Zastosowanie regulaminu do 130 000 zł w dostawach żywienia w szkołach i przedszkolach

Zastosowanie regulaminu do 130 000 zł w dostawach żywienia w szkołach i przedszkolach – jak to ugryźć? Na to pytanie odpowiada Ewa Biolik, dzieląc się swoim doświadczeniem!

W dzisiejszych czasach zawód Intendenta w placówce publicznej, której obowiązkiem jest zapewnienie żywienia swoim uczniom oraz podopiecznych, to nie lada wyzwanie. Czasy sympatycznej Pani „Krysi”, która z wózeczkiem na kółkach szła z uśmiechem na ustach do lokalnego spożywczaka lub targowisko po zakupy na szkolny, lub przedszkolny obiad, już dawno minęły. Odkąd weszła w życie ustawa Prawo Zamówień Publicznych, większość osób zajmujących przez wiele lat stanowiska Intendenta, zrezygnowała z tej posady świadomie, bojąc się konsekwencji braku prawidłowego podejścia do zakupów żywienia oraz zrozumienia sensu w/w ustawy, która w ich mniemaniu stoi w sprzeczności z wypracowanymi zasadami lokalnego zaopatrzenia w świeże i tanie produkty.

Teraźniejszy Intendent odczuwa ciągłe naciski ze strony kierownictwa, organu prowadzącego oraz kontrolujących, które często stają w sprzeczności z logiką oraz zdrowym rozsądkiem. Musi być smacznie i zdrowo a do tego tanio i bez żadnych uwag ze strony rodziców! Jak przeprowadzić taką procedurę dostaw żywienia na cały rok szkolny bez żadnego potknięcia? Otóż jest to możliwe pod jednym warunkiem, nie dać się zwariować własnym lękom, które biorą się przede wszystkim z braku wiedzy oraz odpowiednich szkoleń ze stosowania wdrożonego przez Dyrektora placówki REGULAMINU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH na dostawę produktów żywnościowych o wartości zamówienia poniżej 130.000 zł netto, który dla każdego Intendenta powinien być biblią.

Czy taki diabeł straszny jak go malują? Otóż nie musi tak być, pod warunkiem że taki regulamin pomaga w codziennej pracy, a nie szkodzi. Ideą tego dokumentu powinno być usystematyzowanie procesu dostaw produktów żywnościowych we własnej placówce. To wszystko wraz z dokładnym opisem procedur, które może stosować Kierownik Zamawiającego, czyli Dyrektor placówki oświatowej. Cel? Przestrzegać zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania Wykonawców, przejrzystości i proporcjonalności, racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, oraz optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

Regulamin do 130 000 zł w szkołach i przedszkolach

Za przestrzeganie zapisów Regulaminu odpowiedzialny jest Kierownik Zamawiającego i Pracownik merytoryczny – czyli nie kto inny jak Ty Intendencie! Więc powinieneś ten dokument znać niemalże na pamięć, aby móc się w nim sprawnie poruszać. Przede wszystkim nie możesz się go bać, bo strach jest najgorszym doradcą w każdym zawodzie a tam, gdzie o przekroczenie dyscypliny finansów publicznych nie jest trudno, powinieneś być czujny w szczególności.

Dlaczego ów regulamin jest tak ważny? Bo stanowi bazę dla prawidłowego szacowania wartości zamówienia, według tych grup produktów, które nie są tożsame. Pieczywo to nie to samo co nabiał, a warzywa to co innego niż mięso. Jeżeli zatem szacowana wartość odrębnego zamówienia dla danej grupy produktów nie przekroczy kwoty 130 000 zł, do udzielenia zamówienia na produkty spożywcze w danej grupie, przepisy ustawy Pzp nie będą miały zastosowania. Czyli dla takich dostaw będzie miał zastosowanie wewnętrzny regulamin placówki, co jest nie lada ułatwieniem w porównaniu z postępowaniem prowadzonym na podstawie ustawy Pzp. Więc jeśli jesteś tym szczęściarzem, który może sobie pozwolić na zastosowanie wewnętrznego regulaminu, ponieważ oszacowałeś z należytą starannością, że w całym roku budżetowym w danej grupie (np. pieczywo) nie przekroczysz kwoty 130 000 zł netto, jesteś wolnym człowiekiem i śpisz spokojniej!

Duże placówki z większą ilością dzieci, pewnie marzą o takiej możliwości, niestety nie ominie ich pewnie przeprowadzenie postępowania ustawowego. Istotnym kryterium decydującym o tym, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy z kilkoma odrębnymi, będzie dostępność produktów u jednego dostawcy. Nie bierzemy pod uwagę ogromnych hipermarketów, w których możemy się zaopatrzyć kompleksowo, tylko dostawców, którzy w swojej ofercie proponują poszczególne asortymenty. Piekarze nie będą chcieć dostarczać produktów mięsnych i odwrotnie.

