Sprzeczne wyroki KIO dotyczące platform zakupowych w dobie elektronizacji ZP.

Dziś na tapetę weźmiemy dwa ważne wyroki KIO: KIO 1748/19 oraz KIO 2396/19. Dlaczego akurat te wyroki? Ponieważ są to dwa wyroki, wydawałoby się sprzeczne, w których w jednym wygrał Wykonawca, a w drugim Zamawiający.

Na początku postawmy sobie kilka pytań, na które odpowiem w dalszej części:

1. Czy dla Zamawiającego istotne jest, aby używany przez niego system do elektronizacji przetargów był niezawodny?
2. Czy w ww. wyrokach zawinił system?
3. Nawet jeżeli zawinił system, to czy problem leży po stronie operatora platformy? Czy Zamawiającego?
4. Jak można zdarzeniom opisanym w wyrokach zaradzić?

Jeżeli ktoś na pierwsze pytanie odpowiedział “nie”, to oczywiście czytanie dalszej części artykułu nie ma sensu. Pytanie pierwsze było retoryczne, natomiast pytania drugie i trzecie są już, w mojej ocenie, bardzo istotne. Pierwsze ma sens o tyle, że skoro niezawodność systemu jest taka ważna, to dlaczego większość Zamawiających próbuje wybrać system poprzez cenę 100%? Nie twierdzę, że trzeba wybierać najdrożej (to nie zawsze jest gwarancja najwyżej jakości), ale racjonalnie. Warto o tym pomyśleć, ponieważ kupując coś w chmurze, a większość systemów do obsługi zamówień jest w chmurze, kupujemy usługę z systemem, a nie sam system.

Aby udzielić odpowiedzi na drugie pytanie, posłużę się dwoma fragmentami wyroków KIO

KIO 1748/19, poniżej fragment uzasadnienia:

“Izba nie przychyliła się do stanowiska Zamawiającego, który stwierdził, że wykonawca powinien monitorować tok postępowania logując się na platformę bez względu na otrzymywane powiadomienia lub ich brak. Izba uznała, biorąc pod uwagę sposób działania platformy, tj. system wysyłania powiadomień na podane przez wykonawcę adresy poczty elektronicznej, że nie można wyciągać wobec wykonawcy konsekwencji z tytułu zaniechania poszukiwania aktywności Zamawiającego na platformie w sytuacji, gdy wykonawca nie otrzymał powiadomień o takiej aktywności. Należy zauważyć, że system powiadomień został utworzony właśnie po to, aby nie było konieczne nieustanne monitorowanie czy na platformie pojawiła się jakakolwiek korespondencja.”

KIO 2396/19, poniżej fragment uzasadnienia:

“W trakcie postępowania doszło do sytuacji, w której sposób funkcjonowania zastosowanych przez Zamawiającego narzędzi i urządzeń wykorzystywanych do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne spowodowały, że Odwołującemu nie zostały skutecznie doręczone wezwania wysłane przez Zamawiającego przez Platformę (wezwanie z dnia 11 października 2019 r. oraz z dnia 24 października 2019 r.). Powiadomienia, które otrzymał Odwołujący przez Platformę, po przekierowaniu, nie prowadziły do miejsca, w którym znajdowały się dokumenty związane z postępowaniem, stąd Odwołujący nie posiadał wiedzy o wpływających wezwaniach od Zamawiającego, w czasie umożliwiającym odpowiednią reakcję. Platforma stworzona na zlecenie Zamawiającego, nie była jednoznaczna w obsłudze.”

Po przeanalizowaniu obu fragmentów, odpowiedź brzmi jednoznacznie: “tak”, choć wyroki są różne, gdyż pierwszy zakończył się przegraną Zamawiającego, a drugi przegraną Wykonawcy. Wg mnie nie powinno być tak, że winę z tytułu źle przeprowadzonej elektronizacji ponosi Wykonawca. Jeżeli będziemy w ten sposób karać Wykonawców, to niedługo w zakresie średniej ilości ofert (czytaj więcej) nie będziemy mieli się z kim ścigać, gdyż będziemy niechlubnie na końcu i daleko nam będzie do przedostatniego w klasyfikacji.

Pozostaje nam odpowiedź na trzecie pytanie, czyli: “Nawet jeżeli zawinił system, to czy to problem operatora platformy czy Zamawiającego?”

Zgodnie z obowiązującym prawem za błędy systemu odpowiada Zamawiający, a nie operator platformy. Dopiero na drodze k.c. i podpisanej umowy Zamawiający może żądać rekompensaty za wyrządzone straty od operatora platformy zakupowej.

Znalazło to już potwierdzenie w wyroku KIO 2603/19:

“… to gospodarz postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a nie operator platformy, odpowiada za prawidłowy w świetle przepisów ustawy Pzp przebieg postępowania. Tym samym jeśli w wyniku przeprowadzonych czynności wyjaśniających okaże się, iż brak możliwości złożenia oferty spowodowany był problemami technicznymi w infrastrukturze informatycznej zamawiającego, zamawiający zobowiązany jest do rozważenia zaistnienia przesłanek unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.”

