Dlaczego NARZĘDZIE do PLANOWANIA jest NIEZBĘDNE w zamówieniach publicznych?

Planowanie – od teorii do praktyki

Co to jest plan postępowań?

Plan postępowań to dokument, który ma obowiązek przygotować i opublikować zamawiający, w celu przeprowadzenia postępowania. Obejmuje wszystkie postępowania dla danej jednostki (zamawiającego) na cały rok.

Plan zawiera informacje dotyczące zamówień publicznych, które zamawiający zamierza przeprowadzić w danym roku. Informacje zawarte w planie to:

przedmiot zamówienia, orientacyjna wartość zamówienia, termin składania ofert (miesiąc lub kwartał wszczęcia postępowania), tryb postępowania (np. przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony itd.)

Powyższe informacje, które muszą znaleźć się w planie są określone w ustawie Pzp – art. 23 (źródło).

Termin sporządzenia i publikacji planu postępowań

Zamawiający zobowiązani są przygotować i opublikować plan postępowań nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ. 

Plan postępowań tworzy się w oparciu o przyjęty plan finansowy jednostki. Tzn. w pierwszej kolejności ustalany jest budżet, a następnie na jego podstawie plan konkretnych postępowań.

SPRAWDŹ bezpłatny KALKULATOR TERMINÓW online! Terminy prosto i szybko obliczysz z osobistym asystentem postępowań – asystentOS.pl 👇

Miejsce publikacji planu postępowań

Plan publikowany jest na stronie internetowej zamawiającego oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych (e-Zamówienia).

Po co robić plan postępowań?

Pozwala potencjalnym wykonawcom na przygotowanie się do udziału w postępowaniu, a zamawiającemu zapewnia transparentność postępowania.

Jakich postępowań dotyczy plan?

Wszystkich powyżej 130 000 zł netto w następujących trybach:

Dla zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne (postępowania krajowe) spośród następującej listy: 

(1) tryb podstawowy – bez negocjacji (art. 275 pkt 1 ustawy); 

(2) tryb podstawowy – negocjacje fakultatywne (art. 275 pkt 2 ustawy); 

(3) tryb podstawowy – negocjacje obligatoryjne (art. 275 pkt 3 ustawy); 

(4) partnerstwo innowacyjne; 

(5) negocjacje bez ogłoszenia; 

(6) zamówienie z wolnej ręki; 

(7) umowa ramowa. 

Dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne (postępowania unijne) spośród następującej listy: 

1) przetarg nieograniczony; 

2) przetarg ograniczony; 

3) negocjacje z ogłoszeniem; 

4) dialog konkurencyjny; 

5) partnerstwo innowacyjne; 

6) negocjacje bez ogłoszenia; 

7) zamówienie z wolnej ręki; 

8) umowa ramowa; 

9) dynamiczny system zakupów.

Kto musi robić plan postępowań?

Jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.) są to:

1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;

2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;

3) jednostki budżetowe;

4) samorządowe zakłady budżetowe;

5) agencje wykonawcze;

6) instytucje gospodarki budżetowej;

7) państwowe fundusze celowe;

8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

9) Narodowy Fundusz Zdrowia;

10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;

11) uczelnie publiczne;

12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;

13) państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe;

14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, jednostek badawczo-rozwojowych, banków i spółek prawa handlowego.

Oraz inne, niż określone wyżej, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

PRZEGAPIŁEŚ Święto Zamówień Publiczych – POZAP? Szkoda, że Cię nie było! OBEJRZYJ retransmisję pierwszego dnia! 👇 A następnym razem koniecznie pamiętaj, by świętować z nami! 😉

Kto nie musi robić planu postępowań?

Planu nie muszą robić: organizacje pozarządowe, Ochotnicza Straż Pożarna, spółki z o.o. i szpitale Sp. z o.o.

Planowanie – jak się za to zabrać? 

Zamawiający są zobowiązani do sporządzania i publikacji planu postępowań przez przepisy ustawy Pzp, ale ustawa nie mówi nic o procesie, czyli jak to zrobić!

Kogo dotyczy planowanie – czyli kto jest zaangażowany w proces?

