Komunikacja zamawiającego z wykonawcą – dobre rady

Chcesz poznać dobre rady odnośnie do tego, jak powinna wyglądać komunikacja zamawiającego z wykonawcą? Koniecznie przeczytaj ten tekst, który napisała Monika Tecław!

Poproszono, to coś napiszę. Niby temat każdemu znany, ale nie wszystkim przyjazny, bo nie od dzisiaj wiadomo, że podstawą dobrego interesu jest rozmowa. Byle konstruktywna. Tak jest również w zamówieniach publicznych. Komunikacja ma nawet swoje artykuły w ustawie Prawo zamówień publicznych, niemalże na poczesnym miejscu. Ustawodawca dopuszcza komunikację, pod warunkiem że będzie pisemna. Niemalże zawsze. Nie zawsze się da, ale cóż, Ustawodawca każe, Zamawiający musi. Nawet jeżeli się udusi. W komentarzach czyta się, że komunikacja służy do wymiany informacji. No niby tak, ale, jak zwykle nie byłoby to takie ciekawe, gdyby było proste i banalne. Dowiedz się więc, jak powinna wyglądać komunikacja zamawiajacego z wykonawcą!

Oczywistość zamówień, czyli kaligrafia

Banalność to jak zwykle pisemność tej komunikacji. Czyli albo klepiesz w klawiaturę, albo rozmawiasz. W zamówieniach publicznych połączenie tych dwóch czynności wzajemnie się wyklucza. Bo patrząc na treść ustawy Pzp, pisemność jest obowiązkowa, komunikacja też. A przecież komunikacja nie zawsze kojarzy się z rozmową, dialogiem, monologiem, tudzież ćwiczeniem narządu mowy, w jaki obdarowała nas natura. Komunikacja niektórym kojarzy się z podróżami, bo nie od dziś wiadomo, że komunikacja to także przemieszczanie się z jednego miejsca do drugiego. Czyli jedno słowo kilka znaczeń. Ale jest także powszechnie znana komunikacja niewerbalna, a to już wyższe loty w zakresie rozumienia mowy, która nie jest artykułowana dźwiękowo.

Komunikacja zamawiającego z wykonawcą w sposób niewerbalny została wyeliminowana z zamówień publicznych jednym słowem i nic się nie da z tym zrobić. To jedno słowo, które niczym maczeta rozłącza niektóre trwale zrośnięte elementy jednym ruchem, nazywa się „pisemność”. Tak, to pisemność pozbawiła komunikację niewerbalną funkcjonowania w zamówieniach publicznych. Niejako nałożyła obowiązek stosowania „twarzy pokerzysty” dla wykonawców. Co prawda pewne elementy tej gry karcianej nie są możliwe do wykorzystania, ale sam fakt, że pisemność w połączeniu z elektronizacją czynią składanie ofert tym samym co wymiana kart w pokerze. A nie zawsze wygrana jest możliwa do uzyskania od razu.

Dobre maniery w pisaniu, a komunikacja zamawiającego z wykonawcą

Kolejnym trudnym do opanowania działaniem jest niejako savoir-vivre w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Patrząc na to z boku, czytając różne opinie, wnioski, pytania, uwagi, można śmiało powiedzieć, że kultura komunikacji (obojętnie czy pisemnej, czy wokalnej) nie jest najwyższych lotów. Nie od dzisiaj wiadome jest, że w ustawie pytania są niejako wpisane w proces prowadzenia postępowania. I słusznie, gdyż nie zawsze Zamawiający ma aktualną, gruntowną, specjalistyczną, przestrzenną, techniczną wiedzę (teoretycznie powinien, ale teoria sobie a życie sobie). Czyli pytania, wnioski, są potrzebne.

Celowością zadawania pytań (dyplomatycznie nazwane w ustawie wnioskiem o wyjaśnienie treści… – długie i mało potrzebne) jest doprecyzowanie, czego Zamawiający oczekuje, zwrócenie uwagi, że rzeczy niemożliwe wykonawca robi „od ręki”, ale cudami się nie zajmuje. Albo widać taki błąd w samej procedurze udzielania zamówienia, że lepiej napisać szybko do zamawiającego, aby coś wykreślił, poprawił, dopisał, uwzględnił, bo się całe postępowanie wysypie (będzie do unieważnienia). Warto pochylić się nad niektórymi elementami przyszłej współpracy, aby nie było niedomówień.

