ANALIZA POTRZEB i wymagań – ŚCIĄGA dla zamawiającego

Jak wiadomo, zgodnie z art. 83 w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa przekracza progi unijne, sieje panikę i strach wśród wielu zamawiających, ze względu na opracowanie (obowiązkowe) analizy potrzeb i wymagań.

Pierwsza myśl, jaka nachodzi zamawiającego, to komu to potrzebne? Znowu ślęczenie nad pomysłem, o którym nie mam zielonego pojęcia. Oczywiście przeciętny zamawiający, mający wsparcie komórki merytorycznej dla przedmiotu zamówienia powinien powiadomić tę komórkę, że opracowanie analizy potrzeb i wymagań jest po pierwsze obligatoryjne dla tegoż postępowania, a po drugie szybciej i sprawniej poradzi sobie merytoryczny, niż pracownik pilnujący (klepiący w klawiaturę) zamówienia, a raczej przestrzegania kolejności działań i wszystkich norm obowiązujących w ustawie Pzp.

Merytoryczny wie, co chce. Zamawiający wie, w jakim terminie oraz na jakich zasadach zostanie to wykonane. Ale sam proces realizacji zamówienia to już odrębna bajka, kompletnie niezwiązana z procesem udzielenia zamówienia.

I tu zaczynają się zgrzyty. Bo ja nie wiem, bo ja nie mam pojęcia, co to znaczy analiza potrzeb i wymagań, a w ogóle, po co Ci to? Kolokwialnie rzecz mówiąc: „Dla Miecia”. Bo ja zamawiacz, nie wiem, w jakim celu chcesz, abym poprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, nie mam zielonego pojęcia gdzie szukać informacji w sprawie prawidłowego, czytaj „z należytą starannością” oszacowania wartości zamówienia, a tak na koniec, zawsze można spróbować znaleźć inne (nie zawsze lepsze lub gorsze) rozwiązanie problemu, z którym musisz się zmierzyć. Nie wszystko da się policzyć, nie wszystko da się opisać, ale w wielu przypadkach analiza potrzeb i wymagań pomaga rozwiązać problem. Jeśli tak będzie postrzegany temat, jest szansa, że kolektyw (przypominają mi się czasy słusznie minione) podoła problemowi. 

WIĘCEJ o analizie potrzeb i wymagań dowiesz się ze szkoleń na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇

Organizacja komórki pracującej przy analizie potrzeb i wymagań

Jeżeli jest taka możliwość, a często można usłyszeć: „wpisz coś, aby było”. No nie da rady wpisać czegoś, aby było. Ma być rzetelnie, z należytą starannością zdefiniowany, opisany, przepracowany, zdiagnozowany problem. Ta należyta staranność to prawie jak transparent wiszący u każdego zamawiającego w biurze. Wszędzie należyta staranność. Zastanawia mnie, w jakim celu ustawodawca wymaga tejże należytej staranności. Aby udowodnić, że pracujemy starannie, czy wydatkujemy możliwie najmniejsze pieniądze za cuda na kiju. No nie da się. Albo dobrze, albo tanio. Albo szybko, albo starannie. Coś za coś. A jak wiadomo, wszędzie gonią terminy, do tego jeszcze inne dodatkowe zadania związane z zamówieniami.

Czasami odnosi się wrażenie, że taki zamawiający to jest tylko od narzekania. No jest i co poradzić? Czepia się, że już teraz, że nie da rady w takim czasie to zrobić, że komórka jedna, druga i kolejna powinna się też zaangażować w postępowanie. Odpowiedzialność spada na zamawiającego dlatego mając świadomość, jakie są kary, będzie się czepiać do bólu. Bo jak wiadomo sukces ma wielu ojców, a porażka zawsze jest sierotą. 

Umiejętność oceny ryzyka

Kolejną sprawą jest umiejętność oceny ryzyka, a potem zbadanie możliwości samodzielnego wykonania danego zamówienia publicznego. Odwrotna kolejność może nie przynieść oczekiwanych rezultatów, ponieważ skutek będzie odwrotny od zamierzonego.

Zatem jak powinno przeprowadzić się ocenę ryzyka i kto to powinien zrobić? Bo dalej problem jest w postaci pracowników. Jak wiadomo, określenie ryzyka to znalezienie wszystkiego, co może być złe, niepotrzebne (marnotrawstwo finansowe), albo jeszcze inne problemy, które przerosną zamawiającego. Ryzyko samo w sobie zawsze niesie niepożądane skutki uboczne. Należy wziąć pod uwagę wszystkie możliwości pojawienia się ryzyka, nawet takiego, które nigdy wcześniej nie występowało, ba nie ma szans wystąpić.

WIĘCEJ o analizie potrzeb i wymagań dowiesz się ze szkoleń na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇

Od czego należy zacząć identyfikację ryzyka?

Od określenia potrzeb. Tylko tyle i aż tyle. Określenie rzeczowe wraz z identyfikacją potrzeb daje podstawę do prawidłowej konstrukcji pytań pomocnych w identyfikacji (analizie) tychże. Pozwoli to także na prawidłowe pogrupowanie, rozdzielenie potrzeb w kontekście sposobu i możliwości zaspokojenia. Najważniejszą rolą zamawiającego jest rozłożenie zamówienia do atomu wręcz, czyli na czynniki pierwsze, z możliwością dokładnej analizy własnej sytuacji gospodarczo – materialno – kadrowej. Pozwoli to na wykazanie czy dyspozycja środków własnych (każdych, czyli np. nieruchomości, kadra, materiały, narzędzia) pozwala na samodzielną realizację zamówienia.

Nie zawsze zamawiający potrafi to zrobić w sposób profesjonalny, z racji braku wiedzy, doświadczenia w zakresie realizacji danego przedsięwzięcia, co czyni możliwość wykorzystania wiedzy ekspertów w tym zakresie jako powołanie biegłego. Niemniej jednak dalej trzeba przeanalizować, czy powołanie biegłego (za wynagrodzeniem) jest zasadne. Tym samym zastanawiające jest, czy taka praca nad analizą potrzeb i wymagań w ogóle to ma jakiś sens. Skoro wcześniej tego nie robiono i tak zamówienia były realizowane. No nie zawsze. Problemem jest oczywisty brak czasu. Ale jak wspomniano wyżej, jest to zadanie dla pracowników merytorycznych, a nie zamawiających prowadzących dane postępowanie. 

Podsumowanie

Koniec tych dywagacji, bo napisano wiele periodyków na ten temat, dla przeciętnego zamawiającego ściągi są bardziej potrzebne niż opisy, który i tak nie pozwalają wyciągnąć wniosków, a tylko niepotrzebnie zajmują czas. 

Przygotowałam wzór dokumentu APiW, która pozwoli szybciej uporać się z przygotowaniem analizy potrzeb i wymagań, w moim określeniu „Dla miecia”, czyli po to, aby spełnić wymagania ustawowe oraz szybko i sprawnie ogarnąć najtrudniejszy temat w postępowaniach, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby takiej analizy dokonywać w postępowaniach o mniejszej wartości, aby bardziej analitycznie przyjrzeć się każdemu przetargowi. Można, ale nie trzeba. Wymóg ustawowy to przetargi tzw. unijne. Tu jest obligatoryjność przygotowania analizy i uważam, że im dokładniejsza, tym lepiej.

Ściąga dla Zamawiającego

Aby pobrać ściągę, kliknij przycisk pobierz lub skopiuj link: https://rebrand.ly/sciaga_analiza_potrzeb