Pozostaje ostatnie pytanie, czyli: “Jak można problemom opisanym w tych wyrokach zaradzić?”

Przede wszystkim należy zauważyć, że nie ma na świecie systemów niepodatnych na awarie. Są tylko takie, które minimalizują skutki awarii i takie, które o tym nie myślą. 

Na wstępie należy zadbać o prostotę w komunikacji, czyli jeden mail, a w nim jeden link do odczytywanie wiadomości i odpowiedzi na nie, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności (np. logowania). Zdaję sobie sprawę, że nie jest to łatwe, do perfekcji dochodzi się latami. Niemniej jednak nie ma innej drogi jak prostota! Warto dodać, że czym innym jest prostota, a czym innym prostactwo. Aby zaprojektować coś dobrego i funkcjonalnego należy się mocno napocić, a aby stworzyć coś prostego i mało spójnego, nie potrzeba specjalnie pobudzać szarych komórek. 

Dodatkowo zadbaliśmy, aby dawać informację zwrotną naszym Klientom. Zamawiający wysyłając komunikat do Wykonawcy z platformazakupowa.pl, zgodnie z poniższym rysunkiem, ma informacje o datach:

• wysłania wiadomości.
• odczytania wiadomości przez Wykonawcę, a nawet
• niezależny raport od zewnętrznego operatora poczty e-mail, czy wiadomość dotarła na serwer adresata i czy nie było np. odbicia od serwera (błędny adres e-mail, przepełniona skrzynka, etc.)

Mając te trzy informacje, jako Zamawiający możemy zareagować, nawet jeżeli system implikowałby błędy. Ważna jest bowiem transparentność procesu. Liderem rynku, z największą ilością wdrożeń w Polsce, nie zostaliśmy przez przypadek, tylko poprzez systematyczną i ciężką pracę. To dzięki naszym Klientom obecnie znaczna część wdrożeń to polecenia naszych usług, za co serdecznie dziękujemy. Nie mamy prowizji w Sprzedaży, tak by nikt z nas nie pracował po to, aby sprzedać i zarobić. Mamy pracować, aby pomagać i wypełniać naszą misję dot. elektronizacji.  My nie sprzedajemy naszych usług, tylko mamy misję, by pomagać zarówno Zamawiającym, jak i Wykonawcom przejść przez ten trudny dla wszystkich okres. Jeden z członków zespołu Adam przyjechał od Klienta z bardzo pozytywnymi emocjami i powiedział, że został nazwany “aniołem stróżem w terenie”. Takie słowa bardzo dużo dla nas znaczą i dają motywację, aby dawać z siebie więcej. Zapytaj swojego Zamawiającego, który już korzysta z naszych usług (sprawdź), co o nas sądzi? Sprawdź wyroki KIO i zobacz, że nie znajdziesz tam naszej platformy.

Ktoś powie, że go nie stać, że nie ma budżetu. A stać Cię na płacenie min. 15000 zł za przegraną sprawę w KIO? To często znacznie mniej niż roczny abonament na nasze usługi, gdyż:

• mały Zamawiający do 10 przetargów i 1 mln netto zakupów art. 4 ust. 8 płaci za kompleksowy system ok. 4 tys. zł brutto rocznie,
• średni Zamawiający do 30 przetargów i 5 mln zakupów art. 4 ust. 8 płaci ok. 11 tys. zł brutto rocznie,
• duży Zamawiający ok 100 przetargów i 10 mln z zakupów art. 4 ust. 8 płaci ok. 22 tys. zł brutto rocznie.

Często system może się zwrócić już po jednym wyroku. Poza tym system może generować oszczędności w zakresie zakupów art. 4 ust. 8 (czytaj więcej), a i przetargi zyskują na efektywności (czytaj więcej). W cenie usługi ma się zapewnione 5 lat archiwum (nawet w przypadku zrezygnowania z usług w kolejnych latach), nielimitowaną przestrzeń serwerową, administrację systemu, licencję i dedykowane wsparcie opiekuna oraz zespołu odpowiedzialnego za efektywne wdrożenie (link do wyceny),

Jak dotąd ten proces trwał najkrócej kilka godzin, a najdłużej 25 dni. Było to przy realizacji umowy z Wojskiem, którą podpisaliśmy 5 grudnia 2019, a 30 grudnia 2019 była już przeszkolona ostatnia z 71 jednostek. Warto zaznaczyć, że każda jednostka miała szkolenie stacjonarne. Nasz zespół trenerów jest na tyle rozbudowany, że w każdej chwili jesteśmy w stanie Państwa przeszkolić, spotkać się, a także udzielić konsultacji.

To naprawdę nie jest trudne, a jeżeli masz wątpliwości, umowę możesz podpisać na jedno postępowanie. Gdy spodoba Ci się nasze podejście do współpracy i jakość obsługi, umowę możesz rozszerzyć. Jesteśmy przekonani, że Ci się spodoba, tylko daj nam szansę, aby poczuć różnicę.  

Chcesz się dowiedzieć więcej o portalu e-Usług platformazakupowa.pl? Skontaktuj się z nami!

Życzymy udanych elektronizacji!