Co to jest plan postępowań?

Plan postępowań jest czynnością określoną w art. 23 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą Pzp (źródło).

Kto musi sporządzać plan zamówień publicznych?

Zgodnie z tym przepisem zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. 

Jest to zatem kolejna czynność w procesie zakupowym, jaką zmuszeni są podjąć zamawiający.

Co powinien zawierać plan zamówień publicznych?

Plan postępowań, ma walor narzędzia organizacyjnego procesu zakupowego dla zamawiających, natomiast dla wykonawców służy jako narzędzie planistyczne w procesie ubiegania się o udzielenie zamówienia. 

Plan ten powinien obejmować  w szczególności następujące informacje:

1) przedmiot zamówienia;
2) rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
3) przewidywany tryb albo procedura udzielenia zamówienia;
4) orientacyjna wartości zamówienia;
5) przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Zakres tych informacji, nie jest duży, stąd nie wymaga dużo zaangażowania w przygotowanie ich treści. Przedmiot zamówienia należy wskazać poprzez jego nazwę, ze wskazaniem jego rodzaju i przewidywanym trybem, w jakim będzie prowadzony.

Orientacyjnej wartości zamówienia nie należy utożsamiać z szacunkową wartością zamówienia, albowiem szacunkowa wartość zamówienia wyraźnie zdefiniowana i opisana jest w przepisach rozdziału 5 ustawy Pzp.

Aby ułatwić sobie proces planowania, sprawdź, jak planuje się z osobistym Asystentem!

👉 Obejrzyj film, z którego dowiesz się, jak działa OSOBISTY ASYSTENT planowania zamówień publicznych. KLIKNIJ!

Z czego powziąć orientacyjną wartość zamówienia?

Jeżeli jest to zamówienie powtarzające się okresowo, to z poprzedniej szacunkowej wartości powiększonej np. o wskaźnik inflacji.

Jeżeli jest to nowe zaplanowane postępowanie, to na jego cel powinny być zaplanowane środki, tym samy już poniekąd oszacowane zamówienie, albowiem jeżeli chcemy dokonać jakiegoś zakupu, to orientujemy się, jaki może być jego koszt. 

Jakie rzeczy należy wziąć pod uwagę przy planowaniu zamówień?

Dla zamawiającego głównymi elementami z tego zakresu powinny być: przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia i orientacyjna wartość zamówienia.

Dla wykonawców tymi głównymi elementami powinny być: przedmiot zamówienia, przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. 

Czym jest orientacyjna wartość zamówienia?

Orientacyjna wartość zamówienia – na podstawie tego zamawiający jest w stanie ocenić dwa istotne składniki udzielenia zamówienia:

1. Jak ma przygotować dokumentację zamówienia (czy dla zamówień biuletynowych, czy dla zamówień UE),
2. Czas udzielenia tego zamówienia.

Przewidywany termin wszczęcia postępowania – czynności

Przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia – bardzo istotna informacja dla obu stron procesu zakupowego. Zamawiający widząc zakreślony przez siebie czas wszczęcia postępowania, wie kiedy powinien podjąć czynności w zakresie przygotowania postępowania: szacowanie wartości zamówienia lub jej aktualizacje, przygotowywanie dokumentacji zamówienia.

Wykonawcy, widząc kiedy zamawiający zamierza wszcząć postępowanie, są w stanie ocenić czasowo swoje możliwości ubiegania się o zamówienie, a także jego realizację.

Plan postępowań – czy warto?

Przez wielu zamawiających plan postępowań traktowany jest wyłącznie jako dodatkowe obciążenie i czynność, jaką należy wykonać na mocy ustawy Pzp. Natomiast przez wykonawców w zasadzie w ogóle nie jest to badane.

Czy tak rzeczywiście jest? Odpowiedź na to pytanie będzie zindywidualizowana, w zależności od zamawiającego. U dużych zamawiających na pewno pozwoli on odpowiednio zorganizować proces zakupowy na dany rok. Z kolei zaabsorbowanym pracą wykonawcom da to czas na zaplanowanie i podjęcie decyzji, czy będą ubiegać się o udzielenie zamówienia. U małych zamawiających, gdzie postępowań jest kilka, w zasadzie nie ma to większego wpływu na rozplanowanie procesu zakupowego.