Błądzić jest rzeczą ludzką

Często na prośbę zarówno zamawiających, jak i wykonawców czytam dokumenty zamówienia, aby wyeliminować błędy (u zamawiających) lub pomóc wykonawcom zrozumieć te określenia prawne w SWZ, które często nie idą w parze z Opisem przedmiotu zamówienia, czyniąc tym samych okropny chaos w postępowaniu. Z czystym sumieniem jestem gotowa przysiąc, że ilość błędów w postępowaniach jest przerażająca. Nie zawsze z winy Zamawiającego, ale niejako on – gospodarz postępowania jest narażony na większą ilość błędów, bo poniekąd odpowiada za przygotowanie (napisanie), przebieg, wybór najkorzystniejszej oferty, aż do podpisania umowy. No i jeżeli jeszcze jest odpowiedzialny za proces realizacji, który prowadził postępowanie, to już prawdziwa jazda bez trzymanki. Jak zatem komunikować się w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego? Najlepiej pisemnie. Zgodnie z informacjami wskazanymi w dokumentach zamówienia na odpowiedni adres e-mail. Wiadome jest, że najbezpieczniej jest przez platformę, na której prowadzone jest postępowanie. Wtedy wiadomo, że Zamawiający zareaguje, bo wiadomość nie trafi do tzw. spamu.

Luźne sugestie warte rozważenia – komunikacja zamawiającego z wykonawcą

Ostatnimi czasy zdarzyło mi się zadawać pytania do postępowania. Nie chodziło o opis przedmiotu zamówienia (nie moja działka), a do samej procedury, bo ilość sprzecznych informacji była tak duża, że niewprawiony wykonawca kompletnie by się pogubił. A przecież nie o to chodzi. Dla wykonawcy dokumenty zamówienia mają być jasne, precyzyjne, dokładne, czytelne a przede wszystkim zrozumiałe. Czyli nie można w SWZ pisać, że zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli nie zostanie zabezpieczona wadium, lub wadium zostanie wadliwie złożone (w tym po terminie składania ofert), skoro w dalszej części dokumentu wynika, że zamawiający nie żąda złożenia wadium (autentyk z SWZ), albo zamawiający odrzuci ofertę, która została złożona przez wykonawcę, który nie odbył wizji lokalnej, ale dalej czytając SWZ, dowiedziałam się, że zamawiający nie żąda odbycia wizji lokalnej.

Pisałam, że ustawa zawiera wszystko, co jest potrzebne potencjalnemu zamawiającemu do przygotowania dokumentów postępowania, ale obowiązkiem zamawiającego jest to wszystko tak napisać, aby miało ręce i nogi, bez ogona i rogów… Tu diabeł nie tkwi w szczegółach, jeżeli chodzi o informacje podstawowe. Ten diabeł od szczegółów pojawia się tylko w Opisie przedmiotu zamówienia. I bardzo często sposób, w jaki jest to opisane, może prowadzić do niezrozumienia toku myślenia zamawiającego. Zatem składanie wniosków o wyjaśnienie jest jak najbardziej zasadne. Już podaję przykład: dostawa jakiegoś urządzenia, gdzie zamawiający wskazuje minimalne parametry. I co się okazuje? Wykonawca składa wniosek o wyjaśnienie, że ten parametr jest niejako ograniczeniem konkurencji, bo tylko jedna firma produkuje takie urządzenie z takim parametrem.

W odpowiedzi na wniosek zamawiający przyjął inny sposób rozumowania tych minimalnych wartości. Wskazał wąski (bardzo) zakres, a oczekiwał, że potencjalny wykonawca wskaże szerszy. Jak to rozumieć? Zakres minimalny był przykładowo od 200 do 500. A urządzenia produkowano z parametrami od 160 do 5000. I wskazanie właśnie tych granicznych (szerszych) parametrów jest jak najbardziej prawidłowym określeniem, które spełnia wymagania wskazane przez Zamawiającego. Zamawiający postawił absolutne minimum, które ma każde urządzenie tego typu, rodzaju, przeznaczenia. A wskazanie szerszego (większego zbioru tego zakresu jest jak najbardziej prawidłowym działaniem po stronie wykonawcy. Czasami nadmiar obowiązków (ilość pracy) po obu stronach barykady i zbyt szybkie czytanie (znam z autopsji), wprowadza niepotrzebne odstępstwo od sposobu myślenia.

Dobre obyczaje w zamówieniach publicznych, czyli jak powinna wyglądać komunikacja zamawiającego z wykonawcą?

Kolejną sprawą jest etykieta w komunikacji. Wiadome jest, że nikt nie zwraca uwagi na estetykę, ale na litość boską, pewne podstawowe normy niech nadal będą zachowane. Mnie osobiście drażnią błędy techniczne w treści (bez „ą”, „ę”), gdzie właśnie ma to istotne znaczenie w czytaniu. Irytujące jest także powitanie typu: „Witam”. Zawsze w domyśle mam pytanie: kogo witasz? Mnie, koleżankę, mamę czy jeszcze kogoś. Proste określenia, proste przywitania są bardziej przyjazne, „dzień dobry” wystarczy, „szanowni państwo” także odgrywa swoją rolę w rozpoczęciu listu, czy osobowe niespersonalizowane „szanowna/y pani/panie”. To nie jest trudne, nie chcę sama czuć się jak trybik w maszynie, gdzie ktoś, pisząc do mnie wiadomość, zaczyna „witać”. Witaj sobie, kogo chcesz, kiedy chcesz, ale nie mnie! Okazanie odrobiny szacunku, jest także pokazaniem, że kontakt ma być rzeczowy, ale przyjazny. Konkretny, bez ukwiecenia i zbędnych słów.