• Dział Zamówień Publicznych – zazwyczaj koordynuje działania związane z przygotowaniem planu oraz współpracuje z komórkami merytorycznymi.
• Komórki  organizacyjne (merytoryczne) – w zakresie zgłaszania planów cząstkowych poszczególnych działów.
• Kierownik jednostki i kierowników komórek organizacyjnych – w zakresie nadzoru i kontroli zarządczej.
• Dział finansowy – w zakresie wiedzy o planowanych postępowaniach i zgodności z planem budżetowym.

Planowanie w praktyce – jak sobie z nim poradzić?

Jak to wygląda u większości zamawiających? Kto opracowuje i przygotowuje plan?

Plan postępowań przygotowuje i opracowuje dział zamówień publicznych lub koordynator planu w następujący sposób:

• DZP zbiera zapotrzebowania (zaplanowane w danej kategorii budżetowej w planie budżetowym na dany rok) tj. wydatki z informacjami nt. konkretnego przedmiotu zamówienia np. komputery, samochód, art. biurowe itp. określając przedmiot zamówienia, wartość, planowany termin wszczęcia postępowania.
• wydziały, działy, oddziały i inne komórki organizacyjne zamawiającego w wyznaczonym przez DZP terminie składają swoje zapotrzebowania (w systemie plany cząstkowe)
• często zapotrzebowania (plany cząstkowe) spływają w różnych formach, często z różnymi danymi (czasem zamawiający ma regulamin i opracowany formularz)
• z zebranych w ten sposób danych DZP musi opracować zbiorczy plan dla całej jednostki (wg. formularza ustawowego)

Trudności w procesie planowania

Trudności zamawiającego, jakie pojawiają się najczęściej w procesie planowania: 

• brak pomysłu na ułożenie procesu planowania w jednostce przez zamawiającego
• proces planowania odbywa się zbyt długo, a zamawiający ma na to tylko 30 dni
• zgłaszanie zapotrzebowań (planów cząstkowych) do Działu Zamówień Publicznych w różnych formach e-mail, faks, pisemnie, ustnie, pdf, xlsx
• przekazywanie do DZP błędnych, niepełnych danych
• trudność w agregowaniu przez DZP otrzymanych danych, ze względu na brak standaryzacji przekazywanych informacji
• brak struktury przekazywanych danych
• problem z grupowaniem zgłoszonych zapotrzebowań (pozycji cząstkowych) przez DZP ze względu na różne nazewnictwo tych samych/podobnych przedmiotów zamówienia
• brak wiedzy na temat wydatków w całej jednostce, w tym zakupów nieprzewidzianych lub nieplanowanych
• problem z poprawnym sumowaniem zamówień w przypadku pojawienia się nowych zamówień w ciągu roku
• brak informacji na temat łącznej wartości planowanych wydatków w danym roku

W konsekwencji powyższego trudność w określeniu poprawnej procedury udzielenia zamówienia publicznego i ryzyko przeprowadzenia postępowanie niezgodnie z ustawą Pzp.

KURS eNotices2 dostępny na przetargOS.pl! KLIKNIJ w przycisk poniżej i uzyskaj dostęp do PrzetargOS PREMIUM lub skorzystaj z DEDYKOWANEGO KURSU! 👇

Jak w prosty sposób poradzić sobie z wyzwaniem planowania?

Skorzystać z narzędzia, które kompleksowo organizuje proces planowania!

Kompleksowo w znaczeniu:

• cały proces odbywa się w jednym miejscu – aplikacja AsystentOS. Wszyscy zaangażowani działają w systemie tj:
  • zgłaszający pozycje zakupowe i wnioski (osoby merytoryczne), 
  • weryfikujący (kierownicy komórek, osoby decyzyjne, finanse), 
  • koordynatorzy planu i prowadzący postępowania (zamówienia publiczne), 
  • kierownik zamawiającego
  • system zawiera wszystkie planowane wydatki (te poniżej 130 tys zł oraz Pzp)
  • w systemie definiuje się ścieżki akceptacji
  • cały proces może odbywać się bez papieru
  • wynikiem pracy w systemie jest wygenerowanie planu zamówień z podziałem na zamówienia poniżej 130 000 zł oraz postępowań powyżej 130 000 zł. 
  • gotowy plan można zaimportować do e-Zamówień

