Prawo zamówień publicznych to zbiór przepisów regulujących zakupy towarów, usług i robót budowlanych przez podmioty publiczne. To dynamicznie zmieniające się obszar prawa wymaga ciągłego monitorowania i dostosowywania się do zmieniających się warunków. Jednym z kluczowych elementów procesu zamówień publicznych są konsultacje rynkowe, które pomagają w ocenie możliwości dostępnych na rynku oraz w określeniu specyfikacji technicznej zamówienia. Czy jednak każdy wie, jak je przeprowadzić i dlaczego warto to robić?

Co to są konsultacje rynkowe?

Konsultacje rynkowe to forma dialogu między zamawiającym a potencjalnymi wykonawcami, które mają na celu zrozumienie specyfiki rynku i dostępnych na nim rozwiązań. W ramach konsultacji zamawiający może zapytać o dostępne technologie, innowacyjne rozwiązania, czy dostępność towarów, czy usług na rynku.

Jak przeprowadzić konsultacje rynkowe?

Przeprowadzenie skutecznych konsultacji rynkowych wymaga przestrzegania kilku kluczowych kroków:

1. Określenie celu konsultacji: Przed przystąpieniem do konsultacji, zamawiający powinien zdefiniować, czego oczekuje od przyszłego zamówienia i jakie informacje są mu potrzebne.
2. Wybór formy konsultacji: Konsultacje rynkowe mogą być przeprowadzane w różnej formie, w zależności od specyfiki zamówienia i potrzeb zamawiającego. Może to być spotkanie bezpośrednie, wideokonferencja, ankieta internetowa lub zapytanie o informacje (RFI). 

Posiadając platformazakupowa.pl gorąco polecamy zastosowanie zapytania o informacje, a szczegóły na ten temat znajdą Państwo w kompetencji 10 oraz 11 na przetargos.pl oraz w odcinku na naszym kanale YouTube: Dobra KOMUNIKACJA z Wykonawcą to KLUCZ do skutecznej ANALIZY potrzeb i wymagań! Pamiętaj o subskrypcji kanału PRZETARGowa na YouTube! 👇

3. Komunikacja z rynkiem: Konsultacje rynkowe powinny być przeprowadzane w sposób otwarty i transparentny. Zamawiający powinien zapewnić równe szanse wszystkim potencjalnym wykonawcom i unikać faworyzowania konkretnych dostawców.
4. Analiza i ocena informacji: Po zebraniu informacji, zamawiający powinien dokonać ich analizy i oceny, która pomaga w opracowaniu optymalnych warunków przetargu.

Dlaczego warto przeprowadzać konsultacje rynkowe?

Przeprowadzenie konsultacji rynkowych ma wiele zalet. Przede wszystkim, pomaga zamawiającemu zrozumieć rynek i dostępne na nim rozwiązania. Pozwala to na lepsze dostosowanie specyfikacji technicznej do rzeczywistych możliwości rynkowych, co z kolei zwykle prowadzi do większej konkurencyjności i efektywności przetargu.

Dodatkowo konsultacje rynkowe mogą służyć identyfikacji potencjalnych ryzyk i wyzwań (np. weryfikacja analizy potrzeb), co pozwala na ich wczesne zidentyfikowanie i zaradzenie. Mogą również stanowić podstawę do identyfikacji i zastosowania innowacyjnych rozwiązań, które zwiększają wartość zamówienia dla zamawiającego.

Kolejnym argumentem przemawiającym za przeprowadzaniem konsultacji rynkowych jest fakt, że pozwala to na budowanie relacji z potencjalnymi wykonawcami, co może przyczynić się do podniesienia jakości ofert i efektywności procesu przetargowego.

Wreszcie, konsultacje rynkowe to również okazja do promocji przyszłego zamówienia i zwiększenia jego widoczności na rynku, co może przyciągnąć więcej potencjalnych wykonawców i zwiększyć konkurencję.

Podsumowanie

Prawo zamówień publicznych to obszar wymagający specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Konsultacje rynkowe to jedno z narzędzi, które mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu procesem przetargowym. Pomimo pewnego nakładu czasu i pracy, korzyści wynikające z przeprowadzania konsultacji rynkowych zdecydowanie przeważają nad potencjalnymi kosztami. Dzięki nim zamawiający może lepiej zrozumieć rynek, identyfikować potencjalne ryzyka i korzystać z dostępnych innowacji, co z kolei przyczynia się do zwiększenia efektywności i wartości przetargu.

Jeżeli posiadasz platformazakupowa.pl, a nie potrafisz tego trybu koniecznie skorzystaj z platformy szkoleniowej przetargos.pl! Dostarczymy Ci niezbędnej wiedzy jak efektywnie skorzystać z tego trybu na platformie!

WIĘCEJ o konsultacjach rynkowych dowiesz się z kursu na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇

8 dobrych praktyk, aby wygrać zlecenie w zamówieniach publicznych

Zamówienia publiczne są to procesy, w których instytucje publiczne kupują towary, usługi lub roboty budowlane od firm prywatnych. W Polsce, przepisy regulujące te procesy są określone w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Jednak istnieją pewne zamówienia, które są poniżej progu ustalonego w ustawie, a więc nie muszą podlegać tym regulacjom. Zamiast tego, są one prowadzone zgodnie z regulaminem konkretnej jednostki.

W przypadku tych „zakupów regulaminowych”, istnieje wiele dobrych praktyk, które mogą pomóc firmom skutecznie składać oferty. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.

