Zastanawiasz się, czy można zawrzeć taki dokument, jak umowa o wartości do 130.000 złotych netto, na czas nieoznaczony? Poniżej Malwina Wiśniewska rozprawia się z tym tematem!
Ustawa z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwana dalej „ustawa PZP”) w art. 434 ust. 1 stanowi, że „umowę zawiera się na czas oznaczony”. Art. 435 ustawy PZP wskazuje zamknięty katalog umów o zamówienie publiczne, które mogą być zawarte na czas nieoznaczony. Oznacza to, że w przypadku, gdy umowy o zamówienie publiczne są spoza tego katalogu, muszą być zawarte na czas oznaczony z uwzględnieniem art. 434 ust. 2 ustawy PZP tj. „Zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi Zamawiającego, lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty”.
A co, jeśli w grę wchodzi umowa do 130.000 złotych netto?
Do zamówień o wartości nieprzekraczających 130 000 złotych netto (zwane też zamówieniami bagatelnymi) nie stosuje się przepisów ustawy PZP – z wyłączeniem szacowania wartości zamówienia. Oznacza to, że teoretycznie można zawrzeć umowę o zamówienie publiczne nieprzekraczającą 130 000 złotych netto na czas nieoznaczony, ale w praktyce wygląda to inaczej. Dlaczego?
1. Jak już wspomniałam wcześniej w jednym z felietonów pn. „Zamówienia do 130 000 złotych – czy aby na pewno nie stosujemy przy nich ustawy PZP?” ustalono, że w przypadku zamówień do 130 000 zł netto każdy Zamawiający z sektora finansów publicznych zobowiązany jest do stosowania Rozdziału 5 ustawy PZP. To oznacza, że zgodnie z art. 28 ustawy PZP należy przy szacowaniu wartości zamówienia przyjąć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. W przypadku zawarcia umowy w progu bagatelności na czas nieoznaczony wywieść należy, że taka umowa po upływie pewnego czasu przybierze wartość (sumę) przekraczającą próg 130 000 zł netto. Zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozdziału 5 ustawy PZP wywnioskować można, że w przypadku dostaw lub usług powtarzających się, lub ulegających wznowieniu wartość zamówienia Zamawiający szacuje na przestrzeni 12 miesięcy. Większość Zamawiających uważa, że jeżeli w okresie 12 miesięcy nie wydatkują w danej grupie zamówienia kwoty przekraczającej próg bagatelności to można zawrzeć umowę na czas nieoznaczony. To oznacza, że szacunkowa wartość zamówienia ustalona na przestrzeni 12 miesięcy powinna zostać przemnożona przez ilość lat, na jaki miałaby zostać zawarta umowa. Chociaż trudno mówić o określonej liczbie lat, skoro miałaby być to umowa na czas nieoznaczony, ale z pewnością zachowując zasadę wynikającą z art. 28 ustawy PZP Zamawiający doszedłby do określonej liczby lat, która wskazywałaby przekroczony limit 130 000 złotych netto.
2. Każdy Zamawiający z sektora finansów publicznych musi przestrzegać art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zwana dalej u.o.f.p.), który stanowi, że środki publiczne powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach z wcześniej zaciągniętych zobowiazań.
Powyższa zasada wynika również z orzecznictwa KIO np. KIO 94/13 z dnia 30 stycznia 2013 r. w którym Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że „dla zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 14 000 euro – obecnie 130 000 złotych netto- ustawodawca zrezygnował z obowiązku stosowania ustawy PZP przez Zamawiających, wymagając wyłącznie – zdaniem Izby-, aby przy wydatkowaniu środków publicznych, Zamawiający przestrzegali zasad wynikających z przepisów o finansach publicznych, w tym art. 44 ust. 3 u.o.f.p.”.
Zawierając umowę o progu nieprzekraczającym 130 000 złotych netto na czas nieoznaczony Zamawiający nie jest w stanie wykazać, że tak zawarta umowa prowadzi do wydatkowania środków publicznych w sposób:
1) celowy – oznacza, że dany wydatek jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania danej instytucji lub jest niezbędny do wykonania ustawowych lub statutowych celów dla jakich dana jednostka została utworzona lub powołana,
2) oszczędny – co do zasady oznacza, że zakup ma być dokonany za niską cenę, ale przy zachowaniu odpowiedniej jakości tj. uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów,
3) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – oznacza, że w ramach posiadanych środków publicznych na dany cel Zamawiający ma uzyskać bardzo dobry efekt tj. produkt, usługę, robotę. Jako to zrobić? Jest wiele możliwości uzyskania oczekiwanego rezultatu za przeznaczony na ten cel budżet m.in. prawidłowo przygotowany opis przedmiotu zamówienia i umowa, stosowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert np. jakość, doświadczenie personelu, a także stosowanie negocjacji ceny oferty w sposób zachowujący uczciwą konkurencję i równe traktowanie Wykonawców,
4) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów – niniejszy czynnik ma wpływ na uzyskanie określonego efektu w stosunku do posiadanych środków finansowych. Oznacza to, że przed wszczęciem postępowania np. w trybie określonym wewnętrznym regulaminem, a w przypadku jego braku przed wyborem Wykonawcy danej roboty, dostawy lub usługi należy przeanalizować, co będzie dla Zamawiającego najlepsze. To może przełożyć się na postawieniu też Wykonawcy w bardziej komfortowej sytuacji, a to tylko dlatego, aby zachować równowagę ekonomiczną stron, a także, aby wykonać dane zamówienie w sposób prawidłowy i w terminie. To oznacza, że Zamawiający może zastosować w postępowaniu regulaminowym zaliczkowanie, płatności częściowe, szeroki katalog zmian do umowy, możliwe opcje. Innym przykładem będzie np. dobór procedury wyłonienia Wykonawcy, zastosowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert, negocjacje nie tylko cenowe, ale też jakościowe np. długość gwarancji, serwis itp. Ważnym też czynnikiem, który przełoży się na efekt jest plan zamówień publicznych w tym, tych podprogowych, gdyż w jednostkach jest ich najwięcej. Planowanie zamówień publicznych pozwala na ustalenie tożsamych grup zakupowych, a także na zachowanie planowanych terminów (zasada terminowej realizacji zadań). Dobrym sposobem na rozpisanie tych przemyśleń może być analiza potrzeb i wymagań, która może być przygotowana na podstawie art. 83 ust. 2 ustawy PZP.
Umowy ograniczone czasookresem gwarantują dostosowanie przedmiotu zamówienia do potrzeb Zamawiającego, zmieniającego się rynku i przepisów prawnych, a przede wszystkim Zamawiający uniknie zarzutu kontroli, co do gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
___________________________________________
Zakupy do 130 000 złotych zrobisz na PLATFORMIEzakupowej.pl! Zapisz się na szkolenie, podczas którego udostępniamy konto do ćwiczeń i wspólnie przygotowujemy przykładowe postępowanie!