Przykład procesu planowania w jednostce:

Komórka organizacyjna składa do DZP zapotrzebowanie (plan cząstkowy) 

1. Wydział informatyki –  zestawy komputerowe – 100 000,00 zł
2. Wydział kadr – 3 laptopy 30 000,00
3. Dział księgowości – myszki i klawiatury 10 000,00

Planowanie ma na celu agregowanie zamówień podobnych pod względem przedmiotu zamówienia, możliwości wykonania zamówienia przez tą samą grupę wykonawców i czasu realizacji.

Dział zamówień publicznych powinien zliczyć wartość tych zapotrzebowań ze względu na podobieństwo przedmiotowe tej grupy produktów (grupa rodzajowa) i przeprowadzić postępowanie w procedurze odpowiadającej wartości SUMY wszystkich zamówień. Suma 140 000,00 zł – czyli postępowanie w procedurze krajowej.

Przykład planowania w systemie AsystentOS

Zamawiający definiuje w systemie grupy rodzajowe, czyli zbiory produktów, a następnie przyporządkowuje do nich pozycje grupy rodzajowej. W oparciu o konkretne pozycje grupy rodzajowej (przedmioty zamówienia), które użytkownik wybiera z listy, zgłasza on pozycje cząstkowe (plany cząstkowe).

Np.: grupa rodzajowa – urządzenia komputerowe (zdefiniowana w systemie) pozycje grup rodzajowych (wybierane przez użytkowników spośród zdefiniowanych w danej grupie pozycji):

• komputery
• laptopy
• monitory
• myszki
• klawiatury itd.

Kolejne plusy narzędzia do planowania – AsystentOS:

• Nie trzeba zastanawiać się nad określeniem zamówienia, ponieważ odpowiednią pozycję wybiera się z listy grup i pozycji asortymentowych
• Nie trzeba się zastanawiać, jakie informacje związane z zamówieniem należy podać do planu, ponieważ system wskaże pola z danymi, które obligatoryjnie należy uzupełnić; a już po wprowadzeniu zamówienia do planu wystarczy jedno kliknięcie, aby zgłoszenie zostało przekazane odpowiedniej osobie do weryfikacji (nie trzeba wiedzieć komu – system ustali to na podstawie danych osoby zgłaszającej pozycję do planu i grupy asortymentowej)
• Procesy związane z planowaniem i przeprowadzaniem postępowań o udzielenie zamówienia dzięki elektronizacji i automatycznemu przekazywaniu planów i wniosków do weryfikacji i akceptacji są zoptymalizowane
• Minimalizacja ryzyka związanego z nieuzasadnionym podziałem zamówienia na części poprzez automatyczne sumowanie pozycji zamówieniowych ze wszystkich jednostek organizacyjnych w zdefiniowane grupy rodzajowe
• Uwidoczniona wartość całej grupy rodzajowej i przyporządkowanie w ramach grupy poszczególnych postępowań.

Kolejnym etapem po planowaniu jest wszczęcie postępowania. Składanie wniosków o wszczęcie postępowania na podstawie zgłoszonej do planu pozycji i bez potrzeby drukowania wniosku, a następnie uzyskiwania na nim wszystkich wymaganych podpisów, ponieważ weryfikacja i akceptacja wniosku będzie się odbywała elektronicznie w systemie, zgodnie z ustaloną i wprowadzoną do systemu ścieżką. WIĘCEJ o wnioskach przeczytasz tu: PRZEJDŹ.

ASYSTENT planowania i wniosków specjalnie DLA CIEBIE!

Zastanawiasz się, jak przeprowadzić proces planowania w Twojej jednostce? A może to wnioski spędzają Ci sen z powiek? Mamy na to rozwiązanie! SPRAWDŹ asystentOS.pl! 👇 Narzędzie dedykowane dla wszystkich uczestników procesu planowania i wniosków. Generuj wszystko jednym kliknięciem myszki!