliktu, może tylko spowodować eskalację w przyszłości, co w rezultacie jeszcze bardziej pogłębi problem. Istotna jest odpowiednia wiedza, która pozwoli skutecznie zarządzić konfliktem. Koniecznie trzeba pamiętać, że pracownik, który stoi obok, jest tak samo człowiekiem, jak my. Ma swój bagaż doświadczeń, poglądów, wartości. Pracownik także przeżywa różne rozterki i tak samo zasługuje na szacunek i zrozumienie. Niezwykle ważne jest również skoncentrowanie się na interesach, bo to one przynoszą korzyści dla obu stron. Otwartość i szukanie rozwiązań satysfakcjonujących wszystkie strony, daje możliwość rozwiązania konfliktu. Znajomość narzędzi, które pomogą ustalić źródło i przyczynę konfliktów, ułatwi wybranie skutecznego rozwiązania, a to szczególnie ważne dla osób zarządzających.
Łukasz Laszczyński: Co z punktu widzenia efektywności zespołów zakupowych może dać zarządzanie konfliktem?
Joanna Pomagruk: Bardzo dużo. Praca z ludźmi wymaga ogromnej wiedzy, a odpowiednie zarządzenie konfliktem ma niesamowity wpływ na wizerunek firmy. Praca w organizacji, gdzie konflikty kolokwialnie mówiąc, nie są zamiatane pod dywan, przynosi wiele korzyści dla pracodawcy i pracownika, a także dla klienta. Jeśli pracownik przychodzi do firmy chętnie i nie odczuwa przy tym strachu oraz objawów somatycznych, takich jak ścisk w żołądku, czy przyspieszone bicie serca, zwiększa się jego efektywność, co w rezultacie wpływa na wzrost wyników. Ponadto w takich firmach pracownicy są bardziej pewni siebie, nie mają obaw związanych z komunikacją i szukają nowych rozwiązań. Jeśli wzrasta energia w zespole, a ludzie przestają ze sobą walczyć, to zaczynają współpracować. Są zaangażowani, otwarci na kooperację i przestają się bać. To wszystko sprawia, że zwiększa się ich elementarna potrzeba, jaką jest poczucie bezpieczeństwa. W każdej firmie jest to mocno odczuwalne. Bez względu na to, z jaką organizacją mamy do czynienia, na początku przede wszystkim zwracamy uwagę na panującą atmosferę, co ma duży wpływ na chęć współpracy z daną firmą.
Łukasz Laszczyński: Jak skutecznie budować relacje wewnątrz organizacji, by unikać konfliktów wyniszczających potencjał zespołów?
Wszystko zaczyna się od rozmowy, dlatego zawsze należy przedstawić współpracownikom wszelkie działania uświadamiające skuteczność komunikacji. Dzięki temu łatwiej im będzie dostrzec potrzeby innych oraz wyeliminować błędy już w początkowej fazie konfliktów. Ważne, aby ze sobą nie walczyć, nie stosować obrony, bo istotne jest wspólne rozwiązanie konfliktu i wyjście z niego, zgodnie z zasadą „win-win”. Dlatego warto zmniejszyć dystans, dać sobie przestrzeń do rozmowy i zawsze wysłuchać racji wszystkich stron uczestniczących w sporze. Należy skoncentrować się na problemie, wspólne ustalić cele i zacząć ze sobą współpracować. Takie praktyki umożliwią sprawne funkcjonowanie firmy, doprowadzą do integracji zespołu oraz wpłyną pozytywnie na wyniki i poprawę relacji międzyludzkich. Jeśli jednak nie radzimy sobie sami, skorzystajmy z pomocy doświadczonego specjalisty. Obiektywne spojrzenie osoby specjalizującej się w rozwiązywaniu konfliktów może stać się furtką do wspólnych rozmów i satysfakcjonującego porozumienia. Tylko wtedy konflikt z pewnością nie będzie destrukcyjny.