Przykładowy podział na poszczególne grupy artykułów żywnościowych można zaproponować w sposób następujący:
1. Mięso,
2. Wędliny,
3. Ryby i mrożonki
4. Nabiał,
5. Warzywa i owoce,
6. Pieczywo,
7. Artykuły pozostałe (mąki, kasze, oleje itp.)

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych

W powyższym kontekście należy także zwrócić uwagę na wytyczne w zakresie prawidłowego szacowania wartości zamówień i zakazu dzielenia ich na części zawarte w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych. W art. 5 ust. 9 ww. Dyrektywy wskazano, że w przypadku gdy proponowane nabycie podobnych dostaw może prowadzić do udzielenia zamówień w formie odrębnych części, na potrzeby ustalenia, czy wartość dostaw przekracza próg stosowania dyrektywy, uwzględnia się całkowitą szacunkową wartość wszystkich tych części, zaś w przypadku gdy łączna wartość części jest na poziomie lub powyżej progu określonego w art. 4, przepisy dyrektywy stosuje się do udzielenia każdej z części zamówienia.

Z powyższego wynika, iż dyrektywa kładzie nacisk na etap planowania dostawy oraz podobieństwo przedmiotu zamówienia. Oznacza to, że decydującym kryterium oceny obowiązku łącznego szacowania wartości zamówienia w przypadku dostaw jest obiektywna możliwość zaplanowania udzielenia zamówień w określonym czasie oraz podobieństwo przedmiotowe. Powyższy zaproponowany podział na poszczególne grupy produktów może się okazać zgodny tą Dyrektywą oraz z opinią zawartą w Informatorze Urzędu Zamówień Publicznych nr 8/2013 w przedmiocie zasad szacowania wartości zamówienia na zakup produktów spożywczych, zgodnie z którą podstawowym kryterium decydującym o tym czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy z kilkoma odrębnymi, będzie dostępność produktów u jednego dostawcy. Powyższej oceny zamawiający powinien dokonywać z uwzględnieniem podziału, jaki w sposób naturalny istnieje na rynku artykułów spożywczych, tzn. co do zasady odrębne podmioty dostarczają pieczywo, warzywa i owoce, mięso i wędliny, nabiał i pozostałe artykuły spożywcze.

Zastosowanie regulaminu do 130 000 zł

Jeżeli wartość odrębnego zamówienia nie przekracza kwoty 130 000 złotych, do jego udzielenia przepisy ustawy Pzp nie będą miały zastosowania. Niestety w praktyce kontrolujący jednostki budżetowe nie do końca podzielają stanowisko UZP. Budzi ono w nich wątpliwość prawidłowego oszacowania wartości zamówienia, zbliżając się do niebezpiecznego zarzutu celowego podziału zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania ustawy Pzp. Otóż drodzy kontrolerzy, jeśli szacowanie wartości zamówienia odbyło się z należytą starannością dla każdej poszczególnej grupy produktów, taki zarzut jest bezzasadny.

Podział zamówienia na poszczególne grupy produktów umożliwia piekarzowi złożenie swojej oferty wyłącznie na pieczywo, a masarni wyłącznie na mięso. Stosując wewnętrzny regulamin na dostawę żywienia w podziale na grupy, Zamawiający nie zabrania i nie ogranicza dużej hurtowni spożywczej złożyć swojej oferty na wszystkie grupy produktów. Daje on za to możliwość mniejszym Wykonawcom, zwiększając tym samym on konkurencyjność, ponieważ mniejsze podmioty często nie mają szans z dużym koncernem działającym na rynku hurtowym.

Planowanie udzielania zamówień na dostawy produktów żywnościowych jest wyzwaniem dla Intendenta, dlatego szanuję osoby, które podejmują się tego stanowiska i nie boją się wyzwań, jakie niesie codzienność w tej pracy. Dobra znajomość przepisów oraz własnych wdrożonych regulaminów pozwala na sprawne poruszanie się w świecie dostaw produktów żywieniowych bez lęku i obawy, że ktoś może zarzucić nieprawidłowość działania. Nikt nie jest nieomylny, jednak ciągłe podnoszenie swoich własnych kwalifikacji, szkolenia, webinaria, które nieraz są bezpłatne, wymagają tylko dobrych chęci i własnej inicjatywy a dają fundament do prawidłowego zrozumienia istoty zamówień publicznych.

W mojej pracy w jednostce budżetowej zajmującej się edukacją często słyszę, że my w dziale zamówień to tylko siedzimy za biurkiem i wymyślamy szkołom regulaminy ;). Chciałabym dożyć chwili, w której usłyszę: Dziękuję, że mogę stosować regulamin! Nikt nie zrozumie pracy zamówieniowca, póki sam się nie przekona, z czym borykamy się na co dzień. Nasza praca nie jest tylko wymyślaniem „niepotrzebnych rozwiązań”, ale stanowi szereg różnych czynności jakie dale praca w jednostkach budżetowych przy ciągłych brakach kadrowych i nieustających „udogodnieniach” dla Zamawiających i zmianach przepisów. Dziękuję serdecznie za uwagę i wszystkie nieświadome błędy biorę na swoje barki!