1. Zrozumieć potrzebę 

Zanim zaczniesz tworzyć ofertę, dobrze jest zrozumieć, na co dokładnie zwraca uwagę instytucja, która publikuje zapytanie ofertowe. Czy są to ceny, jakość produktów czy usług, doświadczenie firmy, referencje czy może termin realizacji? Zrozumienie tych priorytetów pomoże ci stworzyć ofertę, która spełnia wymagania i wyróżnia się na tle konkurencji. Nie obawiaj się zadawać pytań, czy podjąć kontakt. W zakresie zakupów regulaminowych może sugerować konkretne rozwiązania, podawać przykłady!

Przegapiłeś TYDZIEŃ Z ZAKUPAMI PONIŻEJ PROGU? Nic nie szkodzi! Dostęp do nagrań szkoleń i materiałów uzyskasz BEZPŁATNIE pod linkiem 👇

2. Dokładność i rzetelność

Jest to kluczowy aspekt przy składaniu oferty. Wszystkie informacje, które podajesz, muszą być dokładne i prawdziwe. Nie próbuj zawyżać swojej zdolności do realizacji zamówienia ani obiecywać rzeczy, które nie są możliwe do zrealizowania. Taka postawa może przynieść więcej szkód niż korzyści. Jeżeli dasz się poznać jako rzetelny wykonawca, to możesz liczyć na liczne polecania w zamówieniach publicznych.

3. Właściwe formatowanie i prezentacja oferty

Oferty muszą być klarowne, czytelne i dobrze zorganizowane. Używaj jasnych nagłówków, punktów i podpunktów, aby ułatwić odbiorcom zrozumienie kluczowych punktów oferty. Pamiętaj, że oferta jest reprezentacją twojej firmy – profesjonalizm i dbałość o szczegóły mogą zrobić duże wrażenie.

4. Jakość, a nie tylko cena

Choć cena jest ważnym czynnikiem, nie jest jedynym, który jest brany pod uwagę. W wielu przypadkach jakość produktu lub usługi, doświadczenie, termin realizacji czy referencje mogą przeważyć na korzyść twojej oferty. Dlatego ważne jest, aby skupić się na pokazaniu, dlaczego twoja firma jest najlepszym wyborem, nie tylko pod kątem ceny.

5. Wiedza na temat procedur zamówień publicznych

Zrozumienie procedur związanych z zakupami regulaminowymi jest kluczowe. Każda instytucja publiczna może mieć własny regulamin, zatem zrozumienie tych szczegółów jest ważne. Procedury mogą obejmować różne aspekty, takie jak terminy składania ofert, wymagane dokumenty, sposób oceny ofert, itd.

WIĘCEJ wiedzy merytorycznej i praktycznych przykładów uzyskasz na POZAP – wyjątkowym Święcie Zamówień Publicznych w Poznaniu! KUP BILET i zarezerwuj miejsce dla siebie! Musisz tam być! Więcej informacji pod linkiem 👇

6. Regularne monitorowanie zapytań ofertowych

Instytucje publiczne regularnie publikują zapytania ofertowe. Częste sprawdzanie tych zapytań umożliwia szybkie reagowanie na nowe możliwości. Ważne jest jednak, aby nie spieszyć się ze składaniem oferty – lepiej poświęcić więcej czasu na przygotowanie dobrej oferty, niż składać oferty na siłę. Nasze rekomendacje to:

• załóż bezpłatne konto na platformazakupowa.pl
• zaloguj się do systemu
• kliknij CPV
• wpisz słowa kluczowe z twojej oferty 
• wybierz przypisane do tych słów CPV 
• otrzymuj na maila najlepsze szanse sprzedaży zbliżone do Twojego profilu
• jeżeli zaznaczyłeś podczas rejestracji opcję: 

“Zgadzam się, by Open Nexus Sp. z o.o. analizował moje działania na platformie, aby informować mnie o postępowaniach podobnych do moich preferencji, w których mogą uczestniczyć firmy konkurencyjne do mojej.”

Będziesz otrzymywać z każdą złożoną ofertą coraz więcej lepiej dopasowanych szans sprzedaży do Twoich potrzeb. 

Czym są CPV? To podstawowe narzędzie dla instytucji organizujących zamówienia publiczne służące do kategoryzowania zapytań ofertowych oraz przetargów. 

7. Dobre relacje z instytucjami publicznymi

Dobre relacje z instytucjami, które regularnie publikują zapytania ofertowe, mogą być bardzo korzystne. Możesz na przykład być na bieżąco z ich potrzebami, co pomoże Ci lepiej dostosować swoje oferty.

8. Przygotowanie na pytania i wyjaśnienia

Bądź gotowy na pytania i prośby o wyjaśnienia dotyczące twojej oferty. Staraj się odpowiadać na nie jak najszybciej i jak najbardziej rzetelnie. Dobrze jest również samemu pytać, jeśli coś jest niejasne w zapytaniu ofertowym – lepiej zapytać teraz, niż zrozumieć coś źle i stracić szansę na zlecenie.

Podsumowując, składanie ofert w zapytaniach ofertowych w zamówieniach publicznych wymaga nie tylko dobrze przygotowanej oferty, ale także zrozumienia procedur, budowania relacji z instytucjami publicznymi i regularnego monitorowania nowych zapytań. Jednak z dobrą praktyką i doświadczeniem, proces ten może stać się znacznie prostszy i bardziej efektywny. A ilość poleceń, jaką otrzymasz, gdy dobrze wykonasz swoją pracę, przerośnie Twoje oczekiwania! To, co jest trudne do uzyskania w biznesie działa w zamówieniach publicznych.

Chcesz przełamać bariery w zamówieniach publicznych? Zapraszamy Cię na nasz kanał na YouTube: PRZETARGowa dla Wykonawców! 👇