Pytania – konstrukcja i treść

Jak zatem zadawać pytania, aby uzyskać odpowiedź, która niejako spełni oczekiwania pytającego? Zastosuję tu znaną od zawsze odpowiedź, która zakorzeniła się w zamówieniach publicznych: „TO ZALEŻY”. Nim rozpocznie się konstrukcję treści pytań, warto przeanalizować, jaka jest oczekiwana odpowiedź. I właśnie sposób udzielenia potencjalnej odpowiedzi powinno być początkiem formułowania pytania. Dziwne, ale niestety prawdziwe. Konstruując pytanie, warto wiedzieć, że są dwa rodzaje odpowiedzi, otwarte i zamknięte. Czyli jeżeli pytanie rozpoczyna się od słowa „czy?” nawet w domyśle, odpowiedź zawsze będzie zamknięta „tak/nie”. Ale pytanie otwarte, zmusza niejako zamawiającego do udzielenia odpowiedzi szerszej.

No, chyba że zamawiający nie zamierza pochylić się nad treścią pytania i udzieli odpowiedzi „zgodnie z SWZ”, albo podobnej. No to wtedy sposób dobrej komunikacji zamawiającego i wykonawcy jest tylko marzeniem, bo nie istnieje. A tak nie powinno być. Wiadomym jest, że wykonawcy nie czytają dokładnie całej dokumentacji postępowania (nie ma czasu). Potem są kwiatki, które zadziwiają nawet najtwardszych w bojach. Przykład? Bardzo proszę. Postępowanie na roboty budowlane, w których nie ma żadnych prac elektrycznych.

I co? I zamawiający żądał kierownika budowy z uprawnieniami elektrycznymi. Nikt tego nie wychwycił, nawet po wyborze oferty, i dalej nawet w trakcie podpisania umowy. Panika, szok, co z tym zrobić. A tu powinno być tak, przy założeniu, że taki błąd się pojawił, mimo że nie ma żadnego wpływu na przebieg postępowania, brakuje dokumentu, który był wymagany. Dodatkowo jak wyprostować zapisy umowy, które nie są zgodne z zapisami SWZ? To już działka prawników, którzy akceptują treść umowy przed publikacją. Niestety.

Po co pytania w zamówieniach?

Nie od dziś wiadomo, że wiele pytań, które zadają wykonawcy, nie zawsze mają na celu wyjaśnienie pewnych drobnych nieścisłości. Bardzo, ale to bardzo często, służą temu, aby wydłużyć termin składania ofert, bo pryncypał będzie nieobecny, a ofertę podpisać musi. Warto pamiętać, że pytania to komunikacja, a komunikacja jako rozmowa (pisemna, ale zawsze) jest elementem postępowania. Ważne jest, aby podejść do tych pytań profesjonalnie, mimo, że nie widać tej profesjonalności u wykonawcy. Przecież oni czytają to, co jest najistotniejsze. A nie to, co ma pomóc zamawiającemu. Przyznam, że ja właśnie do tej nielicznej grupy pytających należę, która indyczy się w zakresie proceduralnym. Przeczytałam wiele specyfikacji w życiu, umów też. Przestałam widzieć błędy techniczne. Ale nie przestanę widzieć błędów merytorycznych. Gdyż takie błędy (techniczne) poprawiam niejako automatycznie, ale merytoryczne wymagają poniekąd ingerencji obu stron. No i chęci.

Zrozumienie drugiej strony

Wiem, że przetargi, to czasami bardzo ciężki kawałek chleba. Dla obu stron. Zamawiający zawalony ilością postępowań jest narażony na błędy oraz samotnością w zmaganiu się z każdym kolejnym postępowaniem. Gdzie zwykły niepracujący człowiek w tym zawodzie nie ma zielonego pojęcia, na czym ta praca polega. Wg innych praca w przetargach jest łatwa, prosta i przyjemna, bo opiera się tylko na piciu hektolitrów kawy. No i patrzenia w komputer. Jak sroka w gnat. Wiem z doświadczenia, że tylko Ci wykonawcy, a raczej osoby przygotowujące ofertę dla wykonawcy mają pojęcie o papierologii stosowanej u zamawiającego. Ale reszta nie ma bladego pojęcia, ile dodatkowych dokumentów trzeba przygotować, ponumerować i wpisać w odpowiednie rejestry, aby ruszyć dalej.

