Okres międzyświąteczny służy nadrabianiu zaległości, więc bardzo mnie ucieszył e-mail od wspólnika, który wysłał mi artykuł jak Sejm kupował i nie kupił papieru toaletowego 🙂 (czytaj artykuł). Jeszcze bardziej rozbawił mnie SIWZ (czytaj SIWZ oraz uzasadnienie Kancelarii Sejmu)
Jest to dobry przykład na to jak nie należy robić zakupów za publiczne pieniądze. Zachęcam do przeczytania artykułu Czy możliwe są efektywne zakupy pod reżimem prawa zamówień publicznych?.
Z uwagi na to, że jestem propagatorem konstruktywnej krytyki opiszę to jak zrobiłby to biznes. Pomocne do tego będzie umiejscowienie kategorii zakupowej (papier toaletowy) na macierzy Kraljica oraz jak podejść do zakupów z poziomu taktycznego (jak wyłonić dostawcę).
Metodyka zakupowa jest ciągle przez nas rozwijana, więc czytelnik może zobaczyć różnice pomiędzy artykułem Czy możliwe są efektywne zakupy pod reżimem prawa zamówień publicznych?, a Metodyka zakupowa. Bardziej aktualne jest podejście z metodyki zakupowej.
A więc pierwsze pytanie to jaka jest częstotliwość zakupu, a drugie jakie ryzyko niesie wybór dostawcy (zob. rys. 1).
Rysunek 1. Metodyka zakupowa w zależności od ryzyka i częstotliwości zakupów
Źródło: opracowanie własne
Tak więc, częstotliwość zakupów jest dość duża, a ryzyko średnie (nie jest niskie, gdyż Sejm to instytucja ważna i ważne jest też jej postrzeganie). Nie chcemy raczej by posłowie korzystali z papieru, który rozlatuje się w rękach lub wydziela nieprzyjemny zapach 🙂
Wyobrażam sobie posłów w świetle kamer, którzy chodzą do toalety z … własnym papierem :-)))
Zgodnie z tym co powyżej napisałem, gdybym był kupcem w sieci handlowej, który kupuje go w dużych ilościach pewnie rozgryzłbym specyfikację do tego stopnia, że mógłbym porównywać różną jakość papieru pomiędzy dostawcami. I nie byłaby to specyfikacja taka jak ta powyżej 🙂 Jedynym kryterium wtedy może być cena. Dodawanie 40% innych kryteriów byłoby zbyteczne i bezcelowe.
Jeżeli byłbym laikiem w temacie zakupu papieru (czyli stan obecny) to zrobiłbym zapytanie o propozycje. Opisałbym w nim na czym mi zależy, poprosił dostawców o próbkę i specyfikację techniczną przesłanego papieru. Następnie ocenił otrzymane próbki i wybrał dostawców, którzy spełniają moje kryteria (minimum 3). Następnie raz na dany okres porównywałbym ceną wybranych producentów, tak by konkurowali cenowo.
Tworzenie wyimaginowanych SIWZ sprawia, że konkurencja jest pozorna, a płaci za to podatnik. Aby zaoszczędzić mój czas rozpisałbym przetarg na cztery lata, dodał do wewnętrznego e-Katalogu i wywoływał dostawy wg potrzeb. Ktoś zapyta skąd 4 lata? Oczywiście dobrym zwyczajem jest w zapytaniu o propozycję zapytać dostawców na jak długi okres są w stanie zapewnić mi gwarancję stałej ceny. Gdyby to był zakup typu “dźwignia” to dążyłbym do stworzenia formuły kosztowej, która aktualizowałaby cenę zakupu wg kluczowych indeksów giełdowych lub z GUS, które wpływają na koszt wyprodukowania papieru, a jeżeli zakup “standardowy” to ograniczyłbym się do ceny i nie wchodziłbym w szczegóły co na nią wpływa.
Problem w tym, że nie jest to wina Zamawiających, tylko Państwa. Przez 28 lat nikt w Polsce nie zauważył, że nie ma przedmiotu Zarządzanie zakupami, że nie ma kierunku studiów, nie ma też kierunku związanego z Zamówieniami publicznymi (są jedynie studia podyplomowe). Generalnie w edukacji nie ma czegoś takiego jak „zakupy”. Korporacje narzucają w swoich firmach córkach w Polsce politykę zakupową, gdyż mają świadomość jak ważna jest ona do budowania przewagi konkurencyjnej. Polityka zakupowa była u nich „od zawsze” i nikt nawet nie zastanawia się, że może być inaczej.
Audytując duże firmy widzę często w ich polityce zakupowej przerost formy nad treścią. Nie ma ideałów, jednak jest przynjamniej zrozumienie roli zakupów w organizacji. Ryba psuje się od głowy i mam nadzieję, że po 28 latach ktoś dostrzeże ten problem 🙂
Nic tu nie da sztuczne narzucenie, że Zamawiający ma obowiązek podania 40% innych kryteriów. Takie przepisy wręcz utwierdzają mnie w przekonaniu jak mało mamy kompetnentnych osób, które znają się na zakupach. Nie dziwi to wcale, gdyż skąd oni mają czerpać wiedzę?