Proces zakupowy – czym jest?

Podkreślenia wymaga fakt, iż istotne znaczenie u zamawiających ma przebieg całego procesu zakupowego. Pod pojęciem procesu zakupowego nie należy rozumieć wyłącznie przygotowania i przeprowadzenia postępowania, ale również czynności podejmowane wcześniej dla tego procesu u zamawiającego.

Na przykład w szczególności analizę i przygotowanie planu zamówień na dany rok, czy planu postępowań. To pozwoli w sposób odpowiedni przygotować się do dalszych czynności, takich jak podjęcie w odpowiednim czasie przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

Spora część z zamawiających od wielu lat ma ten proces poniekąd sformalizowany w swoich wewnętrznych przepisach udzielania zamówień publicznych (regulaminy, instrukcje), gdzie już one nakazują podejmowanie takich czynności w określonym czasie.

Kiedy należy sporządzić plan postępowań?

Przepis art. 23 ustawy Pzp, poza informacjami, jakie ma zawierać plan postępowań, określa też, w jakim terminie należy go sporządzić i w jaki sposób publikować.

Sporządzenia planu należy dokonać nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ.

I tutaj pojawia się mały dysonans, albowiem większość zamawiających sporządza taki plan postępowań na początku roku, natomiast są zamawiający, którzy taki plan sporządzają nawet w drugiej połowie roku. Wynika to z ustawowego skutku dokonania tej czynności tj. dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ.

Większość zamawiających przyjęcia budżetu lub planu finansowego dokonuje na przełomie roku. Są jednak tacy zamawiający, którzy czynność tą mogą dokonać dopiero w późniejszym czasie, co wynika m.in. z ich wewnątrz organizacyjnych procesów, czy też procesów ich właściciela. Stąd zdarza się, że zamawiający wszczynają kilka postępowań w roku, pomimo tego, że nie sporządzili planu postępowań. Wynikać to może m.in. z uzyskania dotacji celowej, czy dofinansowania, w czasie którego nadal nie mają przyjętego budżetu lub planu finansowego.

Czasami w takich sytuacjach plan już w ogóle nie powstanie, ponieważ niektórzy zamawiający po przyjęciu budżetu lub planu finansowego, nie przewidują żadnego postępowania.

Gdzie umieścić plan zamówień publicznych?

Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego.

Czynność ta nie wymaga od nas sporządzania dwóch dokumentów. Gdy zamieścimy plan w BZP, to po pobraniu go, możemy zamieścić pobrany plik na swojej stronie i tym samym spełnić założenia umieszczenia planu.

Jak często aktualizować plan zamówień publicznych?

Ważnym składnikiem w zakresie planu postępowań jest to, że ustawa Pzp nakazuje nam go aktualizować.

Kiedy? Brak w ustawie zdefiniowanego terminu na dokonanie tej czynności. Przepis art. 23 ust. 4 ustawy Pzp wskazuje tylko, że zamawiający ma zapewnić aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień.

W oparciu o te wytyczne ustawowe, kiedy zatem mamy dokonywać aktualizacji planu? Wtedy kiedy pojawi się widok nowego postępowania. Na przykład, gdy jest zaangażowany proces udzielenia nam dofinansowania, dotacji, czy zajdzie wewnętrzna potrzeba dokonania nowego zakupu tym samym udzielenia zamówienia. Niestety kontrola lubi też badać, czy w takich przypadkach postępowanie  było ujęte w planie. Dlatego miejmy to na uwadze.

Czy plan postępowań jest potrzebny?

Plan postępowań jest kolejną czynnością dla zamawiających. Czy potrzebną? Jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie nie ma, tylko czyste hipotezy. Na pewno dla wielu zamawiających plan postępowań jest czynnością absorbującą dużo czasu i pracy. Dobrze jednak, że informacje, jakie obejmuje taki plan, nie wymagają szczegółowych treści. Na koniec pamiętajmy o aktualizacji planu, by nie dawać kontroli pożywki.

---

Aby ułatwić sobie proces planowania sprawdź, jak planuje się z osobistym Asystentem!

👉 AsystentOS.pl – prosty i kompleksowy system wsparcia w planowaniu zamówień publicznych. SPRAWDŹ już teraz! KLIKNIJ.