A i jeszcze akceptacja wyższych stanowiskiem. Potwierdzeniem zabezpieczenia środków na realizację. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, a na to jeszcze przestrzeganie litery prawa i perfekcyjne umiejętności rozumienia aktów wykonawczych do jednej tylko ustawy. O protokole postępowania nie wspomnę, bo to kara (wg niektórych) za niepopełnione błędy. A dla innych czysta frajda, bo mogą skontrolować samych siebie, albo uwielbiają prowadzić pamiętniki i pieczołowicie wypełniają każdą linijkę w dokumencie protokołu postępowania.

Harmonia i relaks

Komunikacja często okazuje się kulą u nogi zamawiającego. Taki słyszałam argument. Bo wydłuża czas postępowania, bo trzeba na to odpowiedzieć, w określonym terminie. A nie zawsze osoby odpowiedzialne za pewien wycinek tego postępowania są dostępne, aby udzielić odpowiedzi. Rośnie ciśnienie, narasta ból głowy, i jak pisałam w artykule na temat Work Life Balance w zamówieniach publicznych, pewne elementy są nie do pogodzenia. Ale warto szukać pozytywnych argumentów w pytaniach, które wpływają od wykonawców. Bo może faktycznie coś przeoczyłam, o czymś zapomniałam, albo nie zauważyłam zmianę prawa i te zapisy są już nieaktualne?

Po drugie zadawanie pytań to czas, aby z dystansem podejść do postępowania. Znaleźć inny cel zadawania tych pytań, bo nierzadko ratują postępowanie. A gdyby tak przyjacielsko spojrzeć na zamówienie, że ma jakiś swój ukryty cel. Oprócz należytej realizacji. Zacieśnienie wzajemnej relacji, nawet tej teoretycznie niewerbalnej, która nie funkcjonuje w zamówieniach publicznych. No aż prosi się o podanie przykładu albo dwóch. Tworzenie dokumentów przez Zamawiającego wymaga pracy. A podobny zakres prac jest do wykonania przez Wykonawcę. I czy nie będzie łatwiej badać oferty, która jest przejrzysta, bez niepotrzebnych kropek, linijek, rozjechanych tabelek? Oczywiście, że tak.

Co mnie wkurza?

Wkurzające są np. pojedyncze pliki, które z osobna w niektórych weryfikatorach należy sprawdzać (podpisy elektroniczne). Osobiście prawie wyrzuciłam komputer, jak miałam walidować ponad 40 plików jednego wykonawcy, w zakresie podpisów elektronicznych. I co mnie najbardziej zdziwiło? Jeden plik. W tym pliku była jedna strona. Podpisana podpisem kwalifikowanym. A na tej jednej stronie był spis treści wszystkich dokumentów, jakie złożył wykonawca. Kiedy złość mi przeszła, zastanawiałam się, czy to brak umiejętności po stronie wykonawcy w łączeniu plików, czy czysta złośliwość. Bo wykonawca nie wie, że niektóre programy do sprawdzania podpisów elektronicznych nie pozwalają sprawdzić kilku, kilkunastu plików jednocześnie, tylko pojedynczo. Uff, wyżaliłam się.

Kolejny przykład to umiejętność przyznania się do własnych błędów. Tylko że warto pamiętać, nie myli się lub nie popełnia błędów ten, kto nic nie robi, a zwrócenie uwagi na te błędy, pozwoli w przyszłości uniknąć ich ponownego popełnienia. Wyobraźcie sobie dwa ołówki, jeden natemperowany z idealnym zakończeniem czubka, niemal tak ostrym, jak igła. A obok stoi taki wypisany, gdzie prawie nie można nim pisać, bo wkład węglowy zużyty niemalże w całości. Który z nich prezentuje się bardziej? No ten naostrzony. Ale to ten bez czubka wykonał pewnie kawał dobrej roboty. Bo pracował. Nie ma znaczenia jak długo i nad czym, ale pracował. Czy był ścierany gumką? Zapewne, ale teraz po skończonej pracy jego wygląd wymaga po prostu lekkiej korekty. Ot i tyle.

Ludzkie oblicze w zamówieniach publicznych

A na koniec mam jedną prośbę. Bądźmy empatyczni i wyrozumiali. Róbmy tak, aby oferta przygotowywana dla nas przez Wykonawców nie wymagała wiele pracy. Niech będzie czytelna, z wypełnionymi wszystkimi wymaganymi informacjami. Niech komunikacja będzie przyjemnością, a nie przykrym obowiązkiem. Bo zamówienia publiczne są fajne! Prawda?

_________________

SPRAWDŹ szkolenia opracowane na podstawie ProcurCompEU, a w tym KURS Z ENOTICES2! Wejdź na przetargOS.pl i ciesz się wiedzą zgodną z Europejskimi Ramami Kompetencji! 👇